ANEXĂ - PROCEDURĂ. - Ordinul MFP ANAF nr. 443/2014 - aprobarea Procedurii de control intern al activităţii desfăşurate de structurile centrale şi teritoriale ale ANAF

(1) Activitatea desfășurată de structurile centrale și teritoriale ale Agenției Naționale de Administrare Fiscală, cu excepția celor coordonate metodologic de structurile de specialitate din aparatul propriu al Ministerului Finanțelor Publice, va fi verificată de Direcția generală de integritate din cadrul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, precum și de către structurile cu atribuții de control intern (servicii, birouri, compartimente de control) din cadrul direcțiilor generale regionale ale finanțelor publice, în conformitate cu atribuțiile și competențele stabilite prin prezenta procedură și prin regulamentul de organizare și funcționare, aprobat prin ordin al președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală.

(2) Direcția generală de integritate din cadrul Agenției Naționale de Administrare Fiscală are competență în efectuarea activității de control intern la structurile centrale și teritoriale ale Agenției Naționale de Administrare Fiscală.

(3) Structurile cu atribuții de control intern din cadrul direcțiilor generale regionale ale finanțelor publice efectuează activități de control intern în aria de competență a direcțiilor generale regionale ale finanțelor publice în care își desfășoară activitatea, cu privire la activitatea structurilor organizatorice componente ale direcției generale regionale a finanțelor publice, exclusiv a directorului general și a directorilor executivi ai acesteia.

Acțiunea de control intern reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se verifică activitatea desfășurată de structurile centrale și teritoriale ale Agenției Naționale de Administrare Fiscală sau de către personalul din cadrul acestora în exercitarea funcțiilor publice și/sau a sarcinilor de serviciu, sub aspectul legalității, regularității și oportunității, în vederea identificării și corectării deficiențelor și abaterilor, stabilirii responsabilităților, precum și a analizării cauzelor deficiențelor și abaterilor constatate pentru prevenirea survenirii acestora.

(1) În sensul prezentei proceduri, prin sintagma structuri centrale ale Agenției Naționale de Administrare Fiscală se înțelege: direcțiile generale/direcțiile/serviciile/birourile din cadrul aparatului propriu al Agenției Naționale de Administrare Fiscală.

(2) În sensul prezentei proceduri, prin sintagma structuri teritoriale ale Agenției Naționale de Administrare Fiscală se înțelege: direcțiile generale regionale ale finanțelor publice, inclusiv unitățile teritoriale subordonate acestora, și direcțiile regionale antifraudă fiscală.

Activitatea de control intern poate fi generată de următorii factori:

a) planul de activitate al aparatului de control intern, aprobat de președintele Agenției Naționale de Administrare Fiscală;

b) solicitări ale președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală;

c) dispoziții ale președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală, în baza informațiilor sau sesizărilor din mass-media;

d) autosesizări ale Direcției generale de integritate cu privire la informații considerate relevante, care justifică efectuarea unei acțiuni de control intern, cu aprobarea președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală;

e) solicitări formulate de autorități și/sau instituții publice, la nivelul conducerii Agenției Naționale de Administrare Fiscală;

f) petiții/sesizări care cuprind indicii și documente justificative, cu privire la efectuarea de operațiuni, desfășurarea de activități sau realizarea de acțiuni cu abateri de la prevederile legale, săvârșite la nivelul structurilor centrale sau teritoriale ale Agenției Naționale de Administrare Fiscală.

Aparatul de control intern are următoarele atribuții principale:

a) efectuează acțiuni de control intern prin care verifică activitatea desfășurată de structurile centrale și teritoriale ale Agenției Naționale de Administrare Fiscală sau de personalul din cadrul acestora, în exercitarea funcțiilor publice și/sau a sarcinilor de serviciu, sub aspectul legalității, regularității și oportunității, în vederea identificării și corectării deficiențelor și abaterilor, stabilirii responsabilităților, precum și a analizării cauzelor deficiențelor și abaterilor constatate pentru prevenirea survenirii acestora;

b) propune măsuri operative pe durata acțiunilor de control intern și/sau măsuri corective și de prevenire la finalizarea acțiunilor de control intern, conform prevederilor legale;

c) întocmește acte de control intern, ca urmare a finalizării acțiunilor de control;

d) monitorizează modul de ducere la îndeplinire a măsurilor dispuse prin actele de control încheiate, în termenele prevăzute.

