Ordinul MAI nr. 75/2015 - evaluarea şi selecţia proiectelor de grant în cadrul Programului naţional al României de sprijin din Fondul pentru azil, migraţie şi integrare pentru perioada 2014–2020

Prin prezentul ordin se stabilește procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant finanțate din fondurile alocate Programului național al României de sprijin din Fondul pentru azil, migrație și integrare pentru perioada 2014-2020, denumit în continuare Programul național FAMI.

În înțelesul prezentului ordin, termenii și expresiile de mai jos au următorul înțeles:

a)autoritate responsabilă - Direcția Schengen din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, în exercitarea atribuțiilor prevăzute la art. 4 din Hotărârea Guvernului nr. 48/2015 privind stabilirea sistemului de management și control în vederea gestionării fondurilor acordate României prin Cadrul financiar multianual 2014-2020, domeniul Afaceri interne;

b)autoritate delegată - Inspectoratul General pentru Imigrări din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, în exercitarea atribuțiilor prevăzute la art. 7 din Hotărârea Guvernului nr. 48/2015;

c)beneficiar - solicitantul căruia i se atribuie contractul de finanțare nerambursabilă în urma aplicării unei proceduri de evaluare și selecție a proiectelor de grant;

d)solicitant - persoană juridică română legal înființată sau persoană juridică străină recunoscută în România care depune o cerere de finanțare în cadrul unei proceduri de evaluare și selecție a proiectelor de grant;

e)cerere de finanțare - set de documente întocmite de către solicitanții care participă la o procedură de evaluare și selecție a proiectelor de grant în scopul accesării finanțării nerambursabile alocate pentru implementarea totală sau parțială a unei acțiuni prevăzute în Programul național FAMI;

f)instrucțiuni pentru solicitanți - document elaborat de autoritatea delegată pentru potențialii solicitanți în scopul întocmirii și prezentării cererilor de finanțare în cadrul unei proceduri de evaluare și selecție a proiectelor de grant;

g)contract de finanțare nerambursabilă - contract încheiat în urma derulării unei proceduri de evaluare și selecție a proiectelor de grant între autoritatea delegată și un beneficiar;

h)finanțare nerambursabilă - alocare financiară directă, din contribuția financiară UE pentru Programul național FAMI și din cofinanțarea de la bugetul de stat, acordată unui beneficiar în vederea desfășurării unor activități nonprofit care să contribuie la realizarea unei acțiuni prevăzute în Programul național FAMI;

i)cheltuieli eligibile - cheltuieli aferente acțiunilor din cadrul Programului național FAMI, care pot fi finanțate atât din contribuția financiară UE, cât și din contribuția națională, conform regulamentelor specifice și reglementărilor naționale în vigoare privind eligibilitatea cheltuielilor.

Procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant se derulează cu respectarea următoarelor principii:

a) libera concurență, respectiv asigurarea condițiilor pentru ca o persoană juridică sa aibă posibilitatea de a participa la procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant, în condițiile prezentului ordin;

b) eficacitatea utilizării fondurilor, respectiv folosirea unor criterii obiective pentru evaluarea cererilor de finanțare;

c) transparența, respectiv punerea la dispoziția tuturor celor interesați a informațiilor referitoare la aplicarea procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant;

d) tratamentul egal, respectiv aplicarea în mod nediscriminatoriu a criteriilor de evaluare a cererilor de finanțare, astfel încât orice solicitant să aibă șanse egale de a i se atribui contractul de finanțare nerambursabilă.

Evaluarea și selecția proiectelor de grant se fac exclusiv pe baza unei proceduri desfășurate în condițiile prezentului ordin de către o comisie desemnată la nivelul autorității delegate.

Procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant cuprinde următoarele etape:

a) publicarea anunțului de participare și a instrucțiunilor pentru solicitanți;

b) depunerea cererilor de finanțare;

c) verificarea conformității administrative și eligibilității cererilor de finanțare;

d) evaluarea tehnico-financiară a cererilor de finanțare;

e) comunicarea rezultatelor;

f) încheierea contractelor de finanțare nerambursabilă;

g) publicarea anunțului de atribuire a contractelor de finanțare nerambursabilă.

Procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant are ca scop atribuirea de finanțări nerambursabile pentru desfășurarea de activități nonprofit menite să sprijine realizarea obiectivelor Programului național FAMI.

(1) În cazul în care un beneficiar contractează, în cursul aceluiași an calendaristic, mai mult de o finanțare nerambursabilă din Programul național FAMI, nivelul finanțării nerambursabile nu poate depăși o treime din totalul fondurilor publice prevăzute în programul anual al selecțiilor publice.

(2) În cazuri temeinic justificate, autoritatea delegată poate prevedea în instrucțiunile pentru solicitanți posibilitatea atribuirii a mai mult de o treime din totalul fondurilor publice prevăzute în programul anual al selecțiilor publice unui singur beneficiar, cu avizul prealabil al autorității responsabile.

Autoritatea delegată stabilește măsuri în vederea excluderii dublei finanțări, în sensul ca aceeași activitate să nu beneficieze de mai multe finanțări nerambursabile din fondurile UE și/sau din fonduri publice.

(1) Anual, până la data de 30 noiembrie, autoritatea delegată stabilește un program anual al selecțiilor publice de proiecte pentru anul calendaristic următor, pe care îl publică pe pagina web proprie.

(2) Programul anual al selecțiilor publice poate cuprinde una sau mai multe proceduri de evaluare și selecție a proiectelor de grant.

(3) Publicarea programului anual al selecțiilor publice de proiecte nu creează autorității delegate obligația de a derula respectivele proceduri de evaluare și selecție a proiectelor de grant.

(1) Autoritatea delegată face cunoscută în mod public intenția de a organiza o procedură de evaluare și selecție a proiectelor de grant. În acest scop, autoritatea delegată publică un anunț de participare în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, pe pagina web proprie și cel puțin într-un cotidian național.

(2) Autoritatea delegată poate face cunoscut anunțul de participare și prin alte mijloace de informare locale, naționale sau internaționale, atunci când consideră că acest lucru este necesar în scopul informării potențialilor solicitanți.

(3) În anunțul de participare trebuie să se facă referire la baza legală, numărul de referință al procedurii de selecție, Programul național FAMI, data-limită pentru depunerea cererilor de finanțare și modalitatea de obținere a instrucțiunilor pentru solicitanți.

(4) Autoritatea delegată publică pe pagina web proprie instrucțiunile pentru solicitanți prevăzute la art. 14, în termen de o zi lucrătoare de la publicarea în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, a anunțului de participare privind procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant.

Autoritatea delegată publică pe pagina web proprie un anunț de atribuire a contractului de finanțare nerambursabilă, în cel mult 30 de zile calendaristice de la data încheierii contractului.

(1) Pentru fiecare procedură de evaluare și selecție a proiectelor de grant, autoritatea delegată stabilește data-limită pentru depunerea cererilor de finanțare. Aceasta nu trebuie să fie mai devreme de 30 de zile calendaristice de la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, a anunțului de participare.

(2) În cazul în care respectarea termenului prevăzut la alin. (1) ar cauza prejudicii obiectivelor Programului național FAMI, autoritatea delegată poate stabili data-limită pentru depunerea cererilor de finanțare într-un termen mai scurt, dar nu mai devreme de 15 zile calendaristice de la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, a anunțului de participare.

(3) Autoritatea delegată poate prelungi termenul de depunere a cererilor de finanțare, cu condiția publicării pe pagina web proprie a noii date-limită pentru depunerea cererilor de finanțare, cu cel puțin 6 zile lucrătoare înainte de expirarea termenului inițial. Autoritatea delegată notifică în scris cu privire la modificarea datei-limită pentru depunerea cererilor de finanțare toți solicitanții care au solicitat clarificări privind procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant sau care și-au manifestat intenția de a depune o cerere de finanțare.

