Anexă - SISTEMUL DE EVIDENȚĂ A DATELOR PENTRU PERSONALUL DIN SISTEMUL ADMINISTRAȚIEI.... - Ordinul MJ nr. 3406/C/2012 - aprobarea Sistemului de evidenţă a datelor pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare

(1) Sistemul de evidență a datelor de personal cuprinde totalitatea procedurilor, metodelor și regulilor privind înregistrarea, păstrarea, prelucrarea și circulația documentelor de evidență și constituie suportul necesar pentru fundamentarea deciziilor din domeniul managementului resurselor umane în Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate.

(2) Sistemul de evidență a datelor de personal cuprinde evidența nominală și evidența statistică a funcționarilor publici cu statut special și a personalului civil din sistemul administrației penitenciare.

(3) Evidența datelor de personal se realizează prin structurile de resurse umane existente la nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor și unităților subordonate.

(4) Personalul din cadrul structurilor de resurse umane din sistemul administrației penitenciare răspunde de securizarea documentelor și informațiilor de personal pe care le gestionează, împotriva accesului neautorizat și a incidentelor de pierdere sau distrugere a acestora, cu respectarea legislației privind protecția datelor cu caracter personal.

(1)Evidența nominală se asigură prin documentele ce se întocmesc și se actualizează permanent și prin aplicația informatică a resurselor umane, în vederea cunoașterii situației socio-profesionale, a datelor personale privind starea și evoluția carierei profesionale a personalului, precum și a celor cu privire la acordarea drepturilor de personal.

(2)Evidența statistică cuprinde documentele ce se obțin prin prelucrarea datelor și informațiilor din evidența nominală și se referă la realizarea scriptică/informatizată a unor situații de personal.

Organizarea evidenței personalului din sistemul administrației penitenciare, potrivit prevederilor prezentului ordin se realizează sub coordonarea directorului general al Administrației Naționale a Penitenciarelor și a directorilor unităților subordonate.

Șeful structurii de resurse umane din Administrația Națională a Penitenciarelor și șefii structurilor de resurse umane din unitățile subordonate răspund de actualizarea permanentă a datelor pentru personalul din competență.

Evidența nominală se realizează prin:

a) dosarul profesional;

b) fișa de evidență;

c) aplicația informatică a resurselor umane.

(1)Dosarul profesional, model conform Anexei nr. 1 la Sistemul de evidență, constituie principalul document de evidență nominală a personalului din sistemul administrației penitenciare, care cuprinde date confidențiale cu caracter personal și profesional, precum și evoluția în cariera profesională de la începerea raporturilor de serviciu, până la încetarea acestora. În dosarul profesional pot exista și documente clasificate potrivit legii.

(2)Dosarul profesional se întocmește în exemplar unic, în termen de 20 zile lucrătoare de la încadrarea în sistemul administrației penitenciare.

(3) Persoanele responsabile cu întocmirea și actualizarea dosarelor profesionale sunt obligate să certifice înscrierile efectuate, în termenele prevăzute de lege, prin semnătură și prin menționarea în clar a numelui și funcției deținute, conform prevederilor prezentului ordin.

(4) Pe coperta interioară a dosarului profesional va fi inserată o fotografie color cu dimensiunea 9 × 12 cm în uniformă de oraș, respectiv o fotografie în ținută civilă pentru personalul civil.

(5)Dosarul profesional cuprinde, în mod obligatoriu, următoarele:

(1) Situațiile statistice rezultate ca urmare a prelucrării automate a datelor din evidența nominală, sunt:

a) situația statistică privind efectivele de personal din sistemul administrației penitenciare (anual) - care se referă la cunoașterea structurii efectivelor de personal conform următoarelor criterii: personal de comandă (conducere) și personal de execuție, pe corpuri profesionale, sectoare de activitate, segmente de vârstă, studii, cursuri de stagiu, pregătire, perfecționare și specializare, model conform Anexei nr. 15 la Sistemul de evidență

b) fluctuația personalului (anual) - care se referă la cunoașterea posturilor prevăzute, ocupate și vacante, pe categorii de personal la 01 ianuarie a anului precedent, încadrări în anul precedent (pe categorii de personal, sex, proveniență, naționalitate, religie, studii, vârstă, stare civilă, profilul de activitate unde s-a încadrat), pierderi în anul precedent (pe categorii de personal, sex, motivele ieșirii din sistem, vârstă, studii, vechime în sistem), posturile prevăzute, ocupate și vacante, pe categorii de personal la 31 decembrie a anului precedent, model conform Anexei nr. 16 la Sistemul de evidență

c) situația privind realizarea dinamicii de personal (trimestrial) - posturi la sfârșitul perioadei (prevăzute, ocupate, vacante), personal existent la sfârșitul perioadei (pe corpuri profesionale), încadrări pe corpuri profesionale în perioada de referință (proveniență, vârstă, studii, profilul de activitate unde s-a încadrat), pierderi pe corpuri profesionale în perioada de referință (motivul ieșirii din sistem, profilul de activitate, studii) și transformări, model conform Anexei nr. 17 la Sistemul de evidență

d) situația centralizatoare privind posturile prevăzute, încadrate și vacante, pe corpuri profesionale și unități (lunar), model conform Anexei nr. 18 la Sistemul de evidență

(2) Structura de resurse umane din Administrația Națională a Penitenciarelor întocmește, în format electronic, machetele situațiilor menționate mai sus, cu toate elementele, precum și instrucțiuni cu modul de completare pentru unitățile penitenciare.

(3) La data implementării în sistemul administrației penitenciare a aplicației informatizate de gestiune personal, prevederile alin. (2) vor fi abrogate.

(4) Pentru fundamentarea deciziilor, la inițiativa conducerii, pot fi generate și alte tipuri de situații.

(1) Personalul din sistemul administrației penitenciare are acces la propriul dosar profesional, fără nicio îngrădire, în spațiile structurilor de resurse umane, iar la cerere i se pot elibera copii de pe actele din dosar, cu respectarea prevederilor referitoare la circuitul documentelor clasificate.

(2) Personalul din sistemul administrației penitenciare poate solicita în scris structurii de resurse umane din Administrația Națională a Penitenciarelor, respectiv structurilor de resurse umane din unitățile subordonate eliberarea unor adeverințe care să certifice informații în legătură cu situația profesională.

(3) Au acces la dosarele profesionale, în spațiile structurilor de resurse umane, și pot solicita în scris și motivat, în condițiile legii, eliberarea/transmiterea unor copii de pe documentele din dosare, precum și anumite date conținute de acestea:

a) directorul unității și șeful structurii de resurse umane;

b) șeful sectorului de activitate unde este încadrat titularul sau, după caz, persoana cu atribuții privind evaluarea activității profesionale și conduitei acestuia;

c) personalul unor autorități sau instituții publice, cu atribuții de control, pe baza împuternicirii dată de persoana care aprobă misiunea;

d) personalul împuternicit al autorităților, instituțiilor publice sau a altor unități din sistemul administrației penitenciare în vederea cunoașterii situației profesionale a persoanei din sistemul administrației penitenciare care a solicitat transferul sau mutarea la aceste instituții;

e) președintele comisiei de disciplină în a cărei competență se află titularul, pentru soluționarea unor sesizări ce privesc persoana titularului;

f) consilierii juridici din Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate, în situația în care instituția este parte într-un proces cu titularul, iar datele personale solicitate sunt relevante pentru soluționarea cauzei;

g) instanțele judecătorești și organele de urmărire penală;

h) lucrătorul structurii de resurse umane care are atribuții privind evidența personalului și are în gestiune dosarul profesional.

(4) În cazurile prevăzute la alin. (3) literele b-g, accesul la dosarul profesional, precum și eliberarea unor copii de pe documentele conținute în acesta se aprobă de către șeful structurii de resurse umane, urmare a unei solicitări scrise, cu respectarea prevederilor legale referitoare la informațiile clasificate.

(5) În cazurile prevăzute la alin. (3) literele c - g, accesul la dosarul profesional sau furnizarea de date, precum și eliberarea unor copii de pe documentele conținute de acesta se notifică titularului, de către lucrătorul de resurse umane care are atribuții privind evidența personalului.

(6) Persoanele care au acces la datele cuprinse în dosarul profesional au obligația de a păstra confidențialitatea datelor cu caracter personal în condițiile legii.

Lucrătorii de resurse umane care au atribuții privind evidența personalului gestionează dosarele profesionale și fișele de evidență, care le sunt repartizate prin fișa postului de către șeful structurii resurse umane.

Datele cuprinse în dosarul profesional pot fi rectificate sau completate ori de câte ori intervine o schimbare în situația socio - profesională.

(1) Rectificarea sau completarea datelor din dosarul profesional se face pe baza documentelor originale.

(2) Actele originale prezentate de titular se restituie. Copiile de pe acestea, certificate pentru conformitate cu originalul de către persoana care are atribuții cu privire la evidența personalului, se clasează în dosarul profesional.