În îndeplinirea atribuțiilor ce le revin, organele de control din cadrul aparatului de control intern prevăzut la art. 1 au dreptul:

a) să solicite de la reprezentanții structurii controlate, verbal și/sau în scris, transmiterea cu celeritate a datelor, informațiilor, situațiilor, documentelor și copiilor certificate ale documentelor, referitoare la aspectele care fac obiectul activității de control intern;

b) să solicite transmiterea cu celeritate a punctelor de vedere de la alte structuri din cadrul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, în scopul lămuririi unor aspecte care fac obiectul acțiunilor de control intern și care intră în atribuțiile acestora;

c) să solicite informații, puncte de vedere și documente, după caz, de la instituții publice, autorități publice, operatori economici și/sau de la persoane fizice care au legătură cu structura/persoana controlată, în măsura în care consideră că aspectele care fac obiectul acțiunii de control intern necesită informații suplimentare;

d) să solicite note explicative, în orice etapă a acțiunii de control, în vederea clarificării și definitivării constatărilor privind împrejurările și cauzele care au condus la apariția abaterilor și deficiențelor;

e) să sesizeze, cu aprobarea președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală, structurile sau organele competente, abilitate de lege, atunci când, ca urmare a acțiunii de control intern, constată fapte prevăzute de lege ca abateri disciplinare sau au luat cunoștință de săvârșirea unei infracțiuni, în condițiile prevăzute de legea penală;

f) să utilizeze aplicații informatice specifice, conform competențelor legale, în vederea obținerii de informații relevante necesare, care au legătură cu obiectivele acțiunii de control intern;

g) să colaboreze cu reprezentanții altor instituții ale statului în limitele competențelor legale și ale mandatului primit, în vederea desfășurării operative a acțiunii de control intern.

Personalul de conducere și de execuție din cadrul structurilor centrale și teritoriale ale Agenției Naționale de Administrare Fiscală are următoarele obligații:

a) să pună la dispoziția organelor de control intern documentele și informațiile solicitate, în termenele stabilite;

b) să dea note explicative, în condițiile stabilite de organul de control, în situațiile necesare clarificării și definitivării constatărilor privind împrejurările și cauzele unor posibile abateri și deficiențe;

c) să pună la dispoziția organelor de control intern un birou dotat cu logistica necesară, separat de funcționarii proprii, în care să își desfășoare activitatea pe parcursul acțiunii de control intern;

d) să ofere tot sprijinul necesar pentru desfășurarea în bune condiții a acțiunii de control intern;

e) să ducă la îndeplinire și să aplice măsurile dispuse în sarcina acestora, în termenele stabilite, și să informeze structura de control intern asupra modului de implementare a acestora.

(1) Desemnarea echipei de control intern se face de către directorul general al Direcției generale de integritate sau al direcției generale regionale a finanțelor publice, după caz, în funcție de obiectul și complexitatea acțiunii de control intern.

(2) Desemnarea echipei de control intern și îndeplinirea dispoziției de către persoanele desemnate în echipa de control intern se face cu respectarea regimului juridic al conflictului de interese, stabilit potrivit legii.

(3) În cazul acțiunilor de control intern care au ca obiect verificarea activității unei structuri centrale, unei direcții regionale antifraudă fiscală sau activitatea personalului acestora desfășurată în exercitarea funcției publice și/sau a sarcinilor de serviciu, precum și a directorului general ori a directorilor executivi ai direcției generale regionale a finanțelor publice, echipa de control se desemnează din cadrul Direcției generale de integritate.

(4) Atunci când se impune, în acțiunile de control intern care se efectuează de Direcția generală de integritate se pot atrage alți funcționari, din cadrul altor structuri centrale sau teritoriale ale Agenției Naționale de Administrare Fiscală, într-o echipă de control mixtă, cu aprobarea președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală.

(5) Pentru acțiunile de control intern care se efectuează de către structurile cu atribuții de control intern din cadrul direcțiilor generale regionale ale finanțelor publice se pot atrage într-o echipă de control mixtă alți funcționari din cadrul celorlalte structuri aflate în subordinea direcției regionale a finanțelor publice din care face parte structura cu atribuții de control intern, cu aprobarea directorului general.

(1) Înaintea desfășurării unei acțiuni de control intern se va efectua o documentare, care constă în analiza elementelor esențiale și specifice ale activității care urmează a se controla, pe baza cărora se identifică obiectivele acțiunii de control intern.

(2) Obiectivele acțiunii de control se vor cuprinde într-o tematică de control, care va sta la baza acțiunii de control intern.

(3) În vederea efectuării unei acțiuni de control intern se întocmește un ordin de serviciu, conform modelului prevăzut în anexa nr. 1, care face parte integrantă din prezenta procedură.

(4) Ordinul de serviciu cuprinde următoarele elemente:

a) numărul și data de înregistrare;

b) denumirea structurii de control intern care efectuează acțiunea de control;

c) cadrul legal în baza căruia se efectuează acțiunea de control intern;

d) perioada de desfășurare a acțiunii de control intern la sediul structurii verificate;

e) scopul acțiunii de control intern;

f) obiectivele acțiunii de control intern;

g) numele, prenumele și funcțiile membrilor echipei de control intern și ale coordonatorului acesteia, după caz.

(5) Pentru acțiunile de control intern care se efectuează de structura prevăzută la art. 1 alin. (2), ordinul de serviciu se aprobă de președintele Agenției Naționale de Administrare Fiscală.

(6) Pentru acțiunile de control intern care se efectuează de structurile prevăzute la art. 1 alin. (3), ordinul de serviciu se aprobă, prin delegare de competență, de directorul general al direcției generale regionale a finanțelor publice.

(7) Prin excepție de la prevederile alin. (3), în cazul în care o acțiune de control poate fi desfășurată în totalitate de la sediul direcției, fără să fie necesară deplasarea echipei de control la structura verificată, nu este necesară întocmirea unui ordin de serviciu.

(1) La începerea unei acțiuni de control intern, care se desfășoară la sediul structurii verificate, organele de control se vor prezenta la conducătorul acesteia, se vor legitima și vor prezenta ordinul de serviciu.

(2) Pe parcursul desfășurării unei acțiuni de control intern se vor solicita structurii verificate date, informații, situații și documente care au legătură cu obiectivele de control și se va proceda la verificarea și analizarea cu obiectivitate a acestora, în raport cu reglementările legale aplicabile.

(3) Echipa de control intern poate solicita puncte de vedere de la alte structuri din cadrul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, în cazul în care aspectele care fac obiectul acțiunii de control intern intră în atribuțiile acestor structuri.

(4) În situația în care aspectele care fac obiectul acțiunii de control intern necesită informații suplimentare, se pot solicita informații, puncte de vedere și documente, după caz, de la instituții publice, autorități publice, operatori economici și/sau de la persoane fizice care au legătură cu structura/persoana controlată.

(5) Membrii echipei de control intern pot utiliza baze de date informatice specifice, la care au drepturi de acces, în vederea obținerii de informații relevante, care sunt necesare pe parcursul derulării acțiunilor de control intern.

(6) În cazurile în care se constată abateri sau deficiențe, se vor solicita de la persoanele responsabile explicații scrise, sub forma notelor explicative, conform modelului prezentat în anexa nr. 2, care face parte integrantă din prezenta procedură.

(7) În situațiile care impun, se va proceda la colaborarea cu reprezentanții altor instituții ale statului, în limitele competențelor legale și ale mandatului primit.

(8) Pentru deficiențele constatate pe durata acțiunilor de control intern, care necesită a fi remediate într-un termen scurt, se vor propune măsuri corespunzătoare cu operativitate. Măsurile propuse de Direcția generală de integritate se vor transmite spre aprobare președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală, iar cele propuse de structurile teritoriale de control intern, directorului general al direcției generale regionale a finanțelor publice.

(9) Pe parcursul desfășurării unei acțiuni de control, echipa de control intern poate opta pentru efectuarea controlului de la sediul direcției din care face parte sau la sediul structurii verificate, separat sau combinat, în funcție de specificul, complexitatea și durata acțiunii de control intern, precum și de dificultățile întâmpinate pe parcursul acesteia.

Organele de control intern pot aplica pe parcursul desfășurării unei acțiuni de control, în realizarea atribuțiilor, următoarele forme, metode și procedee de control, separat sau combinat:

1. Forme:

a) control intern general, care constă în acțiunea de verificare a tuturor activităților și operațiunilor specifice desfășurate de structura și/sau personalul supus verificării, raportat la obiectivele stabilite, pentru perioada supusă controlului;

b) controlul intern parțial, care constă în activitatea de verificare a uneia sau a mai multor activități și/sau operațiuni specifice desfășurate de structura și/ori personalul supus verificării, raportat la obiectivele stabilite, pentru perioada supusă controlului.

2. Metode:

a) control secvențial, care constă în acțiunea de verificare a documentelor, cronologic și/sau sistematic, rezultate în urma activităților și operațiunilor specifice desfășurate de structura și/ori personalul supus verificării;

b) controlul prin sondaj, care constă în activitatea de verificare selectivă a unor activități efectuate, operațiuni semnificative și documente justificative, pe perioada supusă controlului;

c) controlul electronic, care constă în activitatea de verificare a documentelor justificative ale structurii verificate, stocate în mediu electronic, precum și de verificare a informațiilor relevante necesare, care au legătură cu obiectivele acțiunii de control, stocate în programele informatice specifice la care are drepturi de acces, conform competențelor legale.

3. Procedee:

a) controlul încrucișat, care constă în activitatea de verificare a documentelor justificative ale structurii verificate, în corelație cu cele deținute de alte structuri și/sau persoane;

b) controlul faptic, care constă în activitatea de verificare a datelor scriptice, prezentate de structura verificată, în corelare cu situațiile faptice. Controlul faptic se desfășoară la fața locului, pe terenuri, în încăperi, în depozite și în orice alte incinte, doar în măsura în care acest lucru este necesar pentru a face constatări în legătură cu obiectivele de control intern.

(1) La finalizarea acțiunilor de control intern, care s-au desfășurat la structura verificată, se vor restitui, după caz, toate documentele solicitate și puse la dispoziție de reprezentanții acesteia și se vor păstra, dacă este cazul, copiile documentelor certificate conform cu originalul, în vederea anexării la actele de control.

(2) Reprezentantul structurii verificate va da o declarație scrisă, pe propria răspundere, din care să rezulte că au fost puse la dispoziție toate documentele și informațiile solicitate de echipa de control intern, iar acestea au fost restituite la finalizarea acțiunii de control.

(3) Organul de control intern întocmește, la finalizarea acțiunilor de control, acte în care consemnează aspectele constatate ca urmare a verificării obiectivelor de control stabilite și care cuprind concluzii și propuneri de măsuri, formulate cu obiectivitate.

(4) Pentru abaterile și deficiențele constatate, prin actele încheiate prevăzute la art. 14 alin. (1) lit. a) se vor stabili persoanele responsabile și se vor propune măsuri corective în vederea remedierii acestora și/sau de prevenire, conform prevederilor legale, în sarcina structurilor sau persoanelor verificate.

(5) Pentru faptele constatate, prevăzute de lege ca abateri disciplinare, se va propune sesizarea comisiei de disciplină competente, în vederea analizării acestora sau în vederea sesizării organelor abilitate, în situațiile în care sunt indicii că faptele săvârșite de funcționarii publici pot angaja răspunderea civilă, contravențională sau penală.

(6) În cazul în care, ca urmare a acțiunii de control, organele de control intern au luat cunoștință de săvârșirea unei infracțiuni, în condițiile prevăzute de legea penală, se va propune sesizarea organelor de urmărire penală, abilitate de lege.

(1) După aprobarea actelor de control intern prevăzute la art. 14 alin. (1) lit. a), măsurile dispuse prin acestea se vor comunica structurilor verificate, în vederea implementării acestora, în termenele prevăzute.

(2) Direcția generală de integritate va monitoriza modul de ducere la îndeplinire și de aplicare a măsurilor dispuse prin actele de control intern, în termenele prevăzute. Structurile cu atribuții de control intern din cadrul direcțiilor generale regionale ale finanțelor publice vor transmite, în acest sens, către Direcția generală de integritate actele de control întocmite, în termen de 5 zile de la aprobare.

(3) La sesizările formulate de autorități, instituții publice sau direcții de specialitate din cadrul Ministerului Finanțelor Publice/Agenției Naționale de Administrare Fiscală, în vederea informării, se pot transmite rezultatele acțiunii de control intern.

(1) Organele de control intern întocmesc următoarele tipuri de acte de control intern:

a) raport de control intern, în cazul în care din verificarea obiectivelor s-au constatat abateri și deficiențe cu privire la activitatea structurii ori a persoanelor verificate sau în cazul în care cel puțin unul din aspectele sesizate printr-o petiție se confirmă, fiind necesară stabilirea persoanelor responsabile și formularea de propuneri de măsuri în vederea remedierii abaterilor și deficiențelor;

b) notă de control intern, în cazul în care din verificarea obiectivelor nu s-au constatat abateri și/sau deficiențe ori acestea, prin volumul și importanța lor, nu justifică întocmirea unui raport de control intern;

c) notă de clasare a petiției, în cazurile în care petiția este anonimă, lipsită de datele de identificare a patentului sau când petiția este repetată și are același conținut;

d) notă de soluționare a petiției, în cazurile în care petiția este lipsită de documente justificative sau acestea sunt irelevante ori când niciunul din aspectele sesizate de petent nu se confirmă;

e) alte acte de control intern, în funcție de specificul și necesitățile impuse de activitatea de control intern.

(2) Raportul de control intern conține, în principal, următoarele elemente:

a) date privind acțiunea de control intern;

b) aspecte semnalate;

c) scopul și obiectivele controlului intern;

d) date privind structura/persoana verificată;

e) constatări - acestea trebuie să fie precise, explicitate faptic, bazate pe date și documente expuse clar, eliminându-se orice elemente și descrieri inutile și neconcludente, care încarcă nejustificat conținutul raportului de control intern. Constatările se vor prezenta pentru fiecare obiectiv de control, cu analizarea abaterilor și/sau deficiențelor, stabilirea persoanelor responsabile și a reglementărilor incidente;

f) concluziile pentru fiecare obiectiv de control al acțiunii de control intern - se va prezenta o sinteză a deficiențelor constatate;

g) propunerile de măsuri - acestea pot fi corective, în vederea remedierii deficiențelor constatate, și/sau de prevenire, după caz, și se vor dispune, conform prevederilor legale, în sarcina structurilor și persoanelor verificate;

h) propunerile de sesizare a structurilor competente, în condițiile art. 12 alin. (5) și (6), dacă este cazul;

i) propunerile de informare a unor autorități publice, instituții publice sau direcții de specialitate din cadrul Ministerului Finanțelor Publice/Agenției Naționale de Administrare Fiscală, dacă este cazul.

(3) La toate actele de control intern întocmite se vor anexa documente justificative, informații și situații relevante, care au făcut obiectul analizei și verificării.

(4) Circuitul de avizare și aprobare al actelor de control intern este următorul:

a) rapoartele de control intern, întocmite la nivelul Direcției generale de integritate, se avizează de directorul general și se înaintează spre aprobare președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală;

b) notele de control intern, notele de clasare și notele de soluționare a petițiilor, precum și alte acte de control intern, în funcție de specificul și necesitățile impuse de activitatea de control intern, întocmite la nivelul Direcției generale de integritate, se avizează de directorul general adjunct coordonator și se aprobă de directorul general;

c) rapoartele de control intern, notele de control intern, notele de clasare și notele de soluționare a petițiilor, precum și alte acte de control intern, în funcție de specificul și necesitățile impuse de activitatea de control intern, întocmite la nivelul structurilor cu atribuții de control intern din cadrul direcțiilor generale regionale ale finanțelor publice, se avizează de șeful de serviciu/birou/compartiment de control intern, după caz, și se înaintează spre aprobare directorului general.

Constituie abateri disciplinare, în condițiile art. 45 alin. (1) și art. 77 alin. (2) lit. j) prima teză din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările și completările ulterioare, următoarele fapte:

a) refuzul nejustificat al funcționarilor publici de execuție sau de conducere, implicați în activitatea verificată, de a transmite informațiile și documentele solicitate cu ocazia efectuării acțiunilor de control intern, cu referire la prevederile art. 7 lit. a);

b) refuzul nejustificat al funcționarilor publici de execuție sau de conducere, implicați în activitatea verificată, de a da note explicative, în condițiile stabilite de organul de control, în situațiile necesare clarificării și definitivării constatărilor privind împrejurările și cauzele unor posibile abateri și deficiențe, cu referire la prevederile art. 7 lit. b).