NORMĂ nr. 1/2015 - aderarea şi evidenţa participanţilor la fondurile de pensii administrate privat

Prezenta normă reglementează:

a) dobândirea și încetarea calității de participant la un fond de pensii administrat privat;

b) conținutul actului-cadru individual de aderare la un fond de pensii administrat privat și procedura de modificare a acestuia;

c) aderarea la un fond de pensii administrat privat;

d) validarea informațiilor cuprinse în actele individuale de aderare șl repartizarea aleatorie a participanților la fondurile de pensii administrate privat;

e) evidența participanților la fondurile de pensii administrate privat;

f) actualizarea de către instituțiile de evidență a Informațiilor referitoare la participanți, conținute în Registrul participanților.

(1) Termenii și expresiile utilizate în prezenta normă au semnificațiile prevăzute la art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare Lege, și în Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare Legea pensiilor publice.

(2) De asemenea, termenii de mai jos au următoarele semnificații:

a) aderare - reprezintă manifestarea de voință a unei persoane eligibile în scopul de a deveni participant la un fond de pensii administrat privat, prin semnarea unui act individual de aderare;

b) bază de date a administratorilor- informații înregistrate cronologic și sistematic cu privire la participanți și conturile acestora, la contribuții, precum și la modificările acestor date, administrate printr-un sistem de evidență, astfel încât să reflecte complet, corect și consistent toate operațiunile aferente fondului de pensii administrat privat;

c) document de asigurare - contract de asigurare socială, declarație individuală de asigurare sau declarație nominală de asigurare;

d) listă de atenționare - document transmis administratorilor de instituțiile de evidență, prin care sunt semnalate neconcordanțe în legătură cu informațiile referitoare la participanții la un fond de pensii administrat privat;

e) persoană eligibilă - persoana în vârstă de până la 35 de ani la data luării în evidență de către instituția de evidență în sistemul asigurărilor sociale, în baza documentului de asigurare, precum și persoana de până la 45 de ani la data semnării actului individual de aderare la un fond de pensii administrat privat, care este asigurată la sistemul public de pensii șl a cărei identitate nu constituie informație clasificată, potrivit legii;

f) repartizare aleatorie - proces prin care sunt repartizate de către instituția de evidență persoanele eligibile în vârstă de până la 35 de ani care nu au aderat din proprie inițiativă la un fond de pensii administrat privat în termenul stabilit de Lege și de prezenta normă sau care au semnat mai multe acte individuale de aderare, iar Informațiile cuprinse în acestea au fost raportate la instituția de evidență în aceeași perioadă de raportare;

g) validare - proces ulterior aderării sau repartizării aleatorii, care constă în înregistrarea de către instituția de evidență în Registrul participanților a unei persoane eligibile, ca participant la un fond de pensii administrat privat, pe baza informațiilor cuprinse în actul individual de aderare, transmis de către administratori și/sau în documentul de asigurare.

(1) Fiecare instituție de evidență întocmește Registrul propriu al participanților prevăzut la art. 34 din Lege.

(2) Instituția de evidență completează lunar Registrul participanților cu informațiile referitoare la persoanele eligibile prevăzute la:

a) art. 30 alin. (1) din Lege, care sunt obligate să adere la un fond de pensii administrat privat;

b) art. 30 alin. (2) din Lege, care își exprimă opțiunea de a adera la un fond de pensii administrat privat;

c) art. 6 alin. (1) din Legea pensiilor publice, coroborat cu art. III din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 98/2011 pentru modificarea Legii nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, aprobată prin Legea nr. 108/2012, precum și pentru stabilirea unor măsuri în domeniul pensiilor administrate privat, care sunt obligate să adere la un fond de pensii administrat privat, precum și cele care își exprimă, potrivit Legii, opțiunea de a adera la un fond de pensii administrat privat.

(3) Registrul participanților la fondurile de pensii administrate privat cuprinde:

a) numele, prenumele și domiciliul tuturor participanților aflați în evidența instituției de evidență;

b) codul numeric personal al acestora;

c) seria și numărul actului de identitate;

d) seria și numărul unic ale actului individual de aderare;

e) data semnării actului individual de aderare;

f) numărul de registru al administratorului din Registrul Autorității;

g) numărul de registru al fondului de pensii administrat privat din Registrul Autorității;

h) codul de identificare fiscală/codul unic de înregistrare și denumirea angajatorului/angajatorilor, după caz;

i) numărul de registru al agentului de marketing, persoană juridică din Registrul Autorității;

j) numărul de registru al agentului de marketing, persoană fizică din Registrul Autorității.

