ANEXĂ - REGULAMENTUL. - Ordinul MAI nr. 185/2014 - aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a Arhivelor Naţionale

(1) Serviciul Control, Analiză, Sinteză și Politici Publice are următoarele atribuții generale:

a) întocmește planul unic de activitate al Arhivelor Naționale și raportul privind evaluarea rezultatelor anuale obținute;

b) propune conducerii Arhivelor Naționale obiectivele generale și specifice și metodologia de întocmire a planurilor anuale de activitate ale structurilor Arhivelor Naționale, verifică și înaintează spre aprobare conducătorului instituției planurile anuale de activitate ale structurilor subordonate;

c) coordonează elaborarea de instrucțiuni, norme și proceduri de lucru privind activitatea Arhivelor Naționale, le verifică din punct de vedere al conținutului și ține evidența acestora;

d) elaborează, în colaborare cu celelalte structuri, Planul Strategic al Arhivelor Naționale, în conformitate cu Programul de Guvernare și monitorizează implementarea acestuia;

e) asigură organizarea și desfășurarea activităților de îndrumare metodologică și de control la nivelul structurilor Arhivelor Naționale;

f) organizează și asigură realizarea activităților de analiză, sinteză și politici publice în cadrul Arhivelor Naționale;

g) participă la elaborarea proiectelor de acte normative cu privire la reglementarea activității în domeniul arhivistic;

h) planifică activitatea pe baza obiectivelor, priorităților și sarcinilor ce îi revin potrivit prevederilor legale;

i) participă la desfășurarea reuniunilor profesionale din sistemul Arhivelor Naționale, prin reprezentanți delegați de directorul Arhivelor Naționale;

j) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;

k) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

l) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată;

m) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.

(2) Serviciul Control, Analiză, Sinteză și Politici Publice include următoarele compartimente:

a) Control

b) Analiză, Sinteză și Politici Publice

Compartimentul Control are următoarele atribuții:

a) organizează, coordonează și desfășoară activități de control și îndrumare la nivelul structurilor Arhivelor Naționale;

b) monitorizează modul de îndeplinire a măsurilor stabilite cu ocazia controalelor efectuate;

c) întocmește periodic rapoarte/informări privind rezultatele controalelor efectuate în sistemul Arhivelor Naționale, precum și ale măsurilor profesionale și administrative dispuse;

d) efectuează cercetări disciplinare/prealabile și cercetări administrative la nivelul Arhivelor Naționale, potrivit competențelor stabilite de lege;

e) verifică și propune spre confirmare lucrările de selecționare ale documentelor din fondurile și colecțiile arhivistice deținute, înaintate de către structurile Arhivelor Naționale;

f) verifică și soluționează, potrivit competențelor, petițiile persoanelor fizice sau juridice, transmise Arhivelor Naționale în mod direct sau prin intermediul diferitelor instituții publice;

g) elaborează circulare referitoare la activitatea arhivistică și le transmite spre aplicare structurilor din cadrul Arhivelor Naționale;

h) avizează circularele elaborate de alte structuri din cadrul Aparatului propriu al Arhivelor Naționale, referitoare la activitatea arhivistică și care urmează să fie transmise spre aplicare celorlalte structuri din sistem;

i) consiliază structurile județene ale Arhivelor Naționale cu privire la aplicarea normelor metodologice care reglementează eliberarea, în condițiile legii, a autorizației de funcționare operatorilor economici ce prestează servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le dețin; îndrumă metodologic persoanele fizice și juridice cu privire la aplicarea prevederilor legale în domeniu;

j) soluționează contestațiile depuse de operatorii economici prestatori de servicii arhivistice;

k) asigură evidența procedurilor existente la nivelul Arhivelor Naționale;

l) verifică și înaintează spre aprobare conducerii instituției planurile anuale de activitate ale structurilor Arhivelor Naționale;

m) asigură secretariatul grupului de lucru privind implementarea sistemului de control intern/managerial, participând la:

1. verificarea modului de elaborare a planurilor proprii de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, întocmite la nivelul structurilor componente, prin prisma asigurării conformității acestora cu instrumentul programatic, precum și prin prisma coerenței acțiunilor stabilite;

2. monitorizarea procesului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial desfășurat la nivelul Arhivelor Naționale și întocmirea raportărilor periodice privind stadiul implementării sistemului pe care le transmite entității publice superioare;

3. asigurarea îndrumării metodologice a reprezentanților structurilor componente;

4. urmărirea modului de punere în aplicare a acțiunilor planificate prin Programul anual de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial de către structurile identificate cu responsabilități, precum și a modului de elaborare a documentației relevante pentru fiecare acțiune în parte;

5. coordonarea autoevaluării sistemului de control intern/managerial, centralizarea informațiilor din chestionarele de autoevaluare și elaborarea proiectului Raportului anual al conducătorului entității publice asupra sistemului de control intern/managerial.

Compartimentul Analiză, Sinteză și Politici Publice are următoarele atribuții:

a) coordonează și participă, prin dispoziția directorului Arhivelor Naționale, la elaborarea strategiilor instituționale în scopul îndeplinirii atribuțiilor specifice;

b) coordonează elaborarea propunerilor de politici publice la nivelul Arhivelor Naționale;

c) elaborează raportări periodice, semestriale și anuale, privind stadiul îndeplinirii obiectivelor structurii și stadiul indicatorilor de performanță stabiliți în cadrul subprogramului bugetar al Arhivelor Naționale;

d) elaborează rapoarte/raportări privind evaluarea stadiului derulării planurilor, programelor și strategiilor din sfera de competență în cadrul Arhivelor Naționale;

e) urmărește procesul legislativ al inițiativelor/propunerilor legislative ale Ministerului Afacerilor Interne, respectiv ale unor parlamentari, privind reglementările în domeniul arhivistic;

f) elaborează rapoarte/informări/sinteze privind realizarea atribuțiilor specifice Arhivelor Naționale sau Serviciului Control, Analiză, Sinteză și Politici Publice;

g) centralizează planificările și raportările lunare ale structurilor Arhivelor Naționale;

h) verifică și monitorizează utilizarea aplicațiilor Sistemului Informatic Integrat al Arhivelor Naționale.

(1) Biroul Secretariat, Comunicare și Relații Internaționale are următoarele atribuții generale:

a) elaborează proceduri, norme și instrucțiuni specifice domeniului de activitate;

b) asigură primirea, înregistrarea, evidenta, trierea și expedierea documentelor;

c) redactează dispoziția zilnică a directorului Arhivelor Naționale și comunică conținutul acesteia structurilor/persoanelor desemnate;

d) asigură primirea, evidența, trierea și înregistrarea petițiilor adresate conducerii Arhivelor Naționale;

e) participă la organizarea și desfășurarea instruirilor profesionale;

f) realizează evidența și eliberează legitimațiile de control pentru personalul Arhivelor Naționale;

g) centralizează/analizează și prelucrează propunerile pentru tematica ședințelor Colegiului Ministerului Afacerilor Interne și ale C.S.A.T.;

h) organizează și asigură evidența ștampilelor și sigiliilor utilizate în sistemul Arhivelor Naționale;

i) întocmește procesele verbale/minutele ședințelor de lucru organizate de conducerea Arhivelor Naționale, gestionează și monitorizează îndeplinirea acestora;

j) asigură organizarea, administrarea, evidența, selecționarea, folosirea și păstrarea fondului arhivistic creat de structurile Aparatului propriu;

k) elaborează/actualizează Nomenclatorul arhivistic al Arhivelor Naționale;

l) elaborează strategii și planuri privind politicile de comunicare și informare ale Arhivelor Naționale și asigură realizarea acestora;

m) asigură activitatea de informare publică la nivelul Arhivelor Naționale; n) elaborează strategii și planuri privind activitatea de relații internaționale;

o) organizează și asigură documentația necesară negocierii și semnării documentelor de colaborare și cooperare internațională;

p) contribuie la dezvoltarea și diversificarea relațiilor bilaterale cu instituții din alte țări;

q) efectuează activități de îndrumare, sprijin și control pe liniile specifice de muncă, în structurile Arhivelor Naționale;

r) analizează documentația înaintată de structurile județene ale Arhivelor Naționale și propune directorului Arhivelor Naționale eliberarea, reînnoirea sau suspendarea, după caz, a autorizațiilor de funcționare pentru operatorii economici care prestează servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor cu valoare practică pe care ie dețin;

s) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; t) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

u) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată;

v) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.

(2) Biroul Secretariat, Comunicare și Relații Internaționale include următoarele compartimente:

a) Secretariat și arhivă;

b) Comunicare și imagine publică;

c) Relații internaționale.

Compartimentul Secretariat și arhivă are următoarele atribuții:

a) asigură primirea, înregistrarea, evidența, expedierea documentelor (neclasificate și clasificate) intrate, întocmite pentru uz intern, ieșite, precum și repartizarea lor către compartimente;

b) participă la redactarea "Dispoziției zilnice a Directorului Arhivelor Naționale", pe baza referatelor șefilor de structuri și transmite conținutul acestui document structurilor/persoanelor desemnate;

c) atribuie anual numerele de înregistrare a documentelor pentru Aparatul propriu și verifică modul de folosire a acestora;

d) asigură expedierea corespondenței prin poștă, în țară și în străinătate;

e) întocmește zilnic evidența prezenței, răspândirii personalului din Aparatul propriu și a învoirilor și recuperărilor, pe bază de registru de evidență și comunică datele structurilor interesate; monitorizează efectuarea concediilor personalului;

f) elaborează rapoarte/informări/sinteze privind realizarea atribuțiilor specifice;

g) asigură evidența și distribuirea ordinelor și instrucțiunilor emise de către conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

h) comunică tematica și ordinea de zi a ședințelor de lucru ale conducerii Arhivelor Naționale, multiplică și distribuie materialele aferente;

i) asigură administrarea, evidența, selecționarea, folosirea, păstrarea fondului arhivistic creat de structurile Aparatului propriu;

j) preia arhiva creată de la compartimentele din Aparatul propriu;

k) acordă asistență de specialitate structurilor Arhivelor Naționale și elaborează circulare și recomandări în domeniul de competență;

l) participă la elaborarea proiectelor de acte normative și politici publice specifice domeniului din competență;

m) asigură cazarea reprezentanților structurilor subordonate, în unitățile specializate în acest scop, administrate de M.A.I. sau din afara acestuia;

n) asigură gestionarea corespondenței electronice primite pe adresa oficială de e-mail a Arhivelor Naționale: secretariat.an@mai.gov.ro.

