ANEXĂ - PROCEDURA. - Ordinul MFP ANAF nr. 3770/2015 - aprobarea Procedurii de furnizare de informații conform art. 61 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală

Transmiterea de către entitățile raportoare, cu excepția instituțiilor de credit, se va face prin intermediul unei aplicații disponibile pe portalul ANAF, după autentificarea cu un certificat digital calificat, înregistrat pentru depunerea declarațiilor electronice.

Instrucțiunile de utilizare a sistemului se vor regăsi pe portalul ANAF internet, secțiunea "Servicii online".

Transmiterea de către instituțiile de credit a datelor și informațiilor în baza art. 61 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală se va realiza prin intermediul conexiunii securizate, asigurată de către Ministerul Finanțelor Publice prin Serviciul de Telecomunicații Speciale.

Instrucțiunile de utilizare a sistemului se vor regăsi pe portalul ANAF extranet, meniul "Spațiul meu de lucru".

Pentru înregistrarea utilizatorilor în vederea schimbului de informații, instituțiile de credit vor îndeplini, în mod obligatoriu, următoarele cerințe și obligații:

Înrolarea

Poate face obiectul procedurii de înrolare persoana care reprezintă instituția de credit și este înregistrată în sistemul informatic al ANAF, denumită în continuare utilizator.

Utilizatorilor le vor fi acordate roluri, unul dintre acestea fiind "administrator al drepturilor de acces", denumit în continuare administrator.

Procedura de înrolare a administratorului este diferită față de procedura de înrolare a utilizatorilor comuni.

Înregistrarea persoanelor cu rol de administrator se face informatic de către funcționarii organului fiscal pe raza căruia instituția de credit are sediul social, în termen de maximum 3 zile lucrătoare de la depunerea documentelor cuprinse în anexa A1. Modelul formularului de acceptanță este prevăzut în anexa A3.

Pentru alte roluri nu este necesară prezența fizică a persoanei și/sau prezentarea de documente scrise la ghișeul local al ANAF.

Conducerea instituțiilor de credit este obligată să asigure utilizatorilor drepturi de acces la aplicațiile informatice, în conformitate cu atribuțiile de serviciu stabilite în fișa postului.

Înregistrarea administratorului

Pentru a putea înregistra ceilalți utilizatori este obligatoriu ca fiecare instituție să aibă cel puțin un administrator înregistrat.

Se pot înregistra maximum două persoane cu drept de administrator pentru o instituție, inclusiv unitățile teritoriale subordonate acesteia. Aceste persoane vor gestiona toți utilizatorii unităților subordonate instituției.

Obligațiile administratorului

Pentru înregistrarea administratorului în sistemul informatic de management al identității este necesar ca acesta să se prezinte personal la organul fiscal pe raza căruia instituția de credit are sediul social.

În cazul în care persoana cu drept de administrator nu mai este angajat al instituției sau în cazul pierderii certificatului digital utilizat la autentificare, instituția are obligația de a anunța imediat celălalt administrator, în vederea retragerii imediate a dreptului de administrator persoanei care nu mai îndeplinește condițiile minime pentru acest rol.

În situația în care a expirat perioada de valabilitate a instrumentului de autentificare deținut de persoana cu drept de administrator, se procedează la reînnoirea certificatului prin secțiunea Reînnoire, disponibilă în aplicație. Procedura de reînnoire este aceeași atât pentru administratori, cât și pentru utilizatori.

Revocarea/Retragerea dreptului de administrator se face de către reprezentanții legali ai instituției și se operează prin aplicație doar de către altă persoană cu rol de administrator din cadrul aceleiași instituții sau prin depunerea unei adrese scrise în acest sens la organele fiscale pe raza cărora instituția de credit are sediul social, în cazul în care are un singur administrator.

Gestiunea drepturilor administratorului

Dreptul de administrator va fi aprobat la organul fiscal pe raza căruia instituția de credit are sediul social și se va aloca automat, după confirmarea corectitudinii datelor primită de la Autoritatea de certificare.

Dreptul de administrator al responsabilului cu securitatea va avea implicit alocat rolul de vizualizare a jurnalului de accese al tuturor utilizatorilor din cadrul instituției în care își desfășoară activitatea.

Ca urmare a acestui rol, persoana împuternicită cu rol de administrator va avea obligația salvării și arhivării periodice a jurnalului de accese.

Înrolarea utilizatorilor

Înregistrarea utilizatorilor comuni din cadrul instituției se va face electronic, prin aplicație, de către administrator, prin completarea informațiilor despre persoane și instrumentele de autentificare deținute, conform anexei A2.

Dreptul de utilizator va fi acordat funcționarilor din cadrul instituției care au ca atribuții, stabilite prin fișa postului, accesul la orice date disponibile prin serviciul informatic, necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.

Finalizarea procesului de înrolare va fi transmisă utilizatorilor prin e-mail.

Actualizarea datelor în urma procesului de reînnoire a instrumentului de autentificare

În cazul în care instrumentul de autentificare al administratorului este valabil, acesta va trimite, în format electronic, datele noilor instrumente de autentificare asociate titularilor.

În cazul în care a expirat instrumentul de autentificare al utilizatorului comun sau utilizatorului cu drept de administrator, se procedează la reînnoirea certificatului accesând opțiunea Reînnoire, disponibilă în cadrul aplicației.

Finalizarea procesului de actualizare a datelor în urma procesului de reînnoire a instrumentului de autentificare va fi transmisă utilizatorilor prin e-mail.

Gestiunea drepturilor utilizatorilor

Persoana împuternicită cu drepturi de administrator, denumită în continuare Administrator, va putea acorda/retrage roluri utilizatorilor din cadrul aceleiași instituții.

Administratorul va putea solicita prin aplicație înregistrarea utilizatorilor ce dețin un certificat digital și își desfășoară activitatea în aceeași instituție.

Administratorul și utilizatorii vor primi confirmarea înregistrării utilizatorilor din aceeași instituție, la adresa de e-mail specificată în formularul de înregistrare.

Administratorul va avea posibilitatea, prin aplicația pusă la dispoziție de DGTI, să consulte lista cu utilizatorii din aceeași instituție, înregistrați în sistemul de management al identității.

Acest funcționar va putea atribui, prin aplicație, roluri acestor utilizatori, în funcție de atribuțiile de serviciu ale fiecăruia.

Unui utilizator i se pot atribui mai multe drepturi, în funcție de atribuțiile de serviciu.

Persoana cu drept de administrator este responsabilă din partea instituției financiare cu privire la corectitudinea, completitudinea datelor și atribuirii drepturilor pentru utilizatorii din aceeași instituție.

Dacă Administratorului i se retrage dreptul de către reprezentanții legali ai instituției, cea de-a doua persoană cu rol de administrator va retrage rolul prin aplicație sau, dacă este cazul, instituția va solicita un nou rol de administrator, conform procedurii de înrolare.

Revocarea dreptului de administrator se poate face doar de către altă persoană cu rol de administrator din cadrul aceleiași instituții sau prin prezentarea la ghișeu cu o adresă în care se specifică revocarea administratorului.

În cazul intervenirii unor modificări ale raporturilor de muncă ale utilizatorilor, iar noile atribuții nu impun accesul la sistemul informatic, instituția va solicita administratorului revocarea drepturilor de acces corespunzătoare utilizatorului.

Fiecare solicitare va avea asignat un status pentru identificare, iar în termen de maximum două zile lucrătoare de la afișarea în aplicația web a fișierului, acesta trebuie descărcat.

1. Carte de identitate a persoanei căreia i se va aloca rol de administrator - copie și original

2. Împuternicire din partea instituției, semnată și ștampilată de reprezentantul legal al acesteia

3. Fișierul de export al certificatului instalat în prealabil în browser, pe suport electronic

4. Anexa A3 - Formularul de acceptanță

Pentru a genera fișierul de export:

Pentru a obține certificatul digital în format fișier există două modalități:

1. Se intră pe site-ul autorității de certificare și se descarcă certificatul

2. Se face export de certificat din browserul utilizat: Tools ->Internet Options ->Content ->Certificates

Se selectează certificatul

Introduceți numele cu care doriți să fie salvat certificatul

Certificatul va fi salvat automat pe desktop cu extensia.cer.

1. CNP utilizator

2. E-mailul utilizatorului

3. Funcția deținută în cadrul instituției

4. Departamentul în care își desfășoară activitatea

5. Instituția în care utilizatorul își desfășoară activitatea

6. Informațiile ce se preiau din fișierul de export al certificatului digital

Pentru preluarea informațiilor din fișierul de export al certificatului se parcurg următorii pași:

- Se selectează butonul Caută certificat pentru încărcarea certificatului exportat

- Se extrag datele din certificat:

• Autoritatea de certificare

• Data emitere

• Data expirare

- Se completează secțiunea Informații personale:

• CNP

• Nume se completează automat după introducerea CNP-ului o E-mail

• Funcția

• Departament o Instituția

- Se apasă butonul Înregistrează, pentru înregistrarea utilizatorului în sistem.

Pentru adăugarea rolurilor la un utilizator:

- se selectează utilizatorul;

- se alege rolul din secțiunea Roluri disponibile;

- se trece rolul dorit în secțiunea Roluri asignate.

Pentru reînnoirea certificatelor:

Prin prezenta se certifică faptul ca au fost finalizate:

• conexiunea securizată prin care se va face transferul de date;

• dezvoltarea de către ambele părți a sistemelor informatice care permit schimbul fișierelor agreate;

• testarea de către ambele părți a tuturor modulelor sistemului informatic (portal).

Reprezentanții tehnici ai părților certifică faptul că Soluția poate fi promovată în producție în termen de 5 zile lucrătoare de la semnare:

Coordonate de contact pentru soluționarea problemelor tehnice:

- din partea instituției de credit:

• Nume:

• Funcție:

• E-mail:

• Telefon:

- din partea STS:

• Nume:

• Funcție:

• E-mail: support.dti@stsnet.ro

• Telefon: 021 2022648

- din partea ANAF:

• Nume:

• Funcție:

• E-mail:

• Telefon: