Anexa 1 - METODOLOGIE. - Ordinul MAE nr. 290/2014 - aprobarea Metodologiei - mecanismul intern de rambursare a cheltuielilor de transport pt. participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului European şi ale formaţiunilor Consiliului UE

(1) Experții/Delegații români care călătoresc în interesul serviciului pentru a participa, în condițiile prevăzute de Decizia nr. 30/2013 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene la reuniunile formațiunilor Consiliului Uniunii Europene și participarea activă la reuniunile Consiliului European, au dreptul la rambursarea cheltuielilor de transport.

(2) Sunt rambursabile, în sensul prezentei metodologii și în conformitate cu prevederile Deciziei nr. 30/2013 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene, cheltuielile de transport ocazionate de participarea experților/delegaților la reuniunile Consiliului prevăzute în anexa nr. 2 la ordin.

Rambursarea cheltuielilor de transport ocazionate de participarea experților/delegaților români la reuniunile Consiliului se face prin Ministerul Afacerilor Externe, din contul deschis exclusiv acestei destinații la o unitate bancară din țară, din linia bugetară fixă alocată României în acest scop de la Consiliul Uniunii Europene.

Cheltuielile de cazare, diurnă și alte cheltuieli ocazionate de participarea experților/delegaților români la

reuniunile Consiliului sunt în responsabilitatea directă a instituției care a aprobat deplasarea, conform normelor legale în vigoare.

(1) Pentru rambursarea cheltuielilor de transport, fiecare beneficiar întocmește un dosar, denumit în continuare dosarul rambursării, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezenta metodologie.

(2) Responsabilitatea privind certificarea în privința realității, regularității și legalității documentelor conținute de dosarul rambursării revine în exclusivitate instituției care a aprobat deplasarea.

(3) Fiecare instituție interesată de rambursarea cheltuielilor de transport ocazionate de participarea experților/delegaților la reuniunile Consiliului, cu respectarea prevederilor prezentei metodologii, deleagă o persoană titulară și o persoană supleantă pentru a o reprezenta în relația cu Ministerul Afacerilor Externe. Informarea Ministerului Afacerilor Externe cu privire la numele persoanelor delegate se va face în termen de 15 zile de la data publicării ordinului în Monitorul Oficial al României.

(4) Dosarul rambursării se depune la sediul Ministerului Afacerilor Externe în fiecare zi de marți, între orele 08:30 și 16:30, de către persoana delegată, pe baza delegației anexate la dosar, dosarele incomplete fiind restituite în vederea completării.

Costurile biletelor de avion achiziționate se vor rambursa pentru clasele economic și business, pentru ruta uzuală/normală și la cel mai favorabil preț disponibil la momentul efectuării deplasării.

Solicitările pentru rambursarea cheltuielilor de transport se fac pentru deplasările efectuate în anul în curs, excepție făcând cele aferente perioadei noiembrie-decembrie, pentru care data-limită de depunere este 15 februarie a anului următor.

Cheltuielile de transport includ, pe lângă costul biletului de avion, și suma reprezentând asigurarea medicală pe perioada deplasării.

În cazul în care deplasarea s-a efectuat și în altă locație decât cea unde are loc întâlnirea, se va rambursa jumătate din costul cheltuielilor de transport.

În cazul participării, în aceeași locație și în aceeași perioadă, și la alte întâlniri decât cea care face obiectul rambursării, se va achita integral costul transportului, în baza unei declarații pe propria răspundere a instituției solicitante, conform căreia nu a fost rambursat costul deplasării de către altă instituție/entitate, iar prin prelungirea duratei de deplasare nu a fost majorat costul transportului. În lipsa declarației se va achita jumătate din costul transportului.

În cazul în care deplasarea s-a efectuat cu aeronave speciale (aeronave militare, zboruri charter, taxi aerian etc.), se va atașa la factura ce cuprinde costurile totale pentru zbor lista pasagerilor cu nume și funcție, urmând ca rambursarea costului transportului să se facă proporțional doar pentru membrii delegației care au participat efectiv la întâlnire.