ANEXĂ - INSTRUCȚIUNE. - Ordinul Ministerului Fondurilor Europene nr. 1191/2014 - aprobarea Instrucţiunii aferente Ordinului ministrului fondurilor europene nr. 1.120/2013 - aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privaţi în proiectelor finanţate din...

Pentru a asigura o interpretare unitară în etapa de verificare a achizițiilor private și pentru a răspunde întrebărilor frecvente transmise de beneficiarii privați în legătură cu prevederile Ordinului ministrului fondurilor europene nr. 1.120/2013 privind aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privați în cadrul proiectelor finanțate din instrumente structurale, obiectivul "Convergență“, precum și în cadrul proiectelor finanțate prin mecanismele financiare SEE și norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări, cu modificările ulterioare,

ministrul fondurilor europene emite următoarea instrucțiune:

I. Ordinul nr. 1.050/2012

Prevederile Ordinului ministrului afacerilor europene nr. 1.050/2012 privind aprobarea Procedurii de atribuire aplicabile beneficiarilor privați de proiecte finanțate din instrumente structurale, obiectivul "Convergență“, denumit în continuare Ordinul nr. 1.050/2012, au fost în vigoare până la data de 22 octombrie 2013, data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I, a ordinului de abrogare (Ordinul ministrului fondurilor europene nr. 1.120/2013, cu modificările ulterioare, denumit în continuare Ordinul nr. 1.120/2013).

Pentru procedurile de achiziție aflate în curs de derulare înainte de apariția Ordinului nr. 1.120/2013, beneficiarul privat avea dreptul să decidă fie să continue procedura de achiziție începută, conform prevederilor Ordinului nr. 1.050/2012, având obligația să respecte prevederile acestui ordin până la finalizarea procedurii de achiziție, fie să anuleze procedura și să inițieze o nouă procedură de achiziție în baza prevederilor Ordinului nr. 1.120/2013.

În cazul anulării procedurii de achiziție lansate în baza Ordinului nr. 1.050/2012, pe motivul lipsei a minimum 3 oferte acceptabile înainte de abrogarea ordinului, și al demarării unei noi proceduri după intrarea în vigoare a Ordinului nr. 1.120/2013, beneficiarul privat are obligația inițierii noii proceduri cu respectarea prevederilor Ordinului nr. 1.120/2013.

II. Ordinul nr. 1.120/2013

1. Scop

Scopul Ordinului nr. 1.120/2013 constă în simplificarea cadrului procedural aplicabil beneficiarilor privați, iar principiul care stă la baza acestuia este acela că beneficiarii privați care utilizează în cadrul proiectului și resurse financiare proprii aleg oferta cu cele mai multe avantaje pentru realizarea scopului proiectului aprobat și cu cel mai bun raport calitate/preț.

2. Sfera de implementare a Ordinului nr. 1.120/2013

a) Se aplică pentru:

• achizițiile efectuate de beneficiarii privați care au semnat contracte de finanțare derulate în cadrul programelor operaționale finanțate din instrumente structurale, obiectivul "Convergență“;

• achizițiile efectuate de beneficiarii privați care au semnat contracte finanțate prin mecanismele financiare SEE și norvegian.

b) Nu se aplică pentru:

• programele operaționale finanțate în cadrul obiectivului Cooperare teritorială europeană;

• programul operațional finanțat din Fondul European pentru Pescuit;

• programele operaționale finanțate din Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală și Fondul European de Garantare Agricolă.

Beneficiarii privați care au proiecte finanțate prin programele operaționale menționate la pct. 2 lit. b) nu pot publica anunțuri pe pagina web www.fonduri-ue.ro - secțiunea "Achiziții privați“.

Acest ordin permite achiziția directă până la nivelul pragurilor valorice stabilite de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006. Peste aceste praguri valorice beneficiarii privați aplică procedura simplificată.

În cazul procedurilor de achiziție derulate în cadrul unui proiect, beneficiarii privați trebuie să respecte clauzele contractelor de finanțare semnate.

3. Achizițiile beneficiarilor privați reglementate de O.U.G. nr. 34/2006

a) Când se aplică?