(1) Administratorii au următoarele obligații:

a) de a verifica datele înscrise în actele individuale de aderare cu datele înscrise în copia actului de identitate;

b) de a verifica, prin orice mijloace care pot fi probate ulterior, corectitudinea întocmirii actului individual de aderare și realitatea manifestării de voință a persoanei eligibile;

c) de a înregistra informațiile cuprinse în actul individual de aderare, în propria bază de date, în termen de 15 zile lucrătoare de la data semnării actului individual de aderare;

d) de a întocmi lunar un raport care să cuprindă informații privind persoanele eligibile care au semnat un act individual de aderare, în vederea validării acestora;

e) de a transmite lunar raportul prevăzut la lit. d), pe suport electronic, sub semnătură electronică extinsă către instituția de evidență și Autoritate, la data de 25 a fiecărei luni, pentru persoanele eligibile care au semnat un act individual de aderare.

(2) Raportul prevăzut la alin. (1) lit. d) conține următoarele informații:

a) numele și prenumele persoanelor care au semnat un act individual de aderare;

b) codul numeric personal al acestora;

c) seria și numărul actului de identitate;

d) seria și numărul unic ale actului individual de aderare;

e) data semnării actului Individual de aderare;

f) codul de înregistrare al administratorului în Registrul Autorității;

g) codul de înregistrare al fondului de pensii administrat privat în Registrul Autorității;

h) codul de identificare fiscală/codul unic de înregistrare și denumirea angajatorului/angajatorilor, după caz;

i) codul de înregistrare a agentului de marketing persoană juridică în Registrul Autorității;

j) codul de înregistrare a agentului de marketing persoană fizică în Registrul Autorității;

k) denumirea casei de pensii la care este înregistrat participantul, înscrisă pe actul individual de aderare.

(3) Odată cu transmiterea raportului prevăzut la alin. (1) lit. d), administratorii au obligația să transmită Autorității, în format electronic, sub semnătură electronică extinsă, copiile scanate ale actelor individuale de aderare și ale actelor de identitate ale persoanelor ale căror date au fost înregistrate în raport, însoțite de un centralizator.

(4) În cazul nerespectării termenului prevăzut la alin. (1) lit. e) de transmitere a raportului de către administratori, acesta se transmite la data de 25 a lunii următoare.

(5) Sunt exceptați de la întocmirea și transmiterea raportului prevăzut la alin. (1) lit. d) administratorii care nu încheie niciun act individual de aderare într-o anumită lună.

(1) Pe baza raportului transmis lunar de către administratori, instituția de evidență verifică dacă:

a) persoana este înscrisă în Registrul propriu al participanților;

b) persoana este înscrisă în Registrul propriu de evidență al asiguraților din sistemul public de pensii, are vârsta de maximum 45 de ani la data semnării actului de aderare și datorează cel puțin o contribuție de asigurări sociale în ultimele 6 luni anterioare datei validării, în conformitate cu unul dintre documentele de asigurare depuse la instituția de evidență;

c) persoana figurează cu un singur act individual de aderare raportat la instituția de evidență în cadrul aceleiași raportări;

d) persoana este înscrisă în Registrul participanților al altei instituții de evidență, ca urmare a schimbului periodic de informații prevăzut la alin. (2).

(2) În vederea respectării prevederilor art. 31 din Lege, instituțiile de evidență vor face schimb de informații referitoare la participanții înscriși în Registrele proprii și la persoanele eligibile care au semnat un act individual de aderare și care sunt cuprinse în raportul transmis de administratori la data de 25 a fiecărei luni, respectiv pentru persoanele eligibile pentru care urmează să se înceapă procesul de repartizare aleatorie.

(3) În cazul în care se constată că un participant a fost validat de instituții de evidență diferite la fonduri de pensii administrate privat diferite, instituțiile de evidență vor înștiința administratorii în vederea inițierii procedurii de transfer către fondul de pensii administrat privat unde participantul a fost validat prima dată.

(4) În cazul în care se constată că un participant a fost validat de instituții de evidență diferite la același fond de pensii administrat privat, instituțiile de evidență vor înștiința administratorul și vor prelua informațiile înscrise în Registrul participanților instituției de evidență unde participantul a fost validat prima dată.

(5) Până la data de 10 a lunii următoare celei pentru care se întocmește raportul, instituția de evidență actualizează Registrul participanților și înscrie în acesta, ca validate, informațiile din actele individuale de aderare pentru persoanele care îndeplinesc condițiile prevăzute la alin. (1).

(6) Instituția de evidență invalidează informațiile din actele individuale de aderare pentru persoanele care:

a) figurează cu un singur act de aderare raportat de către administratori, dar nu sunt înregistrate în Registrul propriu de evidență a asiguraților din sistemul public de pensii sau nu se regăsesc cu cel puțin o obligație de plată în ultimele 6 luni anterioare datei validării în documentele de asigurare înregistrate la instituția de evidență;

b) au aderat și au fost validate anterior raportării lunare curente sau pentru care au fost raportate mai multe acte individuale de aderare în cadrul aceleiași raportări lunare:

c) au semnat acte individuale de aderare care nu sunt corect completate sau nu cuprind toate informațiile solicitate, cu excepția denumirii și a codului de identificare fiscală/codului unic de înregistrare al angajatorului, precum și a numărului de telefon și e-mailului persoanelor eligibile;

d) figurează în Registrul participanților altei instituții de evidență, comunicând administratorului instituția de evidență în registrul căreia figurează persoana respectivă.

(1) În data de 12 a fiecărei luni, instituția de evidență transmite administratorilor și Autorității un raport asupra procesului de validare a actelor individuale de aderare ale participanților, care conține informațiile prevăzute la art. 17 alin. (2), câmpurile aferente codurilor de validare și motivele invalidărilor, pe baza datelor din Registrul de evidență a asiguraților din sistemul public de pensii, precum și data validării și înscrierii în Registrul participanților.

(2) În termen de 30 de zile calendaristice de la data primirii raportului instituției de evidență prevăzut la alin. (1), administratorul are obligația de a notifica rezultatul procesului de validare, în scris sau prin orice mijloc care poate fi probat ulterior, persoanelor cu care a semnat un act individual de aderare.

(3) Notificarea persoanelor prevăzute la alin. (2) se face o singură dată, după ultimul raport primit de la instituția de evidență, referitor la actul individual de aderare raportat, prin orice mijloc care poate fi probat ulterior.

În cazul persoanelor ale căror acte individuale de aderare au fost invalidate întrucât acestea nu figurează în Registrul de evidență a asiguraților din sistemul public de pensii, dar pentru care administratorul deține un act individual de aderare completat și semnat, precum și copia actului de identitate, administratorul include datele acestora în următoarele minimum 3 rapoarte transmise către instituția de evidență și către Autoritate, începând cu luna următoare semnării actului individual de aderare.

În cazul persoanelor ale căror acte individuale de aderare au fost invalidate de o instituție de evidență ca urmare a validării anterioare de către o altă o instituție de evidență, instituția de evidență care a invalidat actul individual de aderare va proceda la înscrierea în Registrul propriu al participanților a informațiilor validate de cealaltă instituție de evidență și va notifica administratorul fondului de pensii, cealaltă instituție de evidență și Autoritatea asupra operării acestei validări.

(1) Persoanele eligibile au la dispoziție o perioadă de 4 luni de la data la care sunt obligate prin Lege să adere la un fond de pensii administrat privat pentru a semna un act individual de aderare.

(2) În data de 10 a fiecărei luni, instituția de evidență începe procesul de repartizare aleatorie, prin identificarea persoanelor care sunt obligate să adere la un fond de pensii administrat privat, care nu au semnat niciun act individual de aderare validat la un fond de pensii administrat privat și pentru care niciun administrator nu a transmis informațiile prevăzute la art. 17 alin. (2) în rapoartele aferente ultimelor 4 luni de la data la care acestea au devenit eligibile.

