HG nr. 643/2015 - modificarea și completarea Normelor metodologice de aplicare a OUG nr. 196/2008 - înființarea activității de derulare și gestionare a proiectelor de înfrățire instituțională finanțate de UE, pt. care România are calitate...

(1) În sensul prezentelor norme metodologice, atribuțiile Punctului național de contact, denumit în continuare PNC, pentru activitatea de înfrățire instituțională, în România, sunt duse la îndeplinire de Ministerul Fondurilor Europene.

(2) PNC pentru activitatea de înfrățire instituțională este responsabil cu promovarea, dezvoltarea și coordonarea activității de participare a României la proiectele de înfrățire instituțională în calitate de donator de asistență tehnică.

(3) În sensul prezentelor norme metodologice, se nominalizează Ministerul Fondurilor Europene ca Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională și de asistență tehnică, denumită în continuare AAIIAT.

(4) AAIIAT este responsabilă cu managementul administrativ și financiar al proiectelor de înfrățire instituțională și de asistență tehnică în care România are rol de donator de asistență tehnică și le va semna în această calitate. AAIIAT este întotdeauna parte semnatară în contractele de asistență tehnică."

(1) AAIIAT asigură consultanță administrativă și financiară instituțiilor potențial donatoare de asistență tehnică, în vederea pregătirii ofertelor și a participării la reuniunile de selecție, la ședințele de deschidere, respectiv pe durata selectării ofertelor și atribuirii contractelor de asistență tehnică.

(2) AAIIAT primește, verifică și avizează din punct de vedere procedural ofertele de înfrățire instituțională elaborate de autoritățile române, ce urmează a fi înaintate PNC spre a fi transmise către Comisia Europeană sau către autoritățile administrative din țările beneficiare.

(3) Pentru proiectele standard de înfrățire instituțională, la solicitarea unei instituții potențial donatoare de asistență, reprezentanții PNC participă la întâlnirile bilaterale pentru prezentarea ofertelor.

(4) Pentru proiectele de asistență tehnică, AAIIAT primește, verifică și avizează din punctul de vedere procedural ofertele care urmează să fie depuse în cadrul procedurilor de atribuire a contractelor de asistență tehnică."

La solicitarea instituțiilor interesate, AAIIAT oferă instruire specialiștilor români care vor participa la proiectele de înfrățire instituțională/asistență tehnică în calitate de coordonator de proiect, consilier rezident de înfrățire instituțională și expert, cu privire la prevederile manualului de înfrățire instituțională, ghidurile practice cu finanțări nerambursabile, alte ghiduri comunitare."

(1) AAIIAT asigură consultanță și sprijin pe durata negocierii și semnării contractelor de înfrățire instituțională, precum și pentru orice modificări ulterioare ale acestora.

(2) În cazul în care instituția donatoare de asistență tehnică va participa la contractul de înfrățire instituțională în consorțiu cu una sau mai multe instituții din statele membre, AAIIAT sprijină administrativ instituțiile române în vederea încheierii acordului de consorțiu cu celelalte instituții din statele membre.

(3) La prezentarea ofertelor de asistență tehnică, din delegații vor face parte coordonatorul de proiect și experții propuși."

(1) AAIIAT administrează baze de date cu experți din diferite instituții, structurate pe domenii de interes/domenii de activitate, în vederea asigurării resurselor umane ce se pot utiliza de către instituțiile donatoare de asistență tehnică.

(2) AAIIAT actualizează periodic bazele de date prevăzute la alin. (1) și poate furniza, la cererea instituțiilor interesate, informații privind experții existenți."

Orice cheltuială declarată neeligibilă de către instituția beneficiară a proiectului de înfrățire instituțională sau de asistență tehnică ori ca urmare a misiunilor de verificare/audit efectuate de către instituțiile abilitate din statul beneficiar, de către serviciile Comisiei Europene sau de către orice alte instituții abilitate în acest sens se suportă din sursele proprii ale instituției donatoare de asistență tehnică, în conformitate cu reglementările legale și contractuale în vigoare."