Conform prevederilor art. 9^* din O.U.G. nr. 34/2006, beneficiarii privați trebuie să respecte și să aplice prevederile acestui act normativ numai în cazul atribuirii de contracte de servicii și lucrări, dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele condiții: Pentru lucrări [art. 9 lit. c) din O.U.G. nr. 34/2006]:

• respectivul contract este finanțat/subvenționat în mod direct, în proporție de mai mult de 50%, de către o autoritate contractantă;

• valoarea estimată a respectivului contract este egală sau mai mare decât echivalentul în lei al sumei de 5.186.000 euro. Pentru servicii [art. 9 lit. c¹) din O.U.G. nr. 34/2006]:

• respectivul contract este finanțat/subvenționat în mod direct, în proporție de mai mult de 50%, de către o autoritate contractantă;

• valoarea estimată a respectivului contract este egală sau mai mare decât echivalentul în lei al sumei de 207.000 euro.

Pentru contractele de furnizare nu este prevăzută o reglementare expresă în O.U.G. nr. 34/2006 (nici directivele europene în materie nu au o reglementare în acest sens). Pentru această categorie de contracte se aplică numai prevederile Ordinului nr. 1.120/2013, indiferent de valoarea estimată.

b) Cum se aplică prevederile O.U.G. nr. 34/2006?

Dacă sunt îndeplinite cumulativ cele două condiții stabilite la art. 9 lit. c) și c¹) din O.U.G. nr. 34/2006, beneficiarul privat va publica, pentru atribuirea contractelor de servicii și lucrări, un anunț de participare în SEAP/JOUE, după caz, respectând rigorile stabilite de legiuitor pentru achizițiile publice.

4. Verificări efectuate de autoritățile de management/organismele intermediare/operatorii de program

Elementele principale ale analizei:

• clauzele contractului de finanțare cu privire la achiziția respectivă;

• valoarea estimată a achiziției;

• procedura aplicată (achiziția directă, procedura simplificată sau procedura de achiziție publică reglementată de O.U.G. nr. 34/2006), precum și modalitatea de derulare a acesteia;

• respectarea:

- Ordinului nr. 1.050/2012 sau a Ordinului nr. 1.120/2013 (în funcție de momentul achiziției);

- O.U.G. nr. 34/2006;

- prevederilor specifice obiectului contractului de achiziție.

a) Sfera de implementare

Dacă valoarea estimată a achiziției, fără TVA, nu depășește pragurile valorice prevăzute de art. 19^* din O.U.G. nr. 34/2006 pentru fiecare achiziție, beneficiarul privat achiziționează direct produse, servicii sau lucrări.

b) Reguli aplicabile

• Achiziția directă nu trebuie să respecte o procedură și nu trebuie să respecte reguli de publicitate. În cazul în care beneficiarul privat alege să publice informațiile aferente achizițiilor directe, acesta trebuie să respecte regulile stabilite pentru procedura simplificată.

• Beneficiarul privat nu are obligația de a publica o notificare în SEAP în cazul în care achiziția de lucrări/produse/servicii depășește valoarea echivalentă în lei, fără TVA, a sumei de 5.000 euro, așa cum este specificat de prevederile art. 19¹din O.U.G. nr. 34/2006.

• Justificarea necesității achiziției și studiul de piață necesar în scopul determinării valorii estimate nu sunt elemente obligatorii potrivit Ordinului nr. 1.120/2013, deoarece acestea au fost avute în vedere de beneficiar la momentul depunerii cererii de finanțare.

Cu toate acestea, beneficiarul privat este obligat să întreprindă toate măsurile pe care le consideră necesare în vederea respectării principiului bunei gestionări financiare, pornind de la premisa că procedează de o manieră similară și în organizarea activității proprii. Principiul bunei gestionări financiare implică definirea unor obiective verificabile care sunt urmărite prin intermediul unor indicatori de performanță măsurabili, pentru a se trece de la o gestiune axată pe mijloace la o gestiune orientată spre rezultate. Autoritățile de management/Organismele intermediare/Operatorii de program trebuie să efectueze evaluări ex ante și ex post, în conformitate cu orientările definite de Comisie [Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1.605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene].

