ANEXĂ - MEMORANDUM DE ÎNȚELEGERE. - Legea nr. 323/2015 - ratificarea Memorandumului de înțelegere - cadrul instituțional al Inițiativei de pregătire și prevenire a dezastrelor din sud-estul Europei, semnat de România la 19.11.2014 la Sarajevo

Obiectivele principale ale Inițiativei de pregătire și prevenire a dezastrelor din sud-estul Europei sunt acelea de a contribui la crearea capacităților instituționale ale organizațiilor de management al dezastrelor, în vederea intensificării prevenirii și pregătirii în statele din regiunea Europei de sud-est (denumite în continuare SEE), prin:

a) funcționarea ca rețea regională și de facilitare în domeniul pregătirii și prevenirii dezastrelor naturale și antropice în regiunea SEE;

b) întărirea cooperării între părțile DPPI SEE, ținând cont de extinderea UE și procesul integrării euroatlantice;

c) sprijinirea statelor din regiunea SEE în eforturile lor de dezvoltare a unei viziuni comune în domeniul pregătirii și prevenirii, printr-o abordare comună, și a cooperării cu toate organismele și instituțiile internaționale relevante, în special cu Mecanismul de protecție civilă al UE;

d) intensificarea și întărirea cooperării bilaterale și multilaterale, facilitarea schimbului de informații în domeniul pregătirii și prevenirii dezastrelor la toate nivelurile între autoritățile naționale competente în domeniul managementului dezastrelor și alte instituții relevante din regiunea SEE, în conformitate cu legislația lor națională privind schimbul de informații;

e) identificarea și diseminarea lecțiilor învățate și a bunelor practici.

Întâlnirea regională a DPPI SEE reprezintă un forum/ organism de conducere și de decizie, format din șefii autorităților de management al dezastrelor ale părților DPPI SEE, sprijinit de alte autorități relevante/ministere responsabile cu pregătirea, prevenirea și managementul dezastrelor.

Întâlnirea regională DPPI SEE asigură cadrul politic al DPPI SEE și servește ca o platformă pentru consultări interne și formulare de recomandări pentru a fi transmise autorităților naționale competente în scopul facilitării procesului de luare a deciziilor în cadrul guvernelor naționale.

Acesta stimulează crearea de rețele și cooperarea cu partenerii și actorii internaționali, schimbul de informații, experiențe, lecții învățate și bune practici în domeniul pregătirii, prevenirii și răspunsului la dezastre, precum și rezolvarea problemelor de interes comun.

La Întâlnirea regională DPPI SEE participă părțile DPPI SEE. La invitație, la Întâlnirea regională DPPI SEE pot participa membrii Comitetului consultativ DPPI SEE și partenerii DPPI SEE.

Președinția Întâlnirii regionale DPPI SEE este preluată anual, prin rotație, de către părțile DPPI SEE, în ordine alfabetică.

Deciziile în cadrul Întâlnirii regionale DPPI SEE sunt luate prin consens, în următoarele probleme:

a) amendamente la Memorandumul de înțelegere;

b) sediul și structura Secretariatului DPPI SEE;

c) orice cerere, în conformitate cu articolul 13 din prezentul Memorandum de înțelegere;

d) adoptarea regulilor de procedură și a celor privind managementul financiar;

e) adoptarea Planului anual de lucru și a bugetului;

f) avizarea Raportului de implementare a Planului anual de lucru și a Raportului financiar anual;

g) proiectele care sunt finanțate din bugetul DPPI SEE. Întâlnirea regională DPPI SEE are loc de două ori pe an.

Sesiunile extraordinare pot fi planificate la inițiativa președinției în exercițiu a DPPI SEE și cu acordul tuturor părților DPPI SEE.

Întâlnirea regională a DPPI SEE trebuie să adopte regulile de procedură și alte regulamente interne care guvernează activitatea structurilor și organismelor DPPI SEE, inclusiv a Secretariatului DPPI SEE.

Comitetul consultativ al DPPI SEE este format din experți cu expertiză funcțională, reprezentând partenerii internaționali ai DPPI SEE, la invitația președinției în exercițiu a DPPI SEE. Comitetul consultativ DPPI SEE formulează recomandări cu privire la proiectele și activitățile propuse și planificate și contribuie la susținerea politică adecvată.

Nu există drept formal de vot; deciziile sunt luate prin consens.

Întâlnirea regională a DPPI SEE poate constitui DPPI SEE GL, în calitate de organisme tehnice pentru dezvoltarea și sprijinirea proiectelor DPPI SEE. DPPI SEE GL vor fi prezidate informal de unul dintre statele din regiunea SEE, cu participarea experților naționali și internaționali. DPPI SEE GL raportează în cadrul Întâlnirii regionale DPPI SEE și sunt sprijinite de către Secretariatul DPPI SEE.

Mecanismul Trio (denumit în continuare Trio) este alcătuit din președinția în exercițiu a DPPI SEE și reprezentanți ai președințiilor DPPI SEE anterioare și viitoare.

Rolul Trio este acela de coordonare și planificare strategică a activităților DPPI SEE.

Întâlnirile Trio vor avea loc de două ori pe an, în același timp cu întâlnirile regionale. Președinția în exercițiu a DPPI SEE va stabili data, locul de desfășurare și agenda întâlnirii, în coordonare cu ceilalți doi membri ai Trio.

Statele interesate și organizațiile/instituțiile internaționale pot deveni parteneri și/sau donatori ai DPPI SEE și pot participa la activitățile DPPI SEE prin notificarea președinției în exercițiu a DPPI SEE sau a șefului Secretariatului DPPI SEE sau printr-un anunț în cadrul Întâlnirii regionale DPPI SEE.

Participarea partenerilor la activitățile DPPI SEE se va face cu asigurarea de către aceștia a costurilor financiare și a resurselor umane.

Sediul în care funcționează Secretariatul DPPI SEE este stabilit la Sarajevo, în Bosnia și Herțegovina (denumită în continuare țara gazdă). Secretariatul DPPI SEE va avea capacitatea legală necesară pentru îndeplinirea funcțiilor sale.

Țara gazdă va asigura facilitățile și costurile de funcționare ale Secretariatului DPPI SEE, dacă nu se convine altfel. Capacitatea legală, privilegiile și imunitatea Secretariatului DPPI SEE vor fi definite în Acordul țării gazdă, ce va fi încheiat între țara gazdă și părțile DPPI SEE.

Sediul Secretariatului DPPI SEE se poate schimba doar prin consens în cadrul Întâlnirii regionale a DPPI SEE.

Structura de suport/administrativă pentru DPPI SEE și președinția în exercițiu a DPPI SEE este Secretariatul DPPI SEE.

Secretariatul DPPI SEE este format din șeful Secretariatului DPPI SEE și asistentul pe probleme administrativ-financiare. Mandatul personalului Secretariatului DPPI SEE va fi de trei ani, cu posibilitate de prelungire pentru încă un an.

Secretariatul DPPI SEE își desfășoară activitatea sub îndrumarea președinției în exercițiu a DPPI SEE și își prezintă rapoartele de activitate și de cheltuieli în cadrul întâlnirilor regionale ale DPPI SEE. Rapoarte suplimentare (descriptive și financiare) pot fi solicitate de către președinția în exercițiu a DPPI SEE.

Orice raportare trebuie să fie întocmită în conformitate cu regulile de procedură și cu regulile de management financiar.

Bugetul DPPI SEE este alcătuit din contribuțiile anuale ale părților DPPI SEE.

Secretariatul DPPI SEE, în baza Planului anual de lucru al DPPI SEE, pregătește bugetul pentru a fi prezentat spre aprobare către Întâlnirea regională DPPI SEE, în cadrul sesiunii sale de toamnă. Secretariatul DPPI SEE va pregăti, de asemenea, planuri de muncă adiționale și bugetul proiectelor care urmează a fi implementate cu sprijinul partenerilor DPPI SEE.

Partenerii DPPI SEE care contribuie la bugetul proiectelor DPPI SEE pot solicita rapoarte specifice de audit.

Activitățile din cadrul DPPI SEE vor fi finanțate din bugetul DPPI SEE și pot fi cofinanțate de către părțile/partenerii/ donatorii DPPI SEE.

Părțile DPPI SEE sunt de acord să depună eforturi rezonabile pentru a oferi resursele umane, financiare și tehnice necesare pentru funcționarea durabilă a DPPI SEE și a Secretariatului DPPI SEE.

Contribuția financiară anuală a fiecărei părți DPPI SEE va fi de cel puțin 25.000 euro și va fi transferată până la sfârșitul lunii aprilie a fiecărui an.

Orice întârziere de plată a contribuției anuale de către părțile DPPI SEE va determina imediat suspendarea dreptului de a lua decizii și de a-i fi acoperite din bugetul DPPI SEE costurile pentru participarea la activitățile din cadrul DPPI SEE, până la efectuarea plății.

Părțile DPPI SEE care participă la proiecte sunt, de asemenea, de acord să contribuie financiar în aceeași măsură ca și partenerii DPPI SEE, în baza unui acord comun, pentru dezvoltarea și implementarea proiectelor.

Managementul financiar al bugetului și raportarea trebuie făcute în conformitate cu regulile de management financiar adoptate de Întâlnirea regională a DPPI SEE.

Prezentul memorandum de înțelegere poate fi amendat în scris prin consensul părților DPPI SEE, în conformitate cu articolul 2 alineatul 6 (a). Amendamentele vor intra în vigoare în conformitate cu articolul 14 al prezentului memorandum de înțelegere.

Întâlnirea regională a DPPI SEE va decide prin consens în ceea ce privește orice cerere de aderare la acest Memorandum de înțelegere și de a deveni parte DPPI SEE.

Prezentul memorandum de înțelegere va intra în vigoare în prima zi a lunii următoare lunii primirii celei de-a șasea notificări primite de la părțile DPPI SEE prin care se informează Ministerul Afacerilor Externe al Bosniei și Herțegovina despre finalizarea procedurilor interne necesare pentru intrarea în vigoare.

Pentru orice parte DPPI SEE, care, după depunerea celei de-a șasea notificări la care se face referire în alineatul 1 al prezentului articol, notifică Ministerul Afacerilor Externe al Bosniei și Herțegovina cu privire la finalizarea procedurilor interne pentru intrarea în vigoare a prezentului memorandum de înțelegere, acesta va intra în vigoare de la data notificării depozitarului.

După semnare, originalul prezentului memorandum de înțelegere va fi depozitat la Consiliul de Miniștri al Bosniei și Herțegovina, care va fi depozitar. Depozitarul trebuie să pună la dispoziția părților DPPI SEE la Memorandumul de înțelegere și a Secretariatului DPPI SEE copii certificate.

Prezentul memorandum de înțelegere se va aplica provizoriu de la data semnării lui, în afară de cazul în care o parte a DPPI SEE declară, la momentul semnării Memorandumului de înțelegere, că procedurile sale interne nu permit o astfel de aplicare provizorie. Pentru o astfel de parte a DPPI SEE, Memorandumul de înțelegere va intra în vigoare de la data notificării depozitarului.

Prezentul memorandum de înțelegere va rămâne în vigoare pe o perioadă nedeterminată, dacă nu se convine altfel de către părțile DPPI SEE.

Oricare parte DPPI SEE poate denunța prezentul memorandum de înțelegere prin transmiterea unei notificări scrise președinției în exercițiu a DPPI SEE. Denunțarea va produce efect după 3 (trei) luni de la data primirii unei astfel de notificări.