Compartimentul Comunicare și imagine Publică are următoarele atribuții:

a) asigură accesul cetățenilor la informații de interes public din domeniul de activitate al Arhivelor Naționale și soluționează cererile adresate Aparatului propriu al Arhivelor Naționale, în baza legii privind liberul acces la informațiile de interes public;

b) participă la elaborarea de planuri și strategii privind politicile de comunicare si informare ale Arhivelor Naționale;

c) elaborează și asigură realizarea Planului de informare și relații publice al Arhivelor Naționale;

d) oferă asistență metodologică structurilor subordonate ale Arhivelor Naționale în privința aplicării legii privind liberul acces la informațiile de interes public;

e) asigură monitorizarea presei la nivel central, analizează articolele apărute în presă referitoare la activitatea Arhivelor Naționale, întocmește revista presei; centralizează și diseminează materialele de presă către structurile Arhivelor Naționale;

f) elaborează periodic și difuzează Buletinul informativ al Arhivelor Naționale;

g) realizează periodic și difuzează rapoarte/informări/sinteze privind activitățile cu caracter public organizate la nivelul structurilor Arhivelor Naționale;

h) participă la actualizarea paginii web a instituției, în colaborare cu structurile Arhivelor Naționale;

i) asigură activitatea specifică purtătorului de cuvânt;

j) organizează activități de informare prin mass-media (declarații și comunicate de presă, drepturi la replică etc.);

k) întocmește formalitățile necesare pentru acreditarea jurnaliștilor;

l) participă la organizarea activităților cultural-științifice ale Arhivele Naționale;

m) elaborează circularele, normele, procedurile, instrucțiunile, studiile, lucrările și sintezele în domeniul imaginii și al informării publice;

n) actualizează lista documentelor de interes public și a documentelor gestionate și create în Arhivele Naționale;

o) redactează proiecte de răspuns și formulează dreptul la replică la materialele apărute în presă, care vizează personalul și Arhivele Naționale;

p) organizează, cu aprobarea conducerii Arhivelor Naționale, conferințe de presă, redactează răspunsuri pentru interviurile/declarațiile de presă ale conducerii Arhivelor Naționale ori ale personalului anume desemnat să participe la astfel de activități;

q) întocmește planuri de acțiune pentru situații de criză mediatică, precum și campanii de informare publică cu privire la evenimente de interes.

Compartimentul Relații internaționale are următoarele atribuții:

a) participă la elaborarea Planului de relații internaționale al Arhivelor Naționale și asigură îndeplinirea obiectivelor cuprinse în acesta;

b) inițiază, sub coordonarea structurilor de specialitate din Ministerul Afacerilor Interne, după caz, negocierea și semnarea documentelor de colaborare și cooperare bilaterală în domeniul relațiilor internaționale și asigură punerea în aplicare a prevederilor acestora; redactează proiectele documentelor de colaborare și documentația aferentă;

c) organizează deplasările în străinătate ale delegaților Arhivelor Naționale și primirea de reprezentanți din alte țări;

d) cooperează cu structurile din ministere și alte instituții care au atribuții în domeniul de competență;

e) participă la traducerea de materiale pentru "Revista Arhivelor. Archives Review" și pentru alte publicații ale Arhivelor Naționale;

f) elaborează circulare, norme, proceduri, instrucțiuni, rapoarte, informări, studii, sinteze privind activitatea de relații internaționale a Arhivelor Naționale.

(1) Biroul Resurse Umane are următoarele atribuții generale:

a) asigură aplicarea strategiei și a politicilor de resurse umane la nivelul Arhivelor Naționale;

b) întocmește proiectul statului de organizare pe baza consultărilor cu structurile Arhivelor Naționale;

c) păstrează statul de organizare și difuzează extrase ale acestuia către structurile Arhivelor Naționale;

d) întocmește documentația privind modificarea structurii organizatorice a instituției prin redistribuirea sau transformarea unor posturi;

e) centralizează propunerile structurilor Arhivelor Naționale cu privire la elaborarea și actualizarea regulamentelor de organizare și funcționare și întocmește documentația de înaintare către structurile Ministerului Afacerilor Interne a proiectului Regulamentului de organizare și funcționare al Aparatului propriu;

f) asigură aplicarea actelor normative ce reglementează recrutarea, selecția, încadrarea, stabilirea drepturilor salariale, promovarea, motivarea, recompensarea, modificarea, suspendarea, încetarea raportului de serviciu/contractului individual de muncă pentru categoriile de personal din sistemul Arhivelor Naționale;

g) asigură evidența și gestionarea datelor privind cariera, situația disciplinară, formarea și pregătirea profesională a personalului;

h) organizează și monitorizează activitățile de elaborare/actualizare a fișelor posturilor și asigură gestionarea acestora, conform competențelor;

i) acordă consiliere etică și monitorizează respectarea normelor de conduită de către personalul Arhivelor Naționale;

j) inițiază, organizează și coordonează activitatea de evaluare a performanțelor profesionale individuale ale angajaților și consiliază evaluatorii cu privire la respectarea normativelor în domeniu;

k) coordonează planificarea, organizarea, desfășurarea și evaluarea activităților de pregătire profesională continuă a funcționarilor publici și a personalului contractual din sistemul Arhivelor Naționale;

l) cooperează cu structurile Arhivelor Naționale în domeniile de competență, pe probleme specifice resurselor umane;

m) elaborează proceduri de lucru privind organizarea și desfășurarea activităților de resurse umane;

n) participă la organizarea reuniunilor profesionale din sistemul Arhivelor Naționale;

o) participă la activitatea de rezolvare a petițiilor, în domeniul de competență;

p) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului;

q) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul biroului;

r) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată;

s) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.

(2) Biroul Resurse Umane include următoarele compartimente:

a) Încadrări-verificări;

b) Gestiune personal;

c) Pregătire continuă;

d) Securitatea și sănătatea în muncă;

Compartimentul Încadrări-verificări are următoarele atribuții:

a) analizează structura personalului și evaluează resursele și necesitățile de personal;

b) inițiază și coordonează activitatea de organizare și desfășurare a concursurilor de ocupare a funcțiilor vacante, de promovare în grad, clasă, sau treaptă profesională, după caz, a angajaților, precum și a examenelor de departajare în cazul reducerilor de personal;

c) întocmește proiectele actelor administrative privind: încadrarea, numirea, promovarea în funcție, modificarea, suspendarea și încetarea raporturilor de serviciu/contractelor individuale de muncă, aplicarea de sancțiuni, stabilirea drepturilor individuale de personal;

d) asigură circuitul de avizare și de semnare a actelor administrative de personal, precum și înregistrarea, evidența și comunicarea acestora;

e) elaborează răspunsuri la cereri ale salariaților și ale altor persoane fizice sau juridice, care se referă la activitatea de resurse umane.

Compartimentul Gestiune personal are următoarele atribuții:

a) asigură evidența resurselor umane pe categorii de personal, conform cadrului normativ aplicabil;

b) întocmește, actualizează și asigură evidența și gestiunea dosarelor profesionale/dosarelor personale și a contractelor de asigurare de sănătate ale funcționarilor publici și ale personalului contractual;

c) introduce și actualizează în sistemul informatic de evidență datele referitoare la gestiunea resurselor umane, asigurând protecția datelor cu caracter personal;

d) întocmește raportările periodice privind încadrarea, mișcarea, situația disciplinară, cariera funcționarilor publici și a personalului contractual din sistemul Arhivelor Naționale;

e) eliberează și certifică, în condițiile legii, copii ale unor documente din dosarele personale/dosare profesionale;

f) ține evidența declarațiilor de avere și a declarațiilor de interese ale personalului din sistemul Arhivelor Naționale;

g) întocmește documentația privind evidența și gestiunea legitimațiilor de serviciu ale angajaților.

Compartimentul Pregătire continuă are următoarele atribuții:

a) evaluează mijloacele și necesitățile de formare și perfecționare a pregătirii resurselor umane;

b) elaborează planul de pregătire continuă a personalului Arhivelor Naționale;

c) asigură planificarea și raportarea activităților de pregătire continuă desfășurate de structurile Arhivelor Naționale;

d) organizează și coordonează desfășurarea activității de pregătire continuă a personalului Arhivelor Naționale, în conformitate cu normativele în vigoare;

e) monitorizează și centralizează datele privind evaluarea anuală a pregătirii profesionale a personalului Arhivelor Naționale.

Compartimentul Securitatea și sănătatea în muncă are următoarele atribuții:

a) organizează, coordonează și desfășoară activități de prevenire și protecție a muncii, în conformitate cu actele normative în vigoare;

b) întocmește documentația necesară solicitării buletinelor de analiză prin expertizare a noxelor chimice și biologice din spațiile de lucru pentru Aparatul propriu, Serviciul Municipiului București al Arhivelor Naționale și Biroul Județean Ilfov al Arhivelor Naționale;

c) întocmește documentația necesară solicitării buletinelor de analiză prin expertizare a câmpurilor electromagnetice din spațiile de lucru pentru Aparatul propriu, Serviciul Municipiului București al Arhivelor Naționale și Biroul Județean Ilfov al Arhivelor Naționale;

d) centralizează buletinele de măsurători de analiză și de determinare prin expertizare, emise de instituțiile abilitate prin lege, pentru celelalte structuri subordonate ale Arhivelor Naționale;

e) realizează instructajul privind normele de protecția muncii pentru șefii structurilor județene ale Arhivelor Naționale și pentru personalul nou angajat în Aparatul propriu. Serviciul Municipiului București al Arhivelor Naționale și Biroul Județean Ilfov al Arhivelor Naționale;

f) realizează instructajul lunar privind normele de protecția muncii pentru șefii structurilor din Aparatul propriu, Serviciul Municipiului București al Arhivelor Naționale și Biroul Județean Ilfov al Arhivelor Naționale;

g) cooperează și colaborează cu factorii de decizie din structurile Arhivelor Naționale în probleme de sănătate și securitate a muncii.

