ANEXĂ - NORME METODOLOGICE. - Ordinul MAI nr. 51/2014 - aprobarea Normelor metodologice - decontarea cheltuielilor de transport în unele situaţii în care cadrele militare, poliţiştii şi personalul civil se deplasează la şi de la locul de muncă

Prezentele norme metodologice reglementează modalitatea de decontare a cheltuielilor de transport, dus și întors, în contul unităților din care fac parte, în situațiile în care cadrele militare, personalul civil sau polițiștii, după caz, se deplasează:

a) la și de la locul de muncă, dacă distanța dintre localitatea unde cadrele militare și personalul civil domiciliază sau își au reședința și locul de muncă este de 5-70 km, când sunt încadrate în unități izolate, stabilite prin ordin al ministrului afacerilor interne;

b) la și de la locul de muncă, potrivit prevederilor art. 6 alin. (1) lit. b) din Hotărârea Guvernului nr. 1.292/2003 privind drepturile de transport ale polițiștilor, elevilor și studenților din instituțiile de învățământ pentru formarea polițiștilor, cu modificările și completările ulterioare;

c) la și de la locul de muncă, potrivit prevederilor art. 6 alin. (1) lit. f) și f¹) din Hotărârea Guvernului nr. 1.292/2003, cu modificările și completările ulterioare.

În sensul prezentelor norme metodologice, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:

a)polițist - personalul în activitate al Ministerului Afacerilor Interne căruia i se aplică prevederile Legii nr. 360/2002 privind Statutul polițistului, cu modificările și completările ulterioare;

b)cadru militar - personalul în activitate al Ministerului Afacerilor Interne căruia i se aplică prevederile Legii nr. 80/1995 privind statutul cadrelor militare, cu modificările și completările ulterioare;

c)personal civil - funcționarii publici și personalul contractual din cadrul Ministerului Afacerilor Interne;

d)unități - unitățile, subunitățile, structurile sau formațiunile Ministerului Afacerilor Interne, potrivit structurii organizatorice aprobate conform legii de organizare și funcționare a ministerului;

e)mijloc de transport în comun - mijloc de transport utilizat în transportul public de persoane: feroviar, auto, altele decât cele în regim de taxi, naval sau aerian;

f)autoturism proprietate personală - autoturism deținut în proprietate personală de către cadrul militar sau personalul civil;

g)mijloc de transport deținut legal, cu orice titlu - autoturism deținut de către polițist ori soția acestuia în proprietate personală sau în baza unor contracte legale și utilizat în condițiile legii.

(1) În situațiile prevăzute la art. 1 lit. a) și b), pentru transport se folosesc mijloacele de transport în comun existente pe plan local sau cele din înzestrarea unităților Ministerului Afacerilor Interne.

(2) Cu aprobarea conducătorului unității, decontarea cheltuielilor se face pe baza abonamentelor individuale, astfel:

a) abonamente lunare sau săptămânale pe calea ferată la clasa a II-a, trenuri Regio, fără a fi valabile la trenuri Interregio;

b) abonamentele pentru deplasarea cu mijloace de transport în comun, auto sau navale, se procură numai pentru curse obișnuite, exclusiv cele rapide, iar în cazul cadrelor militare și personalului civil, numai pentru distanțe de până la 70 km.

(3) În cazul prevăzut la alin. (2) lit. a) operează următoarele reguli:

a) abonamentele sunt nominale și nu dau dreptul la diferențe de clasă;

b) procurarea abonamentelor se face individual de către fiecare persoană care are acest drept și căreia i se decontează contravaloarea la expirarea perioadei de valabilitate, reținându-se ca document justificativ abonamentul respectiv;

c) persoanele îndreptățite beneficiază de abonamente pentru întregul an, iar pentru cele trimise în misiune sau care lipsesc de la serviciu din diferite motive, precum concediul de odihnă, concediul medical pentru incapacitate temporară de muncă, spitalizări, ori urmează școli sau cursuri etc., se vor procura abonamente săptămânale;

d) lunar, compartimentul de evidență zilnică a personalului din unitate prezintă în scris compartimentului financiar-contabil situația nominală a celor pentru care urmează a se procura abonamente de transport, ținând seama de schimbările ce vor avea loc în luna următoare;

e) pentru abonamentele pierdute sau neutilizate, indiferent de cauze, unitatea nu restituie tarifele plătite și nu decontează tariful de transport plătit de persoana care nu a avut abonament asupra sa.

