Ordinul MAI Ministerului Fondurilor Europene nr. 105/2014 nr. 761/2014 - stabilirea cadrului general pt. planificarea strategică şi financiară, gestionarea, implementarea şi auditarea utilizării asistenţei financiare acordate României prin...

Obiectul prezentului ordin îl constituie stabilirea cadrului general pentru planificarea strategică și financiară, gestionarea, implementarea și auditarea utilizării asistenței financiare acordate României prin intermediul Fondului pentru Frontierele Externe din cadrul Programului general "Solidaritatea și gestionarea fluxurilor migratorii“, denumit în continuare Fondul.

(1) În sensul prezentului ordin, următorii termeni se definesc astfel:

a)program multianual și program anual - documentele de planificare strategică și programare financiară, elaborate de România și aprobate de Comisia Europeană, care au drept scop orientarea și stimularea activității de atingere a obiectivelor stabilite în baza documentelor strategice sectoriale și a liniilor directoare aprobate de Comisia Europeană;

b)Fond - Fondul pentru Frontierele Externe, astfel cum a fost instituit prin Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului pentru Frontierele Externe pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general "Solidaritatea și gestionarea fluxurilor migratorii“;

c)autoritate responsabilă - organismul abilitat să gestioneze asistența financiară acordată României prin intermediul Fondului, să planifice și să coordoneze activitățile finanțate în acest cadru și întreaga comunicare cu Comisia Europeană;

d)autoritate delegată - organismul desemnat de către autoritatea responsabilă pentru a transfera către beneficiarii finali contribuția financiară a Uniunii Europene aferentă proiectelor finanțate prin programele multianuale și anuale, pentru a constata, stabili și recupera de la aceștia sumele individualizate în cadrul procedurii de constatare a neregulilor, pentru a verifica interim și ex-post procedurile de achiziții publice derulate de beneficiarii finali, conform propriilor proceduri și pentru a implementa componentele de asistență tehnică finanțate prin programele anuale;

e)autoritate de certificare - organismul desemnat să certifice declarațiile de cheltuieli aferente programelor anuale înaintea transmiterii acestora către Comisia Europeană, în conformitate cu reglementările europene și procedurile proprii aplicabile;

f)autoritate de audit - organismul care efectuează auditarea utilizării asistenței financiare acordate României, în conformitate cu procedurile proprii și cu standardele internaționale de audit acceptate;

g)beneficiar final - organismul, autoritatea, instituția sau organizația din sectorul public responsabil/responsabilă pentru inițierea ori inițierea și implementarea proiectelor aprobate spre finanțare, în cadrul Fondului;

h)ofițer responsabil de program - persoana din cadrul administrației publice centrale care coordonează autoritatea responsabilă, având întreaga responsabilitate a managementului Fondului în România;

i)proiect de monopol - proiect finanțat în cazul situațiilor de monopol de drept sau din rațiuni de securitate;

j)organism executiv - calitate în care acționează autoritatea responsabilă în cazul în care decide să pună în aplicare proiectele în mod direct, întrucât caracteristicile acestora nu permit o altă manieră de punere în aplicare, de exemplu în cazul proiectelor de monopol;

k)organism de atribuire - calitate în care acționează autoritatea responsabilă în cazul în care pune în aplicare proiectele, în general pe baza unei cereri deschise, anuale, de propuneri;

l)cheltuieli eligibile - cheltuieli realizate de către un beneficiar final aferente acțiunilor finanțate în cadrul programelor anuale care pot fi finanțate atât din contribuția financiară a Uniunii Europene alocată din Fond, cât și din cofinanțarea beneficiarului final;

m)cheltuieli neeligibile - cheltuielile ocazionate de realizarea proiectelor finanțate în cadrul planurilor anuale care nu pot fi finanțate din contribuția financiară a Uniunii Europene alocată din Fond și nici din cofinanțarea beneficiarului final, conform reglementărilor europene și naționale relevante, fără a se limita la acestea;

n)cofinanțare publică - orice contribuție pentru finanțarea cheltuielilor eligibile din sumele aprobate în bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) lit. a)-g) din Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare, art. 1 alin. (2) lit. a)-d) din Legea nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, cu modificările și completările ulterioare, inclusiv cofinanțarea acordată de la bugetul de stat pentru alți beneficiari decât cei finanțați integral sau parțial din bugetul de stat sau din bugetele locale;

o)contribuția națională - totalul sumelor cheltuite în cadrul implementării Fondului, fiind formată din cofinanțarea publică și cheltuielile neeligibile;

p)contribuția financiară a Uniunii Europene - sumele alocate României de către Uniunea Europeană din Fond pentru finanțarea obiectivelor aprobate prin programul multianual și anual;

q)partener în cadrul proiectului - orice entitate juridică ce pune în aplicare un proiect în cooperare cu un beneficiar final, punând la dispoziția proiectului resurse și primind parte din contribuția Uniunii Europene, prin intermediul beneficiarului final;

r)asociat - orice autoritate națională care participă alături de autoritatea responsabilă/autoritatea delegată la implementarea unei acțiuni finanțate în cadrul Fondului, în virtutea competențelor pe care le are în domeniul vizat (expertiză tehnică, nivel înalt de specializare sau puteri administrative);

s)acord de cooperare - instrumentul juridic care detaliază decizia autorității responsabile/autorității delegate de a implementa, în mod direct, o acțiune finanțată din Fond în asociere cu o altă autoritate națională cu competențe în domeniul vizat;

ș)debite față de bugetul Uniunii Europene - sumele datorate bugetului Uniunii Europene ca urmare a neregulilor identificate în cadrul proiectelor și săvârșite ca urmare a nerespectării prevederilor contractuale, a legislației europene relevante sau a altor documente încheiate ori convenite între Comisia Europeană și Guvernul României și care au cauzat un prejudiciu bugetului din care au fost finanțate;

t)cerere de fonduri - documentul întocmit de către beneficiarii finali prin care solicită transferul sumelor reprezentând finanțarea nerambursabilă acordată. Transferul se realizează prin intermediul autorității delegate, după aprobarea autorității responsabile;

ț)cerere de transfer de fonduri - documentul întocmit de către autoritatea delegată, în baza cererilor de fonduri întocmite de beneficiarii finali, prin care solicită de la autoritatea responsabilă aprobarea și transferul sumelor reprezentând finanțarea nerambursabilă acordată;

u)decizie de finanțare - instrumentul juridic în baza căruia autoritatea responsabilă acordă finanțare nerambursabilă beneficiarului final în vederea punerii în aplicare a proiectului de monopol, încheiat în conformitate cu procedurile elaborate de autoritatea responsabilă cu respectarea principiului separării corespunzătoare a funcțiilor.

(2) În conformitate cu prevederile Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului, se constituie următoarele sisteme și funcții:

a) sistemul de gestionare și control, care cuprinde proceduri de asigurare a corectitudinii și regularității cheltuielilor declarate în cadrul programelor anuale, proceduri privind identificarea și definirea funcțiilor îndeplinite de autoritățile implicate în gestionarea Fondului, proceduri detaliate privind punerea în aplicare a sarcinilor delegate, proceduri de raportare și monitorizare a neregulilor și de recuperare a sumelor plătite în mod nejustificat, în vederea asigurării existenței unei piste de audit suficiente;

b) sistemul de monitorizare, care este coordonat de comitetul de monitorizare, compus din reprezentanți ai autorității responsabile și ai autorității delegate. În cadrul comitetului de monitorizare, Autoritatea de Audit de pe lângă Curtea de Conturi și autoritatea de certificare participă în calitate de observator. Comitetul de monitorizare analizează stadiul proiectelor și acțiunilor finanțate din Fond pentru fazele de programare, contractare, implementare și evaluare, pe baza raportărilor semestriale elaborate de autoritatea responsabilă. În acest sens, comitetul de monitorizare stabilește măsurile necesare pentru implementarea corespunzătoare a proiectelor și acțiunilor finanțate în cadrul Fondului. Comitetul de monitorizare se reunește semestrial și este prezidat de conducătorul autorității responsabile. Secretariatul comitetului de monitorizare este asigurat de către serviciul specializat pe fonduri din cadrul Direcției Schengen - Ministerul Afacerilor Interne;

c) sistemul de control la fața locului, care constă în controale interim și ex post efectuate de către autoritatea responsabilă sau comisia mixtă de control la fața locului. Controalele interim se efectuează în orice moment pe toată durata implementării proiectelor, iar controalele ex post pot fi efectuate în orice moment timp de 5 ani de la încetarea programului, respectiv de la data plății finale/recuperării finale emise de Comisia Europeană către autoritatea responsabilă. Comisia mixtă de control la fața locului este formată din reprezentanți ai autorității responsabile și ai autorității delegate având ca scop efectuarea verificărilor cu privire la aspecte de natură administrativă, financiară, tehnică și fizică a proiectelor pentru a se asigura că, din punctul de vedere al obiectivului proiectului, cheltuielile declarate sunt reale și legitime, iar proiectele finanțate respectă regulile de implementare. Președinția comisiei mixte de control la fața locului este deținută de către autoritatea responsabilă. Activitățile de control se finalizează cu întocmirea, de către autoritatea responsabilă sau, după caz, de către comisia mixtă de control la fața locului, a raportului de control;

d) sistemul de verificare a sesizărilor interne sau externe, a alertelor la neregulă/fraudă primite de către autoritatea responsabilă sau autoritatea delegată, care constă în activitățile de prevenire, constatare a neregulilor, de stabilire și de recuperare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, activități efectuate de către o comisie mixtă de verificare formată din reprezentanți desemnați ai autorității delegate și ai autorității responsabile, la sediul beneficiarilor finali ai finanțării, în conformitate cu prevederile Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare. Activitățile de verificare se finalizează cu întocmirea unui raport de control de către comisia mixtă de nereguli care stă la baza întocmirii titlului de creanță de către compartimentul specializat din cadrul autorității delegate, în conformitate cu prevederile Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare.

Președinția comisiei mixte de verificare este deținută de către autoritatea delegată;

e) sistemul de audit instituit la nivelul autorității de audit, care constă în efectuarea unor verificări a cheltuielilor declarate, pe baza unui eșantion care trebuie să reprezinte cel puțin 10% din totalul cheltuielilor declarate eligibile pentru fiecare program anual.

(1) Sumele corespunzătoare contribuției financiare a Uniunii Europene acordate României din Fond se virează în contul de valută al Ministerului Finanțelor Publice deschis la Centrala Băncii Naționale a României.

(2) Sumele aferente Fondului se gestionează de Ministerul Afacerilor Interne și de celelalte instituții beneficiare.

(3) Fondurile externe nerambursabile aferente proiectelor, respectiv componentelor de asistență tehnică implementate din Fond se cuprind de către beneficiari, respectiv de către autoritatea delegată în bugetul fondurilor externe nerambursabile, anexa la bugetul acestora, la titlul "Proiecte cu finanțare din fonduri externe nerambursabile“, articolul "Sume aferente Fondului Frontierelor Externe“.

(4) În termen de două zile lucrătoare de la solicitarea Ministerului Afacerilor Interne, Ministerul Finanțelor Publice virează în contul indicat de acesta sumele în valută aferente Fondului, încasate în contul prevăzut la alin. (1).

(5) Disponibilul aferent Fondului poate fi utilizat cu aprobarea prealabilă a Ministerului Afacerilor Interne, în calitate de autoritate responsabilă, pentru finanțarea unor proiecte în derulare, chiar dacă instituția beneficiară în cauză nu a solicitat transferul sumelor pentru efectuarea plăților.

(6) Creditele bugetare, altele decât cele aferente fondurilor externe nerambursabile, se cuprind în bugetul beneficiarilor finali, la sursa de finanțare 01 "Buget de stat“, la poziția distinctă menționată la alin. (3), astfel:

a) sumele reprezentând cofinanțarea publică pentru proiectele finanțate din Fond, conform programării anuale transmise spre aprobare Comisiei Europene;

b) sumele necesare continuării finanțării proiectelor finanțate din Fond, în cazul indisponibilității temporare a contribuției financiare a Uniunii Europene;

c) sumele necesare finanțării cheltuielilor neeligibile aferente proiectelor finanțate, inclusiv TVA și diferențe de curs valutar.

(7) Pentru componentele de asistență tehnică finanțate din Fond, creditele bugetare, altele decât cele aferente fondurilor externe nerambursabile, se cuprind în bugetul autorității delegate, la sursa de finanțare 01 "Buget de stat“, la poziția distinctă menționată la alin. (3), astfel:

a) sumele necesare finanțării cheltuielilor aferente transferului de fonduri din conturile autorității delegate în conturile contractanților, beneficiarilor activităților finanțate din componentele de asistență tehnică și beneficiarilor finali ai proiectelor finanțate din Fond;

b) sumele necesare finanțării cheltuielilor neeligibile aferente componentelor de asistență tehnică, inclusiv TVA și diferențe de curs valutar;

c) sumele necesare continuării finanțării componentei de asistență tehnică, în cazul indisponibilității temporare a contribuției financiare a Uniunii Europene.

(8) Sumele utilizate de către beneficiarii finali, în vederea continuării implementării proiectelor finanțate din Fond, în cazul indisponibilității temporare a contribuției financiare a Uniunii Europene, sunt rambursate de către autoritatea responsabilă/autoritatea delegată în conturile de venituri bugetare, conturi de cheltuieli bugetare, respectiv conturi de disponibilități, în funcție de tipul cheltuielilor, ale beneficiarilor, din care au fost finanțate proiectele, ca urmare a primirii disponibilului aferent Fondului de la Comisia Europeană.

(9) Disponibilitățile din contribuția financiară a Uniunii Europene și din contribuția națională aferente Fondului rămase la sfârșitul anului bugetar în curs în conturile deschise pentru gestionarea proiectelor finanțate din Fond se reportează în anul următor păstrându-se destinația inițială.

(10) Pe baza deciziei autorității responsabile, dobânda acumulată în conturile deschise pentru gestionarea Fondului se utilizează în cadrul programului anual în cauză, fiind considerată resursă a statului membru cu titlu de cofinanțare publică, și este declarată Comisiei Europene la momentul elaborării declarației de cheltuieli ca parte a raportului final privind punerea în aplicare a programului anual în cauză.

(11) Penalitățile contractuale aplicate pentru neîndeplinirea corespunzătoare a contractelor finanțate din Fond, precum și sumele rezultate din executarea garanțiilor bancare emise pentru proiectele finanțate din Fond sunt considerate resurse ale statului membru și se fac venit la bugetul de stat, în termen de 30 de zile de la data primirii din partea Comisiei Europene a scrisorii de aprobare a raportului final pentru punerea în aplicare a programului anual în cauză.

(12) Pentru implementarea proiectelor aprobate cu respectarea termenelor de eligibilitate aferente, în cazul indisponibilității temporare a fondurilor aferente contribuției financiare a Uniunii Europene, poate fi utilizat disponibilul din conturile deschise pentru gestionarea Fondului constituit din sumele primite de România cu titlu de prefinanțare de la Comisia Europeană pentru programele anuale aprobate.

