ANEXĂ - METODOLOGIE. - Ordinul MJ nr. 1993/C/2014 - organizarea şi desfăşurarea activităţilor de prevenire a corupţiei în cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor subordonate
METODOLOGIE
privind managementul riscurilor de corupție în cadrul structurilor Administrației Naționale a Penitenciarelor și unităților subordonate
CAPITOLUL I
Dispoziții generale
Art. 1
În înțelesul prezentei metodologii, termenii și expresiile de mai jos se definesc după cum urmează:
a)activitate - ansamblu de acte fizice, intelectuale și morale realizate în scopul obținerii unor rezultate;
b)risc de corupție - probabilitatea de apariție a unui eveniment sau de realizare a unei acțiuni de corupție vizând un angajat, colectiv profesional sau domeniu de activitate. Riscul de corupție include evenimentul potențial/amenințarea, cauzele care determină apariția acestuia și impactul în cazul în care acesta se materializează;
c)amenințarea - acțiunea sau evenimentul potențial de corupție ce poate să apară în cadrul unei activități derulate în sistemul penitenciar;
d)cauzele - slăbiciuni în sistemul de reglementare ori control al activităților specifice, care ar putea fi exploatate/speculate, stând la baza și putând declanșa materializarea unui risc de corupție. Spre deosebire de amenințare, care este potențială, cauzele există permanent în cadrul activității unei structuri;
e)materializarea riscului - translatarea riscului din domeniul incertitudinii, al situației potențiale de corupție, în cel al certitudinii, respectiv săvârșirea unei fapte de corupție;
f)incident de integritate - eveniment produs la nivelul unei structuri a Administrației Naționale a Penitenciarelor (ANP) sau într-o unitate subordonată, urmat de dispunerea față de personalul implicat a uneia dintre următoarele măsuri: începerea urmăririi penale, trimiterea în judecată, hotărârea definitivă de condamnare pentru fapte de corupție, respectiv aplicarea unei sancțiuni disciplinare ca urmare a constatărilor rezultate în urma efectuării unui test de integritate ori a întocmirii unui raport de evaluare, rămas definitiv, de către Agenția Națională de Integritate;
g)impact - efectele produse în cadrul activității unei structuri în cazul în care un risc de corupție se materializează;
h)unitate de muncă - formă de organizare structurală ce reunește un ansamblu de angajați care realizează același gen de activități, permițând, în consecință, expunerea la riscuri similare. Unitatea de muncă poate fi regăsită în structura organizatorică a ANP sau în unitățile subordonate sub denumiri variate: direcție, serviciu, birou, compartiment, dar și funcție unică, așa cum sunt, de exemplu, funcțiile de ofițer managementul situațiilor de urgență, ofițer informații clasificate sau consilier juridic;
i)coordonator al unității de muncă - șeful ori responsabilul cu organizarea activităților din cadrul unei unități de muncă, căruia îi revine obligația furnizării informațiilor solicitate de către grupul de lucru pentru prevenirea corupției, pe tot parcursul activităților de management al riscurilor de corupție;
j)responsabil de risc - personalul cu funcții de conducere al structurilor din ANP și directorii unităților subordonate, responsabilizați prin Registrul riscurilor de corupție pentru implementarea măsurilor de prevenire/control;
k)aplicație informatică de monitorizare a riscurilor de corupție - aplicație software, dezvoltată de către Direcția tehnologia informației și comunicațiilor (DTIC), în vederea prelucrării automate a datelor și reprezentării statistice și grafice a riscurilor de corupție.
Art. 2
(1) Prezenta metodologie se aplică în scopul adoptării la nivelul tuturor structurilor din ANP și unitățile subordonate a unor măsuri de control și/sau prevenire, adaptate cauzelor care determină posibilitatea de apariție a unor fapte de corupție, astfel încât să fie menținute la un nivel acceptabil atât probabilitatea de apariție a acestora, cât și impactul resimțit la nivelul activităților sistemului penitenciar.
(2) Activitățile de management al riscurilor de corupție vizează următoarele obiective:
a) promovarea integrității, transparenței instituționale și a bunei desfășurări a activităților specifice;
b) ameliorarea impactului și asigurarea sustenabilității rezultatelor activităților de prevenire și combatere, prin focalizarea lor prioritară asupra domeniilor de activitate vulnerabile la corupție;
c) promovarea integrității instituționale, prin conștientizarea personalului cu funcții de conducere asupra necesității participării nemijlocite la acest proces și asumării responsabilității pentru implementarea acestuia.
Art. 3
Managementul riscurilor de corupție presupune parcurgerea următoarelor etape:
a) pregătirea activităților;
b) identificarea și descrierea riscurilor de corupție;
c) evaluarea riscurilor de corupție;
d) determinarea și implementarea măsurilor de prevenire/control;
e) monitorizarea și revizuirea periodică a măsurilor de prevenire/control a/al riscurilor;
f) reevaluarea riscurilor.
Art. 4
(1) În vederea realizării activităților subsecvente managementului riscurilor de corupție, directorul general al ANP și directorii unităților subordonate dispun, prin decizie scrisă, constituirea de grupuri de lucru pentru prevenirea corupției, denumite în continuare Grupuri/Grupul.
(2) Componența Grupurilor se stabilește în funcție de dimensiunea și caracteristicile organizatorice ale unităților de muncă, avându-se în vedere următoarele categorii de funcții:
a) șeful Grupului, reprezentat de directorul general al ANP sau directorul unității subordonate ori un adjunct desemnat de către aceștia;
b) membrii Grupului, reprezentați de personalul cu funcții de conducere sau persoanele desemnate de acesta de la nivelul structurilor din ANP și unitățile subordonate;
c) secretarul Grupului, reprezentat de consilierul pentru integritate.
(3) La solicitarea directorului general al ANP și a directorilor unităților subordonate, personalul specializat din cadrul instituțiilor cu atribuții în domeniul prevenirii riscurilor de corupție participă la activitatea Grupurilor, asigurând instruirea și îndrumarea de specialitate.
Art. 5
(1) În desfășurarea activităților subsecvente managementului riscurilor de corupție, Grupul beneficiază de sprijinul coordonatorilor unităților de muncă, aceștia având obligația de a transmite, în termenele și cu respectarea condițiilor specifice, informațiile sau documentele solicitate.