(1) AAIIAT gestionează din punct de vedere administrativ și financiar proiectele de înfrățire instituțională și de asistență tehnică pentru toți ordonatorii principali de credite, inclusiv pentru ordonatorii subordonați.

(2) AAIIAT va deschide un cont bancar în euro și un cont bancar în lei, pentru toți ordonatorii principali de credite, aferent fiecărui contract de înfrățire instituțională și, respectiv, de asistență tehnică în parte, prin care se vor derula toate operațiunile financiare aferente participării la proiectele de înfrățire instituțională și, respectiv, la cele de asistență tehnică.

(3) AAIIAT va deschide un cont în sistemul Trezoreriei Statului, prin care va derula toate operațiunile financiare în lei pentru activitatea de înfrățire instituțională și un cont prin care va derula toate operațiunile financiare în lei pentru proiectele de asistență tehnică.

(4) Cheltuielile aferente indemnizațiilor ce se plătesc coordonatorului de proiect și experților, care reprezintă obligația angajatorului conform legislației naționale în vigoare, se suportă din costurile cu managementul contractului de înfrățire instituțională sau de asistență tehnică în cadrul căruia aceștia sunt cooptați.

(5) AAIIAT va emite cereri de plată în baza contractului de înfrățire instituțională/asistență tehnică către instituțiile din țările beneficiare ale asistenței tehnice sau către liderul de consorțiu, în cazul în care instituția donatoare de asistență tehnică participă la contractul de înfrățire instituțională/asistență tehnică în consorțiu cu unul sau mai multe instituții din statele membre.

(6) AAIIAT va emite facturi către instituțiile din țările beneficiare ale asistenței tehnice în baza contractului de asistență tehnică.

(7) AAIIAT încasează în euro fondurile de la statul beneficiar al asistenței tehnice, conform contractului de asistență tehnică, contractului de înfrățire instituțională, sau de la liderul de consorțiu, în cazul în care instituția donatoare de asistență tehnică participă la contractul de înfrățire instituțională în consorțiu cu una sau mai multe instituții din statele membre.

(8) În cazul în care instituția donatoare de asistență tehnică participă la contractul de înfrățire instituțională sau de asistență tehnică în consorțiu cu una sau mai multe instituții din statele membre și este lider de consorțiu, AAIIAT efectuează plățile, în baza unei cereri de plată, către partenerii de consorțiu, conform acordului de consorțiu.

(9) AAIIAT efectuează plăți în euro pe teritoriul României, prin transfer bancar, către experți, coordonatorul de proiect și consilierul rezident de înfrățire instituțională care vor desfășura activități specifice în cadrul contractelor.

(10) AAIIAT va efectua plăți prin transfer bancar, plăți aferente contractării și implementării proiectelor de înfrățire instituțională sau de asistență tehnică, precum și plăți ce reprezintă costuri cu managementul contractului de înfrățire instituțională, respectiv de asistență tehnică.

(11) AAIIAT verifică și autorizează plățile efectuate în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională și de asistență tehnică. În situația în care, în urma verificărilor, se constată că documentele transmise sunt incomplete sau incorecte, AAIIAT are dreptul de a suspenda plățile până la clarificarea aspectelor în cauză.

(12) AAIIAT efectuează plățile pe bază de documente justificative transmise în original sau copii conforme cu originalul, semnate pentru conformitate de către o persoană împuternicită de către reprezentantul legal al instituției donatoare în acest scop. Documentele justificative dovedesc angajarea, lichidarea și ordonanțarea cheltuielilor, potrivit prevederilor Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, cu modificările și completările ulterioare."

(1) În vederea îndeplinirii activităților de management financiar, AAIIAT primește de la instituțiile donatoare documentele justificative în original sau copii conforme cu originalul, semnate pentru conformitate de către o persoană împuternicită de reprezentantul legal al instituției donatoare în acest scop, ce atestă îndeplinirea activităților menționate în contractul de înfrățire instituțională sau de asistență tehnică, aprobate de către coordonatorul de proiect și reprezentantul legal al instituției donatoare, inclusiv secțiunea tehnică aferentă rapoartelor de activitate, de începere, intermediar, final, aprobate de aceleași persoane menționate mai sus.

(2) AAIIAT întocmește secțiunea financiară a raportului de activitate de începere, raport intermediar, raport final, în cazul contractelor de asistență tehnică și în cazul în care instituția donatoare de asistență tehnică este lider de consorțiu în cadrul contractului standard de înfrățire instituțională. În situația în care instituția donatoare de asistență tehnică nu este lider de consorțiu în cadrul contractului standard de înfrățire instituțională, AAIIAT va pune la dispoziția liderului de consorțiu informațiile necesare în vederea întocmirii secțiunii financiare a rapoartelor.

(3) AAIIAT verifică din punctul de vedere procedural și financiar actele adiționale și ordinele administrative întocmite de către instituția donatoare de asistență tehnică, în cazul în care aceasta din urmă este lider de consorțiu în cadrul contractului standard de înfrățire instituțională.

(4) AAIIAT verifică din punct de vedere procedural și financiar și semnează actele adiționale și ordinele administrative întocmite de instituția donatoare de asistență tehnică în cadrul contractului de asistență tehnică.

(5) AAIIAT, în vederea îndeplinirii condițiilor prevăzute în contractul de înfrățire instituțională/asistență tehnică, întocmește rapoarte intermediare trimestriale de verificare a cheltuielilor.

(6) AAIIAT, în vederea îndeplinirii condițiilor prevăzute în contractul de înfrățire instituțională/asistență tehnică, se asigură de existența unui raport de verificare a cheltuielilor la cererea de plată finală, emis de auditorul (persoană fizică/juridică) care prestează acest serviciu. În situația în care instituția donatoare de asistență tehnică din România este lider de consorțiu, AAIIAT contractează auditorul cu respectarea legislației române relevante."

(1) Instituția donatoare de asistență tehnică semnează cu AAIIAT o convenție în cazul contractului de înfrățire instituțională sau un acord de consorțiu în cazul contractului de asistență tehnică, prin care se menționează care sunt obligațiile și drepturile părților.

(2) Convenția, respectiv acordul de consorțiu, prevăzute la alin. (1), vor cuprinde următoarele elemente minimale:

a) părțile contractante, cu menționarea datelor de contact și a reprezentanților legali/ordonatorilor principali de credite;

b) codul și titlul contractului de înfrățire instituțională sau de asistență tehnică;

c) obiectul convenției/acordului de consorțiu;

d) drepturile și obligațiile părților;

e) durata convenției/acordului de consorțiu;

f) bugetul proiectului de înfrățire instituțională/contractului de asistență tehnică;

g) lista experților, coordonatorului de proiect, consilierului rezident de înfrățire instituțională care urmează a fi implicați în execuția contractului de înfrățire instituțională sau de asistență tehnică;

h) modalitățile de modificare a convenției/acordului de consorțiu;

i) situațiile în care convenția/acordul de consorțiu încetează să mai producă efecte;

j) răspunderea părților.

(3) Instituția donatoare de asistență tehnică are obligația de a asigura semnarea contractului de înfrățire instituțională în atâtea exemplare câte părți sunt. Contractul de înfrățire instituțională, inclusiv anexele, se transmite în copie de către coordonatorul de proiect la AAIIAT, în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la data ultimei semnături. Contractul de asistență tehnică se semnează în atâtea exemplare câte părți sunt, cu aceeași forță juridică, și se semnează de MFE AAIIAT în calitate de avizator.

(4) În baza convenției în cazul contractului de înfrățire instituțională, respectiv în baza acordului de consorțiu în cazul contractului de asistență tehnică, reprezentantul legal al instituției donatoare de asistență tehnică, cu ocazia fiecărei misiuni în care vor fi implicate persoanele prevăzute la alin. (2) lit. g), emite un mandat care cuprinde următoarele elemente minimale:

a) numele și adresa instituției donatoare de asistență tehnică;

b) numele complet, funcția și semnătura reprezentantului legal al instituției donatoare care emite mandatul și ale liderului de proiect;

c) codul și titlul contractului de înfrățire instituțională sau de asistență tehnică;