(1) Biroul Comunicații și Tehnologia Informației are următoarele atribuții:

a) participă la dezvoltarea aplicațiilor informatice din sistemul Arhivelor Naționale;

b) asigură asistență tehnică de specialitate în domeniu la nivelul structurilor Aparatului propriu, Serviciului Municipiului București al Arhivelor Naționale, precum și Biroului Județean Ilfov al Arhivelor Naționale;

c) gestionează și administrează bazele de date și sistemele de operare din cadrul sistemului informatic integrat la nivelul centrului de date central;

d) menține echipamentele și softurile de resortul comunicațiilor și tehnologiei informației în stare de funcționare, în limitele de competență;

e) proiectează și administrează rețelele locale (LAN) de comunicații/date ale Arhivelor Naționale;

f) asigură securitatea și întreținerea rețelelor de telefonie, de abonat și exterioare din interiorul clădirii, precum și a terminalelor aferente;

g) asigură condițiile optime de mediu în încăperile tehnice;

h) execută periodic verificări ale echipamentelor care asigură furnizarea energiei electrice necesare echipamentelor de comutație și comunicații;

i) remediază deranjamentele apărute în rețea telefonică de abonat; j) asigură securitatea locațiilor și controlul accesului în spațiile tehnice în care sunt instalate sau depozitate echipamentele de comunicații ale Rețelei de Comunicații Integrate Voce-Date-Video (R.C.L.V.D.V.) a Ministerului Afacerilor Interne;

k) supune avizării de către Direcția pentru Comunicații și Tehnologia Informației proiecte având ca obiectiv realizarea sau dezvoltarea de rețele de comunicații de date, ca subcomponente ale R.C.I.V.D.V. sau care urmează să se conecteze la R.C.I.V.D.V., fișele de prezentare a propunerilor de proiect, precum și documentațiile aferente proiectelor din domeniul comunicațiilor și tehnologiei informației elaborate la nivelul Arhivelor Naționale;

l) asigură accesul la date și programe de la distanță, permis în condițiile în care se folosesc sisteme de comunicații ale Ministerului Afacerilor Interne ori legal acreditate în acest scop;

m) asigură funcționarea serviciului de mesagerie electronică criptată (S.M.E.C.), în colaborare cu Structura de Securitate;

n) participă la Comisia de Comunicații și Tehnologia Informației (C.C.T.I.) a Ministerului Afacerilor Interne;

o) participă la activitățile de achiziționare a echipamentelor pentru comunicații și tehnologia informației;

p) stabilește și implementează politicile de securitate și de atribuire a dreptului de acces în sistemul informatic;

q) asigură executarea reviziilor, întreținerea și repararea tehnicii de comunicații și informatică cu personalul propriu sau prin contracte de service;

r) elaborează rapoarte privind evaluarea stadiului derulării planurilor și programelor anuale din domeniul IT&C din sfera de competență;

s) implementează măsuri pe linia INFOSEC în colaborare cu Componenta de Securitate pentru Tehnologia Informației și a Comunicațiilor (C.S.T.I.C.), din cadrul Structurii de Securitate;

t) acordă asistență tehnică pentru buna funcționare a site-ului Arhivelor Naționale;

u) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; v) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

w) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată;

x) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.

(1) Biroul Documentare, Publicații și Activității Științifice are următoarele atribuții generale:

a) inițiază și participă la activitatea de elaborare a circularelor, normelor, procedurilor, metodologiilor, instrucțiunilor, studiilor, lucrărilor și sintezelor referitoare la folosirea științifică a documentelor și la activitățile aferente bibliotecilor din cadrul Arhivelor Naționale;

b) efectuează activități de asistență, îndrumare și sprijin față de structurile teritoriale ale Arhivelor Naționale și cooperează cu acestea în domeniile care țin de folosirea științifică a documentelor administrate de Arhivele Naționale si în cele aferente activității din cadrul bibliotecilor Arhivelor Naționale;

c) participă la organizarea și desfășurarea instruirilor profesionale în domeniul de competență;

d) editează "Revista Arhivelor. Archives Review" și alte publicații de specialitate ale Arhivelor Naționale;

e) organizează manifestări științifice și expoziții de documente;

f) asigură gestionarea publicațiilor Arhivelor Naționale;

g) achiziționează, gestionează și asigură accesul la fondul de carte al bibliotecii Arhivelor Naționale;

h) asigură administrarea site-ului Arhivelor Naționale;

i) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului;

j) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

k) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată;

l) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.

(2) Biroul Documentare, Publicații și Activități Științifice include următoarele compartimente:

a) Redacție și activități științifice;

b) Biblioteca.

Compartimentul Redacție și activități științifice are următoarele atribuții:

a) inițiază și elaborează planurile: editorial, expozițional, precum și cel al manifestărilor științifice, anuale și de perspectivă ale Aparatului Propriu al Arhivelor Naționale și urmărește îndeplinirea lucrărilor cuprinse în aceste planuri;

b) editează și participă la realizarea publicațiilor de specialitate (volume de documente, cataloage, periodice, ghiduri, îndrumătoare științifice, albume de documente etc.) ale Arhivelor Naționale; asigură îndrumarea metodologică și evidența acestor activități la nivelul stucturilor teritoriale;

c) realizează documentarea și depistarea de documente, în vederea elaborării publicațiilor, a manifestărilor științifice și a expozițiilor documentare, cu concursul structurilor Arhivelor Naționale și al altor instituții, după caz;

d) asigură corectura publicațiilor la nivelul Aparatului Propriu și acordă "bunul de tipar";

e) redactează articole, studii, recenzii, prezentări de evenimente cultural-științifice în vederea publicării în periodicul de specialitate al Arhivelor Naționale, "Revista Arhivelor. Archives Review", pe care îl editează (în format clasic și/sau electronic) și al cărui Colegiu de redacție îl coordonează;

f) asigură efectuarea de traduceri ale materialelor de specialitate;

g) editează Raportul anual de activitate al Arhivelor Naționale (în format clasic și/sau electronic);

h) predă forma finală a publicațiilor spre a fi tipărită, prin contract sau în regie proprie și asigură difuzarea acestora în țară și în străinătate;

i) gestionează și asigură evidența publicațiilor Aparatului propriu al Arhivelor Naționale;

j) efectuează schimburi de publicații cu parteneri din țară și din străinătate;

k) realizează concepția grafică a publicațiilor și a panourilor expoziționale din Aparatul propriu;

l) participă la târguri și saloane de carte și la alte evenimente de popularizare a activităților cultural-științifice ale Arhivelor Naționale;

m) inițiază și organizează manifestări științifice (simpozioane, conferințe, prelegeri, sesiuni de comunicări, mese rotunde, lansări de carte etc.); asigură îndrumarea metodologică a acestor activități la nivelul structurilor teritoriale, cu care cooperează în vederea organizării acestora;

n) asigură informarea structurilor centrale și teritoriale și participarea la conferințe, simpozioane și alte manifestări cultural-științifice organizate de instituții de cultură;

o) inițiază și organizează expoziții documentare și fotodocumentare;

p) realizează prelucrarea digitală prin fotografiere și/sau scanare a materialelor documentare și execută reproduceri după documente;

q) execută, la solicitarea cercetătorilor de la Sala de studiu a Aparatului propriu, reproduceri după documentele cercetate (prin fotodigitalizare);

r) administrează site-ul Arhivelor Naționale, ca urmare a centralizării informațiilor furnizate de structurile centrale și teritoriale ale Arhivelor Naționale.

Compartimentul Biblioteca are următoarele atribuții:

a) gestionează și asigură evidența unităților de bibliotecă din cadrul bibliotecii Aparatului propriu al Arhivelor Naționale prin registrul inventar și registrul topografic;

b) dezvoltă fondul de cărți și periodice al bibliotecii Aparatului propriu, prin achiziții, schimburi de publicații și acceptarea de donații;

c) se documentează în legătură cu ultimele apariții editoriale, în vederea efectuării de achiziții;

d) efectuează demersurile în vederea asigurării abonamentelor la periodice;

e) asigură accesul la unitățile de bibliotecă al angajaților Aparatului propriu al Arhivelor Naționale, precum și ai cercetătorilor de la Sala de studiu a Aparatului propriu, în vederea cercetării, în conformitate cu principiul liberului acces la unitățile de bibliotecă;

f) colaborează, în activitatea de informare și documentare, cu Asociația Națională a Bibliotecarilor și Bibliotecilor Publice și cu alte instituții din domeniul biblioteconomie;

g) la cerere, întocmește documentare pe teme istorice și/sau arhivistice;

h) pregătește pentru microfilmare, legare și/sau restaurare unitățile de bibliotecă de importanță deosebită ("Monitorul Oficial", carte rară, carte veche);

i) întocmește fișe tip ISBD, le clasifică în conformitate cu Clasificarea Zecimală Universală și le multiplică;

j) administrează și actualizează baza de date a bibliotecii; k) întocmește și actualizează buletinul bibliografic;

l) întocmește periodic situații statistice privind numărul utilizatorilor, frecvența și numărul de unități de bibliotecă oferite spre consultare;

m) participă la organizarea de activități cultural-științifice, expoziții de carte etc.

(1) Biroul Financiar - contabilitate are următoarele atribuții:

a) întocmește, pe baza propunerilor elaborate de compartimentele de specialitate, proiectul bugetului de venituri și cheltuieli și îl înaintează spre aprobare Direcției Generale Financiare a Ministerului Afacerilor Interne, conform competențelor;

b) încadrează cheltuielile bugetare pe capitole, titluri, articole, alineate, în bugetul de venituri și cheltuieli, după aprobarea acestuia; solicită lunar sau de câte ori este necesar Direcției Generale Financiare a Ministerului Afacerilor Interne deschideri de credite, pe baza propunerilor compartimentelor de specialitate;

c) întocmește situații informative privind execuția bugetului de venituri și cheltuieli;

d) întocmește documente pe baza cărora se execută plăți și încasări în lei și valută;

e) ține evidența cantitativ-valorică a patrimoniului instituției pe baza documentelor justificative, operând intrările, ieșirile și mișcările de bunuri materiale;

f) asigură întocmirea și transmiterea la Direcția Generală Financiară a situațiilor financiare trimestriale și anuale, precum și a celorlalte raportări financiare, conform prevederilor legale în vigoare;

g) menține legătura cu Direcția Financiară din cadrul Inspectoratului General al Poliției Române în privința execuției bugetare pentru sumele alocate structurilor subordonate Arhivelor Naționale;

h) asigură respectarea prevederilor legale în vigoare privind acordarea vizei de control financiar preventiv propriu;

i) întocmește și transmite la Direcția Generală Financiară situația privind monitorizarea numărului de posturi și a cheltuielilor de personal, respectiv situația privind execuția cheltuielilor de personal, conform prevederilor legale în vigoare;

j) organizează, împreună cu Serviciul Logistică, Microfilmare, Conservare și Restaurarea Documentelor, inventarierea anuală a patrimoniului instituției și urmărește valorificarea rezultatelor;

k) întocmește statele de plată a salariilor și a altor obligații financiare față de personal, întocmește adeverințele solicitate de persoane fizice și juridice conform competențelor; calculează și întocmește ordinele de plată privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale (C.A.S., C.A.S.S., șomaj), a impozitului pe venit, aferente fondului de salarii; întocmește adeverințele de pensionare solicitate de către Casa Națională de Pensii și Alte Drepturi de Asigurări Sociale;

l) întocmește și depune anual Declarația 205 privind impozitul reținut la sursă/fiecare beneficiar de venit și întocmește și înmânează fiecărui salariat o adeverință privind veniturile realizate în anul fiscal anterior; întocmește și depune lunar declarația unică privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, a impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate;

m) efectuează, împreună cu Serviciul Logistică, Microfilmare, Conservare și Restaurarea Documentelor, analize și prognoze în vederea realizării obiectivelor planificate și pentru stabilirea impactului financiar în diferite programe;

n) asigură respectarea clauzelor stipulate în contracte și în alte documente din care rezultă obligații economico-financiare;

o) elaborează proceduri specifice de lucru și urmărește implementarea acestora; p) întocmește și actualizează periodic documentele și bazele de calcul pentru stabilirea tarifelor de prestări servicii;

q) asigură legătura cu Administrația Financiară pentru depunerea declarațiilor precum și cu trezoreria și cu băncile comerciale în vederea depunerii sumelor încasate în numerar sau a retragerii acestora, licitează sumele încasate în valută reprezentând contravaloarea serviciilor prestate către petenți și virează contravaloarea în lei a acestora la Bugetul de stat (lunar);

r) întocmește graficul privind circuitul documentelor justificative ale operațiunilor financiar-contabile;

s) participă la activitatea de elaborare a circularelor, normelor, procedurilor, metodologiilor, instrucțiunilor, studiilor, lucrărilor și sintezelor cu caracter metodologic privind politica financiară a Arhivelor Naționale;

t) întocmește notele contabile necesare înregistrării în contabilitatea sintetică și analitică a operațiunilor care au la bază documente justificative;

u) întocmește și publică pe site-ul Arhivelor Naționale Situația zilnică a plăților efectuate și Situația lunară a cheltuielilor salariale;

v) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; w) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

x) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată;

y) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.

(1) Compartimentul Planificare Situații de Urgență funcționează în subordinea nemijlocită a directorului Arhivelor Naționale.

(2) Compartimentul Planificare Situații de Urgență are următoarele

atribuții:

a) participă la analiza proiectului Tabelei de înzestrare cu mijloace tehnice și materiale necesare Arhivelor Naționale și structurilor subordonate, în colaborare cu celelalte structuri ale instituției, actualizează Tabela de înzestrare ori de câte ori este nevoie și difuzează extrase către structurile subordonate Arhivelor Naționale;

b) elaborează și actualizează Registrul de riscuri al Arhivelor Naționale, conform actelor normative în vigoare;

e) cooperează, asigură asistența metodologică și efectuează controale privind întocmirea și actualizarea planurilor operative la nivelul structurilor Arhivelor Naționale;

d) organizează și asigură aplicarea măsurilor și executarea activităților specifice la primirea indicativelor și semnalelor de alertare transmise de către Direcția Generală Management Operațional;

e) întocmește și actualizează Planul de protecție și intervenție în situații de urgență al Arhivelor Naționale - Aparat propriu și structurile subordonate de pe raza municipiului București;

f) întocmește planuri de transport documente de arhivă în vederea asigurării protecției și siguranței documentelor din Fondul Arhivistic Național;

g) întocmește și actualizează Planul de evacuare în situații de urgență al Arhivelor Naționale - Aparat propriu și structurile subordonate de pe raza municipiului București;

h) întocmește și actualizează Planul creșterii capacității operaționale a Arhivelor Naționale - Aparat propriu și structurile subordonate de pe raza municipiului București;

i) întocmește/actualizează și transmite către unitățile specializate ale Ministerului Apărării Naționale situațiile și cererile pe linia completării cu efective, ține evidența rezerviștilor și a personalului civil cu obligații militare la nivelul garnizoanei București;

j) informează structura de specialitate a Ministerului Afacerilor Interne asupra producerii unor evenimente și aspecte de interes operativ înregistrate în structurile Arhivelor Naționale, pe baza datelor transmise de acestea;

k) asigură instruirea personalului Arhivelor Naționale și participă la verificările executate asupra modului de acțiune la alertare și pe timpul intervenției în situații de urgență civilă;

l) colaborează cu unitățile de jandarmi care asigură paza și accesul în sediile de pe raza municipiului București ale Arhivelor Naționale pentru întocmirea documentației de specialitate;

m) elaborează proceduri de lucru privind organizarea și desfășurarea activităților specifice;

n) planifică lunar, instruiește personalul care asigură serviciul de permanență la nivelul Aparatului propriu și asigură documentația necesară desfășurării activității serviciului de permanență în sediul central;

o) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului compartimentului;

p) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

q) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată;

r) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.

(1) Compartimentul Juridic funcționează în subordinea nemijlocită a directorului Arhivelor Naționale.

(2) Compartimentul Juridic are următoarele atribuții:

a) urmărește modul de aplicare a normelor juridice în activitatea instituției și face propuneri pentru perfecționarea acestora;

b) întocmește observații și propuneri, motivate juridic, la proiecte de legi, hotărâri și ordonanțe ale Guvernului, de acte normative cu caracter intern asupra cărora a fost consultată instituția;

c) elaborează, în colaborare cu specialiști ai Arhivelor Naționale, proiecte de acte normative promovate de către instituție;

d) avizează anteproiecte de acte normative promovate de către instituție, în condițiile stabilite prin regulamentele elaborate de Ministerul Afacerilor Interne în acest domeniu;

e) avizează pentru legalitate proiectele de dispoziții, regulamente și alte acte normative cu caracter intern sau acte cu caracter individual, emise de conducătorul instituției, potrivit competenței, precum și acte care pot angaja răspunderea patrimonială;

f) cu mandat din partea directorului Arhivelor Naționale, reprezintă și apără interesele instituției în fața autorităților administrației publice, a organelor ministerului public, a instanțelor judecătorești și a altor organe de jurisdicție, precum și în cadrul oricăror proceduri prevăzute de lege; elaborează și formulează acțiuni, întâmpinări, răspunsuri la interogatorii, exercită căi de atac, propune conducătorului instituției renunțarea la acțiuni și căi de atac, exercită orice mijloace legale de apărare a drepturilor și intereselor acesteia;

g) asigură reprezentarea și apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Ministerului Afacerilor Interne, în cadrul oricăror proceduri prevăzute de lege, pe baza delegațiilor emise de directorul general al Direcției Generale Juridice;

h) aduce la cunoștința directorului Arhivelor Naționale deficiențele constatate, rezultate din soluționarea litigiilor la instanțele judecătorești, pentru luarea măsurilor care se impun, în scopul asigurării legalității și a ordinii de drept;

i) ia măsuri pentru obținerea titlurilor executorii și pentru punerea în executare a acestora, potrivit legii, în vederea realizării creanțelor și a altor drepturi patrimoniale ale instituției;

j) redactează și semnează, alături de conducătorul instituției, cererea și motivele de recurs;

k) redactează și semnează, alături de conducătorul instituției, întâmpinările și răspunsurile la întâmpinări în recurs;

l) acordă asistență juridică comisiilor de disciplină, potrivit prevederilor legale și competenței;

m) participă în comisiile de achiziție publică, la procedurile de achiziție publică și negocierile derulate de către sau prin instituție;

n) avizează pentru legalitate contracte, înțelegeri și alte acte juridice care angajează răspunderea juridică a instituției;

o) elaborează puncte de vedere privitoare la interpretarea și aplicarea unor dispoziții legale și acordă conducerii și personalului instituției consultații cu caracter juridic pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu;

p) poate participa la activitatea de elaborare a circularelor, instrucțiunilor, normelor interne de lucru, studiilor, lucrărilor și sintezelor privind activitatea Arhivelor Naționale;

q) asigură asistență, consultanță și reprezentare juridică structurilor teritoriale ale instituției;

r) colaborează, în domeniul specific, cu celelalte structuri similare din cadrul Ministerului Afacerilor Interne;

s) îndeplinește orice alte atribuții cu caracter juridic prevăzute de reglementările legale în vigoare sau dispuse de către directorul Arhivelor Naționale;

t) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată.

(1) Compartimentul Structura de Securitate funcționează în

subordinea nemijlocită a directorului adjunct care îndeplinește și funcția de șef al "Structurii de Securitate".

(2) Compartimentul Structura de Securitate are următoarele atribuții:

a) coordonează activitatea de protecție a informațiilor clasificate la nivelul tuturor structurilor Aparatului propriu cât și al celor teritoriale ale Arhivelor Naționale, în toate componentele acesteia;

b) consiliază conducerea Arhivelor Naționale, a structurilor centrale și subordonate în legătură cu aplicarea și respectarea prevederilor legale în domeniu;

c) elaborează, actualizează și supune aprobării conducerii Arhivelor Naționale proceduri/recomandări/norme interne de aplicare a măsurilor privind protecția informațiilor clasificate și acționează pentru implementarea și respectarea acestora;

d) întocmește/actualizează Programul de prevenire a scurgerii de informații clasificate și Planul de pază și apărare a obiectivelor, sectoarelor și locurilor care prezintă importanță deosebită pentru protecția informațiilor clasificate, pe care le supune spre avizare Departamentului de Informații și Protecție Internă, spre aprobare conducerii Arhivelor Naționale și acționează pentru aplicarea acestora;

e) coordonează persoanele desemnate din cadrul structurilor teritoriale pentru desfășurarea activității de protecție a informațiilor clasificate, în toate componentele acesteia;

f) asigură relaționarea cu Departamentul de Informații și Protecție Internă în domeniul monitorizării activității de aplicare a normelor de protecție a informațiilor clasificate și modul de respectare a acestora la nivelul structurilor teritoriale;

g) informează conducerea Arhivelor Naționale și Departamentul de Informații și Protecție Internă cu privire la riscurile și vulnerabilitățile existente în sistemul de protecție a informațiilor clasificate și propune măsuri pentru înlăturarea acestora;

h) acordă sprijin Departamentului de Informații și Protecție Internă, potrivit competențelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informații clasificate;

i) organizează și desfășoară activități de pregătire specifică a personalului care are acces la informații clasificate;

j) asigură păstrarea, organizarea și actualizarea evidenței certificatelor și autorizațiilor de acces la informații clasificate, atât pentru structura centrală cât și pentru structurile teritoriale, precum și al permiselor de acces pentru personalul Aparatului propriu;

k) întocmește și actualizează, pe baza solicitărilor primite de la structurile Arhivelor Naționale, listele informațiilor clasificate elaborate sau păstrate de Arhivele Naționale, pe clase și niveluri de secretizare;

l) prezintă conducerii Arhivelor Naționale propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor și locurilor de importanță deosebită pentru protecția informațiilor clasificate;

m) efectuează activități de îndrumare/asistență de specialitate și control pe linia modului de aplicare a măsurilor legale în domeniul protecției informațiilor clasificate;

n) participă la cercetarea și soluționarea cazurilor de încălcare a reglementărilor privind protecția informațiilor clasificate;

o) ține evidența incidentelor de securitate;

p) coordonează activitatea de inventariere anuală a documentelor clasificate, atât la nivelul Aparatului propriu, cât și al structurilor teritoriale și face propuneri de declasificare a documentelor;

q) avizează cererile si asigură multiplicarea documentelor clasificate pentru structura centrală a Arhivelor Naționale;

r) avizează procesele verbale de distrugere a informațiilor clasificate pentru toate structurile, atât centrale, cât și teritoriale;

s) asigură consilierea de specialitate în vederea completării cu responsabilitate a formularelor tip de bază și suplimentar, pentru persoanele din structura centrală;

t) semnează formularele de securitate (anexele nr.15 și 16) ale personalului din structurile centrale și teritoriale, la rubrica "dată în prezența structurii/funcționarului de securitate" și avizează recomandările pentru personalul structurilor centrale și teritoriale ale Arhivelor Naționale, în vederea obținerii avizului de securitate necesar eliberării autorizațiilor de acces la informații secrete de serviciu;

u) stabilește și implementează măsuri pe linia INFOSEC prin coordonarea Componentei de Securitate pentru Tehnologia Informației și a Comunicațiilor (C.S.T.I.C.), în colaborare cu Biroul Comunicații și Tehnologia Informației, în vederea elaborării și actualizării procedurilor specifice în domeniul Procedurilor Operaționale de Securitate (PrOpSec), a elaborării și actualizării cerințelor de securitate specifice, a utilizatorilor autorizați și a controlului accesului la Sistemele Informatice și de Comunicații (SIC-uri), a pregătirii de specialitate, a evidenței echipamentelor informatice utilizate în incinta Arhivelor Naționale;

v) pune la dispoziția șefului C.S.T.L.C./administratorului de securitate, lista cu autorizațiile de acces/certificatele de securitate la informații clasificate deținute de personalul Arhivelor Naționale;

w) monitorizează echipamentele care intră/ies din zonele de securitate;

x) asigură utilizarea sistemului de mesagerie electronică criptată - SMEC - al Arhivelor Naționale.

y) C.S.T.I.C. îndeplinește atribuții privind:

1. implementarea metodelor, mijloacelor și măsurilor necesare protecției informațiilor în format electronic;

2. exploatarea operațională a Sistemelor de Prelucrare Automată a Datelor (SPAD) și a Rețelelor de Transmisii de Date - Sistemelor Informatice și de Comunicații (RTD-S1C) în condiții de securitate;

3. coordonarea cooperării dintre Arhivele Naționale și autoritatea care asigură acreditarea;

4. implementarea măsurilor de securitate și protecția criptografică ale SPAD sau RTD-SIC.

z) C.S.T.I.C. relaționează cu Autoritatea Afacerilor Interne de Acreditare de Securitate, Autoritatea Afacerilor Interne de Securitate pentru Informatică și Comunicații, Autoritatea Afacerilor Interne de Protecție Criptografică, în situațiile în care instituția:

1. planifică dezvoltarea sau achiziția unui SIC care stochează, procesează sau transmite informații clasificate;

2. propune schimbări ale configurației de sistem existente;

3. propune conectarea cu un alt SIC;

4. propune schimbări ale modului de operare protejată al SIC;

5. propune modificarea sau înlocuirea software-ului pentru optimizarea securității SIC;

6. inițiază proceduri de modificare a clasei sau nivelului de secretizare ale SIC în care au fost deja acreditate;

7.mplanifică sau propune desfășurarea oricărei alte activități în scopul îmbunătățirii securității SIC care au fost deja acreditate;

a.a) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului structurii;

a.b) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

a.c) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată;

a.d) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.

(1) Serviciul Logistică, Microfilmare, Conservare și Restaurarea Documentelor are următoarele atribuții generale:

a) organizează, coordonează și controlează activitatea structurilor din subordine;

b) coordonează activitățile pe linia întocmirii și avizări documentațiilor tehnico-economice aferente obiectivelor de investiții și/sau lucrări de intervenție la construcțiile existente;

c) organizează și coordonează activitatea privind asigurarea spațiilor și condițiilor de păstrare a documentelor aflate în administrarea Arhivelor Naționale;

d) prioritizează obiectivele și acțiunile de investiții în conformitate cu prevederile actelor normative în vigoare pentru aprobarea Normelor metodologice privind criteriile de evaluare și selecție a obiectivelor de investiții publice, în vederea repartizării bugetului alocat pe naturi de cheltuieli;

e) coordonează activitatea de întocmire și actualizare a Programului de investiții al Arhivelor Naționale, ce cuprinde toate cheltuielile de capital finanțate, atât din bugetul de stat cât și din fonduri externe;

f) coordonează activitatea de elaborare a planurilor logistice anuale și de perspectivă la nivel central și teritorial și urmărește derularea lor;

g) acordă asistență structurilor teritoriale pentru întocmirea planurilor logistice care urmează a fi derulate prin inspectoratele de poliție, precum și a programelor logistice ce cuprind bunuri materiale specifice activității Arhivelor Naționale, care urmează a fi achiziționate centralizat;

h) monitorizează utilizarea fondurilor alocate pentru cheltuieli de capital, centralizează datele cu cele obținute de la celelalte structuri ale Arhivelor Naționale și raportează datele Direcției Generale Logistice;

i) evaluează și monitorizează permanent necesarul de fonduri bugetare pentru cofinanțarea programelor sau proiectelor cu finanțare externă;

j) elaborează rapoarte/raportări stadiului derulării planurilor și programelor anuale de investiții și reparații din sfera de competență în cadrul Arhivelor Naționale;

k) formulează puncte de vedere și propuneri de modificare a planului anual de achiziții de bunuri;

l) elaborează circulare, proceduri, norme, instrucțiuni, studii și lucrări cu caracter metodologic privind activitatea specifică și urmărește implementarea acestora;

m) sprijină logistic și cu personal desfășurarea activităților de organizare a expozițiilor documentare, manifestărilor științifice și a altor activități de folosire științifică a documentelor;

n) colaborează cu structurile similare din Aparatul Central al Ministerului Afacerilor Interne, Inspectoratul General al Poliției Române și din structurile teritoriale ale acestuia.

o) organizează și coordonează activitatea de protecția mediului;

p) organizează, în colaborare cu Biroul Financiar-Contabilitate, inventarierea anuală a patrimoniului Arhivelor Naționale și urmărește valorificarea rezultatelor;

q) participă la întocmirea și actualizarea planurilor de mobilizare, alertare și protecție civilă pentru structurile Aparatului propriu al Arhivelor Naționale;

r) organizează și coordonează activitatea privind donațiile și sponsorizările oferite de persoane fizice/juridice Arhivelor Naționale, precum și activitățile referitoare la preluarea în comodat a unor bunuri, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

s) organizează și asigură pregătirea și controlul privind respectarea normelor pe linia prevenirii și stingerii incendiilor la nivelul structurilor Arhivelor Naționale;

t) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.

(2) Serviciul Logistică, Microfilmare, Conservare și Restaurarea Documentelor include următoarele structuri:

a) Biroul Tehnic Administrativ;

b) Biroul Conservare - Restaurare;

c) Compartimentul Achiziții Publice;

d) Compartimentul Microfilmare.