În vederea păstrării documentelor de evidență în bune condiții, directorii de unități sunt obligați să asigure amenajarea unor spații corespunzătoare. Spațiile respective trebuie să îndeplinească condițiile necesare pentru asigurarea confidențialității datelor și să respecte prevederile legale referitoare la informațiile clasificate.

(1) La structura de resurse umane din Administrația Națională a Penitenciarelor se păstrează:

a) dosarele personalului încadrat în structura centrală a Administrației Naționale a Penitenciarelor și în Subunitatea de Pază și Escortare Deținuți Transferați;

b) dosarele directorilor, directorilor adjuncți și șefilor structurilor de resurse umane din unitățile subordonate numiți/împuterniciți în funcții;

c) fișele de evidență ale personalului din sistemul administrației penitenciare, în activitate.

(2) La structurile de resurse umane din unitățile subordonate se păstrează:

a) dosarele profesionale ale funcționarilor publici cu statut special, precum și ale personalului civil încadrat pe bază de contract individual de muncă din unitate, alții decât cei prevăzuți la art. 17 alin. 1 lit. b;

b) fișele de evidență ale personalului din unitate.

(3) După încetarea raporturilor de serviciu, fișa de evidență, exemplarul aflat în gestiunea unității, se păstrează la structura de resurse umane pe o perioadă de 70 de ani, iar exemplarul aflat în gestiunea structurii de resurse umane din Administrația Națională a Penitenciarelor se transmite Arhivei Administrației Naționale a Penitenciarelor.

(1) Pentru personalul detașat între unitățile sistemului administrației penitenciare, dosarele profesionale însoțite de o fotocopie a fișei de evidență se păstrează la unitatea unde titularii sunt detașați, cu respectarea prevederilor art. 17 alin. (1).

(2) Pentru personalul detașat în instituții din afara sistemului administrației penitenciare, dosarele profesionale se păstrează la unitatea unde titularii sunt încadrați, cu respectarea prevederilor art. 17 alin. (1).

(3) Dosarele profesionale ale personalului din sistemul administrației penitenciare ale cărui raporturi de serviciu au încetat, se trimit la Arhiva Administrației Naționale a Penitenciarelor, potrivit termenelor stipulate în nomenclatorul arhivistic, iar la cererea instituțiilor din sectorul de apărare, ordine publică și siguranță națională, se eliberează fotocopii ale acestora.

(4) La mutarea/detașarea între unitățile sistemului administrației penitenciare, documentele de evidență nominal se transmit structurilor de resurse umane cu respectarea prevederilor art. 17 alin. (1) și (2).

În cazul desființării unității, documentele de evidență ale personalului preluat de alte unități, se transmit acestora, iar cele ale personalului ale cărui raporturi de serviciu au încetat, se transmit arhivei Administrației Naționale a Penitenciarelor.

(1) Personalul din sistemul administrației penitenciare are obligația să aducă la cunoștința compartimentului resurse umane modificările privind domiciliul, după caz, reședința, precum și schimbările intervenite în starea civilă sau date relevante din punct de vedere profesional, în termen de 15 zile de la producerea acestora. Datele referitoare la rudele până la gradul II inclusiv și datele privitoare la rudele și rudele prin alianță până la gradul IV care lucrează în sistemul administrației penitenciare se actualizează periodic/ori de câte ori este cazul, prin grija titularului.

(2) Datele și informațiile privind personalul din sistemul administrației penitenciare care se transmit la structura de resurse umane din Administrația Națională a Penitenciarelor conțin, în mod obligatoriu, codul informatic, în scopul introducerii operative în aplicația informatică de resurse umane.

Pentru personalul din sistemul administrației penitenciare căruia i-au încetat raporturile de serviciu, se eliberează, la cerere, adeverințe care să ateste activitatea profesională desfășurată, vechimea în serviciu, în specialitate și în funcție, grupele/condițiile în care se încadrează locurile de muncă în care și-au desfășurat activitatea.

Structurile de resurse umane din sistemul administrației penitenciare gestionează organigrama și statul de organizare.

Toate tipizatele de evidență nominală, generală, menționate în anexe, sunt tipărite de Baza de Aprovizionare și Gospodărire București și vor fi transmise la solicitarea unităților, cu avizul Direcției Management Resurse Umane.

Documentele de evidență aflate în uz se utilizează până la completare, iar cele noi se întocmesc conform prevederilor prezentului ordin.

Evidența nominală și statistică pentru personalul civil, se realizează potrivit legislației specifice, dacă este expres prevăzut, iar în caz contrar, se aplică prevederile prezentului ordin.

Administrația Națională a Penitenciarelor va emite instrucțiuni cu privire la completarea tipizatelor prevăzute de prezentul ordin.