(13) Suma utilizată din disponibilul aferent fiecărui program anual, conform alin. (12), nu poate depăși suma estimată a fi declarată, reprezentând cheltuielile eligibile finanțate din contribuția financiară a Uniunii Europene aferentă programului anual respectiv.

(14) Modalitatea de autorizare a utilizării și de transfer al sumelor prevăzute la alin. (12) către beneficiar se stabilește de autoritatea responsabilă printr-o procedură aprobată în acest sens.

(15) Cheltuielile, veniturile și toate operațiunile financiare aferente proiectelor se vor raporta de beneficiar pe baza sumelor înregistrate în contabilitate, în valuta operațiunii și în lei, la cursul valutar stabilit conform reglementărilor contabile naționale. Pentru conversia în euro a operațiunilor financiare efectuate în moneda națională sau în alte valute decât euro, se aplică rata de schimb lunară euro/RON a contabilității Comisiei Europene valabilă la data aprobării finanțării la suma în lei înregistrată în contabilitatea beneficiarului. Data aprobării finanțării este considerată data emiterii deciziei de finanțare, indiferent de deciziile de rectificare ulterioare. Dispozițiile conținute de prezentul alineat se aplică în mod corespunzător și operațiunilor aferente componentei de asistență tehnică.

(16) În faza de programare/angajare a cheltuielilor aferente contractelor finanțate prin Fondul pentru Frontierele Externe se utilizează rata de schimb RON/euro aferent exercițiului bugetar în cauză, menționat în Scrisoarea-cadru privind metodologia de elaborare a proiectelor de buget, publicată anual pe site-ul Ministerului Finanțelor Publice.

(17) Bunurile achiziționate din componenta de asistență tehnică se transmit fără plată între autoritatea delegată și autoritatea responsabilă/autoritatea de audit/autoritatea de certificare pe bază de proces-verbal de predare-preluare sau aviz de însoțire a mărfii, anexând în fotocopie factura fiscală emisă de către furnizor sau fișa mijlocului fix, după caz. Procesul-verbal de predare-preluare se semnează de către ordonatorul de credite care preia bunul și de către ordonatorul de credite care predă bunul.

Se desemnează Direcția Schengen din cadrul Ministerului Afacerilor Interne în calitate de autoritate responsabilă pentru gestionarea asistenței europene acordate României din Fond și a sumelor reprezentând contribuția națională aferentă.

Autoritatea responsabilă are următoarele atribuții principale:

a) elaborează programul multianual și programele anuale, asigurând atât corelarea măsurilor prevăzute cu celelalte documente strategice din domeniile vizate de problematica Programului general, cât și coerența și complementaritatea dintre cofinanțarea din Fond și din alte instrumente financiare naționale și europene relevante, și le supune aprobării comitetului director în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului internelor și reformei administrative nr. 604/2008 privind sistemul decizional și de monitorizare a implementării proiectelor din cadrul Programului general "Solidaritatea și gestionarea fluxurilor migratorii“, cu modificările ulterioare, denumit în continuare comitet director,

b) organizează, în conformitate cu normele și practicile naționale în vigoare, consultări cu autoritățile și organismele implicate în aplicarea programului multianual/anual;

c) furnizează consultanță și sprijin beneficiarilor finali în procesul de stabilire a acțiunilor pentru programul multianual, evaluează și selectează proiectele în urma consultării cu instituțiile implicate, în cazul în care au fost propuse prea multe proiecte sau al supradimensionării bugetului, de către oricare dintre beneficiarii finali;

d) asigură punerea în aplicare a Fondului, conform scopului și principiilor definite în reglementările europene specifice și cu respectarea legislației naționale în vigoare;

e) inițiază modificări ale programului multianual, în conformitate cu prevederile art. 22 din Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului;

f) în cazul unor situații temeinic motivate, care nu au fost prevăzute în momentul elaborării programului anual și care necesită o acțiune urgentă, aprobă revizuirea a până la 10% din defalcarea financiară a contribuției fondului între diferitele acțiuni ale programului anual sau poate aloca până la 10% din defalcarea altor acțiuni conforme cu direcțiile de acțiune stabilite și informează, în mod corespunzător, Comisia Europeană cu privire la programul anual revizuit;

g) organizează procedurile de evaluare și atribuire a proiectelor de monopol de drept și semnează deciziile de finanțare;

h) monitorizează obținerea rezultatelor generale și a impactului, astfel cum acestea au fost definite prin programul multianual și programele anuale, prin efectuarea de controale la fața locului și prin analizarea rapoartelor periodice elaborate de beneficiarii finali și de autoritățile implicate în gestionarea proiectelor finanțate din Fond;

i) efectuează misiuni de control individual sau împreună cu autoritatea delegată în cadrul comisiei mixte de control cu privire la aspectele administrative, financiare, tehnice și fizice ale proiectelor, cu scopul de a se asigura dacă cheltuielile declarate sunt reale și legitime, dacă proiectele finanțate au fost executate în conformitate cu acordurile de finanțare, dacă s-au respectat normele privind contribuția europeană acordată, cererile de fonduri ale beneficiarului final sunt corecte și dacă proiectele și cheltuielile au respectat normele europene și naționale relevante, precum și de a se asigura că acestea evită dubla finanțare a cheltuielilor cu alte sisteme europene sau naționale și cu alte perioade de programare;

j) în perioada ex post verifică, atât prin intermediul documentelor, cât și la fața locului, existența echipamentelor, respectiv dacă proiectele au mai suferit modificări pe perioada de 5 ani de la data închiderii programului, altele decât cele statuate prin actele adiționale la contracte;

k) în cadrul comisiei mixte de verificare, participă la verificarea sesizărilor interne sau externe, a aspectelor de natură administrativă, fizică și tehnică a proiectelor, precum și a alertelor la neregulă/fraudă primite de către autoritatea responsabilă sau autoritatea delegată, conform prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare;

l) verifică și aprobă cererile de transfer de fonduri întocmite de autoritatea delegată și transmite autorității delegate instrucțiuni de urmat, în vederea efectuării transferurilor de fonduri către beneficiarii finali sau a punerii la dispoziție a unor informații adiționale, după caz;

m) monitorizează activitatea autorității delegate prin analizarea rapoartelor și a transferurilor de fonduri către beneficiarii finali;

n) desfășoară activități de identificare, constatare a neregulilor, de stabilire și de recuperare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, în situațiile în care autoritatea delegată poate fi stabilită ca debitor;

o) primește și analizează rapoartele de nereguli transmise de către autoritatea delegată;

p) raportează Comisiei Europene orice neregulă care a făcut obiectul unei prime constatări administrative sau judiciare în raportul intermediar ori final privind punerea în aplicare a programelor anuale în conformitate cu art. 27 din Decizia Comisiei 2008/456/CE din 5 martie 2008 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului de instituire a Fondului pentru frontierele externe pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general "Solidaritatea și gestionarea fondurilor migratorii“, în ceea ce privește sistemele de gestiune și control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă și financiară și eligibilitatea cheltuielilor privind proiecte cofinanțate de Fond;

q) monitorizează efectuarea corecțiilor financiare și recuperarea sumelor plătite nejustificat de către autoritatea delegată, precum și a plăților efectuate către bugetul general al Uniunii Europene, în cazul cheltuielilor constatate ca fiind neeligibile;

r) avizează procedurile de lucru ale instituțiilor implicate în implementarea Fondului;

s) se asigură că evaluările Fondului respectă termenele prevăzute și standardele de calitate stabilite de Comisia Europeană;

ș) se asigură că autoritatea de audit primește, în scopul desfășurării misiunilor de audit, toate informațiile necesare privind procedurile de gestionare utilizate și proiectele și acțiunile cofinanțate din Fond;

t) se asigură că autoritatea de certificare primește toate informațiile necesare privind procedurile și verificările desfășurate cu privire la cheltuielile efectuate, în vederea realizării certificării;

ț) pe baza informațiilor prezentate de către beneficiarii finali elaborează și prezintă Comisiei Europene rapoarte intermediare și finale privind punerea în aplicare a programelor anuale, certificări emise de către autoritatea de certificare și cereri de plăți sau, după caz, declarații de restituire;

u) păstrează înregistrări pentru fiecare activitate în versiuni certificate, conform cu originalul, pe suporturi de date acceptate și în condiții corespunzătoare;

v) coordonează activitatea comitetului de monitorizare, prezintă membrilor acestuia recomandările primite de la Comisia Europeană și se asigură de implementarea, în termenele stabilite, a măsurilor de îndeplinire a acestora;

w) cooperează cu Comisia Europeană la realizarea evaluărilor ex post a implementării Fondului, asupra rezultatelor și concluziilor acestei evaluări;

x) răspunde, împreună cu autoritatea delegată și cu beneficiarii finali, pentru respectarea măsurilor din programele multianuale/anuale aprobate și pentru eligibilitatea operațiunilor finanțate din Fond, aplicând un management financiar și tehnic riguros și transparent;

y) aprobă documentele privind publicitatea și vizibilitatea proiectelor și a acțiunilor finanțate din Fond.

(1) Se desemnează Direcția generală mecanisme și instrumente financiare nerambursabile din cadrul Ministerului Fondurilor Europene pentru îndeplinirea funcției de autoritate delegată pentru gestionarea asistenței europene acordate României prin Fond.

(2) Se desemnează Inspectoratul General pentru Imigrări din cadrul Ministerul Afacerilor Interne pentru îndeplinirea funcției de autoritate delegată pentru gestionarea componentei de asistență tehnică din cadrul programului anual 2013.

(1) Autoritatea delegată are următoarele atribuții principale:

a) deschide conturi în euro/RON pentru gestionarea sumelor aferente Fondului, precum și pentru recuperarea debitelor;

b) primește, verifică și aprobă cererile de fonduri întocmite de către beneficiarii finali;

c) întocmește cereri de transfer de fonduri și le înaintează către autoritatea responsabilă în vederea verificării acestora și aprobării transferului de fonduri;

d) efectuează către beneficiarii finali transferul fondurilor, după primirea aprobării autorității responsabile, conform deciziei de finanțare emise de autoritatea responsabilă;

e) asigură menținerea evidențelor financiare și păstrarea tuturor documentelor justificative privind operațiunile pe care le derulează cu respectarea termenelor de păstrare legale pentru fiecare program/proiect/contract;

f) operează în conturile deschise pentru gestionarea sumelor aferente Fondului, în condițiile efectuării tuturor verificărilor standard și a reconcilierilor bancare necesare;

g) transmite lunar către autoritatea responsabilă, în copie conformă cu originalul, documentele contabile justificative și documentele-suport, documentele de plată sau alte documente cu valoare justificativă privind operațiunile care s-au derulat în luna anterioară;

h) furnizează autorității de certificare și autorității responsabile rapoarte lunare privind situația financiară a fiecărui contract și informații actualizate privind transferurile de fonduri efectuate;

i) efectuează periodic, cu autoritatea responsabilă și cu beneficiarii finali, reconcilierea datelor contabile privind sumele încasate/transferate;

j) participă la misiunile de control în cadrul comisiei mixte de control la fața locului, desfășurând verificări ce vizează aspecte de natură administrativă, tehnică, financiară și fizică a proiectelor finanțate;

k) potrivit art. 7 alin. (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare, și în conformitate cu procedurile proprii, desfășoară controale interim și ex post ce vizează aspecte de natură financiară, precum și cu privire la procedurile de achiziții publice aferente proiectelor finanțate;

l) în cadrul comisiei mixte de verificare la fața locului, realizează verificarea proiectelor din punct de vedere financiar și al procedurilor de achiziții publice derulate de către beneficiarii finali;

m) centralizează rapoartele de nereguli transmise de către autoritățile implicate, iar, trimestrial, elaborează rapoarte de nereguli cuprinzătoare pentru întreg Fondul și le transmite autorității responsabile;

n) recuperează de la beneficiarii finali sumele neutilizate/nejustificate;

o) întreprinde măsurile necesare pentru asigurarea auditării conturilor de către autoritățile naționale, cooperează cu Comisia Europeană și Curtea de Conturi și sprijină aceste instituții în îndeplinirea cerințelor de audit;

p) desfășoară activități de identificare, constatare a neregulilor, de stabilire și de recuperare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, în situațiile în care autoritatea delegată nu poate fi stabilită ca debitor;

q) participă în calitate de președinte în cadrul misiunilor de verificare a sesizărilor și/sau alertelor la neregulă/fraudă în cadrul comisiei mixte, contrasemnând raportul de verificare emis la finalizarea verificărilor desfășurate în temeiul Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare;

r) întocmește procesul-verbal de constatare a neregulilor în baza constatărilor inserate în raportul de verificare menționat la lit. q), care constituie titlu de creanță în temeiul Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare;

s) pentru componentele de asistență tehnică finanțate din Fond, asigură derularea procedurilor de achiziții publice, în conformitate cu legislația națională în domeniul achizițiilor publice, pentru toate activitățile aprobate de autoritatea responsabilă și asigură administrarea contractelor;

ș) autorizează și efectuează plăți pentru activitățile finanțate din componentele de asistență tehnică, către contractanți, respectiv către beneficiarii activităților finanțate din componentele de asistență tehnică, în baza documentelor de plată verificate și aprobate de către autoritatea responsabilă cu mențiunea "citit și aprobat“ și a documentelor justificative aferente;

t) operaționalizează și asigură funcționarea sistemului contabil necesar administrării financiare a Fondului;

ț) asigură managementul administrativ și financiar pentru deplasările interne și/sau externe, aprobate de autoritatea responsabilă, ale reprezentanților autorității responsabile, autorității delegate, autorității de audit și autorității de certificare, finanțate din componentele de asistență tehnică;

u) efectuează plata cheltuielilor ocazionate de deplasările interne și/sau externe, din fondurile aferente componentelor de asistență tehnică, în conformitate cu prevederile legale specifice;

v) solicită autorității responsabile transferul, într-o singură tranșă, al sumelor alocate pentru componentele de asistență tehnică aferente fiecărui program anual aprobat, în vederea asigurării, în timp real, a fondurilor necesare efectuării plăților pentru toate activitățile finanțate din acestea;

w) deschide conturi pentru acordarea sumelor cuvenite reprezentanților autorității responsabile, autorității delegate, autorității de audit și autorității de certificare și pentru derularea, prin intermediul cardurilor bancare, a operațiunilor financiare aferente deplasărilor interne și/sau externe finanțate din componentele de asistență tehnică, pentru fiecare instituție beneficiară (autoritatea responsabilă, autoritatea delegată, autoritatea de audit și autoritatea de certificare);

x) verifică documentele justificative aferente deplasărilor interne și/sau externe finanțate din componentele de asistență tehnică, însoțite de raportul de misiune/deplasare aprobat și decontul de cheltuieli, în vederea stabilirii sumelor eligibile din Fond și a sumelor din contribuția națională, și efectuează demersurile pentru asigurarea contribuției naționale respective;

