ANEXĂ - METODOLOGIE. - Ordinul Ministerului Mediului nr. 596/2014 - aprobarea Metodologiei de testare a implementării Sistemului informaţional integrat de urmărire a materialelor lemnoase

(1) Pentru asigurarea transmiterii de către utilizatorii care nu au conturi deja create în Sistemul informațional integrat de urmărire a materialelor lemnoase, denumit în continuare SUMAL, online sau offline, după caz, a informațiilor standardizate conform prevederilor art. 3 alin. (1) din Hotărârea Guvernului nr. 470/2014 pentru aprobarea Normelor referitoare la proveniența, circulația și comercializarea materialelor lemnoase, la regimul spațiilor de depozitare a materialelor lemnoase și al instalațiilor de prelucrat lemn rotund, precum și a unor măsuri de aplicare a Regulamentului (UE) nr. 995/2010 al Parlamentului European și al Consiliului din 20 octombrie 2010 de stabilire a obligațiilor ce revin operatorilor care introduc pe piață lemn și produse din lemn, sunt necesare generarea de conturi de utilizator - user și parola de acces - și trimiterea acestora pe e-mail persoanelor care vor utiliza aplicațiile mobile/desktop de raportare/control ale sistemului.

(2) Pentru asigurarea transmiterii informațiilor standardizate de către utilizatorii care au deja conturi create în SUMAL este necesară acordarea drepturilor de acces la aplicațiile de raportare online/control al raportării.

(3) Generarea și transmiterea conturilor de utilizator prevăzute la alin. (1) se realizează automatizat, urmându-se o procedură strictă prin care informațiile necesare generării se introduc în baza de date SUMAL de către personalul din cadrul inspectoratelor teritoriale de regim silvic și vânătore, denumite în continuare ITRSV, sau, după caz, din cadrul autorității publice centrale care răspunde de silvicultură, denumită în continuare Departament.

(1) Utilizatorii SUMAL sunt următorii:

a) inspectori de control ITRSV/Departament;

b) ofițeri și subofițeri din cadrul Poliției Române și Poliției de Frontieră;

c) personal silvic din cadrul ocoalelor silvice;

d) angajați ai operatorilor economici deținători ai acordului de distribuire a avizelor de însoțire pentru transportul materialelor lemnoase, emis conform prevederilor legale, denumit în continuare acord;

e) angajați ai operatorilor economici specializați în transport cu care operatorii economici deținători ai acordului au încheiat contracte pentru transportul materialelor lemnoase;

f) angajați ai autorităților vamale unde se efectuează vămuirea materialelor lemnoase.

(2) Pentru categoriile de utilizatori prevăzute la alin. (1) lit. a), acolo unde există deja conturi de utilizatori create în SUMAL, se acordă în continuare drepturile de acces la aplicațiile de raportare online/control al raportării pentru toate conturile active.

(3) Pentru categoriile de utilizatori prevăzute la alin. (1) lit. b), deoarece nu există conturi de utilizatori create în sistemul SUMAL, ITRSV în raza de competență/Departamentul are obligația de a asigura împreună cu administratorul IT introducerea în SUMAL a persoanelor juridice denumite "Inspectorate județene de poliție/Structurile teritoriale ale Inspectoratului General al Poliției de Frontieră“ și, după caz, Inspectoratul General al Poliției Române/Inspectoratul General al Poliției de Frontieră Române, care vor accesa sistemul SUMAL, setând funcția "POLIȚIST“, cu verificarea prealabilă a validității adreselor de e-mail ale persoanelor fizice respective.

(4) Pentru categoriile de utilizatori prevăzute la alin. (1) lit. c), ITRSV are obligația de a introduce în SUMAL ocoalele silvice și, după caz, unitățile Regiei Naționale a Pădurilor- Romsilva de pe teritoriul de competență, care vor fi setate ca angajatori, iar în cadrul fiecărui ocol silvic și/sau fiecărei unități a Regiei Naționale a Pădurilor - Romsilva, să introducă datele persoanelor fizice care vor accesa SUMAL, setând funcția "SILVICULTOR“, cu verificarea prealabilă a validității adreselor de e-mail ale persoanelor fizice respective.

(5) Pentru categoriile de utilizatori prevăzute la alin. (1) lit. d), unde nu există conturi de utilizatori create în SUMAL, ITRSV are obligația de a introduce în SUMAL datele persoanelor fizice care vor accesa SUMAL, setând ca angajator operatorul economic respectiv și funcția "OPERATOR AVIZE ONLINE“, cu verificarea prealabilă a validității adreselor de e-mail ale persoanelor fizice respective.

(6) Pentru categoriile de utilizatori prevăzute la alin. (1) lit. c), d), e) și f), unde nu există conturi de utilizatori create în SUMAL, angajatorul va transmite către ITRSV în raza de competență/Departament, după caz, pentru introducerea în sistemul SUMAL, următoarele:

a) lista persoanelor fizice care vor accesa sistemul SUMAL, semnată și stampilată de angajator;

b) fotocopie a cărții de identitate a fiecărei persoane fizice care va accesa sistemul SUMAL;

c) adresă de e-mail validă pentru fiecare persoană fizică, pentru a primi userul și parola transmise de administratorul IT al SUMAL.

(7) Pentru categoriile de utilizatori prevăzute la alin. (1) lit. e), deoarece nu există conturi de utilizatori create în SUMAL, ITRSV are obligația de a introduce în SUMAL datele persoanelor fizice care vor accesa SUMAL, în cazul în care se impune generarea codului offline la expedierea din platformele primare, setând ca angajator operatorul economic respectiv și rolul "TRANSPORTATOR“, cu verificarea prealabilă a validității adreselor de e-mail ale persoanelor fizice respective.

(8) Pentru categoriile de utilizatori prevăzute la alin. (1) lit. a) și f) care utilizează componenta "Wood Tracking“, în situația în care nu există conturi de utilizatori create în sistemul SUMAL, ITRSV în raza de competență/Departamentul are obligația de a introduce în sistemul SUMAL datele persoanelor fizice care vor accesa sistemul SUMAL, setând ca angajator operatorul economic respectiv și funcția "INSPECTOR“, cu verificarea prealabilă a validității adreselor de e-mail ale persoanelor fizice respective.

(1) În baza informațiilor din sistem introduse conform procedurilor prevăzute la art. 2, administratorul IT al SUMAL generează printr-o procedură automatizată și trimite utilizatorilor prin e-mail datele de logare ale conturilor de utilizatori - user și parola de acces.

(2) Acordarea/Retragerea în continuare a drepturilor de acces se face de către administratorul IT al sistemului SUMAL în baza comunicărilor ITRSV/Departamentului, după caz, a identității persoanelor abilitate, în baza prevederilor prezentului ordin și a procedurilor aprobate de conducerea Departamentului.

Utilizatorii aplicațiilor pentru telefoanele mobile sau tablete, din punct de vedere hardware și software, au nevoie de următoarele dotări minime:

a) telefon mobil sau tabletă care să permită conexiune de date mobilă, să aibă receptor GPS integrat și, ca sistem de operare, fie Android 2.2 sau oricare dintre versiunile următoare acesteia, fie Windows Phone 8;

b) abonament de date care să dispună de cel puțin 100 MB trafic pe lună;

c) aplicația "Wood Tracking“ care se descarcă gratuit pe telefonul mobil sau tabletă.

Procedura de instalare a aplicației denumite Wood Tracking - trasabilitatea lemnului, respectiv componenta "agent Wood Tracking“ și componenta de control "inspector IWood Tracking“ se pun gratuit la dispoziția utilizatorilor pe site-urile www.ape-paduri.ro și www.apepaduri.gov.ro.

(1) Începând cu data de 2 iulie 2014 se organizează la nivel național testarea transmiterii de către emitenții avizelor de însoțire în SUMAL, online sau offline, după caz, a informațiilor standardizate, precum și în ceea ce privește interogările SUMAL privind validitatea codului unic și a existenței codului offline, după cum urmează:

(2) Ocoalele silvice private și de stat și operatorii economici deținători ai acordului de distribuire a documentelor cu regim special care au sediul social, punct de lucru sau care recoltează, depozitează, prelucrează, comercializează sau efectuează activități de import-export cu materiale lemnoase în județul pe teritoriul căruia se organizează testarea au obligația de a respecta prevederile prezentului ordin sub sancțiunea retragerii acordului de distribuire a documentelor cu regim special de către ITRSV competent teritorial, după o notificare scrisă prealabilă.

(3) Testarea obligatorie prevăzută la alin. (2) se poate realiza și de operatori economici din alte județe decât cele prevăzute la alin. (1), la solicitarea acestora.

(4) Angajații ITRSV, ai ocoalelor silvice, ai unităților Regiei Naționale a Pădurilor - Romsilva, ai Ministerului Afacerilor Interne și ai autorităților vamale au obligația de a verifica dacă se utilizează aplicația, iar, dacă vor constata că aplicația nu se utilizează, aceștia vor informa în scris de îndată ITRSV competent pentru a lua măsuri în vederea dispunerii utilizării aplicației, inițial prin notificarea în scris a profesioniștilor care nu utilizează aplicația, iar, la următoarea constatare, profesioniștilor care nu se conformează li se suspendă acordul de distribuire a documentelor cu regim special; administratorul IT al SUMAL va proceda la anularea userului și parolei de acces pentru aplicație.

(1) În etapele de testare prevăzute la art. 6 se vor folosi formularele de avize de însoțire și registrele de evidență a intrărilor-ieșirilor de materiale lemnoase aflate în uz, emise și distribuite în temeiul Hotărârii Guvernului nr. 996/2008 pentru aprobarea Normelor referitoare la proveniența, circulația și comercializarea materialelor lemnoase, la regimul spațiilor de depozitare a materialelor lemnoase și al instalațiilor de prelucrat lemn rotund, cu completările ulterioare.

(2) Pe formularele avizelor de însoțire prevăzute la alin. (1), codul unic, data, ora, minutul și secunda, pentru care există obligația înscrierii în avizul de însoțire conform prevederilor art. 3 alin. (2) din Hotărârea Guvernului nr. 470/2014, se înscriu după cum urmează: codul online se înscrie în spațiul de sub rubrica 3, iar codul offline se înscrie în spațiul din rubrica "Vize control circulație“; în rubrica "Data și ora plecării transportului“ se înscriu data, ora, minutul și secunda.

(3) În cazul completărilor din anexa nr. 7 la Normele referitoare la proveniența, circulația și comercializarea materialelor lemnoase, la regimul spațiilor de depozitare a materialelor lemnoase și al instalațiilor de prelucrat lemn rotund, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 996/2008, cu completările ulterioare - registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor de materiale lemnoase, codul unic verificat asupra validității/generat, precum și data, ora, minutul și secunda se consemnează în coloanele "Data și ora intrării“ și "Data și ora ieșirii“, după caz.

(1) Categoriile de utilizatori prevăzuți la art. 2 alin. (1) lit. c), d) și e) au următoarele obligații:

a) să utilizeze aplicațiile "agent Wood Tracking“;

b) să transmită în SUMAL, online sau offline, informațiile standardizate în baza aplicațiilor "agent Wood Tracking“ la începerea transportului materialelor lemnoase de la locul de recoltare/depozitare/achiziție/custodie/transbordare;

c) să completeze informațiile standardizate cu majuscule în câmpurile generate de aplicație, care, după verificarea corectitudinii acestora de către utilizator, se transmit în SUMAL în vederea obținerii codului unic sau codului offline, după caz.

(2) Informațiile standardizate care se completează și se transmit în mod obligatoriu sunt următoarele:

a) în cazul în care actul de punere în valoare (APV) reprezintă documentul ce face dovada provenienței legale, în câmpurile generate de aplicație se completează numărul unic al APV-ului generat de SUMAL, ocolul silvic, punctul de încărcare, sortimentul, volumul în mc, numărul de înmatriculare al mijlocului de transport, punctul de descărcare; pentru a se evita blocarea sistemului, aplicația face legătura dintre numărul de APV din SUMAL și utilizatorul ca angajat al operatorului economic căruia i s-a eliberat autorizația de exploatare;

b) în cazul în care registrele de evidență a intrărilor-ieșirilor materialelor lemnoase reprezintă documentul care face dovada provenienței legale, în câmpurile generate de aplicație se completează numărul paginii și poziției din registrul unic de evidență a intrărilor-ieșirilor, punctul de încărcare, sortimentul, volumul în mc, numărul de înmatriculare al mijlocului de transport, punctul de descărcare;

c) în cazul transbordării materialelor lemnoase dintr-un mijloc de transport în altul, situație în care avizul de însoțire reprezintă documentul ce face dovada provenienței legale, în câmpurile generate de aplicație se completează seria, respectiv numărul avizului de însoțire în baza căruia urmează să se elibereze un nou aviz, punctul de încărcare, sortimentul, volumul în mc, numărul de înmatriculare al mijlocului de transport, punctul de descărcare;

d) în cazul achiziționării de către achizitori a materialelor lemnoase, situație în care avizul de însoțire reprezintă documentul ce face dovada provenienței legale, în câmpurile generate de aplicație se completează seria, respectiv numărul avizului de însoțire în baza căruia urmează să se elibereze un nou aviz, punctul de încărcare, sortimentul, volumul în mc, numărul de înmatriculare al mijlocului de transport, punctul de descărcare;

e) în cazul în care procesul-verbal de confiscare reprezintă documentul ce face dovada provenienței legale, în câmpurile generate de aplicație se completează numărul unic generat de SUMAL al procesului-verbal de confiscare, sortimentul, volumul în mc, punctul de încărcare, numărul de înmatriculare al mijlocului de transport, punctul de descărcare;

f) în cazul materialelor lemnoase importate din state terțe, proveniența se identifică prin declarația vamală de import și, după caz, licența FLEGT; în acest caz, în câmpurile generate de aplicație se completează elementele declarației vamale de import și, după caz, ale licenței FLEGT; punctul de încărcare, sortimentul, volumul în mc, numărul de înmatriculare al mijlocului de transport, punctul de descărcare.

În situația în care la locul de încărcare nu există semnal GSM, emitentul avizului de însoțire are obligația transmiterii în SUMAL, offline, a informațiilor standardizate în baza aplicațiilor "agent Wood Tracking“, în funcție de cine realizează transportul, astfel:

a) când transportul se realizează cu transportatori specializați în baza unui contract de prestări servicii, transportatorul este obligat să instaleze și să utilizeze aplicația "agent Wood Tracking“, emitentul avizului generând codul offline prin introducerea informațiilor standardizate de pe aplicația transportatorului și apoi înscrie codul offline pe avizul de însoțire. Atât emitentul avizului, cât și transportatorul semnează pe avizul de însoțire, iar transportatorul are obligația să mențină dispozitivul de pe care a fost generat codul offline în stare de funcționare și, de îndată ce este primit codul online, să îl înscrie pe avizul de însoțire. Dacă transportatorul nu are aplicația "agent Wood Tracking“, emitentul avizului de însoțire nu va înmâna transportatorului avizul de însoțire;

b) când transportul se realizează cu mijlocul de transport al operatorului economic care eliberează avizul de însoțire, emitentul avizului generează codul offline prin introducerea informațiilor standardizate de pe aplicația care însoțește mijlocul de transport, înscrie codul offline pe avizul de însoțire, semnează atât conducătorul auto, cât și emitentul pe avizul de însoțire, iar conducătorul auto are obligația să mențină dispozitivul de pe care a fost generat codul offline în stare de funcționare și, de îndată ce este primit codul online, să îl înscrie pe avizul de însoțire. Dacă mijlocul de transport nu are aplicația "agent Wood Tracking“, emitentul avizului de însoțire nu va înmâna conducătorului auto avizul de însoțire;

c) după ce transportatorul a instalat aplicația "agent Wood Tracking“, drepturile de logare pe telefonul conducătorului auto revin expeditorului de la punctul de încărcare, care introduce și transmite informațiile standardizate în aplicație în baza drepturilor de acces ale emitentului avizelor. După ce codul online a fost generat, conducătorul auto îl înscrie pe aviz.

(1) Eliberarea acordurilor de distribuire și utilizare a formularelor de avize de însoțire a materialelor lemnoase prevăzute de Hotărârea Guvernului nr. 996/2008, cu completările ulterioare, se face în condițiile reglementate prin Ordinul ministrului agriculturii și dezvoltării rurale nr. 584/2008 pentru aprobarea condițiilor și a procedurii de emitere, suspendare sau retragere a acordului de distribuire și utilizare a formularelor cu regim special și a sigiliilor-crotalii pentru identificarea pomilor de Crăciun.

(2) Până la intrarea în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 470/2014, ITRSV, la solicitarea emitenților de documente cu regim special, vor elibera pentru profesioniștii din toate județele acorduri de distribuire și utilizare pentru obținerea formularelor de avize de însoțire a materialelor lemnoase, având modelul prevăzut de această hotărâre, în condițiile prevăzute la art. 11.

(3) Documentele cu regim special prevăzute la alin. (2) se emit în raport cu perioada din an rămasă de la intrarea în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 470/2014 și nu pot fi utilizate decât după intrarea în vigoare a acesteia.

(4) Modelul acordului de distribuire și utilizare pentru documentele cu regim special prevăzute la alin. (2) este prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezenta metodologie.

(1) Pentru obținerea acordului prevăzut la art. 10, profesioniștii depun la ITRSV următoarele documente, după caz:

a) cerere scrisă în care precizează tipurile de formulare cu regim special solicitate, purtând ștampila rotundă, numele, prenumele și semnătura persoanei care reprezintă în mod oficial persoana juridică solicitantă;

b) copia legalizată a certificatului de înregistrare din registrul comerțului și codul unic de înregistrare;

c) copia de pe autorizația de funcționare, pentru ocoalele silvice;

d) atestatul de exploatare, în cazul operatorilor economici care au ca obiect de activitate exploatările forestiere;

e) dovada achitării eventualelor contravenții silvice necontestate/rămase definitive și executorii;

f) împuternicire notarială pentru persoana delegată să ridice acordul;

g) borderoul documentelor cu regim special utilizate și blocurile documentelor cu regim special neutilizate sau anulate;

h) actul constitutiv al societății comerciale.

(2) În cazul emiterii primului acord nu este necesară prezentarea de către persoana juridică solicitantă a documentelor prevăzute la alin. (1) lit. e) și g).

(3) Formularele avizelor de însoțire primare se distribuie de către Compania Națională "Imprimeria Națională“ - S.A., în baza acordului de distribuire și utilizare emis de structurile teritoriale ale autorității publice centrale care răspunde de silvicultură, cu respectarea următoarelor condiții:

a) pentru masa lemnoasă contractată de un operator economic, în baza unui contract de vânzare-cumpărare masă lemnoasă pe picior, la solicitarea acestuia;

b) în baza unui APV sau a unei liste de APV, pentru masa lemnoasă exploatată în regie proprie de către ocoalele silvice sau prin prestări de servicii silvice, pentru masa lemnoasă care va fi exploatată, în condițiile legii, din fondul forestier proprietate privată a persoanelor fizice; solicitarea acordului de distribuire și utilizare se face de către ocolul silvic care asigură administrarea sau serviciile silvice pentru fondul forestier din care se exploatează masa lemnoasă respectivă;

c) în baza unui APV sau a unei liste de APV pentru materialele lemnoase care se achiziționează pe bază de borderou din proprietatea privată a persoanelor fizice; solicitarea acordului de distribuire și utilizare se face de către ocolul silvic care asigură administrarea sau serviciile silvice.

(4) La stabilirea numărului avizelor de însoțire prevăzute la art. 6 lit. b) din Normele referitoare la proveniența, circulația și comercializarea materialelor lemnoase, la regimul spațiilor de depozitare a materialelor lemnoase și al instalațiilor de prelucrat lemn rotund, precum și a unor măsuri de aplicare a Regulamentului (UE) nr. 995/2010 al Parlamentului European și al Consiliului din 20 octombrie 2010 de stabilire a obligațiilor ce revin operatorilor care introduc pe piață lemn și produse din lemn, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 470/2014, care fac obiectul acordului de distribuire și utilizare prevăzut la art. 10 din prezenta metodologie, se ia în calcul numărul mediu lunar de avize emise de operatorii economici pe ultimele 12 luni, iar în cazul operatorilor economici nou-înființați, se alocă câte unui bloc de formulare de avize de însoțire secundare pentru materialele lemnoase, altele decât cherestele și/sau cherestele, după caz, pentru fiecare gestiune/activitate specifică.

(5) Numărul blocurilor de avize de însoțire și a registrelor de evidență care fac obiectul acordului de distribuire și utilizare se înscrie de către ITRSV pe acordul eliberat.

(1) Rezultatele testării asupra implementării SUMAL vor fi folosite la elaborarea metodologiei privind organizarea și funcționarea SUMAL, obligațiile utilizatorilor SUMAL, precum și structura și modalitatea de transmitere a informațiilor standardizate, prevăzută la art. 3 alin. (11) din Hotărârea Guvernului nr. 470/2014.

(2) În perioada testării prevăzute la art. 6, Departamentul și ITRSV vor prelua observațiile formulate de participanți, care vor fi analizate de direcțiile de specialitate din Departament și de specialiștii IT în vederea îmbunătățirii reglementărilor și a aplicațiilor SUMAL utilizate.