(1) Solicitantul care se află în oricare dintre următoarele situații este exclus dintr-o procedură de evaluare și selecție a proiectelor de grant, respectiv nu este eligibil dacă:

a) nu și-a îndeplinit obligațiile de plată exigibile a impozitelor și taxelor către bugetul de stat, inclusiv a contribuției pentru asigurările sociale de stat și către bugetele locale;

b) furnizează informații false în documentele prezentate;

c) a comis o gravă greșeală în materie profesională sau nu și-a îndeplinit obligațiile asumate printr-un alt contract de finanțare nerambursabilă, în ultimele 24 de luni anterioare datei stabilite pentru depunerea cererilor de finanțare, în măsura în care autoritatea delegată poate aduce ca dovadă mijloace probante în acest sens;

d) face obiectul unei proceduri de dizolvare sau de lichidare ori se află deja în stare de dizolvare sau de lichidare, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

e) pentru aceeași acțiune nonprofit a mai contractat o finanțare nerambursabilă de la autoritatea delegată sau de la altă autoritate responsabilă pentru contractarea de fonduri europene;

f) finanțările nerambursabile atribuite din fondurile publice prevăzute în programul anual al selecțiilor publice, împreună cu finanțarea nerambursabilă solicitată prin cererea de finanțare, depășesc o treime din totalul fondurilor prevăzute în acest program, fără a exista o derogare în sensul art. 7 alin. (2).

(2) Autoritatea delegată poate cere solicitanților prezentarea de documente relevante pentru stabilirea eligibilității în sensul prevederilor alin. (1), precum și documente care să dovedească o formă de înregistrare ca persoană juridică sau de înregistrare/atestare ori apartenență din punct de vedere profesional, în conformitate cu prevederile legale din România.

(3) În cazul solicitanților persoane juridice străine, autoritatea delegată are obligația de a lua în considerare documentele considerate ca fiind suficiente pentru dovedirea eligibilității în țara în care solicitantul este rezident.

(4) Pentru stabilirea capacității tehnice și economico-financiare a solicitanților și partenerilor acestora, autoritatea delegată aplică criteriile prevăzute la art. 22 alin. (1).

(1) Autoritatea delegată întocmește documentația pentru elaborarea și prezentarea cererilor de finanțare, sub forma instrucțiunilor pentru solicitanți, care cuprinde cel puțin următoarele:

a) informații generale privind sistemul de management și control și Programul național FAMI;

b) sumele disponibile pentru finanțarea nerambursabilă;

c) cerințele minime pe care trebuie să le îndeplinească solicitanții și partenerii acestora;

d) cerințele minime privind proiectele de grant care urmează a fi propuse prin cererile de finanțare;

e) instrucțiuni privind elaborarea și prezentarea cererii de finanțare;

f) documentele care trebuie să însoțească cererea de finanțare sau care urmează a fi prezentate în cazul atribuirii finanțării nerambursabile;

g) criteriile de evaluare tehnico-financiară aplicate pentru atribuirea contractelor de finanțare nerambursabilă;

h) instrucțiuni privind modul de contestare a procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant sau a rezultatelor acesteia.

(2) Modelul instrucțiunilor pentru solicitanți se stabilește prin dispoziție a conducătorului autorității delegate.

(3) Cerințele minime menționate la alin. (1) lit. d) trebuie să conțină cel puțin informații referitoare la scopul, obiectivele specifice, obiectivele naționale, prioritățile de finanțare, acțiunile, activitățile, rezultatele așteptate, indicatorii aferenți rezultatelor și standardele de performanță.

(1) Orice persoană juridică are dreptul de a solicita și de a primi clarificări din partea autorității delegate în contextul desfășurării procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant.

(2) Autoritatea delegată transmite răspuns la orice solicitare de clarificări, dacă aceasta a fost primită cu cel puțin 6 zile lucrătoare înainte de data-limită pentru depunerea cererilor de finanțare.

(3) Autoritatea delegată are obligația de a transmite răspunsul la solicitările de clarificări cu cel puțin 4 zile lucrătoare înainte de data-limită pentru depunerea cererilor de finanțare.

(4) Autoritatea delegată are dreptul de a completa din propria inițiativă, în vederea clarificării, instrucțiunile pentru solicitanți și este obligată să comunice în scris tuturor solicitanților orice astfel de completări. Transmiterea comunicării trebuie să respecte intervalul de timp prevăzut la alin. (3).

(1) Cererile de finanțare cuprind informații despre scopul, obiectivul specific, obiectivul național, prioritatea de finanțare, acțiunea, activitățile, cheltuielile asociate și rezultatele urmărite, verificabile pe baza unor indicatori cuantificați și relevanți în contextul procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant.

(2) Cererile de finanțare se elaborează în concordanță cu cerințele cuprinse în instrucțiunile pentru solicitanți, în așa fel încât să asigure furnizarea tuturor informațiilor necesare pentru evaluare.

(1) Cererea de finanțare are caracter ferm și obligatoriu din punctul de vedere al conținutului și trebuie să fie semnată de către solicitant sau de către o persoană împuternicită de acesta.

(2) Bugetul cuprins în cererea de finanțare se exprimă în lei.

(1) Autoritatea delegată are obligația de a constitui o comisie de evaluare pentru fiecare procedură de evaluare și selecție a proiectelor de grant.

(2) În comisia de evaluare se desemnează 1 președinte, 1 secretar, minimum 2 experți evaluatori, precum și un număr impar de membri votanți.

(3) La desemnarea membrilor votanți în comisia de evaluare vor fi avute în vedere persoane cu expertiză relevantă în domeniile juridic, financiar și al gestionării sau implementării proiectelor cu finanțare nerambursabilă.

(4) Președintele și secretarul comisiei de evaluare pot îndeplini și funcția de membri votanți.

(5) La desemnarea experților evaluatori în comisia de evaluare vor fi avute în vedere persoane cu expertiză relevantă în domeniile operative vizate de procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant, precum și în domeniul gestionării sau implementării proiectelor cu finanțare nerambursabilă.

(6) Modul de lucru al comisiei de evaluare se stabilește prin procedură internă a conducătorului autorității delegate.

(1) Pentru un număr de până la 10 cereri de finanțare depuse în procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant, comisia de evaluare își desfășoară activitatea pe parcursul a maximum 40 de zile lucrătoare.

(2) Pentru fiecare 5 cereri de finanțare suplimentare depuse în procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant, termenul prevăzut la alin. (1) se prelungește cu câte 10 zile lucrătoare.

(1) Evaluarea cererilor de finanțare depuse în cadrul unei proceduri de evaluare și selecție a proiectelor de grant se desfășoară în două etape, respectiv etapa verificării conformității administrative și eligibilității cererilor de finanțare și etapa evaluării tehnico-financiare.

(2) Etapa verificării conformității administrative și eligibilității cererilor de finanțare se încheie prin admiterea cererilor de finanțare pentru etapa evaluării tehnico-financiare sau respingerea acestora, în funcție de îndeplinirea, respectiv neîndeplinirea condițiilor prevăzute în instrucțiunile pentru solicitanți.

În etapa verificării conformității administrative și eligibilității cererilor de finanțare, comisia de evaluare verifică următoarele:

a) îndeplinirea cerințelor minime de către solicitant, partenerii acestuia și proiectul de grant propus prin cererea de finanțare, respectiv îndeplinirea criteriilor de calificare și selecție stabilite prin instrucțiunile pentru solicitanți;

b) existența documentelor și informațiilor solicitate prin instrucțiunile pentru solicitanți.

(1) În etapa de evaluare tehnico-financiară, comisia de evaluare acordă punctaje potrivit algoritmului prevăzut în instrucțiunile pentru solicitanți pe baza următoarelor criterii:

a) capacitatea solicitantului și a partenerilor;

b) relevanța proiectului;

c) metodologia activităților;

d) sustenabilitatea rezultatelor;

e) bugetul alocat.

(2) Etapa evaluării tehnico-financiare se încheie prin elaborarea raportului de atribuire al procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant, care prevede cel puțin:

a) activitatea comisiei de evaluare;

b) cererile de finanțare depuse în procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant;

c) cererile de finanțare recomandate pentru finanțare nerambursabilă, respectiv cererile de finanțare care au obținut punctajul minim prevăzut în procedura internă a autorității delegate și instrucțiunile pentru solicitanți, care se încadrează în suma disponibilă a procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant, în ordinea descrescătoare a punctajelor acordate, precum și sumele recomandate pentru finanțare nerambursabilă, care se încadrează în bugetul propus în cererea de finanțare;

d) cererile de finanțare recomandate pentru lista de rezervă a finanțării nerambursabile, respectiv cererile de finanțare care au obținut punctajul minim prevăzut în procedura internă a autorității delegate și instrucțiunile pentru solicitanți, în ordinea descrescătoare a punctajelor atribuite, dar care nu se încadrează în suma disponibilă a procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant;

e) cererile de finanțare nerecomandate pentru finanțare nerambursabilă, respectiv cererile de finanțare care nu au obținut punctajul minim prevăzut în procedura internă a autorității delegate și instrucțiunile pentru solicitanți sau care au fost respinse în etapa verificării conformității administrative și eligibilității.

(3) Raportul de atribuire prevăzut la alin. (2) se aprobă de către conducătorul autorității delegate.

Atribuirea contractelor de finanțare nerambursabilă în urma derulării procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant se face în limita sumelor alocate Programului național FAMI.

(1) Orice comunicare, solicitare, informare, notificare și altele asemenea prevăzute în prezentul ordin se transmit în scris, prin poștă, fax sau poștă electronică.

(2) Autoritatea delegată sau, după caz, solicitantul, care a transmis documente prin fax sau poștă electronică, are obligația de a transmite documentele respective în cel mult 24 de ore și sub formă de scrisoare prin poștă.

Autoritatea delegată are obligația de a nu face nicio discriminare între solicitanți din punctul de vedere al formei în care aceștia transmit sau primesc documente, decizii sau alte comunicări.

Autoritatea delegată comunică rezultatele procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant tuturor participanților în termen de 3 zile lucrătoare de la aprobarea raportului de atribuire. Comunicarea către fiecare participant la procedură cuprinde punctajele obținute de către toți participanții și motivele care au stat la baza admiterii sau respingerii cererii de finanțare depuse de către acesta.

(1) Autoritatea delegată anulează procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant în următoarele cazuri:

a) dacă au fost depuse numai cereri de finanțare prin care se solicită o finanțare nerambursabilă mai mare decât finanțarea nerambursabilă prevăzută în instrucțiunile pentru solicitanți;

b) dacă abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant;

c) dacă nicio cerere de finanțare nu se încadrează în acțiunea sau componenta care face obiectul procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant;

d) dacă nu a fost depusă nicio cerere de finanțare;

e) dacă, în urma soluționării unei contestații în condițiile art. 28, se dispune anularea procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant.

(2) În sensul prevederilor alin. (1) lit. b), prin abateri grave de la prevederile legislative se înțelege:

a) cerințele și criteriile prevăzute la art. 14 alin. (1) au fost modificate și aduc atingere regulilor stabilite inițial și tratamentului nediscriminatoriu al ofertanților;

b) pe parcursul procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant se constată erori sau omisiuni, de către autoritatea delegată sau autoritatea responsabilă, iar autoritatea delegată se află în imposibilitatea de a adopta măsuri corective fără încălcarea principiilor prevăzute la art. 3;

c) deciziile luate de autoritatea delegată în procesul de evaluare a cererilor de finanțare au la bază cerințe sau criterii ce nu se regăsesc în instrucțiunile pentru solicitanți, așa cum sunt prevăzute la art. 14 alin. (1).

(3) Autoritatea delegată are obligația de a comunica în scris tuturor participanților la procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant, în cel mult 3 zile lucrătoare de la data anulării, atât încetarea obligațiilor pe care aceștia și le-au creat prin depunerea de cereri de finanțare, cât și motivul concret care a determinat decizia de anulare.

(1) Eventualele contestații ale solicitantului privind rezultatele procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant se depun la autoritatea delegată, în termen de:

- 10 zile lucrătoare începând cu ziua următoare luării la cunoștință a rezultatelor procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant, în cazul în care valoarea finanțării nerambursabile estimată a fi atribuită este egală sau mai mare de 134.000 euro;

- 5 zile lucrătoare începând cu ziua următoare luării la cunoștință, în cazul în care valoarea finanțării nerambursabile estimată a fi atribuită este mai mică de 134.000 euro.

(2) Termenele prevăzute la alin. (1) se raportează la finanțările nerambursabile alocate fiecărei acțiuni publicate în instrucțiunile pentru solicitanți.

(3) Exercitarea căilor de atac pentru o acțiune nu aduce atingere asupra încheierii contractelor de finanțare atribuite pentru alte acțiuni în cadrul aceleiași proceduri de evaluare și selecție.

(4) În cazul în care contestația privește conținutul instrucțiunilor pentru solicitanți, data luării la cunoștință este data publicării instrucțiunilor pentru solicitanți pe pagina web a autorității delegate. Contestația cu privire la conținutul instrucțiunilor pentru solicitanți se poate depune în termen de 10 zile de la data publicării acestora pe pagina web a autorității delegate.

(5) În cazul unei contestații depuse în cazul prevăzut la alin. (4) se suspendă procedura de evaluare și selecție până la data soluționării contestației.

(6) Autoritatea delegată soluționează contestația depusă și comunică decizia sa solicitantului, precum și celorlalți participanți la procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant și autorității responsabile, în termen de 10 zile lucrătoare de la primire.

(7) Dacă solicitantul nu este mulțumit de modul de soluționare a contestației depuse la autoritatea delegată, poate depune o nouă contestație la autoritatea responsabilă, în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea informării cu privire la decizia autorității delegate. Contestația depusă la autoritatea responsabilă se respinge dacă solicitantul nu a depus anterior o contestație în condițiile alin. (1).

(8) În cazul în care nu sunt respectate termenele de depunere menționate la alin. (1) și (7), contestațiile se resping ca tardive.

(9) Autoritatea responsabilă are obligația să notifice autoritatea delegată cu privire la depunerea unei contestații în condițiile alin. (7), în termen de o zi lucrătoare de la depunere.

(10) În termen de o zi lucrătoare de la primirea contestației sau a notificării autorității responsabile cu privire la depunerea unei contestații în condițiile alin. (7), autoritatea delegată are obligația să îi înștiințeze despre aceasta și pe ceilalți participanți implicați în procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant. Înștiințarea trebuie să conțină inclusiv o copie a contestației respective.

(11) În vederea soluționării contestației depuse în condițiile alin. (7), autoritatea delegată are obligația de a transmite autorității responsabile, în termen de 5 zile lucrătoare de la data primirii unei solicitări în acest sens, punctul său de vedere asupra contestației, însoțit de documente edificatoare, inclusiv o copie a dosarului procedurii de evaluare și selecție a proiectelor de grant.

(12) Autoritatea responsabilă soluționează contestația depusă și comunică decizia sa solicitantului și autorității delegate în termen de 20 de zile lucrătoare de la primire. Ca urmare a acestei comunicări, autoritatea delegată comunică decizia autorității responsabile celorlalți participanți în procedura de evaluare și selecție a proiectelor de grant.