Ordinul MApN nr. M84/2016 - aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale
| Comentarii |
|
MINISTERUL APĂRĂRII NAŢIONALE
ORDIN
pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale
Pentru aplicarea prevederilor art. 4 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,
având în vedere prevederile art. 61 din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare,
în temeiul prevederilor art. 33 alin. (1) din Legea nr. 346/2006 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Apărării Naţionale, cu modificările şi completările ulterioare,
ministrul apărării naţionale emite prezentul ordin.
Art. 1. — Se aprobă Normele metodologice privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.
Art. 2. — La data intrării în vigoare a prezentului ordin se abrogă Ordinul ministrului apărării naţionale nr. M.75/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 531 din 31 iulie 2012.
Art. 3. — Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Ministrul apărării naţionale,
Mihnea Ioan Motoc
Bucureşti, 30 iunie 2016.
Nr. M.84.
ANEXĂ
NORME METODOLOGICE
privind sistemul de control intern/managerial în
Ministerul Apărării Naţionale
CAPITOLUL I
Dispoziţii generale
Art. 1. — Prezentele norme metodologice, denumite în continuare norme, asigură condiţiile necesare implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale, denumit în continuare minister.
Art. 2. — Sintagma „control intern/managerial” este utilizată în înţelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 3. — (1) în minister se urmăreşte atingerea obiectivelor şi a cerinţelor controlului intern/managerial prevăzute la art. 3 şi art. 4 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(2) Sistemul de control intern/managerial în minister se organizează astfel încât să asigure realizarea următoarelor trei categorii de obiective permanente:
a) eficacitatea şi eficienţa funcţionării;
b) fiabilitatea informaţiilor interne şi externe;
c) conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne.
(3) Controlul intern/managerial se organizează în cadrul ministerului pe baza următoarelor principii:
a) principiul legalităţii — respectarea prevederilor Constituţiei şi ale actelor normative în vigoare;
b) principiul adaptabilităţii — adaptarea la dimensiunea, complexitatea, mediul specific şi misiunile structurilor Armatei României;
c) principiul integralităţii — aplicarea la toate nivelurile de conducere şi cuprinderea tuturor activităţilor/acţiunilor acestora;
d) principiul uniformităţii — utilizarea aceloraşi instrumente de control intern/managerial în toate structurile Armatei României;
e) principiul finalităţii — asigurarea îndeplinirii obiectivelor stabilite;
f) principiul eficienţei — obţinerea celor mai bune rezultate cu resursele avute la dispoziţie;
g) principiul eficacităţii —îndeplinirea obiectivelor planificate pentru fiecare dintre activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective;
h) principiul economicităţii — minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate.
Art. 4. —în sensul prezentelor norme, definiţiile unor termeni şi expresii utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1.
CAPITOLUL II
Organizarea sistemului de control intern/managerial
Art. 5. — în minister se constituie şi funcţionează, în funcţie de nivelul ierarhic, următoarele structuri şi comisii:
a) la nivelul ministerului, structura de specialitate din cadrul Secretariatului general;
b) la nivelul structurilor ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite, comisii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern/managerial, denumite în continuare comisii.
Art. 6. — Secretariatul general, prin structura de specialitate, are următoarele atribuţii:
a) monitorizează, coordonează şi îndrumă metodologic
structurile ministerului în domeniul controlului intern/managerial pentru atingerea obiectivelor, menţinerea riscurilor/
vulnerabilităţilor în limitele acceptabile, luarea deciziilor adecvate de exploatare a oportunităţilor şi îmbunătăţirea globală a performanţelor;
b) elaborează raportările şi informările/situaţiile
centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu;
c) elaborează, actualizează şi supune anual spre aprobare ministrului apărării naţionale Registrul de riscuri al Ministerului Apărării Naţionale, potrivit procedurii de sistem adoptate de Secretariatul general;
d) elaborează raportul de informare privind analiza riscurilor;
e) elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al Ministerului Apărării Naţionale şi îl supune spre aprobare ministrului apărării naţionale;
f) monitorizează sistemul de pregătire profesională a personalului din cadrul ministerului în domeniul controlului intern/managerial.