(1) Biroul Tehnic Administrativ are următoarele atribuții pentru obiectivele de pe teritoriul municipiului București:

a) întocmește programul logistic al Arhivelor Naționale;

b) desfășoară activitatea privind asigurarea spațiilor și condițiilor de păstrare a documentelor aflate în administrarea Arhivelor Naționale;

c) elaborează documentația tehnico-economică aferentă obiectivelor de investiții și/sau de lucrări de intervenție la construcțiile existente;

d) întocmește și actualizează Programul de investiții al Arhivelor Naționale, ce cuprinde toate cheltuielile de capital finanțate atât din bugetul de stat cât și din fonduri externe;

e) întocmește și actualizează fișele obiectivelor și acțiunilor de investiții, conform naturii cheltuielilor și le înaintează Direcției Generale Logistice;

f) elaborează propuneri privind întocmirea listelor obiectivelor și acțiunilor de investiții/dotare pe anul în curs, cu finanțare integrală sau parțială de la bugetul de stat, și le transmite Direcției Generale Logistice, în vederea obținerii aprobării ordonatorului principal de credite, conform legislației în vigoare;

g) actualizează valoarea obiectivelor și acțiunilor de investiții în conformitate cu prevederile actelor normative în vigoare privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare și legislației privind actualizarea devizului general;

h) urmărește comportarea în timp a construcțiilor aflate în administrarea Arhivelor Naționale;

i) solicită, analizează și centralizează datele necesare fundamentării proiectului de buget pentru cheltuielile de capital, conform prevederilor Legii nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare;

j) gestionează bugetul alocat Arhivelor Naționale pentru cheltuieli de capital la Titlul XII "Active nefinanciare", înaintând Direcției Generale Logistice, atât propuneri privind repartizarea pe articole și alineate a creditelor alocate, cât și propuneri privind redistribuirea/suplimentarea/diminuarea fondurilor alocate, în funcție de evoluția procesului investițional;

k) urmărește derularea lucrărilor de reparații executate în antrepriză sau regie proprie;

l) urmărește respectarea proiectelor de execuție, încadrarea în termenele stabilite, calitatea lucrărilor executate și participă la recepția acestora;

m) întocmește, actualizează, gestionează și păstrează documentația privind evidenta de cadastru și constituirea cărților tehnice ale imobilelor din administrarea Arhivelor Naționale și ia măsuri pentru actualizarea acestora;

n) asigură îndeplinirea atribuțiilor responsabililor de mediu prevăzute în actele normative privind organizarea, coordonarea și controlul activităților de protecție a mediului în unitățile Ministerului Afacerilor Interne;

o) organizează desfășurarea activității de primire, depozitare, conservare, distribuire și folosire a bunurilor materiale aflate în gestiunea Arhivelor Naționale;

p) organizează, actualizează și ține evidența tehnico-operativă pentru toate bunurile materiale aflate în gestiunea Arhivelor Naționale;

q) asigură și participă la acțiunile de mutare sau dislocare a arhivelor în noi locuri de depozitare, pentru structurile Arhivelor Naționale aflate pe raza municipiului București;

r) derulează activități privind donațiile și sponsorizările oferite de persoane fizice/juridice Arhivelor Naționale, precum și activități referitoare la preluarea în comodat a unor bunuri, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

s) organizează și asigură pregătirea și controlul privind respectarea normelor pe linia prevenirii și stingerii incendiilor la nivelul structurilor Arhivelor Naționale aflate pe raza municipiului București;

t) participă la efectuarea inventarierii anuale sau periodice a clădirilor și bunurilor materiale aflate în administrarea/gestiunea Arhivelor Naționale;

u) asigură întocmirea, analizarea, avizarea și înaintarea spre aprobare, după caz, a documentelor privind scoaterea din funcțiune, valorificarea și casarea bunurilor aflate în evidența Arhivelor Naționale;

v) urmărește menținerea în permanență a unei stări administrativ-gospodărești

corespunzătoare în imobilele administrate și dotarea acestora, conform prevederilor legale;

w) participă la activitatea de achiziționare a bunurilor materiale, serviciilor și lucrărilor de reparații;

x) efectuează operațiuni legate de angajare, ordonanțare și plată a cheltuielilor pe articole bugetare pentru lucrările și bunurile materiale achiziționate;

y) coordonează modul de folosire a mijloacelor de transport aflate în administrarea Arhivelor Naționale;

z) asigură întreținerea și repararea instalațiilor electrice, sanitare, termice, de alimentare cu gaze naturale, a mobilierului, a echipamentelor tehnice și a utilajelor structurilor Arhivelor Naționale aflate pe raza municipiului București;

a.a) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; a.b) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

a.c) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată.

(1) Biroul Conservare - Restaurare are următoarele atribuții generale:

a) elaborează proceduri, norme, instrucțiuni tehnice și teme de proiectare

privind conservarea, restaurarea, recondiționarea și legarea documentelor și unităților de bibliotecă;

b) asistă și coordonează, sub aspect tehnic, acțiunile de recuperare a arhivelor calamitate;

c) coordonează din punct de vedere tehnic activitatea de formare, perfecționare sau calificare a personalului în domeniul conservării, restaurării, recondiționării și legării documentelor și unităților de bibliotecă;

d) efectuează activități proprii de cercetare științifică, în scopul modernizării și perfecționării metodelor de conservare și restaurare;

e) participă la acțiuni de cooperare și reprezintă Arhivele Naționale în relațiile cu terții în probleme de conservare, restaurare, recondiționare și legare a documentelor și unităților de bibliotecă, în condițiile mandatului stabilit de conducerea instituției;

f) asigură asistență de specialitate în domeniul conservării, restaurării, recondiționării și legării documentelor și unităților de bibliotecă, pentru creatorii și deținătorii de documente din sfera de competență teritorială și participă la avizarea spațiilor de depozitare a documentelor nou construite;

g) întocmește documentația necesară aprovizionării cu materialele necesare a laboratoarelor de restaurare și a atelierelor de legătorie la nivel central și teritorial;

h) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului;

i) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

j) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată.

(2) Biroul Conservare - Restaurare include următoarele

compartimente:

a) Conservare - Restaurare;

b) Facsimilare;

Compartimentul Conservare Restaurare are următoarele atribuții:

a) primește, centralizează și actualizează datele privind evidența fondurilor și colecțiilor deținute de Arhivele Naționale care necesită conservare, restaurare, recondiționare, legare și aplică măsuri de soluționare;

b) acordă asistență de specialitate structurilor Arhivelor Naționale în ceea ce privește activitatea de conservare, restaurare și legare a documentelor;

c) stabilește rețetele de tratamente care urmează a fi aplicate documentelor și unităților de bibliotecă în scop de conservare, restaurare, recondiționare și legare;

d) restaurează, recondiționează și leagă documentele și unitățile de bibliotecă din Fondul Arhivistic Național;

e) confecționează mijloace de protecție pentru documentele din depozitele Arhivelor Naționale;

f) întocmește și actualizează evidența documentelor și a unităților de bibliotecă supuse operațiunilor de restaurare, recondiționare și legare în cadrul laboratoarelor de restaurare și a atelierului de legătorie.

Compartimentul Facsimilare are următoarele atribuții:

a) realizează tipizate specifice, la solicitarea structurilor Arhivelor Naționale;

b) tipărește lucrări elaborate de compartimentul Redacție și activități științifice din cadrul Biroului Documentare, Publicații si Activități Științifice;

c) facsimilează materialul documentar necesar expozițiilor fotodocumentare organizate de Arhivele Naționale;

d) întocmește și actualizează evidența documentelor supuse operațiunilor de facsimilare în cadrul atelierului de facsimilare și tipar.

(1) Compartimentul Achiziții Publice funcționează în subordinea nemijlocită a șefului Serviciului Logistică, Microfilmare, Conservare și Restaurarea Documentelor.

(2) Compartimentul Achiziții Publice are următoarele atribuții:

a) desfășoară activitatea de achiziții publice pentru Aparatul propriu al Arhivelor Naționale și pentru structurile teritoriale ale Arhivelor Naționale aflate pe raza municipiului București, iar pentru structurile teritoriale din afara municipiului București în limita competențelor stabilite prin ordine ale ministrului afacerilor interne;

b) întocmește și, în funcție de modificarea priorităților și a fondurilor bugetare alocate, actualizează programul anual al achizițiilor publice, pe baza centralizării necesarului de bunuri, servicii și lucrări transmis de toate structurile Arhivelor Naționale, asigurând derularea procedurilor de achiziții publice;

c) solicită Biroului Financiar-Contabilitate deschideri de credite și întocmește propuneri de angajare, ordonanțare și plată a cheltuielilor pe capitole, titluri, articole și alineate bugetare;

d) reprezintă Arhivele Naționale, în calitate de autoritate contractantă, în raporturile cu Centrul Național de Management pentru Societatea Informațională (C.N.M.S.I.) care administrează Sistemul Electronic al Achizițiilor Publice (S.E.A.P), având atribuțiile efectuării achizițiilor în sistem prin semnătură electronică, conform legislației specifice în vigoare;

e) răspunde de aplicarea și finalizarea procedurilor de atribuire a contractelor, conform legislației în vigoare, în domeniul achizițiilor publice; ține evidența contractelor de achiziții și a actelor adiționale ale acestora, încheiate de Arhivele Naționale; urmărește derularea lor pe parcursul termenului de execuție;

f) elaborează documentația și procedurile de achiziții publice conform legislației în vigoare și organizează activitatea de achiziții publice;

g) urmărește eficiența folosirii fondurilor alocate de la buget, prin evidența valorică pe coduri CPV și prin urmărirea încadrării cheltuielilor în limitele legale specifice;

h) participă la activitatea de elaborare a circularelor, normelor, procedurilor, metodologiilor, instrucțiunilor, studiilor, lucrărilor și sintezelor cu caracter metodologic privind achizițiile publice;

i) participă la implementarea proiectelor din fonduri structurale, prin îndeplinirea sarcinilor specifice achizițiilor publice, precum și prin urmărirea derulării contractelor în ceea ce privește încadrarea lor în prevederile clauzelor contractuale;

j) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului compartimentului;

k) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

l) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată.

(1) Compartimentul Microfilmare funcționează în subordinea nemijlocită a șefului Serviciului Logistică, Microfilmare, Conservare și Restaurarea Documentelor.

(2) Compartimentul Microfilmare de Asigurare are următoarele atribuții:

a) elaborează și coordonează Programul Național de Microfilmare pentru Asigurare și urmărește realizarea acestuia;

b) întocmește și actualizează evidența documentelor care sunt supuse activității de microfilmare în cadrul laboratorului;

c) primește, centralizează și actualizează datele privind evidența fondurilor și colecțiilor deținute de Arhivele Naționale care urmează să fie supuse activității de microfilmare de asigurare;

d) organizează și execută activitatea de microfilmare de asigurare a documentelor aflate în depozitele Arhivelor Naționale în vederea constituirii Fondului de asigurare;

e) coordonează din punct de vedere tehnic activitatea de formare, perfecționare sau calificare a personalului în domeniul microfilmării documentelor;

f) organizează activitatea de transport al arhivelor și microfilmelor între laboratorul central de microfilmare și structurile subordonate, în colaborare cu Compartimentul Planificare Situații de Urgență;

g) se documentează în vederea implementării proceselor moderne în activitatea de microfilmare și reprografiere;

h) execută lucrări de reproducere și multiplicare a documentelor administrate de Arhivele Naționale;

i) organizează, îndrumă și controlează din punct de vedere tehnic, activitatea de microfilmare a documentelor, de la structurile teritoriale ale Arhivelor Naționale;

j) întocmește documentația necesară aprovizionării laboratoarelor de microfilmare de asigurare la nivel central și teritorial;

k) elaborează proceduri, metodologii, instrucțiuni tehnice și teme de proiectare privind microfilmarea documentelor;

l) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului compartimentului;

m) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

n) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată.