Astfel, înainte de efectuarea achiziției trebuie verificată actualitatea valorii estimate. Modalitatea de realizare a actualizării valorii estimate este similară cu studiul de piață realizat anterior la momentul depunerii cererii de finanțare (prezentarea de oferte de preț, cataloage etc.).

În cazul în care valoarea estimată inițial se modifică prin creștere, depășind linia bugetară alocată prin contractul de finanțare, beneficiarul are obligația să respecte prevederile contractului de finanțare în acest sens.

• Achiziția se realizează pe bază de documente justificative (de exemplu: contract - dacă este cazul, comandă, bon fiscal/factură, ordin de plată, extras de cont, notă de recepție, fișă de cont, documente de transport etc.).

• Nu este obligatorie semnarea unui contract.

• Beneficiarul privat trebuie să facă dovada realității cheltuielii efectuate, inclusiv prin înregistrări contabile și în cazul vizitelor la fața locului ale autorităților de management/organismelor intermediare/operatorilor de program.

c) Dosarul achiziției

Exemple de documente justificative care stau la baza efectuării unei achiziții: comandă, factură, bon fiscal, contract, documentele de transport, după caz.

Exemple de documente care dovedesc realizarea achiziției: ordine de plată, extrase de cont, procese-verbale de recepție servicii și lucrări, rapoarte de activitate, procese-verbale de predare-primire etc.

d) Verificări efectuate de autoritățile de management/organismele intermediare/operatorii de program

Pe parcursul întregului proces de achiziție, la adoptarea oricărei decizii, trebuie avute în vedere următoarele principii:

- principiul transparenței;

- principiul economicității;

- principiul eficienței;

- principiul eficacității.

a) Principiul transparenței:

• Respectarea acestui principiu este obligatorie numai în situația în care valoarea achiziției depășește pragul stabilit la art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, deci numai în cazul procedurilor simplificate.

• Excepțiile reglementate sunt de strictă interpretare, fiind expres și limitativ enumerate. Conform acestei reguli, norma care derogă de la dreptul comun este de strictă interpretare, iar excepțiile nu pot fi create prin interpretare, întrucât ele nu există decât în cazul în care sunt reglementate expres prin texte legale ce conțin enumerări limitative.

• Având în vedere faptul că respectarea acestui principiu asigură premisele pentru respectarea celorlalte 3 principii, sunt prevăzute sancțiuni pentru nerespectarea cerințelor de publicitate, respectiv:

- nepublicarea anunțului pe pagina web https://www.fonduri-ue.ro, însoțit de specificațiile tehnice, atrage după sine o corecție de 25% din valoarea eligibilă a contractului de achiziție (Nu este suficient să se menționeze adresa de la care se pot obține specificațiile. Trebuie să se asigure accesul neîngrădit la aceste informații.).

Dovada respectării acestor cerințe de publicitate se poate prezenta sub formă de prinț screen. Informațiile pot fi vizualizate permanent pe pagina web https://www.fonduri-ue.ro;

- dacă beneficiarul privat nu completează informațiile referitoare la câștigătorul contractului pe pagina web https://www.fonduri-ue.ro, în termen de 5 zile, se aplică o corecție de 5% din valoarea eligibilă a contractului de achiziție.

Termenul este exprimat în zile calendaristice și se calculează din ziua imediat următoare semnării contractului.

Dacă termenul se împlinește într-o zi nelucrătoare, acesta se încheie la expirarea ultimei ore a următoarei zile lucrătoare.

b) Principiul economicității/Principiul eficienței/Principiul eficacității

• Aceste principii trebuie respectate indiferent de valoarea estimată a achiziției.

• Beneficiarul privat va întreprinde toate măsurile pe care le consideră necesare în vederea asigurării unui bun management financiar, pornind de la premisa că procedează de o manieră similară și în organizarea activității proprii.

Pentru a atenționa beneficiarul privat în legătură cu situațiile de conflict de interese care pot interveni în derularea procedurii de achiziție, Ordinul nr. 1.120/2013 menționează prevederile art. 14 și 15 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare O.U.G. nr. 66/2011.

Dacă beneficiarul privat constată că se află în una din situațiile menționate la art. 14 din O.U.G. nr. 66/2011, acesta va menționa în Nota justificativă de atribuire motivele pentru care respinge oferta respectivă.

Beneficiarul privat trebuie să aibă la dosarul achiziției, atunci când solicită rambursarea cheltuielilor, declarația pe propria răspundere din care să rezulte că nu a încălcat prevederile referitoare la conflictul de interese.

Procedura simplificată se aplică pentru orice tip de achiziție dacă valoarea estimată depășește echivalentul în lei, fără TVA, a valorilor specificate de prevederile art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006 (30.000 euro pentru produse și servicii/100.000 euro pentru lucrări).

E.1.Etapa 1 - Elaborarea specificațiilor tehnice și verificarea valorii estimate

a) Elaborarea specificațiilor tehnice

Specificațiile tehnice trebuie să cuprindă toate cerințele tehnice necesare pentru elaborarea ofertei. Beneficiarul trebuie să elaboreze aceste specificații într-o manieră obiectivă/clară/detaliată pentru a se asigura de îndeplinirea corespunzătoare a scopului proiectului.

Specificațiile tehnice prezentate generic în cererea de finanțare trebuie detaliate în documentele procedurii simplificate.

În cazul în care se constată că specificațiile tehnice menționate în cererea de finanțare nu mai sunt actuale, beneficiarul privat trebuie să comunice aceste aspecte autorității de management/organismului intermediar/operatorului de program înainte de lansarea procedurii de achiziție, pentru a evalua din timp, împreună cu reprezentanții acestor instituții, un eventual impact asupra clauzelor din contractul de finanțare și pentru a lua măsurile care se impun.

Întrebări frecvente

1. Fișa de date și criteriile de calificare

• Ordinul nr. 1.120/2013 nu menționează aceste noțiuni.

Elaborarea unei fișe de date nu este obligatorie.

Stabilirea unor criterii de calificare nu este obligatorie și nu reprezintă o regulă.

Dacă beneficiarul consideră că pentru îndeplinirea obligațiilor din contractul ce urmează a fi implementat este nevoie de o anumită capacitate financiară, experiență similară anterioară, un anumit tip de personal sau alte cerințe, atunci acesta poate include astfel de cerințe, dar trebuie să le justifice. În această situație beneficiarul privat nu va putea renunța în etapa de analiză a ofertelor la cerințele scrise.

2. Garanția de participare/Garanția de bună execuție/Depozite valorice

• Prevederile Ordinului nr. 1.120/2013 nu impun solicitarea de garanții de natura celor menționate mai sus, în cazul achizițiilor private.

• Constituirea de astfel de garanții presupune costuri suplimentare care pot îngreuna participarea la procedura simplificată și care se vor reflecta în prețul ofertat de operatorii economici.

• Pentru a se asigura de îndeplinirea corespunzătoare a obligațiilor contractuale, beneficiarul privat poate include în contract clauze care să garanteze implementarea în bune condiții a contractului (de exemplu, penalități, verificări la anumite intervale prestabilite etc.).

3. Criteriul de atribuire

Ordinul nr. 1.120/2013 nu menționează noțiunea de criteriu de atribuire. În vederea respectării principiilor economicității, eficienței și eficacității, beneficiarul privat va alege oferta cu cele mai multe avantaje pentru realizarea scopului proiectului. De asemenea, în Nota justificativă de atribuire se vor prezenta avantajele tehnice și financiare care motivează alegerea.

În cadrul documentului "Specificații tehnice“ vor fi prezentate, în ordinea priorității, elementele de departajare a ofertelor primite.

b) Verificarea valorii estimate

• În cazul în care există un interval de timp semnificativ între depunerea cererii de finanțare/aprobării contractului de finanțare și efectuarea achiziției, se pot înregistra modificări (creșteri/diminuări) de prețuri pe piață.

• Din acest motiv, se va verifica actualitatea valorii estimate a achiziției și, dacă este cazul, se va actualiza această valoare. Verificarea actualității valorii estimate se va realiza înainte de publicare, deoarece, în caz contrar, există riscul depunerii de oferte necorespunzătoare (oferte care depășesc valoarea estimată și/sau oferte sub valoarea estimată, dar care nu îndeplinesc cerințele tehnice). Modalitatea prin care se va realiza actualizarea valorii estimate este similară cu studiul de piață realizat la depunerea cererii de finanțare și va fi descrisă în Nota privind determinarea valorii estimate.