(3) În cazul în care o instituție de evidență, în urma schimbului de informații cu o altă instituție de evidență, constată că o persoană eligibilă aflată în situația prevăzută la alin. (2) este participantă la un fond de pensii administrat privat, procedează la preluarea în Registrul propriu al participanților a datelor de evidență ale participantului din Registrul participanților în care a fost identificat.

În vederea organizării repartizării aleatorii, instituția de evidență clasifică persoanele eligibile care urmează a fi repartizate în funcție de vârstă și gen.

(1) Instituția de evidență organizează datele persoanelor care urmează a fi repartizate aleatoriu pe categorii, după criteriul de vârstă, astfel:

a) persoanele cu vârsta de până la 25 de ani;

b) persoanele cu vârsta cuprinsă între 25 și 35 de ani.

(2) Fiecare categorie de persoane prevăzută la alin. (1) este împărțită în funcție de gen, prima grupă fiind cea a persoanelor de gen feminin.

(3) Categoriile de persoane care urmează a fi repartizate aleatoriu de către instituția de evidență sunt:

a) prima grupă de persoane ce urmează a fi repartizată către fondurile de pensii administrate privat conține persoanele prevăzute la alin. (1) lit. a) de genul feminin;

b) a doua grupă de persoane ce urmează a fi repartizată către fondurile de pensii administrate privat conține persoanele prevăzute la alin. (1) lit. a) de genul masculin;

c) a treia grupă de persoane ce urmează a fi repartizată către fondurile de pensii administrate privat conține persoanele prevăzute la alin. (1) lit. b) de genul feminin;

d) a patra grupă de persoane ce urmează a fi repartizată către fondurile de pensii administrate privat conține persoanele prevăzute la alin. (1) lit. b) de genul masculin.

(1) Instituția de evidență repartizează persoanele eligibile din fiecare categorie prevăzută la art. 24 alin. (3) în cote egale pe fiecare fond de pensii administrat privat.

(2) Repartizarea persoanelor eligibile din cadrul fiecărei grupe se efectuează una câte una, în ordinea crescătoare a vârstei, începând cu fondul de pensii administrat privat cu cel mai mare număr de participanți.

(3) În cazul în care rezultatul repartizării prevăzute la alin. (1) nu este un număr întreg, fiecare fond de pensii administrat privat existent la data efectuării repartizării primește un număr întreg de participanți, iar restul obținut ca urmare a împărțirii este alocat fondului de pensii administrat privat cu cel mai mic număr de participanți.

(1) Repartizarea aleatorie lunară este finalizată de către instituția de evidență până cel târziu la data de 15 a lunii respective.

(2) La finalizarea repartizării aleatorii, instituția de evidență înregistrează ca validate informațiile aferente persoanelor eligibile pentru fiecare fond de pensii administrat privat, generează serii și numere unice de înregistrare a persoanelor repartizate aleatoriu și actualizează informațiile în Registrul participanților.

În data de 18 a lunii respective instituția de evidență notifică fiecărui administrator și Autorității lista cu elementele de identificare - nume, prenume, cod numeric personal, cu elementele de contact - domiciliul, precum și seria și numărul alocat pentru persoanele repartizate aleatoriu, data validării șl înscrierii în Registrul participanților.

Administratorul căruia i-au fost repartizate aleatoriu persoane eligibile de către instituția de evidență are obligația de a le informa în scris, prin intermediul serviciilor poștale, în termen de 30 de zile calendaristice de la data notificării prevăzută la art. 27, cu privire la denumirea fondului de pensii administrat privat și a administratorului acestuia, precum și cu privire la numărul, seria și data repartizării aleatorii.

În cadrul procesului de aderare. Instituția de evidență actualizează Registrul participanților în baza:

a) rapoartelor lunare transmise de către administratori cu informațiile cuprinse în actele individuale de aderare;

b) rapoartelor lunare transmise de către administratori cu informațiile privind datele de identificare și de contact ale participanților cuprinse în documentele justificative ale participanților sau angajatorilor;

c) informațiilor cuprinse în documentele de asigurare inițiale sau rectificative;

d) informațiilor primite de la Direcția pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date, denumită în continuare DEPABD;

e) informațiilor primite de la Inspectoratul General pentru Imigrări, denumit în continuare IGI;

f) deciziilor Autorității;

g) rapoartelor transmise de administratori pentru radierea din Registrul participanților a persoanelor care se află în situația prevăzută la art. 4;

h) schimbului de informații dintre instituțiile de evidență, în scopul unei evidențe corecte și unitare a drepturilor și obligațiilor participanților la fondurile de pensii administrate privat.

(1) Ori de câte ori este cazul, administratorii întocmesc, suplimentar față de raportul prevăzut la art. 17 alin. (1) lit. d), rapoarte pe care le transmit către instituția de evidență la termenul prevăzut la art. 17 alin. (1) lit. e), în baza:

a) cererilor primite din partea participanților;

b) listelor de atenționare primite de la instituția de evidență;

c) cererilor primite de la beneficiari, în cazul decesului participantului;

d) cererilor primite de la participanții care se află în situația prevăzută la art. 30 alin. (1) și (2) din Lege și care au obținut o hotărâre judecătorească definitivă de desființare a actului individual de aderare;

e) altor situații care conduc la radierea participantului din Registrul participanților.

(2) Cererile primite din partea participanților sau a beneficiarilor pot fi pentru modificarea unor elemente de identificare ori de contact, pentru executarea unor hotărâri judecătorești, precum și ca urmare a deschiderii dreptului la pensie de invaliditate pentru pierderea totală a capacității de muncă și ca urmare a deschiderii dreptului la pensia privată sau pentru solicitarea contravalorii activului personal net ca urmare a decesului participantului.

(3) Administratorii au obligația efectuării de îndată a tuturor modificărilor cu privire la elementele de identificare și de contact ale unui participant la fondul de pensii pe care îl administrează, după confirmarea operării acestora în Registrul participanților de către instituția de evidență.

(4) Administratorii au obligația înregistrării, evidențierii cronologice și păstrării istoricului modificărilor cu privire la elementele de Identificare și de contact, respectiv al contribuțiilor fiecărui participant la fondul de pensii pe care îl administrează.

Rapoartele prevăzute la art. 30 alin. (1) transmise la instituția de evidență de către administratori conțin un cod de descriere a tipului de operațiuni cu valori distincte pentru:

a) solicitarea de radiere a participantului din Registrul participanților ca urmare a unei hotărâri judecătorești definitive de desființare a actului individual de aderare;

b) solicitarea de schimbare a datelor aferente actului individual de aderare;

c) solicitarea de schimbare a numelui și prenumelui participantului, a seriei și numărului actului de identitate;

d) solicitarea de modificare a codului numeric personal al participantului ca urmare a schimbării cetățeniei;

e) solicitarea de modificare a codului numeric personal al participantului ca urmare a unei erori materiale;

f) solicitarea privind luarea în evidență a încetării calității de participant prin dobândirea calității de pensionar de invaliditate;

g) solicitarea privind luarea în evidență a încetării calității de participant prin deschiderea dreptului la pensia privată;

h) solicitarea privind luarea în evidență a încetării calității de participant, prin deces, ca urmare a depunerii de către beneficiar/beneficiari a copiei certificatului de moștenitor;

i) solicitarea de radiere din Registrul participanților pentru situațiile prevăzute la art. 4 lit. d), f) și g);

j) solicitarea privind luarea în evidență a împlinirii termenului general de prescripție a drepturilor nerevendicate de către beneficiarii participantului decedat.

(1) Pe baza datelor și informațiilor conținute în rapoartele primite de la administratori, corelate cu informațiile existente în baza de date a asiguraților în sistemul public de pensii, instituția de evidență actualizează în Registrul participanților elementele de identificare ale acestora referitoare la codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate, numele și prenumele, domiciliul și încetarea calității de participant.

(2) În cazul în care, în urma verificării, o instituție de evidență constată erori în informațiile conținute în rapoartele prevăzute la art. 30 alin. (1), va notifica celelalte instituții de evidență la care participantul este înregistrat, iar acestea vor proceda la invalidarea înregistrării și nu vor opera în Registrul participanților modificarea transmisă.

(3) Pe baza datelor primite de la DEPABD, IGI, administratori sau de la altă instituție de evidență, instituțiile de evidență întocmesc, după caz, listele de atenționare prevăzute la art. 33.

(1) În data de 12 a fiecărei luni, instituția de evidență transmite administratorilor listele de atenționare.

(2) Listele de atenționare cuprind:

a) informații referitoare la persoanele eligibile cu mai multe acte individuale de aderare, care au același nume și același cod numeric personal;

b) informații referitoare la persoanele eligibile cu nume diferite, dar având același cod numeric personal;

c) informații referitoare la participanții decedați sau la cei care au pierdut ori au primit cetățenia română, obținute lunar de către instituția de evidență de la DEPABD și/sau IGI;

d) informații referitoare la participanții care figurează la fonduri de pensii diferite, la instituții de evidență diferite;

e) informații referitoare la participanții care au dobândit calitatea de pensionar pentru limită de vârstă și/sau pensionar de invaliditate;

f) informații referitoare la participanții ale căror coduri numerice personale nu se regăsesc în baza de date a DEPABD;

g) alte informații referitoare la participanți, care au drept efect modificări în Registrul participanților.

(1) În cel mai scurt timp posibil de la primirea listelor de atenționare, administratorii analizează situația și se adresează, după caz, fiecărui participant menționat în listă, angajatorilor sau altor administratori, prin orice mijloace care pot fi probate ulterior, în vederea clarificării situației notificate.

(2) În cazul notificării participantului de către administrator cu privire la semnalarea unor erori materiale referitoare la elementele de Identificare ale acestuia, participantul este obligat să întreprindă toate măsurile necesare în vederea corectării erorii.

(3) Participantul este obligat să notifice în scris administratorului fondului de pensii administrat privat la care a aderat sau a fost repartizat aleatoriu, precum și angajatorului sau angajatorilor, după caz, orice modificări referitoare la elementele de identificare și/sau de contact, însoțite de copii ale actelor doveditoare eliberate de instituțiile abilitate, în termen de 30 de zile calendaristice de la data de începere a valabilității acestora.

(1) În cazul în care instituția de evidență constată că pentru același cod numeric personal există diferențe semnificative între numele participantului transmis prin informațiile cuprinse în actul individual de aderare și numele din documentul de asigurare, notifică administratorului această situație în lista de atenționare.

(2) În cel mai scurt timp posibil de la primirea listei de atenționare, administratorul se adresează în scris participantului menționat în listă și, după caz, angajatorului, în vederea clarificării situației descrise la alin. (1).

(3) În cazul în care se constată că datele aparțin aceluiași participant, iar eroarea materială a apărut în documentul de asigurare, administratorul notifică participantului faptul că trebuie să solicite angajatorului îndreptarea erorii materiale și transmiterea unei declarații rectificative care să conțină numele corect.

(4) În cazul în care se constată că datele aparțin aceluiași participant, iar numele acestuia s-a modificat ca urmare a unor schimbări legale de nume, respectiv căsătorie, divorț sau pe cale administrativă, operate în baza de date administrată de DEPABD, și modificările nu au fost comunicate angajatorilor de către participant, administratorul notifică participantului să solicite angajatorului înscrierea noului nume în următorul document de asigurare transmis la instituția de evidență.

(5) În cazul în care modificările legale de nume sunt comunicate administratorului de către participant, administratorul are obligația de a întocmi raportul prevăzut la art. 30 alin. (1) și de a notifica instituția de evidență cu privire la noul nume al participantului, prin înscrierea unei poziții având mențiunea "modificări de elemente de identificare", conținând noul nume al participantului, în termenul prevăzut la art. 17 alin. (1) lit. e), atașând la raport copia actului de identitate.

(6) Instituția de evidență, pe baza rapoartelor primite de la administratori, corelate cu informațiile existente în baza de date a asiguraților la sistemul public de pensii, operează modificarea numelui participantului în Registrul participanților și îl informează pe administrator asupra operării modificării.

(1) În cazul cererilor primite de administrator de la persoane care se află în situația prevăzută la art. 30 alin. (1) din Lege și care au obținut o hotărâre judecătorească definitivă de desființare a actului individual de aderare se întreprind următoarele acțiuni:

a) persoana transmite administratorului fondului la care este participant, precum și instituției de evidență o copie a hotărârii judecătorești definitive;

b) administratorul comunică instituției de evidență desființarea actului individual de aderare pentru participantul respectiv, prin înscrierea mențiunii "radierea participantului din Registrul participanților", și îi remite o copie a hotărârii judecătorești definitive;

c) instituția de evidență procedează la recuperarea contribuției brute virate până la momentul eliminării din Registrul participanților, în vederea returnării acesteia bugetului asigurărilor sociale de stat, prin compensare cu contribuțiile de virat la data următorului virament lunar;

d) instituția de evidență înscrie în listele nominale de viramente, la următorul termen de virament, pentru participantul în cauză, suma reprezentând contravaloarea contribuțiilor totale brute virate, cu semnul minus, după eliminarea din Registrul participanților;

e) în cazul în care activul personal al participantului este mai mic decât valoarea contribuțiilor brute virate la fond, diferența se acoperă din veniturile administratorului prevăzute la art. 85 lit. a) din Lege;

f) în cazul în care activul personal al participantului este mai mare decât valoarea contribuțiilor brute virate la fond, diferența se face venit din exploatare la fondul respectiv;

g) după efectuarea operațiunilor prevăzute la lit. a)-f), administratorul închide contul participantului.

(2) În termen de 5 zile lucrătoare de la finalizarea operațiunilor menționate la alin. (1), administratorii au obligația de a informa participantul cu privire la:

a) ducerea la îndeplinire a prevederilor hotărârii judecătorești și închiderea contului participantului;

b) faptul că acesta este obligat să adere la un fond de pensii administrat privat, în caz contrar, conform prevederilor legale, acesta urmând a fi repartizat aleatoriu de instituția de evidență.

(3) În cazul cererilor primite de administrator de la persoane care se află în situația prevăzută la art. 30 alin. (2) din Lege și care au obținut o hotărâre judecătorească definitivă de desființare a actului individual de aderare sunt aplicabile prevederile alin. (1) și alin. (2) lit. a).

(4) În cazul prevăzut la art. 4 lit. f) din prezenta normă și la art. 30 alin. (1) din Lege se aplică prevederile alin. (1) lit. c)-g) și alin. (2).

(5) În cazul prevăzut la art. 4 lit. f) din prezenta normă și la art. 30 alin. (2) din Lege se aplică prevederile alin. (1) lit. c)-g) și alin. (2) lit. a) după ce administratorul a comunicat instituției de evidență desființarea actului individual de aderare pentru participantul respectiv și a remis acesteia o copie a deciziei de desființare a actului individual de aderare.

(1) În cazul în care instituția de evidență nu comunică administratorului informațiile referitoare la domiciliul participanților repartizați aleatoriu, administratorul procedează astfel:

a) identifică participanții care au fost repartizați aleatoriu la fondul de pensii pe care îl administrează și care nu figurează cu adresă de domiciliu;

b) identifică angajatorul după codul de identificare fiscală/codul unic de înregistrare și se adresează acestuia în scris, în vederea identificării adresei de domiciliu a participantului;

c) solicită în scris participantului transmiterea unei copii de pe actul de identitate, cu semnătură în original pe aceeași pagină cu imaginea reprodusă prin copiere, după primirea informațiilor referitoare la adresa de domiciliu de la angajatorul participantului;

d) comunică adresa participantului cu mențiunea "modificări de date personale" și atașează copia actului de identitate în următorul raport transmis către instituția de evidență.

(2) În baza raportului menționat la alin. (1) lit. d) și a documentelor justificative primite, instituția de evidență înscrie în evidențele proprii adresa de domiciliu a respectivului participant.

(1) Participantul are obligația notificării administratorului și angajatorului asupra dobândirii/pierderii cetățeniei române, în termen de 30 de zile calendaristice de la data eliberării actelor de identitate, cu atașarea documentelor justificative în copie.

(2) Angajatorul, la primirea notificării prevăzute la alin. (1) și a copiilor documentelor justificative, transmite o declarație nominală rectificați vă, la următorul termen de depunere prevăzut de lege.

(3) Administratorul notificat conform alin. (1) informează instituția de evidență prin înscrierea în următorul raport lunar a respectivei modificări, în vederea modificării codului numeric personal al participantului în Registrul participanților.

(4) Instituția de evidență, în baza raportului și a documentelor justificative primite de la administrator, precum și a informațiilor cuprinse în declarația nominală rectificativă, operează modificarea codului numeric personal în Registrul participanților, după consultarea DEPABD și/sau IGI, și informează administratorul la data prevăzută la art. 33 alin. (1).

(5) Administratorul, în baza Informării din partea instituției de evidență, operează modificarea codului numeric personal al participantului în evidențele proprii.

(1) Participantul are obligația de a transmite angajatorului și administratorului o copie de pe noul act de identitate, cu semnătură în original pe aceeași pagină cu imaginea reprodusă prin copiere, în cazul în care din evidențele DEPABD rezultă că a fost modificat codul numeric personal și are un nou act de identitate, în termen de 30 de zile calendaristice de la eliberarea noului document.

(2) Administratorul, notificat conform alin. (1), informează instituția de evidență prin înscrierea în următorul raport lunar a respectivei modificări, în vederea actualizării codului numeric personal al participantului în Registrul participanților.

(3) Instituția de evidență, în baza raportului și a documentelor justificative primite de la administrator, precum și a informațiilor aferente documentelor de asigurare, operează modificarea codului numeric personal în Registrul participanților șl informează administratorul la data prevăzută la art. 33 alin. (1).

(4) Administratorul, în baza informării din partea instituției de evidență, operează modificarea codului numeric personal al participantului în evidențele proprii.

În cazul în care un participant aflat în situația schimbării codului numeric personal, potrivit art. 38 alin. (1) sau art. 39 alin. (1), a fost validat la două fonduri de pensii administrate privat, activul său personal este transferat, fără penalități de transfer, potrivit prevederilor normei privind transferul participanților între fondurile de pensii administrate privat.

Administratorii au obligația de a păstra în evidențele proprii istoricul operațiunilor descrise la art. 30 alin. (2), art. 35-39 și documentele justificative aferente.

(1) Constituie contravenții următoarele fapte:

a) nerespectarea de către administratori a obligațiilor prevăzute la art. 5 alin. (5), art. 17 alin. (1) și (3), art. 19 alin. (2), art. 28,art. 30 alin. (3) și (4), art. 35 alin. (5), art. 36 alin. (2), art. 41 și 48;

b) nerespectarea de către agenții de marketing a interdicțiilor prevăzute la art. 10 alin. (3);

c) încheierea sau utilizarea de către administrator, agentul de marketing persoană juridică sau fizică a unor acte individuale de aderare cu nerespectarea conținutului acestora, avizat de Autoritate, și/sau fără să fi obținut în prealabil avizul Autorității;

d) nerespectarea celorlalte obligații prevăzute de prezenta normă.

(2) Săvârșirea vreuneia dintre faptele prevăzute la alin. (1) se sancționează în conformitate cu prevederile art. 16,art. 81 alin. (1) lit. c), art. 141 alin. (2)-(4), (6)-(11) și ale art. 142 din Lege.

Termenele prevăzute de prezenta normă care expiră într-o zi de sărbătoare legală sau într-o zi nelucrătoare se vor prelungi până la sfârșitul zilei lucrătoare următoare.

(1) Angajatorii persoane fizice și juridice, alții decât cei din sistemul de apărare, ordine publică și siguranță națională, sunt obligați să pună la dispoziția Autorității și administratorilor de fonduri de pensii administrate privat datele și documentele necesare pentru identificarea participanților la fondurile de pensii administrate privat.

(2) Administratorii își transmit reciproc informații, la solicitarea scrisă a unuia dintre aceștia, cu privire la datele participanților incluși în operațiunile descrise la art. 7, 35, 38 și 39.

Toate rapoartele transmise de către instituția de evidență Autorității vor fi în format electronic, sub semnătură electronică extinsă, formatul acestor rapoarte fiind stabilit prin protocolul încheiat cu aceste Instituții.

Prezenta normă intră în vigoare la data de 1 aprilie 2015.

La data intrării în vigoare a prezentei norme se abrogă Hotărârea Consiliului Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private nr. 30/2009 pentru aprobarea Normei nr. 22/2009 privind aderarea și evidența participanților la fondurile de pensii administrate privat, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 843 din 7 decembrie 2009, cu modificările și completările ulterioare, precum și orice alte dispoziții contrare.

În termen de 90 de zile calendaristice de la data publicării prezentei norme, administratorii au obligația să depună la Autoritate toate documentele necesare în vederea avizării modificării actului individual de aderare, conform prevederilor prezentei norme.