Art. 7. — Comisiile de la nivelul structurilor ministerului se înscriu în ordinul de zi pe unitate şi se constituie din:
a) preşedinte — locţiitorul comandantului/şefului structurii sau şeful de stat major/similar al structurii, după caz;
b) membri — persoanele cu funcţii de conducere stabilite de comandantul/şeful structurii.
Art. 8. — Secretariatele comisiilor sunt asigurate de un birou/compartiment, o funcţie de control intern/managerial sau de către o persoană stabilită de comandantul/şeful structurii.
Art. 9. — (1) Comisia are următoarele atribuţii:
a) coordonează inventarierea activităţilor din cadrul structurii pe domenii de activitate, precum şi elaborarea/revizia procedurilor de sistem/operaţionale;
b) coordonează activitatea de stabilire a măsurilor de management al riscurilor;
c) analizează, avizează şi supune spre aprobare
comandantului/şefului structurii Registrul de riscuri;
d) monitorizează şi coordonează permanent activităţile de punere în aplicare a măsurilor de management al riscurilor;
e) propune comandantului/şefului structurii noi acţiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncţii în implementarea măsurilor de management al riscurilor;
f) analizează, avizează şi supune spre aprobare
comandantului/şefului structurii raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu;
g) analizează, avizează şi supune spre aprobare
comandantului/şefului structurii Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
(2) Secretariatul comisiei are următoarele atribuţii:
a) centralizează, ţine evidenţa procedurilor de sistem/ operaţionale în format electronic şi le pune la dispoziţia personalului în reţelele informatice locale existente;
b) elaborează Inventarul activităţilor structurii pe baza propunerilor şefilor de microstructuri;
c) elaborează Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale, în format electronic;
d) elaborează Registrul de riscuri pe baza propunerilor şefilor de microstructuri;
e) elaborează procesul-verbal de analiză a riscurilor;
f) elaborează şi actualizează anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
g) elaborează raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute în Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare, pe baza datelor primite de la microstructurile responsabile de standarde şi de la structurile subordonate/aflate în coordonare;
h) pregăteşte documentele de lucru pentru şedinţele comisiei.
Art. 10. — Pe linia implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial, comandanţii/şefii structurilor ministerului au următoarele atribuţii:
a) aplică principiile controlului intern/managerial în actul de conducere;
b) asigură cadrul organizaţional şi procedural privind punerea în aplicare a măsurilor necesare pentru implementarea şi dezvoltarea continuă a sistemului propriu de control intern/managerial;
c) decid măsurile adecvate de management al riscurilor;
d) aprobă Registrul de riscuri şi Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
e) dispun măsurile necesare pentru convocarea comisiei în vederea realizării activităţii de autoevaluare a sistemului propriu de control intern/managerial;
f) aprobă rapoartele şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu şi dispun transmiterea acestora, ierarhic, la Secretariatul general, la termenele stabilite;
g) analizează, în cadrul autoevaluării anuale a structurii proprii, stadiul implementării şi dezvoltării sistemului propriu de control intern/managerial;
h) stabilesc microstructurile responsabile de implementarea standardelor de control intern/managerial în conformitate cu atribuţiile ce le revin.
Art. 11. — (1) Şefii microstructurilor au următoarele atribuţii:
a) pun în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea şi dezvoltarea continuă a sistemului de control intern/managerial;
b) stabilesc obiectivele şi indicatorii de performanţă ai microstructurii şi activităţile necesare îndeplinirii acestora potrivit responsabilităţilor;
c) identifică, analizează, evaluează şi prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale/specifice ale microstructurii şi formulează propuneri privind măsurile de management al riscurilor;
d) transmit secretariatului comisiei propuneri pentru Registrul de riscuri şi pentru revizia procedurilor de sistem/operaţionale;
e) reevaluează riscurile anual sau ori de câte ori situaţia o impune, semnalează apariţia unor noi riscuri şi fac propuneri în sensul diminuării acestora sau a exploatării oportunităţilor.
(2) Personalul implicat pune în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern/managerial.
CAPITOLUL III
Implementarea standardelor de control intern/managerial
SECŢIUNEA 1
Direcţii generale de acpune privind implementarea
standardelor de control intern/managerial
Art. 12. — (1) Standardele de control intern/managerial definesc în cadrul ministerului un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia.
(2) Implementarea standardelor de control intern/managerial se realizează în conformitate cu prevederile Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.
(3) Principalele cerinţe privind implementarea standardelor de control intern/managerial sunt prevăzute în anexa nr. 2.
Art. 13. — (1) Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite elaborează şi actualizează anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 3, şi îl transmit la eşalonul ierarhic imediat superior, pentru informare şi armonizare, la datele stabilite de acestea, dar nu mai târziu de data de 5 martie a fiecărui an.
(2) Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terţiari de credite în finanţarea ordonatorului principal de credite, transmit programele elaborate şi actualizate conform alin. (1) la Secretariatul general, până la data de 10 martie a fiecărui an.
(3) în Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii se evidenţiază, în mod distinct, acţiunile de pregătire profesională, în domeniul controlului intern/managerial, a personalului de conducere şi execuţie, în cadrul structurilor de specialitate ale ministerului, precum şi în instituţii de specialitate din afara ministerului.
Art. 14. — La nivelul ministerului, în vederea implementării standardelor de control intern/managerial, se stabilesc structurile centrale responsabile de standardele de control intern/managerial, conform anexei nr. 4.
SECŢIUNEA a 2-a
Reguli privind implementarea standardelor de control intern/managerial
1. Standardul 1 — Etica şi integritatea
Art. 15. — Comandanţii/Şefii structurilor ministerului desemnează un ofiţer responsabil cu consilierea etică pentru cadrele militare şi personalul civil contractual, în vederea promovării valorilor etice, precum şi a valorilor specifice Armatei României.
Art. 16. — Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de protecţie a identităţii persoanelor care au sesizat nereguli, fraude sau fapte de corupţie, conform legislaţiei privind avertizorul de integritate.
2. Standardul 2 —Atribuţii, funcţii, sarcini
Art. 17. — Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun actualizarea documentelor privind misiunea structurii, regulamentele interne şi fişele posturilor pentru atingerea obiectivelor şi luarea la cunoştinţă a conţinutului acestora de către întregul personal.
Art. 18. — (1) Funcţiile considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile sunt acele funcţii care prezintă risc semnificativ în îndeplinirea obiectivelor structurii.
(2) La stabilirea funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile se au în vedere atribuţiile funcţionale care implică, de regulă:
a) accesul la informaţiile clasificate sau informaţiile neclasificate exceptate, potrivit legii, de la liberul acces al cetăţenilor;
b) gestionarea resurselor;
c) nivelul de decizie şi consecinţele actului de decizie;
d) competenţa decizională exclusivă;
e) derularea procedurilor de achiziţii publice;
f) relaţiile directe cu cetăţenii şi/sau instituţiile publice şi/sau private.
(3) în vederea inventarierii şi gestionării funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile, structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape:
a) convocarea comisiei în vederea identificării, ordonării, clasificării şi reevaluării funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile;
b) întocmirea Inventarului funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile, conform modelului prevăzut în anexa nr. 5.
3. Standardul 3 — Competenţa, performanţa
Art. 19. — Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri pentru întocmirea planurilor de pregătire profesională a personalului nou-încadrat, încă din timpul procesului de selecţie.
4. Standardul 4 — Structura organizatorică
Art. 20. — Pentru proiectarea structurii organizatorice, personalul implicat parcurge, în principal, următoarele etape:
a) analiza obiectivelor structurii;
b) definirea activităţilor necesare şi stabilirea conţinutului acestora;
c) crearea microstructurilor;
d) stabilirea propriu-zisă a structurii organizatorice.
Art. 21. —Actul de delegare este conform atunci când:
a) este întocmit potrivit prevederilor actelor normative în domeniu;
b) respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuţiilor delegate şi cunoştinţele, experienţa şi capacitatea necesare efectuării actului de autoritate încredinţat;
c) sunt precizate în cuprinsul acestuia termenele-limită de realizare şi criteriile specifice pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuţiilor delegate;
d) sunt furnizate toate informaţiile asupra responsabilităţii ce va fi delegată;
e) sunt stabilite limitele competenţelor, atribuţiilor şi responsabilităţilor care se deleagă.
Art. 22. — Persoana delegată răspunde de realizarea sarcinii, iar comandantul/şeful care a delegat îşi menţine în faţa superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia.
5. Standardul 5 — Obiective
Art. 23. — Conducerea ministerului defineşte obiectivele legate de scopurile acestuia, precum şi pe cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne.
Art. 24. — (1) Stabilirea obiectivelor structurilor ministerului constituie un proces în cadrul căruia se reflectă priorităţile ministerului în concordanţă cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele avute la dispoziţie şi domeniile de responsabilitate.
(2) Stabilirea obiectivelor are la bază formularea în comun de către factorii implicaţi a unor ipoteze/premise.
(3) Structurile ministerului reevaluează obiectivele ori de câte ori se modifică ipotezele/premisele care au stat la baza stabilirii acestora.
(4) Ipotezele/Premisele, obiectivele şi indicatorii de performanţă sunt formulate respectând metodologia prezentată în anexa nr. 6.
6. Standardul 6 — Planificarea
Art. 25. — (1) Structurile ministerului întocmesc planuri, potrivit reglementărilor în domeniu, prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile care ar putea afecta realizarea obiectivelor structurilor ministerului să fie minime.
(2) Planurile cu principalele activităţi ale structurilor, precum şi orice alte documente de planificare întocmite potrivit reglementărilor în domeniu trebuie să cuprindă ipoteze/premise şi obiective cărora li se asociază indicatori de performanţă.
(3) Pentru îndeplinirea obiectivelor, comandanţii/şefii structurilor ministerului asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor microstructurilor.
7. Standardul 7 — Monitorizarea performanţelor
Art. 26. —în vederea monitorizării gradului de îndeplinire a obiectivelor se elaborează indicatori de performanţă pentru fiecare politică şi activitate utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate.
8. Standardul 8 — Managementul riscului
Art. 27. — Structurile ministerului analizează anual riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri şi stabilesc responsabilităţi şi termene pentru aplicarea planurilor respective.
Art. 28. — în managementul riscului structurile ministerului sunt obligate să parcurgă următoarele etape:
a) identificarea, potrivit domeniilor de responsabilitate, a obiectivelor generale şi specifice care au rol hotărâtor în realizarea misiunii;
b) stabilirea activităţilor principale necesare îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice identificate;
c) identificarea riscurilor majore care pot afecta realizarea obiectivelor generale şi specifice;
d) evaluarea riscurilor identificate;
e) stabilirea măsurilor de management al riscurilor şi punerea lor în aplicare;
f) analizarea stadiului implementării măsurilor de management al riscurilor;
g) reevaluarea procesului de management al riscurilor.
Art. 29. — Implementarea managementului riscului se
realizează potrivit Diagramei de proces pentru implementarea managementului riscului prevăzute în anexa nr. 7, având în vedere Metodologia privind identificarea, evaluarea şi atenuarea riscurilor, prevăzută în anexa nr. 8.
Art. 30. — Registrul de riscuri al structurii se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 9 şi se actualizează anual până la data de 15 decembrie sau ori de câte ori situaţia o impune.
9. Standardul 9 — Proceduri
Art. 31. — Pentru îndeplinirea obiectivelor, structurile ministerului stabilesc activităţile care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale.
Art. 32. — (1) Pentru elaborarea şi actualizarea procedurilor de sistem/operaţionale structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape:
a) stabilirea activităţilor care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale şi a persoanelor responsabile cu întocmirea acestora;
b) studierea prevederilor legislaţiei naţionale şi UE, precum şi a reglementărilor NATO, în baza cărora se exercită atribuţiile structurii potrivit domeniilor de activitate;
c) întocmirea Inventarului activităţilor structurii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 10;
d) elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/operaţionale;
e) analizarea, în cadrul comisiei, a proiectelor procedurilor de sistem/operaţionale, precum şi a codurilor de identificare ale acestora;
f) efectuarea modificărilor apărute în urma analizei asupra procedurilor de sistem/operaţionale;
g) aprobarea procedurilor de sistem/operaţionale;
h) centralizarea procedurilor de sistem/operaţionale, în format electronic;
i) executarea reviziei procedurilor de sistem/operaţionale, de regulă anual, în trimestrul I şi ori de câte ori situaţia o impune.
(2) La elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale se ţine cont de următoarele:
a) se întocmesc procedurile de sistem/operaţionale necesare îndeplinirii atribuţiilor funcţionale;
b) se concep procedurile de sistem/operaţionale pentru a reflecta şi a ajuta la realizarea obiectivelor stabilite;
c) se întocmesc procedurile de sistem/operaţionale după stabilirea corelaţiilor dintre diverse activităţi/tipuri de activităţi;
d) se analizează procedurile de sistem/operaţionale pentru evitarea suprapunerii acestora.
(3) Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale de către structurile ministerului este prevăzută în anexa nr. 11.
(4) Procedura de sistem/operaţională se elaborează potrivit modelului orientativ prevăzut în anexa nr. 12.
(5) La nivelul ministerului, codificarea procedurilor de sistem/operaţionale se realizează potrivit „Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem/operaţionale aferente domeniilor de activitate din Ministerul Apărării Naţionale”, aprobată de secretarul general.
Art. 33. — (1) Procedura de sistem/operaţională se elaborează în exemplar unic, iar după aprobare se înregistrează la compartimentul documente clasificate, se păstrează la structura/microstructura emitentă şi se transmite, în format electronic, secretariatului comisiei şi structurilor/microstructurilor/ persoanelor implicate/interesate.
(2) Procedura de sistem se elaborează şi se actualizează de către structura care, potrivit reglementărilor, este lider de domeniu de activitate.
(3) Procedura de sistem se aprobă de către
comandantul/şeful structurii lider de domeniu de activitate, după consultarea şi avizarea de către structurile ale căror domenii de activitate sunt influenţate şi avizarea de către preşedintele comisiei.
(4) Registrul pentru evidenţa procedurilor de
sistem/operaţionale al structurilor se elaborează şi se actualizează în format electronic, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 13.
(5) Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/ operaţionale al structurilor se tipăreşte şi se înregistrează la sfârşitul anului calendaristic sau la solicitarea comisiilor de control.
10. Standardul 10 — Supravegherea
Art. 34. — Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun planificarea, organizarea şi executarea controalelor activităţilor, operaţiunilor şi tranzacţiilor, în scopul realizării eficace a acestora, în baza unor proceduri prestabilite.
Art. 35. — Supravegherea activităţilor presupune:
a) personalului îi sunt comunicate atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţă atribuite;
b) este evaluată sistematic activitatea personalului.
Art. 36. — (1) Controlul este un proces continuu şi se desfăşoară, în principal, sub următoarele forme: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea şi aprobarea.
(2) Controalele specializate, efectuate de structurile anume constituite din minister, se desfăşoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor.
Art. 37. — Controlul se desfăşoară potrivit prevederilor actelor normative specifice şi presupune:
a) integrarea acestuia în componentele procesuale şi structurale ale ministerului;
b) stabilirea unor obiective de control clare şi precise;
c) stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor şi procedurilor utilizate în cadrul acestora pentru asigurarea eficacităţii controlului sub raportul costuri/beneficii;
d) pregătirea şi instruirea personalului cu atribuţii de control sau căruia i s-au delegat asemenea atribuţii;
e) stabilirea modalităţilor de evaluare şi valorificare a rezultatelor controlului.
11. Standardul 11 — Continuitatea activităţii
Art. 38. — Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de identificare a principalelor riscuri cu privire la continuitatea derulării activităţilor şi de asigurare a continuităţii activităţii prin măsuri/planuri care să prevină apariţia situaţiilor de discontinuitate.
12. Standardul 12 — Informarea şi comunicarea
Art. 39. — Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de stabilire a metodelor şi căilor de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor, informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării activităţilor şi să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă.
13. Standardul 13 — Gestionarea documentelor
Art. 40. — Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de elaborare şi implementare a procedurilor de sistem/operaţionale privind primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea documentelor, care să ofere control asupra ciclului complet de viaţă a acestora, precum şi accesibilitatea personalului şi terţilor abilitaţi.
14. Standardul 14 — Raportarea contabilă şi financiară
Art. 41. — Comandanţii/Şefii structurilor ministerului care au calitatea de ordonatori de credite sunt responsabili de organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii şi de prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrare, precum şi a execuţiei bugetare, în vederea asigurării exactităţii tuturor informaţiilor contabile aflate sub control.
Art. 42. — Contabilul-şef/Şeful microstructurii financiar-contabile asigură calitatea informaţiilor şi datelor contabile utilizate la realizarea situaţiilor contabile, care reflectă în mod real activele şi pasivele.
15. Standardul 15 — Evaluarea sistemului de control intern/ managerial
Art. 43. — (1) Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite transmit pe cale ierarhică la eşaloanele superioare, la termenele stabilite de acestea, Situaţia centralizatoare semestrială privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. I, Informaţii generale, potrivit modelului din anexa nr. 3 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.
(2) Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terţiari de credite în finanţarea ordonatorului principal de credite, transmit situaţia prevăzută la alin. (1) la Secretariatul general, până la data de 10 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat.
Art. 44. — Pentru autoevaluarea sistemului de control intern/managerial structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite parcurg, în principal, următoarele etape:
a) convocarea comisiei în vederea realizării autoevaluării sistemului propriu de control intern/managerial;
b) completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, prevăzut în anexa nr. 4.1 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
c) întocmirea Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, şi aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, în conformitate cu prevederile pct. 1 subpct. 1.4 alin. 3 lit. d) din Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
d) întocmirea Situaţiei centralizatoare anuale privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. II, Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de
31 decembrie 20..... prevăzută în anexa nr. 3 la Ordinul
secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, şi a Raportului asupra sistemului de
control intern managerial la data de 31 decembrie 20.....
prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
e) înaintarea de către structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite, pe cale ierarhică, la eşaloanele superioare, la termenele stabilite de acestea, a documentelor prevăzute la lit. c) şi d);
f) înaintarea de către structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terţiari de credite în finanţarea ordonatorului principal de credite, la Secretariatul general a documentelor prevăzute la lit. c) şi d), până la data de 25 ianuarie a anului următor pentru anul precedent.
Art. 45. — Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi nu au calitatea de ordonatori de credite completează doar documentul prevăzut la art. 44 lit. b) şi îl transmit eşaloanelor superioare pentru a fi cuprins în Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării a acestora.
16. Standardul 16 —Auditul intern
Art. 46. — Structurile de audit public intern asigură evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului de control intern/ managerial al structurilor ministerului.
Art. 47. — Pentru fundamentarea Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20...., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, la nivelul ministerului se stabilesc următoarele responsabilităţi:
a) structurile ministerului auditate de către structurile de audit public intern/extern în domeniul controlului intern/managerial transmit la Secretariatul general, în termen de 30 de zile de la încheierea misiunii de audit, principalele recomandări formulate în raportul de audit public, precum şi principalele măsuri dispuse în vederea implementării acestora;
b) Direcţia audit intern transmite la Secretariatul general o sinteză cu privire la principalele constatări în domeniul controlului intern/managerial, precum şi elemente considerate relevante în programul şi activitatea structurii de audit, până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.
CAPITOLUL IV
Dispoziţii tranzitorii şi finale
Art. 48. — (1) Structurile ministerului completează şi transmit pe cale ierarhică la Secretariatul general, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor norme, informaţiile din tabelul prevăzut în anexa nr. 14.
(2) Structurile ministerului transmit pe cale ierarhică la Secretariatul general orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin. (1), în termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acesteia.
Art. 49. — Documentele privind controlul intern/managerial se arhivează într-un dosar separat la compartimentul documente clasificate, potrivit termenelor stabilite de legislaţia în domeniu.
Art. 50. — Reglementări specifice privind elemente de noutate/bună practică în domeniul controlului intern/managerial se stabilesc prin precizări ale secretarului general.
Art. 51. — Anexele nr. 1—14 fac parte integrantă din prezentele norme.
Anexele nr. 1—14
| ← Hotărâre CAFR nr. 18/2016 - aprobarea Normelor privind... |
|---|