Măsuri:

- Dacă prețurile aferente achiziției au crescut, beneficiarul privat poate trece mai departe la publicare, cu condiția să identifice modalitatea în care va suplimenta valoarea estimată (fie din bugetul propriu, fie din bugetul contractului de finanțare), cu respectarea clauzelor din contractul de finanțare. În ambele cazuri, suplimentarea valorii estimate se poate realiza dacă aceasta nu conduce la eludarea aplicării prevederilor referitoare la plafoanele specifice ajutorului de stat/pragurile stabilite prin O.U.G nr. 34/2006, sau la nerespectarea prevederilor cap. VII din Ordinul nr. 1.120/2013.

- Beneficiarul privat poate să atribuie contractul de achiziție cu o valoare mai mare decât valoarea estimată din bugetul propriu, în condițiile descrise mai sus, dacă justifică decizia în Nota justificativă de atribuire. Suplimentarea valorii se poate face și din economiile rezultate din bugetul proiectului, cu aprobarea prealabilă a autorității de management/organismelor intermediare/operatorilor de program.

- Dacă prețurile aferente achiziției au scăzut, se va diminua valoarea estimată și se va reanaliza dacă se poate efectua o achiziție directă sau o procedură simplificată.

E.2.Etapa 2 - Prospectarea pieții

a) Publicarea unui anunț

Întrebări frecvente:

1. Accesarea paginii web

• În vederea obținerii dreptului de publicare, beneficiarul privat va solicita autorității de management/organismului intermediar/operatorului de program emiterea "codului de acces, cu parola“, care vor fi utilizate de acesta în vederea publicării anunțului.

Pentru suport în procesul de înscriere în site, beneficiarii privați pot contacta persoanele din autoritățile de management/organismele intermediare/operatorii de program, desemnate în acest scop.

Lista persoanelor de contact din cadrul autorităților de management/organismelor intermediare/operatorilor de program poate fi consultată la adresa: https//www.fonduri-ue/info/lista-contact.

2. Subsecțiunea "Dată publicare“

• Data menționată la această subsecțiune este generată de aplicație la publicarea anunțului.

3. Subsecțiunile "Dată expirare“ și "Oră expirare“

• În aceste două subsecțiuni apar data și ora-limită până la care trebuie depuse ofertele. Beneficiarul privat trebuie să acorde o atenție deosebită atunci când completează aceste subsecțiuni.

• Termenele se pot modifica doar în sensul prelungirii perioadei de elaborare a ofertelor, dacă sunt solicitări de clarificare în acest sens.

• La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau în calcul ziua de publicare/transmitere a anunțului/invitației și ziua în care se depun ofertele.

4. Subsecțiunea "Descriere“

În cadrul acestei subsecțiuni este prezentat succint obiectul contractului ce urmează a fi atribuit. Nu este nevoie de o detaliere a specificațiilor tehnice deoarece există o secțiune separată dedicată.

5. Publicarea anunțului în situația unei proceduri care se va finaliza cu semnarea mai multor contracte (achiziție cu mai multe loturi)

• În cazul în care se dorește derularea unei proceduri care se va finaliza cu semnarea mai multor contracte, trebuie introdus un anunț pentru fiecare contract de achiziție ce urmează a fi atribuit și semnat (deci pentru fiecare lot în parte).

• Fiecare anunț se va completa ulterior, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziție, cu informații privind câștigătorul contractului.

6. Subsecțiunea "Specificații“

• Nepublicarea anunțului pe pagina web https://www.fonduri-ue.ro, însoțit de specificațiile tehnice, atrage după sine o corecție de 25% din valoarea eligibilă a contractului de achiziție.

• Nu este suficient să se menționeze adresa de la care se pot obține specificațiile. Trebuie să se asigure accesul neîngrădit la aceste informații.