(2) La stabilirea unităților de muncă ce se includ în procesul de identificare și evaluare a riscurilor de corupție se au în vedere categoriile de activități prevăzute la art. 11 alin. (2).
CAPITOLUL II
Managementul riscurilor de corupție
SECȚIUNEA 1
Pregătirea activităților
Art. 6
(1) Managementul riscurilor de corupție debutează printr-o etapă de pregătire care vizează, în principal, următoarele aspecte:
a) constituirea și stabilirea componenței Grupului;
b) informarea personalului privind implementarea prezentei metodologii la nivelul sistemului penitenciar;
c) instruirea membrilor Grupului cu privire la aspectele conceptuale și metodologice specifice managementului riscurilor de corupție;
d) fixarea principalelor repere ale activităților: delimitarea unităților de muncă ce se includ în procesul de analiză, rolul și responsabilitățile fiecărui membru al Grupului, precum și termenii de referință privind planificarea, desfășurarea și evaluarea activităților.
(2) Activitățile stabilite conform alin. (1) lit. d) se implementează în Fișa pentru stabilirea sarcinilor, responsabilităților și planificarea activității Grupului de lucru pentru prevenirea corupției, prevăzută în anexa nr. 1.
Art. 7
Planificarea și desfășurarea instruirii membrilor Grupurilor se realizează în baza unui calendar stabilit de comun acord între ANP și instituțiile cu atribuții în domeniul prevenirii riscurilor de corupție sau, după caz, între unitățile subordonate și structurile teritoriale ale acestora.
SECȚIUNEA a 2-a
Identificarea și descrierea riscurilor de corupție
Art. 8
(1) Identificarea și descrierea riscurilor constă în evidențierea amenințărilor de corupție, precum și a cauzelor prezente în cadrul activităților curente ale structurilor ANP și ale unităților subordonate care ar putea conduce la săvârșirea unor fapte de corupție.
(2) Pentru identificarea amenințărilor de corupție se desfășoară următoarele activități:
a) chestionarea conducerii structurilor din cadrul ANP și al unităților subordonate;
b) evaluarea activității și a situațiilor specifice de muncă ale angajaților;
c) descrierea amenințărilor de corupție;
d) determinarea cauzelor producerii riscurilor de corupție.
Art. 9
(1) Pentru identificarea opiniilor cu privire la riscurile de corupție și eficacitatea măsurilor de prevenire/control existente, membrii Grupului realizează chestionarea întregului personal cu funcții de conducere din structurile ANP și ale unităților subordonate, exclusiv a coordonatorilor unităților de muncă, utilizând întrebările prevăzute în anexa nr. 2.
(2) După completare, chestionarele se utilizează în activitățile ulterioare corespunzătoare managementului riscurilor de corupție.
Art. 10
Membrii Grupului analizează obiectivele specifice ale structurilor din cadrul ANP și unităților subordonate, completând, pe baza documentelor interne și/sau, după caz, a consultării coordonatorilor unităților de muncă, Fișa de analiză a activităților vulnerabile la corupție, prevăzută în anexa nr. 3.
Art. 11
(1) Potrivit prezentei metodologii, sunt considerate vulnerabile la corupție toate activitățile care prezintă slăbiciuni în sistemul de control intern/managerial, de natură a fi exploatate de angajații structurii sau de terți pentru comiterea unor fapte de corupție.
(2) Dacă la nivelul unei structuri din cadrul ANP sau al unei unități subordonate sunt realizate activități din categoriile enumerate în continuare, acestea se includ în mod obligatoriu în procesul de analiză:
a) contacte frecvente cu exteriorul instituției;
b) gestionarea fondurilor externe ori a programelor/proiectelor;
c) gestionarea informației - deținerea și utilizarea informației cu caracter operativ, accesul la informații confidențiale, gestionarea informațiilor clasificate;
d) gestionarea mijloacelor financiare;
e) achiziția/gestionarea de bunuri, servicii și lucrări;
f) acordarea unor aprobări ori autorizații;
g) activități de eliberare a unor documente;
h) îndeplinirea funcțiilor de control, supraveghere, evaluare și consiliere;
i) competență decizională exclusivă;
j) activități de recrutare și selecție a personalului;
k) constatarea abaterilor disciplinare ori a unor fapte de natură penală, aplicarea de sancțiuni disciplinare și acordarea de recompense;
l) activități desfășurate cu persoanele private de libertate sau referitoare la acestea, considerate vulnerabile la corupție.
Art. 12
Membrii Grupului și/sau, după caz, coordonatorii unităților de muncă întocmesc pentru fiecare activitate inclusă în Fișa de analiză a activităților vulnerabile la corupție o sinteză a amenințărilor de corupție susceptibile să se manifeste în acel context profesional, având în vedere, cel puțin, următoarele elemente:
a) sursele posibile de riscuri de corupție la care personalul poate fi expus: persoane, grupuri interesate de serviciile oferite, avantajele sau dezavantajele potențiale pentru terți, materiale ori de altă natură, ce pot fi generate de activitățile serviciului;
b) acțiunile ori demersurile care ar putea fi puse în practică pentru atingerea obiectivelor infracționale;
c) fapte de corupție care au fost comise anterior în cadrul domeniului de activitate;
d) cazuri de conduită necorespunzătoare sau încălcări ale procedurilor înregistrate la nivelul structurii.
Art. 13
Pentru descrierea amenințărilor de corupție, membrii Grupului au în vedere enunțurile utilizate în cadrul Raportului privind riscurile și vulnerabilitățile la corupție specifice structurilor ANP și unităților subordonate, realizat și difuzat în sistemul penitenciar de către Direcția prevenirea criminalității și terorismului (DPCT).
Art. 14
(1) Fișele de identificare, descriere și evaluare a riscurilor de corupție, întocmite conform modelului prevăzut în anexa nr. 4, se completează de către membrii Grupului și/sau, după caz, de către coordonatorii unităților de muncă, pentru fiecare dintre amenințările identificate conform art. 12.
(2) Pentru completarea cauzelor aferente fiecărui risc se au în vedere informațiile rezultate în urma derulării etapelor prevăzute de art. 16 și 18, precum și orice alte observații sau analize privind cultura organizațională sau conduita angajaților.
Art. 15
În vederea identificării cauzelor care determină expunerea la riscuri de corupție, membrii Grupului parcurg următoarele etape:
a) evaluarea cadrului normativ;
b) analiza incidentelor de integritate;
c) analiza eficacității sistemului de control intern/managerial al structurii.
Art. 16
(1) Membrii Grupului și/sau, după caz, coordonatorii unităților de muncă întocmesc, în formatul prevăzut în anexa nr. 5, un raport de evaluare a cadrului normativ aplicabil domeniului de activitate analizat.
(2) Obiectivele evaluării cadrului normativ sunt reprezentate de:
a) identificarea prevederilor ce conțin factori potențiali de manifestare a corupției;
b) avansarea de propuneri pentru eliminarea normelor care favorizează sau pot favoriza corupția;
c) propunerea unor măsuri de prevenire/de control pentru a reduce expunerea la riscuri de corupție.
Art. 17
Membrii Grupului, în colaborare cu personalul specializat din cadrul DPCT, realizează o analiză generală a incidentelor de integritate care s-au manifestat în cadrul structurilor ANP și al unităților subordonate, ținând cont de următoarele elemente:
a) evoluția probabilă a diferitelor fenomene infracționale din sfera corupției, a nivelului de gravitate ori a impactului asociat acestora;
b) activitățile expuse riscurilor de corupție analizate și gradul lor de vulnerabilitate;
c) modurile de operare utilizate și măsurile de disimulare a actelor infracționale luate de făptuitori;
d) măsurile de prevenire/de control adoptate în cadrul domeniilor de activitate unde s-au produs incidente de integritate și gradul de eficacitate a acestora.
Art. 18
Membrii Grupului și/sau, după caz, coordonatorii unităților de muncă identifică și consemnează în fișele întocmite conform art. 14 eventuale deficiențe în cadrul sistemului de control intern/managerial utilizat, având în vedere:
a) constatări rezultate din activități de control ori sesizări anterioare, care au identificat deficiențe ori vulnerabilități ale sistemului de control intern/managerial, de natură a favoriza apariția unor fapte de corupție;
b) eficacitatea implementării de către conducerea componentelor structurilor ANP și unităților subordonate a concluziilor și recomandărilor furnizate în urma activităților de control;
c) vulnerabilități la corupție pe care terții le-ar putea exploata în planurile reglementării, organizării, desfășurării și controlului activității, al formării, instruirii și experienței personalului.
SECȚIUNEA a 3-a
Evaluarea riscurilor de corupție
Art. 19
(1) Evaluarea riscurilor de corupție se realizează în scopul de a fundamenta decizia cu privire la prioritatea de stabilire a măsurilor de prevenire/de control, prin estimarea nivelurilor de probabilitate și impact asupra rezultatelor așteptate și a prestației profesionale a personalului.
(2) Activitatea de evaluare se desfășoară pentru fiecare dintre riscurile înscrise în fișele de identificare, descriere și evaluare a riscurilor de corupție.
Art. 20
Pentru evaluarea riscurilor de corupție se parcurg următoarele etape:
a) estimarea probabilității de materializare a riscurilor de corupție;
b) determinarea impactului asupra obiectivelor și activităților structurii;
c) aprecierea caracterului adecvat al măsurilor de control existente pentru fiecare risc de corupție;
d) determinarea expunerii la riscuri și a priorității de intervenție;
e) clasificarea și ordonarea riscurilor de corupție.
Art. 21
(1) Estimarea nivelului de probabilitate se realizează prin aprecierea șanselor de materializare a riscurilor de corupție în cadrul activităților structurii, prin prisma informațiilor și analizelor colectate în etapa de identificare și descriere a riscurilor.
(2) În scopul precizat la alin. (1), membrii Grupului și/sau, după caz, coordonatorii unităților de muncă determină și consemnează în Fișa de identificare, descriere și evaluare a riscurilor de corupție nivelul de probabilitate, utilizând o scală de evaluare în 5 trepte, corespunzătoare valorilor și indicatorilor descriptivi asociați acestora, prevăzuți în anexa nr. 6.
Art. 22
Estimarea impactului global al unui risc de corupție constituie activitatea de cuantificare a efectelor posibile ale acestuia asupra obiectivelor, activităților, sarcinilor sau rezultatelor așteptate ale structurii, corespunzătoare următoarelor componente/dimensiuni:
a) impact asupra nivelului de performanță a activităților și obținerii rezultatelor așteptate;
b) impact asupra calendarului activităților ori întârzieri posibile în termenul de realizare a obiectivelor activității;
c) consecințe exprimate în termeni de buget;
d) consecințe în planul imaginii instituției.
Art. 23
Pentru determinarea impactului riscurilor de corupție, membrii Grupului au următoarele responsabilități:
a) stabilirea tuturor dimensiunilor posibile ale impactului global pentru fiecare risc de corupție identificat conform art. 14;
b) stabilirea, sub formă procentuală, pentru dimensiunile identificate conform lit. a), a importanței relative a fiecăreia în cadrul impactului global;
c) estimarea și consemnarea în Fișa de identificare, descriere și evaluare a riscurilor de corupție a impactului global în cazul materializării, utilizând indicatorii descriptivi prevăzuți în anexa nr. 7, asociați dimensiunilor prevăzute la art. 22.
Art. 24
(1) Membrii Grupului și/sau coordonatorii unităților de muncă, după caz, evaluează dacă măsurile de prevenire/de control care se adresează riscurilor de corupție identificate au fost proiectate corespunzător și puse în practică în mod eficient.
(2) În scopul prevăzut la alin. (1), membrii Grupului și/sau coordonatorii unităților de muncă, după caz, cuantifică și consemnează în Fișa de identificare, descriere și evaluare a riscurilor de corupție, utilizând corespondența prevăzută în anexa nr. 8, nivelul perceput de eficacitate a fiecărei măsuri de prevenire/de control existente.
Art. 25
(1) Membrii Grupului calculează nivelul de expunere la riscuri de corupție, constând în produsul dintre valorile probabilității și impactului global, completând valoarea rezultată în Fișa de identificare, descriere și evaluare a riscurilor de corupție.
(2) Utilizând scala de evaluare a expunerii la riscuri de corupție și corespondența asociată intersecției valorilor impactului și probabilității, prevăzute în anexa nr. 9, membrii Grupului stabilesc și consemnează în Fișa de identificare, descriere și evaluare a riscurilor de corupție prioritatea de intervenție.
Art. 26
Pe baza priorității de intervenție, în ordinea valorii nivelului de expunere, membrii Grupului clasifică riscurile de corupție în:
a) riscuri minore, care pot fi tolerate și vor fi considerate inerente activităților structurilor ANP și unităților subordonate, față de care nu este necesară adoptarea unor măsuri suplimentare, ci doar aplicarea celor existente;
b) riscuri moderate, care pot fi monitorizate sau controlate, prin creșterea eficacității măsurilor existente sau, după caz, prin adoptarea unor măsuri suplimentare de prevenire/control;
c) riscuri înalte, caracterizate, simultan, de o mare probabilitate de apariție și de o gravitate foarte mare a impactului, care necesită concentrarea atenției conducerii structurii pentru adoptarea/implementarea unor măsuri urgente de prevenire/de control adecvate.
SECȚIUNEA a 4-a
Determinarea și implementarea măsurilor de prevenire/de control al riscurilor de corupție
Art. 27
În baza clasificării realizate conform art. 26 și a rezultatelor activităților de identificare, descriere și evaluare a riscurilor de corupție, membrii Grupului propun măsuri pentru prevenirea/controlul acestora.
Art. 28
(1) Din punctul de vedere al momentului dispunerii și al obiectivelor urmărite prin realizarea acestora, pot fi stabilite, în principal, următoarele categorii de măsuri de prevenire/de control:
a) măsuri preventive - sunt cele care vizează cauzele identificate, au ca rezultat limitarea probabilității de comitere a unor fapte de corupție de către un terț/angajat interesat și includ:
a.1) măsuri de protecție fizică și monitorizare a accesului la informații, documente ori resurse;
a.2) planificarea și organizarea în mod transparent și ușor de verificat a activităților și a modalității de adoptare a deciziei: separarea responsabilităților, aprobarea activității, supervizarea, pregătirea personalului cu rol de coordonare;
a.3) supervizarea documentelor întocmite și a performanțelor individuale ale personalului;
a.4) separarea atribuțiilor de autorizare, înregistrare ori revizuire pentru a fi evitate riscurile de corupție;
a.5) asigurarea comunicării adecvate către angajați a obligațiilor de conduită;
a.6) dezvoltarea, comunicarea și monitorizarea aplicării de proceduri clare în activitatea curentă;
a.7) promovarea schimbării de atitudine a personalului privind riscurile de corupție, asigurându-se informarea și instruirea adecvată privind obligațiile legale și măsurile de prevenire/de control implementate în vederea minimizării riscurilor de corupție;
a.8) promovarea canalelor de sesizare a unor eventuale fapte de corupție, precum și a măsurilor de protecție a personalului stabilite prin Legea nr. 571/2004 privind protecția personalului din autoritățile publice, instituțiile publice și din alte unități care semnalează încălcări ale legii;
a.9) implementarea Inventarului măsurilor preventive anticorupție, prevăzut în anexa nr. 2 la Hotărârea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naționale anticorupție pe perioada 2012-2015, a Inventarului măsurilor preventive anticorupție și a indicatorilor de evaluare, precum și a Planului național de acțiune pentru implementarea Strategiei naționale anticorupție 2012-2015;
b) măsuri realizate în scopul depistării unor eventuale nereguli, după ce riscurile de corupție s-au materializat:
b.1) realizarea/solicitarea realizării de către structurile competente a unor teste de integritate sau de verificare a respectării normelor legale;
b.2) realizarea de verificări aleatorii ale documentelor și activităților desfășurate;
b.2) realizarea unor activități de control/de verificare privind accesul sau implementarea de informații în bazele de date;
b.3) activități de control de fond ori tematic, activități de inventar.
(2) Măsurile suplimentare de prevenire/de control se propun în scopul de a reduce probabilitatea de materializare ori de a minimiza impactul riscurilor de corupție, vizează, cu prioritate, riscurile înalte și cele moderate și se înscriu în fișele de identificare, descriere și evaluare a riscurilor de corupție.
Art. 29
(1) Informațiile rezultate în urma implementării prezentei metodologii se includ în Registrul riscurilor de corupție, care se întocmește de către Grup, conform modelului prevăzut în anexa nr. 10, și se aprobă de către conducătorul fiecărei structuri din cadrul ANP, precum și de directorii unităților subordonate, cuprinzând responsabilități pentru toate nivelurile ierarhice ale acestora.
(2) După aprobare, un exemplar al Registrului riscurilor de corupție, câte un exemplar al Fișelor de identificare și descriere a riscurilor de corupție, precum și al raportului prevăzut la art. 16 alin. (1) se transmit DPCT.
Art. 30
În baza documentelor transmise de către structurile ANP și unitățile subordonate și a altor informații privind manifestarea corupției în sistemul penitenciar, DPCT întocmește și actualizează Raportul privind riscurile și vulnerabilitățile la corupție în activitatea sistemului penitenciar.
SECȚIUNEA a 5-a
Monitorizarea și revizuirea riscurilor de corupție
Art. 31
Activitatea de monitorizare și cea de revizuire a riscurilor de corupție se realizează anual de către structurile ANP și unitățile subordonate, în scopul de a asigura eficacitatea procesului de management al riscurilor de corupție, respectiv pentru a formula recomandări pentru măsuri de prevenire/de control.
Art. 32
(1) Monitorizarea riscurilor de corupție se realizează de către Grupurile constituite la nivelul structurilor ANP și al unităților subordonate.
(2) În vederea realizării activității de monitorizare, anual, până la 1 decembrie, responsabilii de risc stabiliți în Registrul riscurilor de corupție transmit consilierilor pentru integritate rapoarte de evaluare cantitative și calitative privind implementarea măsurilor de prevenire/de control al riscurilor de corupție, care conțin, cel puțin, următoarele informații:
a) indicatori cantitativi aferenți măsurilor propuse pentru prevenirea/controlul riscurilor de corupție;
b) modificările intervenite în privința valorilor de expunere la riscuri de corupție, corespunzătoare nivelurilor de probabilitate și impact;
c) informații privind fapte de corupție sesizate ori constatate în cadrul domeniului de activitate;
d) propuneri de măsuri suplimentare de prevenire/de control al riscurilor de corupție;
e) modificări semnificative intervenite în privința reglementărilor specifice activităților desfășurate, analize suplimentare privind eventuale noi riscuri de corupție.
(3) În situația apariției unor riscuri noi de corupție, respectiv a unor informații care pot să modifice nivelul de expunere ori să afecteze eficacitatea activității de prevenire/de control, membrii Grupului întocmesc în mod corespunzător Fișele de identificare, descriere și evaluare a riscurilor de corupție, reluând etapele aferente prevăzute în prezenta metodologie.
Art. 33
(1) Pe baza documentelor prevăzute la art. 32, Grupul și un reprezentant al DPCT întocmesc Raportul de monitorizare a riscurilor de corupție la nivelul sistemului penitenciar.
(2) Activitatea de monitorizare se finalizează prin adoptarea unui registru revizuit, care se transmite către DPCT până la data de 1 februarie a fiecărui an, împreună cu documentele ce au stat la baza revizuirii acestuia.
Art. 34
(1) În vederea evaluării impactului aplicării prezentei metodologii, a stadiului de implementare a măsurilor de prevenire/de control al riscurilor de corupție ori a recomandărilor formulate, DPCT întocmește rapoarte anuale de monitorizare.
(2) Rapoartele prevăzute la alin. (1) se întocmesc pe baza informațiilor transmise de structurile ANP și de unitățile subordonate, potrivit prezentei metodologii, precum și prin implementarea unei aplicații informatice de monitorizare a riscurilor de corupție ce va fi pusă la dispoziția structurilor ANP și unităților subordonate, de către DTIC.
SECȚIUNEA a 6-a
Reevaluarea riscurilor de corupție
Art. 35
Atunci când la nivelul structurilor ANP și al unităților subordonate se constată recurența unor forme de manifestare a corupției, DPCT, cu aprobarea ori din dispoziția conducerii ANP, realizează misiuni de reevaluare.
Art. 36
(1) Misiunile de reevaluare se realizează în scopul identificării eventualelor disfuncționalități privind managementul riscurilor de corupție și al formulării unor recomandări de măsuri de prevenire/de control în domeniul de activitate evaluat.
(2) DPCT planifică și realizează activitatea de reevaluare, dezvoltând ori adaptând, în principal, următoarele instrumente de specialitate:
a) interviuri realizate de personalul de specialitate din cadrul DPCT;
b) realizarea unui sondaj de opinie, pe un eșantion reprezentativ de angajați;
c) focus-grup, realizat cu participarea personalului structurii supuse reevaluării ori a altor factori interesați;
d) analiza documentelor realizate conform prezentei metodologii și a eficacității activităților de prevenire/de control privind riscurile de corupție.
Art. 37
(1) Misiunea de reevaluare se realizează cu sprijinul structurilor ANP, parcurgându-se următoarele etape:
a) analiza și evaluarea documentelor întocmite, conform prezentei metodologii, de către structurile ANP și unitățile subordonate, în scopul cunoașterii activităților, proceselor ori procedurilor ce urmează a fi evaluate;
b) analiza cazuisticii de corupție înregistrate în domeniul de activitate;
c) stabilirea obiectivelor misiunii și a instrumentelor ce urmează a fi utilizate pentru reevaluarea riscurilor de corupție;
d) planificarea activităților, întâlnirilor, discuțiilor sau a interviurilor cu personalul din cadrul domeniului evaluat ori a celorlalte metode ce urmează a fi utilizate;
e) realizarea vizitelor de reevaluare;
f) analiza și prelucrarea informațiilor rezultate în urma vizitelor de reevaluare;
g) realizarea raportului de reevaluare.
(2) Raportul de reevaluare trebuie să cuprindă cel puțin următoarele elemente:
a) scopul și obiectivele misiunii de reevaluare;
b) datele de identificare a misiunii: structura ANP sau unitatea penitenciară care face obiectul misiunii, echipa, durata misiunii de reevaluare;
c) metodologia de realizare a reevaluării: documentarea, metodele, tehnicile și instrumentele utilizate;
d) documentele evaluate ori cele întocmite în cursul misiunii de reevaluare;
e) constatările rezultate;
f) raționamentele și deducțiile formulate;
g) concluzii și recomandări de măsuri de prevenire/de control al riscurilor de corupție.
Art. 38
Rapoartele de monitorizare și rapoartele de reevaluare realizate de către DPCT se prezintă conducerii ANP, în vederea dispunerii măsurilor destinate să îmbunătățească procesul de management al riscurilor de corupție.
Art. 39
DPCT poate solicita structurii ierarhic superioare celei care a făcut obiectul reevaluării, cu aprobarea directorului general al ANP, realizarea unor controale tematice pentru verificarea modului de implementare a recomandări lor formulate prin intermediul rapoartelor de monitorizare și/sau a rapoartelor de reevaluare.
CAPITOLUL III
Dispoziții finale
Art. 40
Documentația privind implementarea prezentei metodologii se păstrează de către consilierul pentru integritate, pentru a fi disponibilă în situația evaluării activității de management al riscurilor de corupție.
Art. 41
Pentru implementarea aplicației informatice de monitorizare a riscurilor de corupție, respectiv pentru realizarea studiilor de caz prevăzute de prezenta metodologie, DPCT întocmește proceduri de lucru, care se comunică structurilor ANP și unităților subordonate.
Art. 42
Anexele nr. 1-10 fac parte integrantă din prezenta metodologie.
ANEXA Nr. 1
la metodologie
FIȘĂ
pentru stabilirea sarcinilor, responsabilităților și planificarea activității Grupului de lucru pentru prevenirea corupției
Denumirea structurii Administrației Naționale a Penitenciarelor/Penitenciarul: .......... | Data începerii activității: | ||||
Domeniile de activitate evaluate: - - | |||||
Componența Grupului de lucru pentru prevenirea corupției | |||||
Nr. crt. | Grad, nume, prenume | Direcția/serviciul/biroul/compartimentul | Funcție | Categoria de membru1 | |
Sarcinile și responsabilitățile membrilor Grupului de lucru pentru prevenirea corupției | |||||||
Nr. crt. | Grad, nume, prenume | Sarcini și responsabilități | Documente consultate, redactate ori colectate | Termene | |||
Planificarea activităților Grupului de lucru pentru prevenirea corupției | |||||||
Nr. crt. | Data propusă | Locul desfășurării | Obiectivele reuniunii | Membrii prezenți | Documente redactate/activități finalizate | ||
ANEXA Nr. 2
la metodologie
Chestionar pentru identificarea amenințărilor/riscurilor de corupție (ghid de interviu pentru conducerea structurii/componentelor, exclusiv coordonatorii unităților de muncă)
Data: |
Structură a Administrației Naționale a Penitenciarelor/Unitate penitenciară: |
Unitate de muncă/funcție: |
La ce amenințări/riscuri de corupție considerați că sunteți expus dumneavoastră ori colegii în cadrul activității? |
.......... .......... .......... .......... .......... |
Ce vulnerabilități la corupție ar putea exista în planul reglementării, planificării, organizării, desfașurării și controlului activității dumneavoastră ori în cel al formării sau instruirii dumneavoastră/a colegilor? |
.......... .......... .......... .......... .......... |
Care credeți că ar fi probabilitatea ca aceste vulnerabilități să se manifeste în cazul existenței unui interes de săvârșire a unei fapte de corupție? (Alegeți un singur răspuns și argumentați.) |
◻ înaltă, deoarece .......... .......... |
◻ medie, deoarece .......... .......... |
◻ scăzută, deoarece .......... .......... |
Cum ar putea acționa, ce demersuri ar trebui să întreprindă ori ce modalități concrete ar putea utiliza cineva interesat să exploateze aceste vulnerabilități pentru a săvârși o faptă de corupție? |
.......... .......... .......... .......... .......... .......... |
Ce efecte ar putea avea în activitatea dumneavoastră materialiyarea riscurilor de corupție (săvârșirea unei fapte de corupție)? |
.......... .......... .......... .......... .......... .......... |
Ce măsuri sunt aplicate actualmente pentru eliminarea sau controlul riscurilor de corupție? |
.......... .......... .......... .......... |
Pentru a preveni materializarea riscurilor de corupție, ce soluții/măsuri credeți că sunt posibile/aplicabile în domeniul dumneavoastră de activitate? |
.......... .......... .......... .......... .......... .......... |
Au existat cazuri de corupție (ori suspiciuni de acest gen) în cadrul domeniului de activitate gestionat sau în domenii de activitate similare, din alte instituții? |
.......... .......... .......... .......... .......... .......... |
Au încercat terții să influențeze deciyiile vreunui angajat al structurii? |
.......... .......... .......... |
Conducerea este la curent cu eventuale acuzații de corupție care afectează instituția, un domeniu specific de activitate, anumite categorii de personal ori chiar angajați precis identificabili (prin intermediul modalităților de comunicare formală sau informată cu actuali sau foști angajați, cu reprezentanții organelor de control intern, cu beneficiari interni sau externi ai serviciilor publice furnizate de către instituție)? |
.......... .......... .......... .......... .......... .......... |
Este asigurată transparența procesului de adoptare a deciziilor, prin operațiuni de verificare, raportare și alocare explicită a responsabilităților sau prin fuzionarea unei documentații complete și clare? |
.......... .......... .......... .......... .......... .......... |
Există cerința de a ține o evidență clară, scrisă a procesului de adoptare a deciziei, care să poată fi verificată de către o autoritate de auditare ori control? |
.......... .......... .......... .......... .......... .......... |
Precizați specificul programelor ori măsurilor de control stabilite și puse în practică pentru a elimina/reuce riscurile specifice de corupție pe care direcția/serviciul/biroul/compartimentul/unitatea le-a identificat, precum și modul de monitorizare și reevaluare a acestor programe și controale. |
.......... .......... .......... .......... .......... .......... |
Precizați, pentru o strctură/unitate având mai multe locații de desfășurare a activității; |
1. natura și amploarea activității de monitorizare a locațiilor sau a segmentelor de activitate .......... .......... .......... |
2. dacă există locații sau segmente de activitate în cazul cărora este mult mai probabil ca riscurile de corupție să existe/să se manifeste: .......... .......... .......... |
Dacă și în ce modalități concrete conducerea comunică angajaților punctele sale de vedere ori așteptările cu privire la practicile corecte de lucru și comportamentul etic (riscurile de corupție sunt sensibil reduse atunci când managementul demonstrează și comunică importanța valorilor și a comportamentului etic). |
.......... .......... .......... .......... .......... .......... |
ANEXA Nr. 3
la metodologie
Fișă de analiză a activităților vulnerabile la corupție
Denumirea structurii Administrației Naționale a Penitenciarelor/Penitenciarul .......... | |||
Denumirea unității de muncă: | |||
Data elaborării: | Responsabil cu elaborarea: | Data revizuirii: | |
Domenii de activitate | Activități vulnerabile, conform art. 11 din metodologie | Sarcini (zilnice, săptămânale sau ocazionale) | |
Nr. crt. | Documente întocmite frecvent în cadrul activităților | Conținutul documentelor | Periodicitatea întocmirii acestora | către cine - ce structură - îl transmite/de la cine - ce structură - îl primește |
|---|---|---|---|---|
Nr. crt. | Unitățile/compartimentele (interne ori externe structurii) cu care se colaborează pentru realizarea sarcinilor | Natura relațiilor de colaborare | Cadrul legal al cooperării |
|---|---|---|---|
Nr. crt. | Materiale, instrumente, mijloace tehnice și auto utilizate pentru îndeplinirea sarcinilor |
|---|---|
ANEXA Nr. 4
la metodologie
Fișă de identificare, descriere și evaluare a riscurilor de corupție
Denumirea structurii Administrației Naționale a Penitenciarelor/Penitenciarul: .......... | ||
Denumirea unității de muncă: | ||
Activitatea vulnerabilă conform art. 11 din metodologie: | ||
Data elaborării: | Membru al grupului/coordonator al unității de muncă: | Data revizuirii: |
Descrierea riscului (amenințarea): .......... |
Categorii de personal expuse riscului: |
Cauze ce determină riscul: |
- cauze din domeniul reglementărilor .......... |
- vulnerabilități la nivelul capacității de prevenire/de control al riscului .......... |
- surse de amenințare .......... |
- particularități privind cultura organizațională și caracteristici privind resursele umane .......... |
Nivelul riscului | Probabilitate (P) | Impact global (IG) | Expunere (P × IG) | Prioritatea (1, 2 sau 3) | |
|---|---|---|---|---|---|
Componente/dimensiuni de impact | Importanța relativă a componentelor (%) | Impact (de la 1 la 5) | Importanța relativă × impact | |
|---|---|---|---|---|
1. | ||||
2. | ||||
3. | ||||
TOTAL | ∑[1,3] 100% | ∑[1,3] = Impact Global (IG) | ||
Măsuri de prevenire/de control existente, aplicate în prezent | Eficiența măsurilor |
|---|---|
1. | |
2. | |
3. |
Măsuri de prevenire/de control suplimentare propuse pentru prevenirea/controlul riscului | Responsabil de risc |
|---|---|
1. | |
2. | |
3. |
NOTĂ:
Metodologia furnizează instrumente-suport pentru stabilirea cauzelor unui risc de corupție (analiza cadrului normativ, analiza incidentelor de integritate, analiza eficacității sistemului de control intern/managerial al structurii etc.), fiind necesar ca pentru fiecare amenințare descrisă să fie surprins contextul de desfășurare a acelei activități care ar putea permite manifestarea acesteia.
Pentru a structura activitatea de descriere a cauzelor, grupurile de lucru pentru prevenirea corupției vor avea în vedere următoarele:
- cauze din domeniul reglementărilor (inclusiv procedurile) aplicabile activității: multe dintre riscuri își au cauza în lipsa procedurilor de multe ori invocată ca explicație pentru materializarea riscurilor de corupție necunoașterea sau ambiguitatea unor reguli. În acest context trebuie identificate toate normele și procedurile aplicabile domeniului care prezintă elemente de vulnerabilitate și care pot fi exploatate sau interpretate subiectiv, astfel încât riscurile descrise să se producă.
- vulnerabilități la nivelul capacității de prevenire/de control al riscului: sunt frecvente cazurile în care circumstanțele care favorizează apariția unor riscuri țin de un control defectuos al activității. Orice conducător al unei structuri din cadrul Administrației Naționale a Penitenciarelor sau unitate penitenciară trebuie să se asigure că domeniul de care este responsabil funcționează, iar personalul trebuie să aibă convingerea că activitatea acestuia este supravegheată. În procesul de analiză a riscurilor de corupție este esențial să fie identificate particularitățile care determină vulnerabilitatea sistemului de control intern/managerial, fie pentru că măsurile nu sunt bine cunoscute de către cei care ar trebui să le aplice, fie pentru că acestea nu sunt aplicate în mod consecvent, fie că ele nu pot răspunde în totalitate situațiilor de risc (capacitate redusă de aplicare a măsurilor de prevenire/control);
- surse de amenințare - persoane, de regulă, din exteriorul instituției care prezintă un interes ridicat pentru obținerea unor avantaje prin presiuni la nivelul angajaților: presiuni politice, presiuni ierarhice, interes ridicat din partea unor grupuri infracționale, contactul cu publicul interesat de un serviciu sau de a scăpa de aplicarea unei sancțiuni, interesul comercial ridicat al unui serviciu public (de exemplu, un contract de achiziție), prezența permanentă a intermediarilor sau reprezentanților unor societăți în interacțiunea cu angajații etc.;
- particularități privind cultura organizațională și caracteristici privind resursele umane: carențe educaționale ori de conștientizare (lipsa cunoștințelor privind faptele de corupție, toleranța unor comportamente nonetice care nu sunt percepute a reprezenta o problemă), cauze sociale (lipsa unei locuințe, nivel scăzut de salarizare), cunoștințe insuficiente privind reglementările, procedurile ori regulile aplicabile etc., conștientizare insuficientă a măsurilor de control ce sunt aplicate etc.
ANEXA Nr. 5
la metodologie
Raport de evaluare a cadrului normativ
Domeniu de activitate/unitate de muncă | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
Nr. crt. | Denumirea, eminentul și categoria actului normativ | Evaluarea și obiecțiile de fond asupra conținutului actului normativ | Recomandări și concluzii | |||
Numărul articolului | Text (extras din actul normativ evaluat) | Elemente/factori potențiali de manifestare a corupției | Amenințări de corupție (fapte posibile ce pot fi generate de actuala reglementare) | |||
ANEXA Nr. 6
la metodologie
Scală de estimare a probabilității de materializare a riscurilor de corupție
Factor | Scor | Descriere | Indicatori | |
|---|---|---|---|---|
aproape sigur | 5 | cel mai probabil se va concretiza > 80% | • este de așteptat să apară în marea majoritate a circumstanțelor profesionale; • se va întâmpla fără îndoială, eventual frecvent; • iminentă | riscul de corupție este prezent în mod constant, datorită deficiențelor de organizare, planificare, control, supraveghere, instruire ori formare a personalului și modului în care este conceput ori aplicat cadrul legal de desfășurare a activității |
probabil | 4 | șansă considerabilă de apariție; nu este neobișnuit 61%-80% | • va apărea probabil în multe circumstanțe profesionale; • se va întâmpla probabil, dar nu va reprezenta o problemă persistentă pentru domeniul de activitate; • s-a mai întâmplat în trecut. | |
posibil | 3 | producerea sa poate fi avută în vedere 41%-60% | • ar putea apărea în anumite circumstanțe profesionale; • se poate întâmpla ocazional; • s-a întâmplat în altă parte, într-un domeniu de activitate similar. | riscul de corupție poate apărea câteodată (cauzele putând fi reprezentate de deficiențe în desfășurarea activității, erori în înțelegerea ori aplicarea procedurilor de lucru specifice etc.) |
foarte puțin probabil | 2 | minimă, dar nu imposibilă; nu este cunoscut să se fi produs 21%-40% | • poate apărea doar în circumstanțe profesionale excepționale; • nu este de așteptat să se întâmple; • nu a fost semnalată în domeniul de activitate. | riscul de corupție nu apare decât rar, în condiții excepționale de desfășurare a activității |
improbabil | 1 | practic imposibilă; nu a apărut niciodată 0%-20% | • este probabil să nu apară niciodată; • foarte puțin probabil să se întâmple vreodată. | |
ANEXA Nr. 7
la metodologie
Scală de estimare a impactului global al riscului
Factor | Scor | Indicatori | |
|---|---|---|---|
major/critic | 5 | • imposibilitate de îndeplinire a obiectivelor stabilite pentru domeniul de activitate; • deteriorarea pe termen lung a eficienței activității, întârzieri majore în derularea activităților planificate (mai mult de 6 luni); • pierderi financiare severe pentru înlocuirea ori instruirea personalului, schimbarea procedurilor de desfășurare a activității, achiziții neplanificate de mijloace tehnice etc., reprezentând 25% și mai mult din bugetul anual alocat instituției; • publicitate negativă la nivel internațional, implicarea factorilor politici de la nivel central ori instituțional pentru gestionarea situației create. | riscul de corupție contribuie direct la apariția sau proliferarea faptelor de corupție, la facilitarea ori determinarea personalului să comită asemenea fapte |
ridicat | 4 | • impact semnificativ asupra obiectivelor domeniului afectat, afectarea eficienței acesteia; • perturbarea pe termen mediu a activității, întârzieri semnificative privind desfășurarea în condiții normale a activității (între 3-6 luni); • pierderi financiare majore pentru instituție; • publicitate negativă la nivel național. | |
moderat | 3 | • obiective profesionale atinse parțial, afectarea semnificativă a eficienței acesteia; • perturbarea pe termen scurt a activității; • pierderi financiare semnificative pentru instituție (cel puțin 10% din buget); • o anumită publicitate negativă la nivel local. | riscul de corupție poate genera parametri favorizanți pentru apariția sau proliferarea faptelor de corupție |
redus | 2 | • impact minor asupra atingerii obiectivelor profesionale; • întreruperea neglijabilă, nesemnificativă a desfășurării activității; • pierderi financiare moderate pentru instituție (5% sau mai mult din bugetul alocat); • unele șicane publice izolate, neînsoțite însă de pierderea încrederii. | riscul de corupție contribuie puțin ori deloc la apariția sau proliferarea faptelor de corupție |
foarte redus | 1 | • impact minimal sau nesemnificativ asupra atingerii obiectivelor; • nicio perturbare în privința calendarului activității; • pierderi financiare nesemnificative ori minimale pentru structură; • susceptibil de a conduce/provoca publicitate negativă. | |
ANEXA Nr. 8
la metodologie
Evaluarea măsurilor de control al riscurilor de corupție
Întrebarea 1 | Întrebarea 2 | Întrebarea 3 | |
|---|---|---|---|
Măsura se adresează în mod efectiv riscului identificat? | Măsura este bine documentată și comunicată, în mod oficial, celor interesați sau implicați? | Măsura stabilită este operațională și aplicată în mod consecvent? | |
nu | 1 | 1 | 1 |
parțial | 3 | 2 | 2 |
da | 6 | 3 | 3 |
I1 | I2 | I3 |
Nivel | Scor (I1 + I2 + I3) | Descriere |
|---|---|---|
ineficient | 3 | În cel mai bun caz, măsura se adresează riscurilor, dar nu este suficient/bine documentă sau aplicată; în cel mai rău caz, măsura nu se adresează cu adevărat riscului vizat, nefiind nici documentă și nici aplicată. |
redus/slab | 4 | Măsura se adresează riscului, cel puțin în parte, dar documentarea și/sau aplicarea trebuie sensibil îmbunătățite și adaptate. |
bun | 5-8 | Măsura se adresează riscului, dar documentarea și/sau aplicarea trebuie îmbunătățite. |
foarte bun | 9-12 | Măsura se adresează riscurilor, este bine documentată și este pusă în aplicare, |
ANEXA Nr. 9
la metodologie
Scala de evaluare a expunerii la riscuri de corupție
Termen de intervenție | Prioritate | Termen | |
|---|---|---|---|
riscuri înalte/extreme | Prioritate 1 | necesită concentrarea atenției conducerii structurii pentru adoptarea/implementarea unor măsuri urgente de prevenire/de control adecvate | |
riscuri moderate | Prioritate 2 | pot fi monitorizate sau controlate, prin creșterea eficacității măsurilor existente ori, după caz, prin adoptarea unor măsuri suplimentare de prevenire/control | |
riscuri minore | Prioritate 3 | pot fi tolerate și vor fi considerate inerente activităților structurii Administrației Naționale a Penitenciarelor/unității penitenciare, față de care nu este necesară adoptarea unor măsuri suplimentare, ci doar aplicarea celor existente |
ANEXA Nr. 10
la metodologie
Registrul riscurilor de corupție
Partea I - Identificarea, descrierea și evaluarea riscurilor
Nr. crt. | Identificarea și descrierea riscurilor | Evaluarea riscurilor | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Descrierea amenințării de corupție | Cauze | Parametrii riscului | Prioritate | Măsuri existente | Aprecierea măsurilor existente | |||
Probabilitate | Impact global | Expunere (col. 4 × col. 5) | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
1. | ||||||||
2. | ||||||||
3. | ||||||||
4. | ||||||||
Partea a II-a - Determinarea și aplicarea măsurilor de prevenire/de control
Nr. crt. | Descrierea amenințării de corupție | Măsuri suplimentare | Termen/durată de implementare | Responsabil(i) de risc | Monitorizare și revizuire | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Evaluarea măsurilor de control | Parametrii riscului revizuit | ||||||||
Indicatori de evaluare1 | Riscuri de corupție materializate2 | Probabilitate | Impact global | Expunere (col. 8 × col. 9) | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
1. | |||||||||
2. | |||||||||
3. | |||||||||
4. | |||||||||
| ← Ordinul Ministerului Transporturilor nr. 1311/2014 - aprobarea... |
|---|