d) numărul și data convenției sau ale acordului de consorțiu încheiate cu instituția donatoare de asistență tehnică;

e) numărul și data emiterii mandatului;

f) perioada și obiectivul(ele) misiunii, precum și activitatea pentru care se emite mandatul;

g) menționarea duratei deplasării, a mijlocului de transport cu care se va efectua deplasarea, suma zilnică alocată conform baremului publicat pe site-ul Comisiei Europene, precum și onorariul zilnic conform contractului de înfrățire instituțională sau de asistență tehnică, după caz;

h) semnătura coordonatorului de proiect/consilierului rezident de înfrățire instituțională/expertului prin care a luat la cunoștință de prevederile mandatului;

i) obligativitatea prezentării către AAIIAT, în termen de maximum 5 zile de la revenirea în țară, a raportului de misiune aprobat de către reprezentantul legal al instituției donatoare."

(1) Instituția donatoare de asistență tehnică va transmite mandatul către AAIIAT, cu cel puțin 4 săptămâni înainte de începerea fiecărei misiuni.

(2) AAIIAT, după verificarea mandatului, înainte de efectuarea deplasării coordonatorului de proiect/consilierului rezident de înfrățire instituțională/expertului, efectuează prin transfer bancar plata aferentă sumei zilnice alocate pe durata misiunii și asigură achiziționarea biletelor de avion.

(3) La întoarcerea din misiune a coordonatorului de proiect/expertului, AAIIAT determină suma de plată aferentă drepturilor salariale pentru a întocmi statul de plată pe baza raportului de misiune și a fișelor de pontaj aprobate de beneficiar, pentru contractele de asistență tehnică, și, respectiv, pe baza raportului de misiune aprobat, a certificatului de misiune emis și aprobat în conformitate cu prevederile manualului de înfrățire instituțională aplicabil și a fișelor de pontaj aprobate de beneficiar, pentru contractele de înfrățire instituțională.

(4) AAIIAT efectuează plata prin transfer bancar (euro) a sumei reprezentând indemnizația netă rezultată în urma reținerii obligațiilor angajatului conform legii și plata prin transfer din trezorerie în vederea stingerii obligațiilor angajatului și angajatorului conform legislației naționale în vigoare. Calculul indemnizației și al obligațiilor angajatului și angajatorului conform legislației naționale în vigoare se face la cursul inforeuro publicat pe site-ul Comisiei Europene din luna în care se efectuează plata indemnizației nete.

(5) Plata indemnizației nete către coordonatorul de proiect/expert se face în cursul lunii următoare aprobării documentelor prevăzute la alin. (3).

(6) Instituția donatoare de asistență tehnică va emite, în cursul lunii următoare aprobării raportului trimestrial de activitate, în conformitate cu prevederile manualului de înfrățire instituțională aplicabil, o cerere de rambursare către AAIIAT pentru rambursarea drepturilor salariale ale consilierului rezident de înfrățire instituțională, inclusiv obligațiile angajatorului calculate conform legislației naționale în vigoare.

(7) Cererea de rambursare va fi însoțită de statul de plată și ordinele de plată în copie conformă cu originalul, ce dovedesc stingerea obligațiilor de plată.

(8) Plata se va face în cursul lunii următoare aprobării raportului trimestrial de activitate, în conformitate cu prevederile manualului de înfrățire instituțională aplicabil, prin contul deschis în sistemul trezoreriei.

(9) În vederea determinării obligațiilor angajatului și angajatorului aferente indemnizației datorate coordonatorului de proiect/expertului pentru serviciile prestate în baza contractului de înfrățire instituțională/asistență tehnică, AAIIAT întocmește și aprobă statul de plată, în vederea efectuării transferurilor bancare și de trezorerie, precum și situațiile centralizatoare privind obligațiile de plată conform legislației naționale în vigoare.

(10) Direcția economică și resurse umane din cadrul Ministerului Fondurilor Europene, pe baza situațiilor centralizatoare primite de la AAIIAT privind plățile efectuate din fondurile proprii gestionate, centralizează și depune declarațiile privind obligațiile de plată conform legislației naționale în vigoare.

(11) Adeverința privind veniturile aferente activității prestate în baza convenției și contractului de înfrățire instituțională/ acordului de consorțiu se întocmește de către Direcția economică și resurse umane din cadrul Ministerului Fondurilor Europene și se comunică în condițiile legii."

(1) AAIIAT organizează și conduce contabilitatea operațiunilor desfășurate în cadrul proiectului și/sau finanțate din fondurile având destinația de cheltuieli cu managementul de proiect, precum și a celor prevăzute la art. 8 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 196/2008, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 168/2009, cu modificările și completările ulterioare.

(2) AAIIAT are obligația de a arhiva toate documentele aferente contractelor de înfrățire instituțională și de asistență tehnică, conform prevederilor manualului de înfrățire instituțională, ghidurilor practice cu finanțări nerambursabile, altor ghiduri comunitare și legii române în vigoare."

(1) În termen de 5 zile de la revenirea în țară, coordonatorul de proiect și experții vor prezenta AAIIAT un raport de misiune aprobat.

(2) Expertul are obligația să prezinte AAIIAT certificatul de misiune emis și aprobat în conformitate cu prevederile manualului de înfrățire instituțională aplicabil.

(3) Instituția donatoare de asistență are obligația de a prezenta AAIIAT raportul de activitate trimestrial pentru perioada în care s-au desfășurat activitățile în cadrul contractului de înfrățire instituțională/asistență tehnică, aprobat în conformitate cu prevederile manualului de înfrățire instituțională aplicabil/contractului de asistență tehnică.

(4) După analizarea conformității documentelor prevăzute la alin. (3), AAIIAT va determina obligația de plată datorată coordonatorului de proiect și experților pentru activitatea prestată în cadrul contractului.

(5) Perioada în care coordonatorul de proiect, consilierul rezident de înfrățire instituțională și experții își desfășoară activitatea în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională/asistență tehnică constituie vechime în muncă/vechime în specialitatea funcției/vechime în gradul profesional și va fi înregistrată în mod corespunzător, potrivit legislației naționale în vigoare.

(6) Pe perioada desfășurării misiunilor, coordonatorul de proiect și experții cooptați în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională primesc atât drepturile salariale de la angajatorul reprezentat de instituția donatoare de asistență tehnică, cât și indemnizația datorată în baza convenției/acordului de consorțiu încheiate/încheiat potrivit prevederilor art. 15 alin. (1).

(7) Misiunile coordonatorului de proiect și experților cooptați în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională/asistență tehnică vor avea caracterul unor deplasări în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.

(8) Misiunea consilierului rezident de înfrățire instituțională în cadrul contractului de înfrățire instituțională va avea caracterul detașării cu executarea activității specifice în interesul instituției la care se face detașarea.

(9) În vederea evaluării anuale, coordonatorul de proiect, consilierul rezident de înfrățire instituțională și experții cooptați în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională/asistență tehnică prezintă conducerii instituției furnizoare de asistență, la sfârșitul anului, un raport anual al activităților desfășurate în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională/asistență tehnică.

(10) Activitatea depusă în cadrul proiectului de către coordonatorul de proiect, consilierul rezident de înfrățire instituțională și experții cooptați în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională/asistență tehnică se va evalua în funcție de mandatul primit, obiectivele misiunii și de rezultatele înregistrate și descrise în raportul misiunii și în raportul anual.

(11) Consilierul rezident de înfrățire instituțională are obligația de a prezenta instituției donatoare de asistență tehnică un raport de activitate trimestrial care să reflecte activitățile desfășurate în perioada precedentă și modul și gradul de îndeplinire a acestora, aprobat de către coordonatorul de proiect.

(12) Evaluarea anuală a consilierului rezident de înfrățire instituțională este făcută la nivelul instituției donatoare de asistență tehnică de către șeful ierarhic superior al acestuia, având la bază și o evaluare a acestuia făcută de către coordonatorul de proiect, precum și rapoartele de activitate trimestriale și raportul anual."