• Specificațiile tehnice trebuie să cuprindă toate cerințele tehnice necesare pentru elaborarea ofertei. Beneficiarul privat trebuie să elaboreze aceste specificații într-o manieră obiectivă/clară/detaliată pentru a se asigura de îndeplinirea corespunzătoare a scopului proiectului.

• Definirea unor cerințe care indică o anumită origine, sursă, producție, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerț, un brevet de invenție, o licență de fabricație, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici ori a anumitor produse, nu reprezintă o bună practică. Se admite o astfel de indicație numai însoțită de mențiunea "sau echivalent“.

• Beneficiarul privat poate transmite potențialilor ofertanți invitații de participare la procedura simplificată și prin intermediul altor mijloace de comunicare (fax, e-mail, poștă etc.), aceasta nefiind o condiție obligatorie.

• În cazul în care capacitatea documentelor ce urmează a fi postate pe site-ul https://www.fonduri-ue.ro depășește 10 MB, se recomandă utilizarea aplicațiilor software gratuite de arhivare care comprimă informația, reducându-se astfel dimensiunea fișierului de atașat. Dacă nici această soluție nu reduce dimensiunea fișierului sub limita menționată mai sus, recomandăm utilizarea soluțiilor gratuite de stocare de fișiere sau a site-ului propriu. Linkul/urile de descărcare astfel obținut/e trebuie inserate în fișierul ce se uploadează în câmpul "Specificații“. Trebuie avut în vedere ca accesul la fișierele astfel publicate să fie nerestricționat pentru vizualizare/descărcare (să nu fie necesară utilizarea unui "username“ și/sau a unei parole pentru accesarea lor).

7. Publicarea clarificărilor

• Conform prevederilor Ordinului nr. 1.120/2013, beneficiarul privat răspunde la solicitările de clarificări și publică răspunsurile pe pagina web https://www.fonduri-ue.ro, secțiunea "Achiziții privați“.

• Din punct de vedere tehnic, clarificările se pot insera în documentul atașat la Subsecțiunea "Specificații“, prin modificarea documentului atașat și prin evidențierea textului introdus față de forma inițială. Aplicația semnalează automat actualizarea informațiilor în Subsecțiunea "Specificații actualizate“ (în detaliile anunțului se afișează data și ora ultimei actualizări a aplicației).

În situația în care intervin clarificări care pot duce la modificări/ajustări ale specificațiilor tehnice, beneficiarul poate să prelungească termenul de depunere a ofertelor, astfel încât să asigure timpul necesar pentru elaborarea ofertelor. Această măsură îl va ajuta să primească oferte care să răspundă specificațiilor tehnice astfel cum au fost clarificate prin răspunsurile publicate.

8. Subsecțiunile care se modifică

Beneficiarul privat poate modifica următoarele subsecțiuni:

- data și ora expirării (se poate prelungi durata de elaborare a ofertelor dacă se realizează acest aspect înainte de data și ora expirării);

- specificațiile tehnice, în sensul completării documentului inițial.

9. Comunicarea în scris a rezultatului procedurii

• Ordinul nr. 1.120/2013 nu impune această regulă. Prin urmare, beneficiarul privat nu trebuie să elaboreze o comunicare scrisă, având doar obligația de a publica pe pagina web https://www.fonduri-ue.ro date despre câștigătorul contractului. Astfel, după alegerea ofertei pentru contractare, beneficiarul privat va completa și va publica, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziție, anunțul de pe pagina web www.fonduri-ue.ro cu informații despre câștigătorul contractului.

10. Contestarea

• În situația în care beneficiarul privat lansează o procedură care îndeplinește cumulativ condițiile prevăzute de art. 9 lit. c) și c¹) din O.U.G. nr. 34/2006 și un operator economic este nemulțumit de modul în care s-a desfășurat procedura de achiziție, acesta se poate adresa Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor (CNSC).

• În situația în care beneficiarul privat lansează o procedură care nu îndeplinește cumulativ condițiile art. 9 lit. c) și c¹) din O.U.G. nr. 34/2006 și un operator economic este nemulțumit de modul în care s-a desfășurat procedura de achiziție, acesta se poate adresa instanțelor de judecată competente pentru soluționarea cauzei. Atenție, în cazul în care se va adresa CNSC, această instituție va declina competența către instanța de judecată.

b) Analiza ofertelor

• Beneficiarul privat compară ofertele primite în raport cu toate specificațiile tehnice publicate și alege oferta care îndeplinește cerințele tehnice și prezintă avantaje față de acestea, la un raport calitate/preț competitiv.

