Anexa 3 - INSTRUCȚIUNI. - Ordinul Guvernului României nr. 400/2015 - aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice
INSTRUCȚIUNI
privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial
1. Prevederi generale
1.1. În conformitate cu dispozițiile art. 4 alin. (3) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare, conducătorul fiecărei entități publice elaborează, anual, un raport asupra sistemului de control intern/managerial, denumit în continuare raport, întocmit potrivit formatului prevăzut în anexa nr. 4.3, care face parte integrantă din prezentele instrucțiuni.
1.2. Raportul constituie forma oficială de asumare a responsabilității manageriale de către conducătorul entității publice cu privire la sistemul de control intern/managerial și este documentul prin care entitățile publice în care se exercită funcția de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special furnizează Secretariatului General al Guvernului informațiile necesare elaborării raportului prevăzut de lege, care se prezintă Guvernului.
1.3. Raportul cuprinde declarații ale conducătorului entității publice cu privire la sistemul de control intern/managerial al entității, existent la data închiderii exercițiului financiar.
Declarațiile formulate de conducătorul entității publice se întemeiază pe datele, informațiile și constatările rezultate din operațiunea de autoevaluare a stării sistemului de control intern/managerial, controalele ex-post, rapoartele de audit intern, precum și din recomandările rezultate din rapoartele de audit extern.
1.4. În vederea elaborării raportului, conducătorul entității publice dispune programarea și efectuarea de către conducătorii de compartimente aflați în subordine a operațiunii de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial.
Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entității publice poate recurge la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern, în condițiile prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 1.086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, dar și a altor structuri cu rol de îndrumare metodologică a implementării sistemului de control intern/managerial.
Operațiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al entității se realizează prin programarea și efectuarea următoarelor acțiuni:
a) convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control intern/managerial, denumită în continuare Structură, constituită prin act de decizie internă a conducătorului entității publice, în conformitate cu prevederile art. 3 alin. (1) din ordin, având ca obiect stabilirea măsurilor de organizare și realizare a operațiunii de autoevaluare;
b) completarea de către fiecare compartiment din organigrama entității publice, pe baza principiului adevărului, a "Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial", prevăzut în anexa nr. 4.1, care face parte integrantă din prezentele instrucțiuni, și asumarea de către conducătorul de compartiment a realității datelor, informațiilor și constatărilor înscrise în acesta;
c) întocmirea de către Structură a Situației sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2, care face parte integrantă din prezentele instrucțiuni, prin centralizarea informațiilor din chestionarele de autoevaluare, semnate și transmise de conducătorii de compartimente;
d) aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, care se realizează astfel:
- sistemul este conform dacă sunt implementate toate cele 16 standarde;
- sistemul este parțial conform, dacă sunt implementate între 9 și 15 standarde;
- sistemul este neconform, dacă sunt implementate mai puțin de 9 standarde.
1.5. Entitatea publică are obligația să elaboreze și să păstreze pe o perioadă de cel puțin 5 ani documentația relevantă cu privire la organizarea și funcționarea sistemului de control intern/managerial propriu și pe cea referitoare la operațiunea de autoevaluare a acestuia.
2. Conținutul raportului
2.1. Formatul de raport cuprinde declarațiile minimal obligatorii pe care trebuie să le formuleze conducătorul entității publice.
2.2. Conducătorul entității publice poate include în raport și alte informații referitoare la anumite elemente ale sistemului de control intern/managerial propriu, cum ar fi:
a) informații și constatări care să permită formularea unor aprecieri în legătură cu eficacitatea sistemului în exercițiul financiar următor;
b) prezentarea unor elemente considerate relevante din programul și activitatea compartimentului de audit intern;
c) stadiul implementării măsurilor/acțiunilor/etapelor prevăzute în programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
d) formularea unor rezerve privind eficacitatea sistemului de control intern/managerial, prin menționarea uneia sau mai multor slăbiciuni semnificative ale sistemului, existente la data închiderii exercițiului financiar, caz în care este obligatorie prezentarea măsurilor destinate înlăturării acestora, precum și termenele de realizare aferente;
e) analiza raportului cost/beneficiu la stabilirea și aplicarea măsurilor de control intern/managerial.
3. Aprobarea și prezentarea raportului
3.1. Raportul se aprobă prin semnarea acestuia de către titularul de drept al competenței sau de către titularul unei competențe delegate în condițiile legii, în conformitate cu principiul responsabilității manageriale.
3.2. Raportul conducătorului entității publice se transmite odată cu situația financiară anuală și se prezintă organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege.
3.3. Au obligația de a prezenta Secretariatului General al Guvernului - Direcția de control intern managerial și relații interinstituționale rapoarte anuale, întocmite conform prezentelor instrucțiuni, numai conducătorii entităților publice în care se exercită funcția de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.
Compartiment ______________
Conducător de compartiment,
_______________________________
(numele, prenumele, funcția/semnătura/data)
CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE
a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial
Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului1) | Răspuns și explicații2) | La nivelul compartimentului standardul este4): | |
Da/Nu3) | Explicație asociată răspunsului | I/PI/NI | |
1 | 2 | 3 | 4 |
I. MEDIUL DE CONTROL | |||
Standardul 1 - Etica și integritatea | |||
A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabilește reguli de comportament etic în realizarea atribuțiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât și celui de execuție din cadrul compartimentului? | |||
Salariații beneficiază de consiliere etică și li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită? | |||
În cazul semnalării unor neregularități, conducătorul de compartiment a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora și a aplicat măsurile care se impun? | |||
Standardul 2 - Atribuții, funcții, sarcini | |||
Personalului îi sunt aduse la cunoștință documentele elaborate/actualizate privind misiunea entității, regulamentele interne și fișele posturilor? | |||
Au fost identificate și inventariate funcțiile considerate ca fiind în mod special expuse la corupție? | |||
Au fost luate măsuri suficiente și adecvate pentru a reduce la un nivel acceptabil riscurile asociate funcțiilor sensibile? | |||
Standardul 3 - Competența, performanța | |||
Au fost analizate și stabilite cunoștințele și aptitudinile necesare în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuțiilor asociate fiecărui post? | |||
Sunt identificate nevoile de perfecționare a pregătirii profesionale a personalului? | |||
Sunt elaborate și realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecționare identificate anterior? | |||
Standardul 4 - Structura organizatorică | |||
Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activități, în scopul identificării eventualelor disfuncționalități în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fișele posturilor și în stabilirea atribuțiilor compartimentului? | |||
Structura organizatorică asigură funcționarea circuitelor și fluxurilor informaționale necesare supravegherii și realizării activităților proprii? | |||
Actele de delegare sunt conforme cu prevederile legale și cerințele procedurale aprobate? | |||
II. PERFORMANȚE Șl MANAGEMENTUL RISCULUI | |||
Standardul 5 - Obiective | |||
Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? | |||
Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerințe S.M.A.R.T., unde: S - precise; M - măsurabile și verificabile; A- necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare? | |||
Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora? | |||
Standardul 6 - Planificarea | |||
Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activitățile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului? | |||
În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate? | |||
Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor si activităților compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenței și coerenței acestora? | |||
Standardul 7 - Monitorizarea performanțelor | |||
Este instituit un sistem de monitorizare și raportare a performanțelor, pe baza indicatorilor asociați obiectivelor specifice? | |||
Indicatorii cantitativi și calitativi, asociați obiectivelor specifice, sunt măsurabili, specifici, accesibili, relevanți și stabiliți pentru o anumită durată în timp? | |||
Atunci când necesitățile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanței indicatorilor asociați obiectivelor specifice, în scopul operării corecțiilor cuvenite? | |||
Standardul 8 - Managementul riscului | |||
Sunt identificate și evaluate/reevaluate principalele riscuri, proprii obiectivelor compartimentului și activităților derulate în cadrul acestuia? | |||
Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate și evaluate la nivelul activităților din cadrul compartimentului? | |||
Este asigurată completarea/actualizarea registrului riscurilor? | |||
III. ACTIVITĂȚI DE CONTROL | |||
Standardul 9 - Proceduri | |||
Pentru activitățile proprii au fost elaborate/actualizate proceduri operaționale? | |||
Funcțiile de inițiere, verificare și aprobare a operațiunilor sunt funcții separate și exercitate de persoane diferite? | |||
În situația în care, din cauza unor circumstanțe deosebite, apar abateri față de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operațiunilor? | |||
Standardul 10 - Supravegherea | |||
Managerii supraveghează și supervizează activitățile care intră în responsabilitatea lor directă? | |||
Supravegherea și supervizarea activităților sunt documentate în mod adecvat? | |||
Sunt instituite controale suficiente și adecvate de supraveghere pentru activitățile care implică un grad ridicat de expunere la risc? | |||
Standardul 11 - Continuitatea activității | |||
Sunt inventariate situațiile generatoare de întreruperi în derularea activităților? | |||
Sunt stabilite și aplicate măsuri pentru asigurarea continuității activității, în cazul apariției unor situații generatoare de întreruperi? | |||
Măsurile cuprinse în planul de continuitate a activității sunt supuse periodic revizuirii? | |||
IV. INFORMAREA Șl COMUNICAREA | |||
Standardul 12 - Informarea și comunicarea | |||
Au fost stabilite tipurile de informații, conținutul, calitatea, frecvența, sursele și destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere și cel de execuție, prin primirea și transmiterea informațiilor, să își poată îndeplini sarcinile de serviciu? | |||
Circuitele informaționale (traseele pe care circulă informațiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă și precisă a informațiilor, astfel încât acestea să ajungă la timp la utilizatori? | |||
Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii și personalul de execuție din cadrul unui compartiment să fie informați cu privire la proiectele de decizii sau inițiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile și responsabilitățile? | |||
Standardul 13 - Gestionarea documentelor | |||
Sunt aplicate proceduri pentru înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea și arhivarea documentelor interne și externe? | |||
Sunt implementate măsuri de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc.? | |||
Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea și depozitarea informațiilor clasificate sunt cunoscute și aplicate în practică? | |||
Standardul 14 - Raportarea contabilă și financiară | |||
Procedurile contabile sunt elaborate/actualizate în concordanță cu prevederile normative aplicabile domeniului financiar-contabil? | |||
Procedurile contabile sunt aplicate în mod corespunzător? | |||
Sunt instituite suficiente controale pentru a asigura corecta aplicare a politicilor, normelor și procedurilor contabile, precum și a prevederilor normative aplicabile domeniului financiar-contabil? | |||
V. EVALUARE ȘI AUDIT | |||
Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/managerial | |||
Conducătorul compartimentului realizează, anual, operațiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial? | |||
Operațiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial are drept rezultat date, informații și constatări pertinente necesare luării de decizii operaționale, precum și raportării? | |||
Operațiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial este finalizată prin întocmirea, de către conducătorul entității, a raportului anual asupra sistemului de control intern/managerial? | |||
Standardul 16-Auditul intern | |||
Compartimentul de audit intern execută în afara misiunilor de asigurare, planificate și aprobate de manager, și misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului? | |||
Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit? | |||
Compartimentul de audit intern întocmește rapoarte periodice cu privire la acțiunile/activitățile desfășurate? | |||
Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial _____________________________ Măsuri de adoptat: _______________________________________ | |||
Denumirea entității publice __________________
Aprobat
Președintele structurii,
___________
(numele/prenumele/funcția/semnătura/data)
SITUAȚIA SINTETICĂ
a rezultatelor autoevaluării
Denumirea standardului | Numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil | din care, compartimente în care standardul este: | La nivelul entității publice standardul este: | ||
I | PI | NI | I/PI/NI | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Total număr compartimente = | |||||
I. Mediul de control | |||||
Standardul 1 - Etica și integritatea | |||||
Standardul 2 -Atribuții, funcții, sarcini | |||||
Standardul 3 - Competența, performanța | |||||
Standardul 4 - Structura organizatorică | |||||
II. Performanțe și managementul riscului | |||||
Standardul 5 - Obiective | |||||
Standardul 6 - Planificarea | |||||
Standardul 7 - Monitorizarea performanțelor | |||||
Standardul 8 - Managementul riscului | |||||
III. Activități de control | |||||
Standardul 9 - Proceduri | |||||
Standardul 10 - Supravegherea | |||||
Standardul 11 - Continuitatea activității | |||||
IV. Informarea și comunicarea | |||||
Standardul 12 - Informarea și comunicarea | |||||
Standardul 13 - Gestionarea documentelor | |||||
Standardul 14 - Raportarea contabilă și financiară | |||||
V. Evaluare și audit | |||||
Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/managerial | |||||
Standardul 16 - Auditul intern | |||||
Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele __________________________________________________________________________________________________________________________ Măsuri de adoptat: _________________________________________ | |||||
Elaborat:
Secretariatul structurii cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică
Denumirea entității publice ________________
Nr. _______ / data ____________
RAPORT
asupra sistemului de control intern/managerial la data de 31 decembrie 20...
În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare, subsemnatul ________(numele si prenumele)_____, în calitate de _________(denumirea funcției de conducător al entității publice)______________, declar că _______(denumirea entității publice)_________ dispune de un sistem de control intern/managerial ale cărui concepere și aplicare _________(permit/permit parțial/nu permit)____________ conducerii ______(și, după caz, consiliului de administrație)_________ să furnizeze o asigurare rezonabilă că fondurile publice gestionate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale și specifice au fost utilizate în condiții de legalitate, regularitate, eficacitate, eficiență și economicitate.
Această declarație se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă și demnă de încredere asupra sistemului de control intern/managerial al entității, formulată în baza autoevaluării acestuia.
Sistemul de control intern/managerial _______(cuprinde/cuprinde parțial/nu cuprinde)_________ mecanisme de autocontrol, iar aplicarea măsurilor vizând creșterea eficacității acestuia _______(are/nu are)_________ la bază evaluarea riscurilor.
În acest caz, menționez următoarele:
- Registrul riscurilor la nivelul entității, condus de secretarul Comisiei de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică, ____(este/nu este)_______ actualizat anual;
- Procedurile operaționale elaborate în proporție de ______ % din totalul activităților procedurabile inventariate _______(sunt/nu sunt)_________actualizate anual;
- Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial _____(cuprinde/nu cuprinde)______, în mod distinct, acțiuni de perfecționare profesională a personalului de conducere, execuție și a auditorilor interni în activitățile realizate de Comisia de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică și acesta _____(a fost/nu a fost)______ actualizat în cursul anului;
- În cadrul entității publice _____(există/nu există)______ compartiment de audit intern și acesta este _______(funcțional/nefuncțional)________ (fiind/nefiind)________ compus din minimum două persoane.
Precizez că declarațiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilității manageriale și au drept temei datele, informațiile si constatările consemnate în documentația aferentă autoevaluării sistemului de control intern/managerial, deținută în cadrul _____(denumirea entității publice)______, precum și în rapoartele de audit intern și extern.
Prezentul raport s-a elaborat în conformitate cu Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/ managerial, aprobate prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităților publice.
Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că la data de 31 decembrie 20 _, sistemul de control intern/managerial al ____(denumirea entității publice)_______ este _____(conform/parțial conform/neconform)______ cu standardele cuprinse în Codul controlului intern/managerial.
Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise ordonatorului ________(principal/secundar)________ de credite de către ordonatorii _____(secundari și/sau terțiari)______ de credite, direct subordonați, rezultă că:
- (nr.) entități au sisteme conforme;
- (nr.) entități au sisteme parțial conforme;
- (nr.) entități au sisteme neconforme.
______________
(funcția)
(numele și prenumele)
(semnătura și ștampila)
NOTĂ:
Declarațiile conducătorului entității publice trebuie să fie corelate atât între ele, cât și cu conținutul anexei nr. 3 la ordin și al anexelor nr. 4.1 și nr. 4.2 la instrucțiuni.
| ← Legea nr. 155/2015 - modificarea Legii nr. 263/2010 privind... | Ordinul Ministerul Culturii nr. 2358/2015 - acreditarea... → |
|---|