(4) În cazul prevăzut la alin. (2) lit. b), abonamentele pentru deplasarea cu mijloace de transport în comun auto pot fi lunare, cu număr limitat de călătorii - o călătorie dus și întors pe zi pentru un număr de zile egal cu cele lucrătoare din lună - sau săptămânale, cu număr limitat de călătorii dus și întors, și se procură și se decontează în condițiile prevăzute la alin. (3).

(5) Justificarea cheltuielilor pentru abonamente se face pe baza tabelului nominal cu semnătura de primire a contravalorii abonamentului de către cei în cauză, aprobat de conducătorul unității.

(6) În cazul în care graficul orar al mijloacelor de transport în comun nu asigură prezența cadrelor militare, personalului civil și polițiștilor la ora de începere a programului de lucru, precum și în cazul în care nu există mijloace de transport în comun pe ruta de deplasare la și de la locul de muncă, cu aprobarea conducătorului unității, deplasarea zilnică se poate face cu autoturismul proprietate personală, în cazul cadrelor militare și personalului civil, ori cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu, în cazul polițiștilor, situație în care decontarea cheltuielilor de transport va fi la nivelul contravalorii a 7,5 litri de carburant la 100 km parcurși, în condițiile aplicabile fiecărei categorii de personal.

(1) În situațiile prevăzute la art. 1 lit. c) se realizează decontarea abonamentelor lunare sau săptămânale pe zone kilometrice, pentru deplasarea cu trenuri Regio, ori a abonamentelor lunare, pentru deplasarea cu mijloace de transport în comun, auto sau navale, la și de la locul de muncă, pe o distanță cuprinsă între 5 și 70 km, în cazul polițiștilor aflați în următoarele situații:

a) au fost numiți în prima funcție într-o altă localitate decât cea de domiciliu sau de reședință;

b) au fost mutați în interes de serviciu într-o altă localitate decât cea de domiciliu sau de reședință;

c) au fost împuterniciți să îndeplinească funcții într-o altă unitate decât cea din care fac parte, situată într-o altă localitate decât cea de domiciliu sau de reședință;

d) au fost repartizați la unități aflate într-o altă localitate decât cea de domiciliu sau de reședință, la absolvirea instituțiilor de învățământ pentru formarea polițiștilor;

e) au fost încadrați la structurile teritoriale ale unor unități, dacă structurile teritoriale sunt situate în altă localitate decât cea de domiciliu sau de reședință.

(2) Decontarea prevăzută la alin. (1) se acordă în următoarele condiții:

a) unitatea la care polițiștii au fost numiți, mutați, împuterniciți, repartizați ori încadrați nu le poate asigura locuință de serviciu sau de intervenție ori nu li se poate asigura cazarea în căminul de garnizoană sau în incinta unității, într-un spațiu de locuit corespunzător;

b) au aprobarea șefului unității, prin dispoziție zilnică, pentru deplasarea zilnică la și de la locui de muncă în localitatea în care au domiciliul sau reședința.

(3) Decontarea abonamentelor se face pentru o distanță cuprinsă între 5 și 70 km. În situația în care deplasarea se efectuează pe o distanță mai mare de 70 km, determinarea sumei de decontat se face pe baza unei adeverințe privind tarifele de transport pentru limita de 70 km, eliberată de societățile de transport și prezentată de polițistul care efectuează deplasarea.