• Pentru a asigura o justificare corespunzătoare în alegerea ofertei pentru contractare, beneficiarul privat trebuie să elaboreze Nota justificativă de atribuire pornind de la specificațiile tehnice solicitate, detaliind avantajele și dezavantajele ofertelor primite în raport cu fiecare specificație în parte/celelalte oferte. De asemenea, având în vedere că scopul procedurii de achiziție este realizarea optimă a obiectivelor proiectului finanțat, este recomandat ca în notă să se precizeze modalitatea în care avantajul din ofertă contribuie la realizarea proiectului.

• Dacă în conținutul documentului "Specificații tehnice“ sunt menționate și cerințe care țin de verificarea capacității tehnice/financiare a operatorilor economici sau alt tip de cerințe, acestea vor face obiectul analizei.

• Dacă se primește o singură ofertă, beneficiarul privat poate să o analizeze și să procedeze la atribuirea contractului de achiziție dacă oferta respectă specificațiile tehnice elaborate conform etapei 1.

• Dacă se depun numai oferte care nu respectă prevederile de la subsecțiunea "Specificații“, procedura se va anula. În acest caz, procedura se poate relua (cu respectarea tuturor prevederilor aferente procedurii simplificate) după o analiză a cauzelor care au condus la această situație. Dacă specificațiile tehnice au fost detaliate în contractul de finanțare, orice modificare se va efectua numai după ce se verifică impactul asupra clauzelor din contractul de finanțare, cu aprobarea autorității de management/organismului intermediar/operatorilor de program.

• În situația în care nu se depune nicio ofertă, procedura de atribuire se poate relua cu respectarea tuturor prevederilor aferente procedurii simplificate, după o analiză a cauzelor care au condus la această situație.

Întrebări frecvente

1. Procesul-verbal de deschidere

Elaborarea acestui document nu este prevăzută de Ordinul nr. 1.120/2013. Dacă în documentele procedurii se prevede elaborarea procesului-verbal de deschidere, beneficiarul privat trebuie să respecte această prevedere.

2. Ofertele transmise peste termenul prevăzut pentru elaborarea ofertelor

Beneficiarul nu este obligat să evalueze ofertele care sunt transmise după data de expirare (data și ora din anunț). Beneficiarul are obligația de a pune la dispoziția reprezentanților autorității de management/organismului intermediar, cu prilejul vizitelor la fața locului, documente justificative care confirmă data și ora la care au fost primite ofertele.

3. Comisia de evaluare

Ordinul nr. 1.120/2013 nu stabilește în cuprinsul său existența unei comisii de evaluare. Prin urmare, nu este obligatorie constituirea unei comisii de evaluare.

Beneficiarul privat va desemna persoana care va elabora și va semna Nota justificativă de atribuire.

4. Oferta admisibilă

Noțiunea "ofertă admisibilă“ nu este utilizată în Ordinul nr. 1.120/2013.

c) Elaborarea Notei justificative de atribuire

Se va alege oferta cu cele mai multe avantaje pentru realizarea scopului proiectului și se vor prezenta avantajele tehnice și financiare care motivează alegerea în raport cu specificațiile tehnice/celelalte oferte.

În analiza ofertelor beneficiarul privat trebuie să țină cont de toate cerințele pe care le-a menționat în documentele procedurii.

În analiza ofertelor beneficiarul privat nu poate adăuga alte cerințe și nu poate renunța la specificațiile deja enunțate în anunț/specificații/clarificări/modificări.

Dacă s-au identificat erori de fond în documentele procedurii care nu au fost clarificate înainte de data de expirare a anunțului, procedura nu se va încheia cu atribuirea contractului. În acest caz beneficiarul va corecta erorile identificate și va relua procedura.

Pentru procedura simplificată autoritățile de management/organismele intermediare/operatorii de program verifică următoarele elemente: