ANEXĂ - NORME. - HG nr. 554/2014 - aprobarea Normelor privind înfiinţarea comitetelor de audit intern

(1) Prezentele norme stabilesc cadrul general de organizare și funcționare a comitetelor de audit intern.

(2) Comitetele de audit intern sprijină activitatea compartimentelor de audit public intern și urmăresc să asigure independența și funcționarea eficientă a activității de audit intern, precum și menținerea unei comunicări deschise cu conducerea compartimentului de audit public intern și cu conducerea instituției publice centrale.

Comitetul de audit intern se înființează pe lângă compartimentul de audit intern, ca organism consultativ, pentru a acționa în vederea definirii strategiei și îmbunătățirii activității de audit intern a instituției.

Numărul membrilor comitetului de audit intern, de 5 sau 7 membri, se stabilește prin decizia conducătorului instituției publice, în funcție de complexitatea domeniului auditabil, forma de organizare și dimensiunea compartimentului de audit intern.

În realizarea atribuțiilor sale, comitetul de audit intern colaborează cu reprezentanții structurilor funcționale din cadrul instituției publice ori de câte ori consideră că este necesar.

(1) Desemnarea auditorilor interni cu experiență de minimum 5 ani ca membri în comitetul de audit intern al unei instituții publice centrale se realizează de către conducătorul acesteia în baza propunerilor formulate de alte instituții publice centrale, care nu sunt subordonate, aflate în coordonarea sau sub autoritatea instituției publice și care îndeplinesc condițiile pentru constituirea comitetelor de audit intern, în conformitate cu Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare.

(2) Instituția publică centrală care constituie comitetul de audit intern trimite, prin compartimentul de audit public intern, instituțiilor publice centrale prevăzute la alin. (1) scrisori de intenție pentru selectarea în comitetul de audit intern a auditorilor interni, iar acestea formulează propuneri, în termen de 20 de zile lucrătoare de la primirea acestora.

(3) Instituția publică ce constituie comitet de audit intern, prin compartimentul de audit public intern, stabilește criterii de selectare a instituțiilor publice centrale cărora le transmite scrisori de intenție.

(4) Propunerea privind persoana nominalizată se transmite instituției publice centrale solicitante, însoțită de un curriculum vitae detaliat.

(1) Specialiștii din cadrul instituției publice centrale, prevăzuți la art. 9 alin. (2) lit. b) din Legea nr. 672/2002, republicată, cu modificările ulterioare, sunt propuși ca membri în comitetul de audit intern de către structurile funcționale, ca urmare a scrisorilor transmise de compartimentul de audit intern al instituției unde funcționează comitetul.

(2) Numirea auditorilor interni, a specialiștilor și a conducătorului compartimentului de audit public intern se realizează prin act administrativ al conducătorului instituției publice centrale, pe baza analizei documentației elaborate și prezentate de către compartimentul de audit intern propriu.

(3) Procesul de selectare și desemnare în comitetul de audit intern a unui auditor intern sau a unui specialist în domeniul specific entității este legal realizat numai dacă există cel puțin câte două propuneri primite de la alte instituții publice, respectiv de la structurile de specialitate din cadrul instituției publice centrale.

Mandatul membrilor comitetului de audit intern este de 3 ani de la data numirii și se poate reînnoi o singură dată.

(1) Calitatea de membru în comitetul de audit intern încetează în următoarele situații:

a) la cererea acestuia;

b) în cazul pierderii calității de auditor intern a membrilor selectați în comitetul de audit intern;

c) la încetarea raporturilor de serviciu cu instituția publică în care este încadrat;

d) la încetarea calității de conducător al compartimentului de audit public intern în cadrul instituției publice centrale.

(2) Constatarea situațiilor prevăzute la alin. (1) este de competența președintelui comitetului de audit intern, care le aduce la cunoștința conducătorului instituției publice centrale, prin șeful compartimentului de audit intern.

(3) Încetarea calității de membru în situațiile prevăzute la alin. (1) se dispune prin act administrativ al conducătorului instituției publice centrale unde funcționează comitetul.

(4) Locul de membru în comitetul de audit intern devenit vacant se ocupă după aceeași procedură utilizată la numirea acestuia.

(1) Comitetul de audit intern își desfășoară activitatea în cadrul a două ședințe ordinare anuale sau ori de câte ori este nevoie în cadrul unor ședințe extraordinare, pentru realizarea atribuțiilor principale, prevăzute la art. 10 din Legea nr. 672/2002, republicată, cu modificările ulterioare.

(2) În vederea îndeplinirii atribuțiilor principale, comitetul de audit intern se întrunește în ședințe convocate în condițiile art. 9 alin. (10) din Legea nr. 672/2002, republicată, cu modificările ulterioare.

(3) Președintele comitetului de audit intern exercită următoarele atribuții principale:

a) convoacă întâlnirile comitetului de audit intern;

b) conduce ședințele comitetului de audit intern;

c) semnează documentele elaborate de comitetul de audit intern;

d) poate participa la ședințele organizate de conducerea instituției publice centrale, la cererea conducătorului acesteia, pentru a exprima opinia comitetului cu privire la problemele supuse dezbaterii.

(1) Convocarea ședințelor ordinare se realizează de către președintele comitetului de audit intern o dată pe semestru.

(2) Convocarea ședințelor extraordinare se realizează de către președintele comitetului de audit intern, la solicitarea șefului compartimentului de audit public intern.

(3) Ședințele comitetului de audit intern se desfășoară în baza ordinii de zi.

(4) Ordinea de zi a ședințelor este stabilită de către președintele comitetului de audit intern.

(5) Ședințele comitetului de audit intern sunt legal constituite în prezența a cel puțin trei pătrimi din numărul total al membrilor săi.

(6) La ședințele comitetului de audit intern pot participa, la invitația președintelui, reprezentanți ai structurilor funcționale din cadrul instituției publice centrale, în funcție de problemele supuse dezbaterii, aceștia având calitatea de invitați.

(1) Desfășurarea ședințelor, ordinea de zi, dezbaterile, luările de cuvânt, avizele, opiniile, comitetului de audit intern se consemnează în procese-verbale.

(2) Materialele supuse dezbaterii în cadrul ședințelor se pun la dispoziția membrilor comitetului de audit intern, la sediul instituției, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte de data organizării ședinței.

(3) Procesele-verbale ale ședințelor se semnează de către toți membrii comitetului de audit intern prezenți și se păstrează, în original, la compartimentul de audit public intern.

(1) Activitatea comitetului de audit intern se desfășoară în baza Regulamentului de organizare și funcționare.

(2) Regulamentul de organizare și funcționare al comitetului de audit intern este structurat pe capitole, cuprinzând cel puțin următoarele:

a) dispoziții generale;

b) misiunea și competența comitetului de audit intern;

c) modalitatea de organizare și desfășurare a ședințelor;

d) atribuțiile și responsabilitățile comitetului de audit intern;

e) relațiile funcționale;

f) conducerea comitetului;

g) dispoziții finale.

(3) Regulamentul de organizare și funcționare al comitetului de audit intern este elaborat de comitetul de audit intern și aprobat cu majoritatea simplă a voturilor membrilor.

(1) Comitetul de audit intern își analizează activitatea, evaluează propria eficiență și elaborează anual un raport de activitate.

(2) Raportul de activitate al comitetului de audit intern se transmite compartimentului de audit public intern organizat la nivelul instituției publice, în vederea prelucrării informațiilor și cuprinderii lor în raportul anual privind activitatea de audit intern.

(1) În realizarea atribuțiilor sale, comitetul de audit intern emite avize și opinii, care sunt legal adoptate cu majoritatea simplă a voturilor membrilor.

(2) În realizarea atribuțiilor și îmbunătățirea activității de audit intern la nivelul instituției publice, comitetul de audit intern colaborează cu Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern din cadrul Ministerului Finanțelor Publice și prezintă acesteia, ori de câte ori consideră necesar, propuneri fundamentate, în vederea aplicării unei strategii unitare în domeniul auditului public intern.

(3) Evidența avizelor și opiniilor emise de comitetul de audit intern se ține cu ajutorul Registrului avizelor și opiniilor, condus de secretariatul asigurat de compartimentul de audit public intern.

(1) În aplicarea art. 9 alin. (8) din Legea 672/2002, republicată, cu modificările ulterioare, șeful compartimentului de audit public intern nominalizează persoana care va asigura secretariatul tehnic al comitetului de audit intern.

(2) Principalele atribuții ale persoanei care asigură realizarea activităților de secretariat pentru comitetul de audit intern sunt următoarele:

a) pregătirea materialelor pentru a fi supuse dezbaterii comitetului de audit intern;

b) completarea Registrului avizelor și opiniilor emise de comitetul de audit intern;

c) redactarea rapoartelor periodice privind activitatea comitetului de audit intern;

d) redactarea proceselor-verbale ale ședințelor comitetului de audit intern, care cuprind dezbaterile realizate;

e) primirea și distribuirea corespondenței comitetului de audit intern;

f) executarea altor sarcini necesare bunei desfășurări a activității comitetului de audit intern.