Ordinul MAI nr. 28/2014 - modificarea şi completarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a Direcţiei secretariat general şi protocol, aprobat prin Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 53/2013

Nr. 1

A. Identificarea postului:

1. Denumirea structurii/biroului/compartimentului: Direcția secretariat general și protocol

2. Denumirea postului: director

3. Poziția postului din statul de organizare: 1

4. Funcția: director

5. Gradul/treapta profesională: II

6. Nivelul de acces la informații clasificate: secret de stat, nivelul "strict secret de importanță deosebită“

7. Relații cu alte posturi:

7.1. Sfera relațională internă:

a) relații ierarhice:

- subordonat față de: secretarul general;

- superior pentru: directorii adjuncți, șefii de serviciu și de birou;

b) relații funcționale: cu unități ale aparatului central sau cu instituții și structuri aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Afacerilor Interne, în vederea îndeplinirii unor obiective stabilite de conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

c) relații de control: - coordonarea și controlul directorilor adjuncți și a șefilor de serviciu și de birou din subordine pentru: implementarea măsurilor de protecție a informațiilor clasificate, deținute și gestionate de conducerea ministerului, pe de o parte, și de Direcția secretariat general și protocol, pe de altă parte; înregistrarea, evidența și manipularea corespondenței la nivelul conducerii ministerului; primirea, înregistrarea și examinarea petițiilor adresate conducerii ministerului; asigurarea fluxului de informare și documentare în domeniile de activitate specifice instituției; organizarea, administrarea și prelucrarea documentelor de specialitate ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne; organizarea activităților de protocol intern și extern la nivelul conducerii ministerului; control de specialitate asupra activității personalului din direcție și, la nevoie, a altor structuri din Ministerul Afacerilor Interne;

d) relații de reprezentare: reprezintă direcția în raporturile cu conducerea ministerului, cu celelalte structuri ale ministerului, cu autorități sau instituții publice din țară și din străinătate

7.2. Sfera relațională externă:

a) relații cu autorități și instituții publice: cu omologii din structurile similare ale altor instituții;

b) relații cu organizații internaționale: cu autorități sau instituții publice similare din străinătate;

c) relații cu persoane juridice private: -

B. Cerințele postului:

1. Pregătire:

1.1. Studii de specialitate: studii superioare de lungă durată sau studii universitare de licență - ciclul I Bologna

1.2. Cursuri/programe de perfecționare/specializare: studii de master sau studii postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în domeniul management, juridic sau în orice domeniu din aria de competență a Ministerului Afacerilor Interne

1.3. Limbi străine și nivelul de cunoaștere: cel puțin o limbă străină de circulație internațională la nivel mediu

1.4. Cunoștințe de operare/programare pe calculator și nivel de cunoaștere: operare pachet Microsoft Office, nivel avansat

1.5. Alte cunoștințe și abilități: management general, administrație publică, legislație, birotică

1.6. Autorizații speciale pentru exercitarea atribuțiilor

2. Experiență:

2.1. Vechime în muncă: 10 ani, din care 5 ani în Ministerul Afacerilor Interne

2.2. Vechime în specialitate: cel puțin 7 ani în specialitatea studiilor prevăzute ca pregătire de bază

3. Aptitudini și abilități necesare: bun organizator și conducător, să cunoască și să aplice principiile managementului modern, să posede capacitatea de a decide și de a menține un climat socioprofesional optim, cunoștințe psihosociologice, capacitate de evaluare, analiză și sinteză, spirit de observație, simț organizatoric, prestanță, tact și discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor

4. Starea sănătății: apt pentru funcții de conducere

5. Trăsături psihice și de personalitate: abordare diplomatică a situațiilor problemă, motivarea și antrenarea personalului în rezolvarea activităților specifice, sociabilitate, inițiativă, responsabilitate, conduită morală ireproșabilă la serviciu și în societate, receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă, comportament adecvat (limbaj, vestimentație, reguli de politețe), obiectivitate, spirit critic

C. Condiții specifice postului:

1. Locul de muncă: sediul Ministerului Afacerilor Interne

2. Programul de lucru: 8 ore

3. Deplasări curente: în structurile Ministerului Afacerilor Interne, la autorități sau instituții publice din țară și din străinătate, cu care colaborează în domeniul propriu de activitate

4. Încadrarea în condiții de muncă: se încadrează în locuri de muncă și activități cu condiții speciale de muncă

5. Riscuri implicate de post: afecțiuni ale coloanei vertebrale; ulcer și afecțiuni cardiovasculare cauzate de nivelul ridicat de stres; afecțiuni ale vederii cauzate de solicitări intense, precum scrisul, cititul, utilizarea calculatorului; surmenaj, oboseală psihică

6. Compensări: sporuri conform prevederilor legale

D. Descrierea activităților și responsabilităților corespunzătoare postului:

Sarcini și îndatoriri:

a) elaborează concepția de organizare a activităților specifice direcției și asigură transpunerea acesteia în practică;

b) ori de câte ori este nevoie, prezintă secretarului general corespondența adresată ministrului afacerilor interne, asigurând informarea asupra conținutului documentelor;

c) urmărește realizarea la termen a sarcinilor rezultate din documentele aprobate de conducerea ministerului care conțin rezoluții, măsuri sau propuneri cu termene precise;

d) verifică existența tuturor avizelor necesare pe documentele ce urmează a fi promovate la conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

e) asigură realizarea lucrărilor solicitate de conducerea ministerului, cu grad sporit de dificultate, ori care necesită colaborarea cu alte structuri din cadrul ministerului;

f) urmărește înscrierea corectă a datelor în Ordinul de zi pe Ministerul Afacerilor Interne și îl semnează;

g) semnează documente de transport pentru personalul de la cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne și foi de parcurs pentru autovehiculele care deservesc cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne;

h) semnează documente privind prezența personalului de la cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne;

i) semnează ordine de serviciu pentru persoanele aflate în vizită la conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

j) întocmește Planul de activitate al Colegiului ministerului pe baza propunerilor formulate de șefii inspectoratelor generale, direcțiilor generale și direcțiilor din aparatul central;

k) verifică modul în care au fost pregătite și organizate ședințele Colegiului și alte ședințe la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne, asigurând secretariatul ședințelor Colegiului și ale Comisiei de dialog social;

l) stabilește responsabilitatea verificării mapelor cu lucrări (de secretariat și petiții) adresate conducerii ministerului;

m) repartizează, spre soluționare, structurilor responsabile documente adresate conducerii Ministerului Afacerilor Interne, conform ordinelor în vigoare;

n) solicită, după caz, puncte de vedere/avize de la oricare dintre structurile Ministerului Afacerilor Interne, în vederea prezentării la conducerea ministerului;

o) controlează modul de desfășurare a activităților profesionale, încadrarea în programul de lucru, activitatea personalului de serviciu, stilul și metodele de muncă ale directorilor adjuncți și șefilor de serviciu;

p) asigură îndeplinirea măsurilor prevăzute în Planul propriu al Direcției secretariat general și protocol pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne;

q) efectuează activități de îndrumare, sprijin și control la unitățile din aparatul central, la inspectoratele generale și la celelalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne, pe liniile specifice de muncă;

r) întocmește aprecierea de serviciu a directorului adjunct;

s) organizează, conduce și controlează activitatea personalului din structurile direcției;

t) monitorizează modul de funcționare a Sistemului de management al calității și dispune măsuri de eliminare a neconformităților;

u) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului, urmărește cum se desfășoară și cum se asigură evaluarea întregului personal;

v) asigură cadrul organizatoric necesar elaborării procedurilor formalizate și managementului riscurilor pentru activitățile specifice;

w) coordonează activitatea comisiei de elaborare a standardelor ocupaționale;

x) organizează categoriile de servicii (permanent sau ofițer de serviciu, ture, cabinete) care se execută în cadrul unității;

y) numește, prin dispoziție, personalul care va exercita atribuții în domeniile: întărirea controlului intern, apărarea împotriva incendiilor, securitatea și sănătatea în muncă, situații de urgență, personalul care va întocmi și actualiza fișele Registrului de riscuri al Direcției secretariat general și protocol, precum și consilierul de integritate;

z) numește, prin dispoziție, persoanele din structura Direcției secretariat general și protocol responsabile de gestionarea tehnicii de informatică, documentelor clasificate, materialelor din evidența Direcției secretariat general și protocol;

aa) asigură măsurile pentru păstrarea în condiții de deplină securitate a celorlalte bunuri din înzestrare și verifică, trimestrial, modul lor de depozitare;

bb) urmărește realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat și petițiilor la nivelul conducerii ministerului;

cc) deschide petițiile adresate de către cetățeni conducerii ministerului, inclusiv cele marcate confidențial/personal, le analizează și le repartizează în funcție de sfera de activitate în care se încadrează problematica semnalată;

dd) semnează, în numele conducerii ministerului, răspunsuri adresate petenților;

ee) urmărește modul de organizare și desfășurare a activităților de primire a cetățenilor în audiență de către conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

ff) coordonează activitatea de informare-documentare pentru conducerea ministerului și stabilește conținutul și planificarea de perspectivă a materialelor care urmează a fi introduse în publicațiile de specialitate;

gg) analizează și propune spre aprobare conținutul buletinelor de informare și documentare și al sintezelor documentare;

hh) urmărește și coordonează activitatea de actualizare a informațiilor pe pagina de intranet a Ministerului Afacerilor Interne;

ii) urmărește respectarea normelor metodologice în ceea ce privește prelucrarea și gestionarea arhivei aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne;

jj) urmărește activitatea de întocmire și actualizare a Nomenclatorului arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne și de gestionare a fondului arhivistic;

kk) coordonează activitatea de protocol intern și extern la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne;

ll) coordonează activitatea de relații consulare la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne;

mm) solicită Departamentului de informații și protecție internă efectuarea de verificări pentru avizarea eliberării certificatului de securitate și autorizației de acces la informații clasificate pentru angajații proprii și din structuri subordonate;

nn) aprobă listele cu personalul verificat și avizat pentru lucru cu informațiile secrete de stat și evidența deținătorilor de certificate de securitate și autorizații de acces și le comunică la instituțiile abilitate să coordoneze activitatea și controlul măsurilor privitoare la protecția informațiilor clasificate, potrivit legii;

oo) propune actualizarea listei informațiilor secrete de stat și a termenelor de menținere în nivelurile de secretizare și o supune aprobării, potrivit legii;

pp) stabilește obiectivele, sectoarele și locurile din zona de competență, care prezintă importanță deosebită pentru protecția informațiilor secrete de stat și o comunică la Departamentul de informații și protecție internă;

qq) solicită asistența de specialitate Departamentului de informații și protecție internă pentru coordonarea activității și controlarea măsurilor privitoare la protecția informațiilor secrete de stat;

rr) supune avizării Departamentului de informații și protecție internă programul propriu de prevenire a scurgerii de informații clasificate și asigură aplicarea acestuia;

ss) elaborează și aplică măsurile procedurale de protecție fizică și de protecție a personalului care are acces la informații clasificate;

tt) întocmește ghidul pe baza căruia se va realiza încadrarea corectă și uniformă în nivelurile de secretizare a informațiilor secrete de stat, în strictă conformitate cu legea și îl prezintă, spre aprobare, împuterniciților și funcționarilor superiori abilitați prin lege să atribuie nivelurile de secretizare;

uu) asigură aplicarea și respectarea regulilor generale privind evidența, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea și distrugerea informațiilor secrete de stat și a interdicțiilor de reproducere și circulație, în conformitate cu actele normative în vigoare;

vv) comunică instituțiilor abilitate, potrivit competențelor, lista funcțiilor din subordine care necesită acces la informații secrete de stat;

ww) la încheierea contractelor individuale de muncă, a contractelor de colaborare sau convențiilor de orice natură precizează obligațiile ce revin părților pentru protecția informațiilor clasificate în interiorul și în afara unității, în timpul programului și după terminarea acestuia, precum și la încetarea activității în cadrul Direcției secretariat general și protocol;

xx) asigură includerea funcționarului de securitate în sistemul permanent de pregătire și perfecționare;

yy) aprobă normele interne de aplicare a măsurilor privind protecția informațiilor clasificate, în toate componentele acesteia, și controlează modul de respectare în Direcția secretariat general și protocol;

zz) solicită fondurile necesare pentru implementarea măsurilor privitoare la protecția informațiilor clasificate, conform legii;

aaa) analizează, ori de câte ori este necesar, dar cel puțin semestrial, modul în care funcționarul de securitate și personalul autorizat asigură protecția informațiilor clasificate;

bbb) asigură inventarierea anuală a documentelor clasificate și, pe baza acesteia, dispune măsuri în consecință, conform legii;

ccc) sesizează Departamentul de informații și protecție internă în legătură cu incidentele de securitate și riscurile la adresa informațiilor secrete de stat;

ddd) informează Departamentul de informații și protecție internă și dispune efectuarea de cercetări și, după caz, sesizează organele de urmărire penală în situația compromiterii informațiilor clasificate;

eee) asigură aplicarea măsurilor de protecție a datelor cu caracter personal în cadrul direcției.

Responsabilități:

- de planificare: planificarea activității direcției

- de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilor

- de lucru cu publicul: -

- de luare a deciziilor: decizii privind desfășurarea în bune condiții a activităților direcției

- accesul la informații: secret de stat, nivelul "strict secret de importanță deosebită“

Ministrul Afacerilor Interne ..........

Numele și prenumele ..........

Semnătura .......... Data ..........

Secretar general ..........

Numele și prenumele ..........

Semnătura .......... Data ..........

Titularul postului ..........

Numele și prenumele ..........

Semnătura .......... Data ..........