(4) În cazul în care graficul orar al mijloacelor de transport în comun nu asigură prezența polițiștilor la ora de începere a programului de lucru, precum și în cazul în care nu există mijloace de transport în comun pe ruta de deplasare la și de la locul de muncă, cu aprobarea șefului unității, deplasarea zilnică se poate face cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu, situație în care decontarea cheltuielilor de transport va fi la nivelul contravalorii a 7,5 litri de carburant la 100 km parcurși.

(5) Dacă deplasarea zilnică la și de la locul de muncă cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu, se efectuează pe o distanță mai mare de 70 km, decontarea se face în limita a 70 km.

(1) Conducătorul unității care are calitatea de ordonator de credite aprobă deplasarea în cazurile prevăzute la art. 3 alin. (6) și art. 4 alin. (4), prin ordin de zi pe unitate/dispoziție zilnică, în baza raportului de solicitare a deplasării la și de la locul de muncă, la propunerea unei comisii pentru analiza acestei deplasări, denumită în continuare comisia, constituită la nivelul unității din bugetul căreia se asigură decontarea cheltuielilor de transport.

(2) Comisia se constituie la nivelul unității prin ordin de zi pe unitate/dispoziție zilnică a conducătorului unității și este formată din:

a) președintele comisiei - un locțiitor/adjunct al conducătorului unității;

b) membrii comisiei - câte o persoană din structurile de resurse umane, management operațional, financiar-contabilitate și logistică;

c) secretarul comisiei - o persoană din structura de secretariat a unității.

(3) În cazul în care persoana care solicită deplasarea la și de la locul de muncă are calitatea de membru al unei organizații sindicale, în comisie participă și un reprezentant al organizației respective.

(4) În raportul de solicitare a deplasării se vor menționa:

a) traseul de deplasare, localitățile, perioada deplasării;

b) numărul de înmatriculare al autoturismului proprietate personală ori al mijlocului de transport deținut legal, cu orice titlu, numele deținătorului legal și, după caz, al proprietarului, precum și modul de utilizare a mijlocului de transport;

c) declarația pe propria răspundere a faptului că deplasarea la și de la locul de muncă se va realiza efectiv cu autoturismul proprietate personală sau, după caz, cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu;

d) angajamentul de a raporta în scris, în termen de 5 zile lucrătoare de la ivirea situației, orice schimbare intervenită, de natură să modifice condițiile care au stat la baza aprobării deplasării în cazurile prevăzute la art. 3 alin. (6) și art. 4 alin. (4).

(5) Toate documentele sau actele necesare pentru analiza raportului de solicitare a deplasării cu autoturismul proprietate personală sau, după caz, cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu, se pun la dispoziția comisiei prin grija personalului care solicită deplasarea.

(6) Comisia analizează raportul de solicitare a deplasării, având în vedere următoarele:

a) situația mijloacelor de transport în comun, în funcție de tip, grafic orar, distanțe, prin raportare la deplasarea solicitată și asigurarea prezenței personalului la programul normal de lucru;

b) situația persoanelor care solicită deplasarea cu autoturismul proprietate personală sau, după caz, cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu, în aceeași localitate sau direcție de deplasare, prin raportare la posibilitatea deplasării unora dintre persoanele respective cu un singur autoturism/mijloc de transport, pe aceeași rută de deplasare.

(7) În termen de 10 zile lucrătoare de la data înregistrării la secretariatul unității a raportului de solicitare a deplasării, comisia consemnează într-un proces-verbal propunerile acesteia față de solicitarea respectivă, în urma analizei efectuate, pe care îl prezintă conducătorului unității pentru a hotărî, după caz, astfel:

a) aprobarea deplasării la și de la locul de muncă cu autoturismul proprietate personală sau, după caz, cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu, și emiterea în acest sens a ordinului de zi pe unitate/dispoziției zilnice, specificându-se în mod expres data de la care se efectuează deplasarea;

b) respingerea solicitării și comunicarea în scris a motivelor care au stat la baza respingerii.

(8) Proiectul ordinului de zi pe unitate/dispoziției zilnice pentru deplasarea la și de la locul de muncă cu autoturismul proprietate personală sau, după caz, cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu, va fi vizat pentru control financiar preventiv propriu, potrivit actelor normative în vigoare.

(1) Decontarea lunară a cheltuielilor de transport se face în baza cererii de decontare a personalului îndreptățit, iar verificarea documentelor justificative și calcularea sumei aferente lunii pentru care se face decontul se realizează de către compartimentul financiar-contabilitate, fiind aprobate de conducătorul unității.

(2) Cererea de decontare se întocmește lunar până la data de 5 a lunii următoare, se depune la secretariatul unității și va fi însoțită obligatoriu de următoarele documente:

a) copia cărții sau a buletinului de identitate a/al personalului îndreptățit;

b) alte documente care demonstrează deținerea legală a autoturismului/mijlocului de transport, în copie, precum contractul de vânzare-cumpărare, contractul de leasing, certificatul de naștere/căsătorie etc., în cazul în care acestea nu au fost depuse împreună cu raportul de solicitare a deplasării;

c) copia certificatului de înmatriculare al autoturismului/mijlocului de transport utilizat, certificată de conducerea secretariatului unității ca fiind conformă cu originalul;

d) bonuri fiscale de carburant, emise săptămânal de societățile de distribuție a produselor petroliere, în perioada deplasării la și de la locul de muncă, pentru achiziția de carburant.

(3) Prețul de vânzare cu amănuntul în funcție de care se va deconta contravaloarea a 7,5 litri de carburant la 100 km parcurși se determină ca o medie a prețurilor de vânzare cu amănuntul ale carburantului înscrise în bonurile fiscale săptămânale de carburant corespunzătoare unei luni calendaristice.

(4) În situația plăților pentru fracțiuni de lună, decontarea cheltuielilor de transport se face raportându-se la numărul de zile în care personalul îndreptățit a desfășurat activități profesionale, în luna pentru care se face plata.

(5) În cazul în care cu autoturismul proprietate personală sau, după caz, cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu, se deplasează mai multe persoane din cadrul unității, cheltuielile de transport se decontează numai pentru proprietarul autoturismului sau, după caz, deținătorul legal al mijlocului de transport.

(6) Prin semnătura de primire a sumelor reprezentând decontarea cheltuielilor de transport, personalul îndreptățit confirmă că în luna pentru care se face plata nu au intervenit schimbări față de cele înscrise în raportul de solicitare a deplasării, de natură să modifice dreptul la decontare.

(7) Sumele reprezentând decontarea cheltuielilor de transport, plătite necuvenit, se recuperează conform prevederilor legale în vigoare.

(1) Conducătorii unităților centrale și teritoriale din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, contabilii șefi (similari) și șefii structurilor de logistică au obligația să ia toate măsurile organizatorice pentru utilizarea eficientă a creditelor bugetare destinate cheltuielilor de transport.

(2) Decontarea cheltuielilor de transport generate de aplicarea prezentelor norme metodologice se face în limita creditelor bugetare aprobate.

(3) Conducătorii unităților centrale și teritoriale din cadrul Ministerului Afacerilor Interne dispun, periodic, verificări ale realității deplasărilor la și de la locul de muncă.

Nu se decontează în condițiile prezentelor norme metodologice cheltuielile de transport ale personalului care are asigurat de către unitate transportul la și de la locul de muncă cu mijloacele de transport din dotare.

(1) Ordonatorii secundari de credite și ordonatorii terțiari de credite din subordinea directă a ordonatorului principal de credite transmit trimestrial Direcției generale financiare din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, până la data de 15 a lunii următoare încheierii trimestrului, situația privind sumele decontate cu titlu de cheltuieli de transport potrivit prezentelor norme metodologice, în baza modelului pus la dispoziție de Direcția generală financiară.

(2) Semestrial, până la data de 25 a lunii următoare încheierii semestrului, Direcția generală financiară prezintă conducerii Ministerului Afacerilor Interne situația centralizată privind sumele prevăzute la alin. (1).