(1) Serviciul Arhive Naționale Istorice Centrale are următoarele atribuții generale:

a) coordonează preluarea documentelor aparținând Fondului Arhivistic Național de la creatorii de nivel central și național;

b) coordonează prelucrarea arhivistică a documentelor din fondurile și colecțiile deținute în depozitele structurilor din subordine;

c) întocmește și actualizează evidența centralizată a fondurilor și colecțiilor de documente deținute în cadrul serviciului pe baza Registrului General de Arhivă și a Registrului Inventarelor în conformitate cu actele normative în vigoare;

d) participă la elaborarea de norme, instrucțiuni și proceduri de lucru privind operațiunile și activitățile arhivistice desfășurate în sistemul Arhivelor Naționale;

e) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea serviciului;

f) participă la elaborarea proiectelor de acte normative/inițiative legislative cu privire la reglementarea activității în domeniul arhivistic;

g) participă la elaborarea propunerilor de politici publice la nivelul Arhivelor Naționale;

h) participă la elaborarea Planului Strategic al Arhivelor Naționale, conform Programului de Guvernare;

i) întocmește, cu avizul Serviciului Control, Analiză, Sinteză și Politici Publice proiecte de circulare referitoare din aria de competență și le transmite spre aplicare structurilor subordonate;

j) atestă, la cerere sau din oficiu, apartenența documentelor la Fondul Arhivistic Național al României;

k) coordonează activitatea de asistență de specialitate și control la creatorii și deținătorii de arhivă de nivel central și național, urmărește îndeplinirea măsurilor stabilite și asigură, prin intermediul structurilor din subordine, evidența creatorilor și deținătorilor de arhivă de nivel central și național;

l) coordonează activitatea de preluare a documentelor aparținând Fondului Arhivistic Național al României de la instituțiile centrale și naționale, precum și de la persoane fizice;

m) organizează activitatea de relații cu publicul în vederea soluționării cererilor adresate de cetățeni în legătură cu eliberarea de copii, extrase, certificate de pe documentele deținute de Serviciul Arhive Naționale Istorice Centrale care atestă drepturi cetățenești;

n) pune documentele deținute de Serviciul Arhive Naționale Istorice Centrale la dispoziția cercetătorilor, prin intermediul Sălii de studiu;

o) furnizează informații actualizate despre situația fondurilor și colecțiilor deținute de structurile din subordine, în vederea publicării lor pe site-ul Arhivelor Naționale;

p) colaborează cu celelalte structuri ale Aparatului Propriu în activitatea de informare și relații publice, pregătind și punând la dispoziția structurii de specialitate documentele și informațiile solicitate de petenți;

q) verifică starea de conservare a documentelor și formulează propuneri către structurile de specialitate ale Arhivelor Naționale pentru asigurarea condițiilor de păstrare și conservare a fondurilor și colecțiilor din depozitele proprii;

r) participă la achiziționarea de documente aparținând Fondului Arhivistic Național, prin oferte sau donații, în condițiile legii;

s) cooperează cu structurile Arhivelor Naționale în domeniile de competență, pe probleme specifice;

t) colaborează la Revista Arhivelor/Archives Review și la alte periodice de specialitate, prin realizarea de articole, studii, recenzii, prezentări de evenimente cultural-științifice;

u) participă la activitatea grupurilor de lucru/comisiilor de specialitate constituite în cadrul Arhivelor Naționale;

v) coordonează activitățile de pregătire continuă și perfecționare profesională a personalului din subordine;

w) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.

(2) Serviciul Arhive Naționale Istorice Centrale include următoarele structuri:

a) Biroul Relații cu Publicul;

b) Biroul Arhive Economice;

c) Biroul Arhive Administrative și Culturale;

d) Biroul Arhive Contemporane;

e) Biroul Arhive Tehnice și de înregistrare;

f) Biroul Arhive Medievale, Fonduri Personale și Colecții;

g) Compartimentul Sala de Studiu.

(1) Biroul Relații cu Publicul are următoarele atribuții:

a) organizează activitatea de relații cu publicul a Aparatului propriu cu privire la soluționarea cererilor adresate de cetățeni, prin eliberarea de copii, extrase, certificate de pe documentele care atestă drepturi cetățenești;

b) primește, înregistrează, analizează și repartizează cererile privind eliberarea copiilor, extraselor și certificatelor de pe documentele păstrate în depozitele Aparatului propriu al Arhivelor Naționale;

c) participă la rezolvarea petițiilor referitoare la modul de soluționare a cererilor adresate Aparatului propriu, prin întocmirea de note - raport sau puncte de vedere solicitate de Serviciului Control, Analiză, Sinteză și Politici Publice;

d) întocmește adresele de răspuns pentru cererile care nu au datele necesare pentru efectuarea cercetării și pentru identificarea actului solicitat;

e) asigură evidența centralizată a cererilor adresate Aparatului propriu;

f) poartă corespondență cu alte structuri ale Arhivelor Naționale și cu persoanele fizice/juridice din țară și din străinătate, cu privire la trimiterea către alți deținători de documente a cererilor care nu intră în aria de competență a Aparatului propriu;

g) asigură primirea cetățenilor în audiență și îndrumarea acestora în domeniul de competență;

h) elaborează, în colaborare cu celelalte structuri din cadrul Arhivelor Naționale, norme, instrucțiuni și proceduri de lucru privind activitatea de relații cu publicul desfășurată de Arhivelor Naționale;

i) participă la elaborarea proiectelor de acte normative/inițiative legislative cu privire la reglementarea activității de relații cu publicul;

j) întocmește adrese prin care se comunică solicitanților taxele ce urmează a fi achitate în scopul eliberării actelor și modalitatea de plată;

k) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului;

l) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

m) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată.

(1) Biroul Arhive Economice preia, păstrează, administrează și asigură accesul public la documente constituite de creatori de nivel central și național din domeniul economic, respectiv financiar-bancar, agricol, industrial și comercial.

(2) Biroul Arhive Economice are următoarele atribuții:

a) asigură păstrarea, integritatea și securitatea fondurilor și colecțiilor arhivistice pe care le deține

b) propune șefului Serviciului Arhive Naționale Istorice Centrale preluarea, achiziționarea sau acceptarea de donații de documente ce aparțin Fondului Arhivistic Național, în condițiile legii;

c) întocmește și actualizează evidența fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute în depozitele proprii;

d) organizează și desfășoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor și colecțiilor păstrate în depozitele proprii;

e) pregătește fondurile și colecțiile arhivistice din depozitele proprii în vederea microfilmării și a altor forme de reproducere, conform normelor în vigoare;

f) întocmește și actualizează evidența creatorilor și deținătorilor de arhivă din sfera de competență, precum și a fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute de aceștia;

g) acordă asistență de specialitate, controlează și asigură îndrumarea metodologică unitară la creatorii și deținătorii de documente de nivel central și național, din aria de competență;

h) verifică și propune spre confirmare nomenclatoarele arhivistice și lucrările de selecționare întocmite de creatorii și deținătorii de arhivă de nivel central și național din aria de competență;

i) preia, în condițiile legii, de la creatorii și deținătorii de arhivă de nivel central și național din domeniul de competență, documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național, conform planurilor aprobate și în limita spațiilor de păstrare disponibile;

j) cercetează documentele în vederea rezolvării cererilor adresate Biroului Relații cu Publicul de persoane juridice și fizice, răspunde de întocmirea certificatelor, extraselor și copiilor de pe documentele deținute;

k) pregătește și pune la dispoziția cercetătorilor documentele solicitate prin Sala de studiu a Aparatului propriu si urmărește circuitul documentelor;

l) participă la elaborarea de instrumente de informare și cercetare științifică, lucrări de specialitate, în urma cercetării fondurilor și colecțiilor deținute;

m) efectuează depistări de documente din fondurile și colecțiile administrate, pe diverse teme;

n) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor științifice, pune la dispoziția Biroului Documentare, Publicații și Activități Științifice materialul arhivistic necesar pentru realizarea expozițiilor documentare și poate participa, prin reprezentanți, la manifestările cultural-științifice organizate de Arhivele Naționale si/sau de alte instituții;

o) depistează și înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiționare sau legare;

p) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; q) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

r) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată.

(1) Biroul Arhive Administrative și Culturale preia, păstrează, administrează și asigură accesul public la documente constituite de nivel central și național din domeniul legislativ, executiv, judecătoresc, cultural, de sănătate și ocrotiri sociale.

(2) Biroul Arhive Administrative și Culturale are următoarele atribuții:

a) asigură păstrarea, integritatea și securitatea fondurilor și colecțiilor arhivistice pe care le deține;

b) propune șefului Serviciului Arhive Naționale Istorice Centrale preluarea, achiziționarea sau acceptarea de donații de documente ce aparțin Fondului Arhivistic Național, în condițiile legii;

c) întocmește și actualizează evidența fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute în depozitele proprii;

d) organizează și desfășoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor și colecțiilor păstrate în depozitele proprii;

e) pregătește fondurile și colecțiile arhivistice din depozitele proprii în vederea microfilmării și a altor forme de reproducere, conform normelor în vigoare;

f) întocmește și actualizează evidența creatorilor și deținătorilor de arhivă din sfera de competență, precum și a fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute de aceștia;

g) acordă asistență de specialitate, controlează și asigură îndrumarea metodologică unitară la creatorii și deținătorii de documente de nivel central și național, din aria de competență;

h) verifică și propune spre confirmare nomenclatoarele arhivistice și lucrările de selecționare întocmite de creatorii și deținătorii de arhivă de nivel central și național din aria de competență;

i) preia, în condițiile legii, de la creatorii și deținătorii de arhivă de nivel central și național din domeniul de competență, documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național, conform planurilor aprobate și în limita spațiilor de păstrare disponibile;

j) cercetează documentele în vederea rezolvării cererilor adresate Biroului Relații cu Publicul de persoane juridice și fizice, răspunde de întocmirea certificatelor, extraselor și copiilor de pe documentele deținute;

k) pregătește și pune la dispoziția cercetătorilor documentele solicitate prin Sala de studiu a Aparatului propriu si urmărește circuitul documentelor;

l) participă la elaborarea de instrumente de informare și cercetare științifică, lucrări de specialitate, în urma cercetării fondurilor și colecțiilor deținute;

m) efectuează depistări de documente din fondurile și colecțiile administrate, pe diverse teme;

n) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor științifice, pune la dispoziția Biroului Documentare, Publicații și Activități Științifice materialul arhivistic necesar pentru realizarea expozițiilor documentare și poate participa, prin reprezentanți, la manifestările cultural-științifice organizate de Arhivele Naționale și/sau de alte instituții;

o) depistează și înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiționare sau legare;

p) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; q) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

r) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată.

(1) Biroul Arhive Contemporane preia, păstrează și administrează documentele aparținând Fondului Arhivistic Național, create de partidele politice românești și ale altor organizații non-guvernamentale cu reprezentare națională; preia, păstrează și administrează fondurile și colecțiile create de structurile centrale ale fostului Partid Comunist Român și ale regimului comunist din România și alte organizații creatoare de documente, din aria de competență.

(2) Biroul Arhive Contemporane are următoarele atribuții:

a) asigură păstrarea, integritatea și securitatea fondurilor și colecțiilor arhivistice pe care le deține;

b) propune șefului Serviciului Arhive Naționale Istorice Centrale preluarea, achiziționarea sau acceptarea de donații de documente ce aparțin Fondului Arhivistic Național, în condițiile legii;

c) întocmește si actualizează evidenta fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute în depozitele proprii;

d) organizează și desfășoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor și colecțiilor păstrate în depozitele proprii;

e) pregătește fondurile și colecțiile arhivistice din depozitele proprii în vederea microfilmării și a altor forme de reproducere, conform normelor în vigoare;

f) acordă asistență de specialitate, controlează și asigură îndrumarea metodologică unitară la creatorii și deținătorii de documente de nivel central și național, din aria de competență;

g) întocmește și actualizează evidența creatorilor și deținătorilor de arhivă din sfera de competență, precum și a fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute de aceștia;

h) verifică și propune spre confirmare nomenclatoarele arhivistice și lucrările de selecționare întocmite de creatorii și deținătorii de arhivă de nivel central și național din aria de competență;

i) preia, în condițiile legii, de la creatorii și deținătorii de arhivă de nivel central și național din domeniul de competență, documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național, conform planurilor aprobate și în limita spațiilor de păstrare disponibile;

j) cercetează documentele în vederea rezolvării cererilor adresate Biroului Relații cu Publicul de persoane juridice și fizice, răspunde de întocmirea certificatelor, extraselor și copiilor de pe documentele deținute;

k) pregătește și pune la dispoziția cercetătorilor documentele solicitate prin Sala de studiu a Aparatului propriu și urmărește circuitul documentelor;

l) participă la elaborarea de instrumente de informare și cercetare științifică, lucrări de specialitate, în urma cercetării fondurilor și colecțiilor deținute;

m) efectuează depistări de documente din fondurile și colecțiile administrate, pe diverse teme;

n) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor științifice, pune la dispoziția Biroului Documentare, Publicații și Activități Științifice materialul arhivistic necesar pentru realizarea expozițiilor documentare și poate participa, prin reprezentanți, la manifestările cultural-științifice organizate de Arhivele Naționale și/sau de alte instituții;

o) depistează și înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiționare sau legare.

p) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului;

q) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

r) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată.

(1) Biroul Arhive Tehnice și de Înregistrare preia, păstrează, administrează și asigură accesul public la documente constituite de creatori de nivel central și național din domeniul tehnic (științifice, inginerești, arhitecturale, cartografice, brevete de invenții), precum și la documente fotografice și audiovizuale.

(2) Biroul Arhive Tehnice și de Înregistrare are următoarele atribuții:

a) asigură păstrarea, integritatea și securitatea fondurilor și colecțiilor arhivistice pe care le deține;

b) propune șefului Serviciului Arhive Naționale Istorice Centrale preluarea, achiziționarea sau acceptarea de donații de documente ce aparțin Fondului Arhivistic Național, în condițiile legii;

c) întocmește și actualizează evidența fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute în depozitele proprii;

d) organizează și desfășoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor și colecțiilor păstrate în depozitele proprii;

e) pregătește fondurile și colecțiile arhivistice din depozitele proprii în vederea microfilmării și a altor forme de reproducere, conform normelor în vigoare;

f) întocmește și actualizează evidenta creatorilor si deținătorilor de arhivă din sfera de competență, precum și a fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute de aceștia;

g) acordă asistență de specialitate, controlează și asigură îndrumarea metodologică unitară la creatorii și deținătorii de documente de nivel central și național din aria de competență;

h) verifică și propune spre confirmare nomenclatoarele arhivistice și lucrările de selecționare întocmite de creatorii și deținătorii de arhivă de nivel central și național din aria de competență;

i) preia, în condițiile legii, de la creatorii și deținătorii de arhivă de nivel central și național din domeniul de competență, documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național, conform planurilor aprobate și in limita spațiilor de păstrare disponibile;

j) cercetează documentele în vederea rezolvării cererilor adresate Biroului Relații cu Publicul de persoane juridice și fizice, răspunde de întocmirea certificatelor, extraselor și copiilor de pe documentele deținute;

k) pregătește și pune la dispoziția cercetătorilor documentele solicitate prin Sala de studiu a Aparatului propriu si urmărește circuitul documentelor;

l) participă la elaborarea de instrumente de informare și cercetare științifică, lucrări de specialitate, în urma cercetării fondurilor și colecțiilor deținute;

m) la solicitare poate acorda asistență de specialitate structurilor teritoriale ale Arhivelor Naționale în domeniul arhivelor tehnice, fotografice, audiovizuale;

n) efectuează depistări de documente din fondurile și colecțiile administrate, pe diverse teme;

o) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor științifice, pune la dispoziția Biroului Documentare, Publicații și Activități Științifice materialul arhivistic necesar pentru realizarea expozițiilor documentare și poate participa, prin reprezentanți, la manifestările cultural-științifice organizate de Arhivele Naționale și/sau de alte instituții;

p) depistează și înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiționare sau legare;

q) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului;

r) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

s) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată.

(1) Biroul Arhive Medievale, Fonduri Personale și Colecții administrează fonduri și colecții constituite din documente create de către instituții laice sau ecleziastice ale statelor medievale românești sau străine, fonduri personale și familiale provenind din achiziții și donații de la persoane fizice și/sau juridice, colecțiile de documente pe suport de substituție (microfilme) provenind din arhivele străine și colecții de matrice sigilare provenite de la instituții ale administrației centrale.

(2) Biroul Arhive Medievale, Fonduri Personale și Colecții are următoarele atribuții:

a) asigură păstrarea, integritatea și securitatea fondurilor și colecțiilor arhivistice pe care le deține;

b) propune șefului Serviciului Arhive Naționale Istorice Centrale preluarea, achiziționarea sau acceptarea de donații de documente ce aparțin Fondului Arhivistic Național, în condițiile legii;

c) întocmește și actualizează evidența fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute în depozitele proprii;

d) organizează și desfășoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor și colecțiilor păstrate în depozitele proprii;

e) pregătește fonduri depozitele proprii în vederea microfilmării și a altor forme de reproducere, conform normelor în vigoare;

f) preia, în condițiile legii, de la creatorii și deținătorii de arhivă de nivel central și național din domeniul de competență, documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național, conform planurilor aprobate și în limita spațiilor de păstrare disponibile;

g) participă la elaborarea de instrumente de informare și cercetare științifică, lucrări de specialitate, în urma cercetării fondurilor și colecțiilor deținute;

h) cercetează documentele în vederea rezolvării cererilor adresate Biroului Relații cu Publicul de către persoane juridice și fizice, răspunde de întocmirea certificatelor, extraselor și copiilor după documentele deținute;

i) la cerere, efectuează transcrieri și/sau traduceri certificate, de pe documentele din depozitele proprii, redactate în diverse paleografii/limbi străine;

j) pregătește și pune la dispoziția cercetătorilor documentele solicitate prin Sala de studiu a Aparatului propriu si urmărește circuitul documentelor;

k) acordă asistență de specialitate unităților centrale aparținând Ministerului Afacerilor Interne în domeniul sigilografiei, heraldicii și al altor științe auxiliare ale istoriei;

l) efectuează depistări de documente din fondurile și colecțiile administrate, pe diverse teme;

m) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor științifice, pune la dispoziția Biroului Documentare, Publicații și Activități Științifice materialul arhivistic necesar pentru realizarea expozițiilor documentare și poate participa, prin reprezentanți, la manifestările cultural-științifice organizate de Arhivele Naționale și/sau de alte instituții;

n) depistează și înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiționare sau legare.

o) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului;

p) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

q) elaborează documente de organizare, planificare și raportare privind activitatea desfășurată.

(1) Compartimentul Sala de studiu funcționează în subordinea nemijlocită a șefului Serviciului Arhive Naționale Istorice Centrale;

(2) Compartimentul Sala de studiu are următoarele atribuții:

a) asigură accesul la cercetarea documentelor și a instrumentelor de evidență a acestora, în baza procedurii privind asigurarea accesului la informare și cercetarea documentelor aflate în păstrarea Arhivelor Naționale;

b) preia cererile adresate conducerii Arhivelor Naționale de către cercetători și urmărește circuitul acestora;

c) primește și verifică buletinele de comandă și fișele de control pentru unitățile arhivistice comandate de cercetători;

d) asigură îndrumarea cercetătorilor la Sala de studiu și acordă asistență de specialitate în acest sens;

e) urmărește circuitul unităților arhivistice date în cercetare;

f) asigură accesul la cercetarea unităților de bibliotecă;

g) eliberează, la solicitarea cercetătorilor, reproduceri după documentele cercetate, contra cost;

h) ține evidența cercetătorilor, a unităților arhivistice și a unităților de bibliotecă cercetate prin Sala de studiu a Aparatului propriu;

i) întocmește și pune la dispoziția cercetătorilor materiale de informare cu privire la fondurile și colecțiile aflate în cercetare;

j) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului din cadrul compartimentului;

k) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securității și sănătății în muncă, precum și în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii;

l) elaborează documente de planificare și raportare privind activitatea desfășurată.