y) în cadrul comisiei mixte de control la fața locului, verifică, împreună cu reprezentanții autorității responsabile, gradul/modul de îndeplinire a obiectivelor proiectului;

z) pe baza constatărilor rezultate în urma verificărilor efectuate potrivit lit. y), poate propune autorității responsabile reduceri procentuale din sumele solicitate la rambursarea/plata finală reprezentând cheltuieli efectuate și declarate de beneficiari sau, după caz, de a recupera creanțele bugetare rezultate din nereguli, potrivit Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare, în situația în care se constată neîndeplinirea sau îndeplinirea parțială a indicatorilor/obiectivelor proiectelor finanțate din fonduri europene și/sau fonduri publice naționale aferente acestora pentru care beneficiarii și-au angajat răspunderea realizării în perioada de implementare a contractelor/deciziilor de finanțare nerambursabilă ori a altor tipuri de contracte multianuale.

(2) Prin excepție de la prevederile alin. (1) se deleagă Inspectoratul General pentru Imigrări din cadrul Ministerului Afacerilor Interne să îndeplinească atribuțiile de contractare și plată pentru componenta de asistență tehnică în cadrul programului anual 2013.

(3) Sumele corespunzătoare contribuției financiare a Uniunii Europene acordate României pentru implementarea componentei de asistență tehnică aferentă programului anual 2013 se transferă în conturile deschise în euro pe numele Inspectoratului General pentru Imigrări, în calitate de autoritate desemnată potrivit art. 6 alin. (2), la instituția de credit prin care sunt gestionate Fondul european pentru refugiați, Fondul european de integrare a resortisanților țărilor terțe și Fondul european de returnare.

(1) Se desemnează structura specializată a Direcției generale financiare din cadrul Ministerului Afacerilor Interne pentru îndeplinirea funcției de autoritate de certificare pentru asistența acordată din Fond.

(2) Atribuțiile autorității de certificare sunt prevăzute la art. 31 din Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului.

(3) Autoritatea responsabilă, autoritatea delegată și beneficiarii finali au obligația să transmită autorității de certificare informațiile și documentele necesare în scopul certificării, în termenele și conform precizărilor stabilite prin procedura interinstituțională privind informarea adecvată a autorității de certificare.

(1) Se desemnează Autoritatea de Audit de pe lângă Curtea de Conturi a României în calitate de autoritate de audit pentru asistența financiară acordată României de către Uniunea Europeană prin intermediul Fondului.

(2) Atribuțiile autorității de audit sunt prevăzute la art. 32 din Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului și la art. 20 alin. (2) din Decizia Comisiei 2008/456/CE.

(3) Situația rezumativă anuală a auditurilor prevăzută la art. 53b (3) din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1.605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările ulterioare, se realizează de către Autoritatea de Audit de pe lângă Curtea de Conturi a României.

Evaluarea procesului de implementare a Fondului se realizează de către autoritatea responsabilă prin externalizarea acestor servicii, în baza unui contract de achiziție publică sau prin resurse proprii, cu aprobarea ofițerului responsabil de program.

Beneficiarii finali ai asistenței financiare acordate din Fond au următoarele atribuții principale:

a) identifică propuneri de proiecte finanțate din fondurile alocate din Fond și contribuția națională pe baza priorităților stabilite în programul multianual și le înaintează autorității responsabile pentru aprobare;

b) întreprind toate demersurile pe care le presupune exercițiul de programare, în vederea asigurării eligibilității proiectelor propuse, completarea sau modificarea fișei de proiect și redimensionarea bugetului solicitat;

c) elaborează norme procedurale proprii de lucru care sunt supuse avizării de către ofițerul responsabil de program;

d) administrează proiectele și contractele aferente acestora și întreprind măsurile necesare pentru a asigura îndeplinirea de către contractant a sarcinilor ce îi revin conform contractului;

e) actualizează programul anual al achizițiilor publice propriu, prin includerea procedurilor de achiziție publică derulate în vederea atribuirii/încheierii contractelor/acordurilor-cadru de furnizare/servicii/lucrări prevăzute în programele anuale și multianuale;

f) întocmesc documentațiile de atribuire, stabilind specificațiile tehnice, criteriile de calificare și/sau selecție și factorii de evaluare, determină valorile estimative ale contractelor și elaborează proiectele de contract;

g) organizează procedura de achiziții pentru proiectele finanțate din fondurile alocate din Fond și contribuția națională și evaluează ofertele depuse conform prevederilor legislației naționale aplicabile în materia achizițiilor publice;

h) atribuie și încheie contractele de achiziție publică în cadrul proiectelor finanțate din Fond în conformitate cu legislația națională în vigoare privind achizițiile publice;

i) atunci când este cazul, supun modificării contractele atât pentru asigurarea conformității cu reglementările legislației europene și naționale în vigoare, cât și în condițiile prevederilor contractuale și informează în acest sens autoritatea responsabilă și autoritatea delegată;

j) autorizează și efectuează plăți către contractanți, în baza facturilor însoțite de documentele justificative necesare efectuării plății, prevăzute în contract;

k) întocmesc și transmit autorității delegate cereri de fonduri însoțite de documente justificative aferente, în conformitate cu decizia de finanțare;

l) furnizează autorității responsabile și autorității delegate, lunar, informații privind planificarea procedurii de achiziții, a evaluării ofertelor, a atribuirii contractelor, rapoarte referitoare la situația financiară a fiecărui proiect, precum și evidențe detaliate privind plățile efectuate;

m) asigură menținerea evidențelor financiare privind operațiunile pe care le derulează;

n) supraveghează în permanență îndeplinirea de către contractant a obligațiilor asumate în conformitate cu contractul semnat și informează de îndată autoritatea responsabilă asupra oricăror aspecte care ar putea afecta atingerea obiectivelor asumate prin programul anual în cauză și măsurile întreprinse;

o) răspund de recepția bunurilor, serviciilor și a lucrărilor menționate în facturile emise de contractanți, întocmesc documentația de recepție în vederea efectuării plăților conform condițiilor contractuale și întocmesc și păstrează înregistrările aferente recepției;

p) țin evidența repartizării și utilizării bunurilor achiziționate din fondurile alocate din Fond și contribuția națională, conform destinației și scopului prevăzute în program și, pe o perioadă de 5 ani de la data închiderii programului anual în cauză, informează autoritatea responsabilă ex post, asigură accesul autorității responsabile la documentele și echipamentele achiziționate;

q) pun la dispoziția structurilor de control și audit toate datele și informațiile solicitate;

r) asigură publicitatea acțiunilor realizate și a bunurilor achiziționate, conform prevederilor europene în vigoare, și transmit spre aprobare materialele de promovare autorității responsabile;

s) suportă cheltuielile considerate neeligibile de către Comisia Europeană, autoritățile de audit naționale și europene, precum și alte instituții și structuri abilitate cu atribuții de control în ceea ce privește gestionarea financiară a proiectelor finanțate din Fond;

ș) răspund, împreună cu autoritatea responsabilă și autoritatea delegată, pentru respectarea măsurilor din programele multianuale/anuale aprobate și pentru eligibilitatea operațiunilor finanțate din Fond, aplicând un management financiar și tehnic riguros și transparent;

t) întocmesc documentele de raportare lunară privind stadiul implementării contractelor, rapoartele de monitorizare și evaluare a contractelor, conform procedurilor Fondului, și le supun aprobării autorității responsabile;

ț) operaționalizează și asigură funcționarea sistemului contabil necesar gestionării sumelor primite din Fond;

u) utilizează registre contabile și asigură înregistrarea contabilă adecvată a serviciilor/bunurilor/lucrărilor finanțate din Fond;

v) asigură transmiterea către autoritatea responsabilă și autoritatea delegată, la solicitarea acestora, a informațiilor și documentelor privind înregistrarea în contabilitate a serviciilor/bunurilor/lucrărilor finanțate din Fond;

w) organizează și păstrează arhiva documentației proiectelor finanțate din Fond;

x) transmit autorității responsabile informațiile necesare în vederea elaborării rapoartelor intermediare și a rapoartelor finale privind punerea în aplicare a programelor anuale;

y) întreprind demersurile necesare în vederea asigurării sumelor prevăzute la art. 3 alin. (6) și informează, de îndată, autoritatea responsabilă asupra oricăror probleme intervenite, în vederea întreprinderii demersurilor necesare.

(1) În vederea reflectării fondurilor acordate României prin Programul general în poziția netă a României în relația financiară cu Uniunea Europeană, Unitatea de coordonare a relațiilor bugetare cu Uniunea Europeană din cadrul Ministerului Finanțelor Publice primește de la autoritatea responsabilă și prelucrează datele privind contribuția financiară a Uniunii Europene, conform procedurii și modelului elaborate de Ministerul Finanțelor Publice.

(2) Autoritatea responsabilă transmite Unității de coordonare a relațiilor bugetare cu Uniunea Europeană din cadrul Ministerului Finanțelor Publice următoarele informații, conform procedurii elaborate de Ministerul Finanțelor Publice:

a) estimările alocărilor bugetare anuale pentru România, comunicate de Comisia Europeană pentru Fond, în conformitate cu art. 23 alin. (2) din Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului;

b) situația sumelor necesare achitării debitelor față de bugetul Uniunii Europene, inclusiv a achitării acestora și a majorărilor de întârziere ca urmare a nerecuperării la timp a sumelor de la beneficiari;

c) situația sumelor aferente contribuției financiare a Uniunii Europene, transferate de Comisia Europeană, pentru Fond.

La data intrării în vigoare a prezentului ordin, Ordinul ministrului administrației și internelor și al ministrului finanțelor publice nr. 276/3.010/2011 privind stabilirea cadrului general pentru planificarea strategică și financiară, gestionarea, implementarea și auditarea utilizării asistenței financiare acordate României prin intermediul Fondului pentru Frontierele Externe din cadrul Programului general "Solidaritatea și gestionarea fluxurilor migratorii“, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 4 din 4 ianuarie 2012, cu modificările și completările ulterioare, se abrogă.

Prezentul ordin intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I.