HG nr. 614/2015 - modificarea şi completarea HG nr. 215/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice privind acordarea voucherelor de vacanţă

(1) Angajatorii prevăzuți la art. 1 alin. (1) din ordonanța de urgență stabilesc de comun acord cu organizațiile sindicale legal constituite și reprezentative la nivelul unității sau, acolo unde nu este constituit un sindicat, cu reprezentanții beneficiarilor contractarea achiziționării voucherelor de vacanță cu unitățile emitente, precum și forma suportului acestora, respectiv suport electronic și/sau hârtie.“

(1) Angajatorii, după caz, împreună cu organizațiile sindicale legal constituite sau reprezentanții beneficiarilor, vor stabili, prin contractele colective de muncă, respectiv prin regulamente interne, reguli privind modul de acordare a primei de vacanță sub forma voucherelor de vacanță, care să prevadă:

a) numărul beneficiarilor din unitate care pot primi vouchere de vacanță și nivelul sumelor care se acordă beneficiarilor sub forma voucherelor de vacanță, ținând seama de posibilitățile financiare proprii ale angajatorilor;

b) categoriile de beneficiari care primesc vouchere de vacanță;

c) forma suportului pe care sunt emise voucherele de vacanță, respectiv suport electronic și/sau hârtie.

(2) În cazul personalului contractual și funcționarilor publici din instituțiile bugetare, regulile de acordare a voucherelor de vacanță se stabilesc în conformitate cu prevederile legale în vigoare.“

Contractul pentru achiziționarea voucherelor de vacanță, încheiat între angajator și unitățile emitente, va cuprinde următoarele clauze:

a) necesarul estimat anual de vouchere de vacanță;

b) costul imprimatului reprezentând voucherul de vacanță pe suport hârtie, respectiv costul suportului electronic sau al înlocuirii acestuia, precum și costul emiterii voucherului de vacanță pe suport hârtie ori electronic, după caz;

c) informații cu privire la unitățile afiliate la care beneficiarii pot folosi voucherele de vacanță;

d) condițiile privind responsabilitățile părților și rezilierea contractului;

e) modul de administrare și utilizare a voucherelor de vacanță pe suport electronic, inclusiv modul în care beneficiarul poate să consulte soldul disponibil la un moment dat pe suportul electronic, procedura de înlocuire sau blocare a voucherelor de vacanță pe suport electronic în caz de furt ori pierdere, costurile înlocuirii;

f) obligația angajatorilor de a colecta de la salariații lor și de a transfera către unitățile emitente toate datele personale și informațiile referitoare la salariați care sunt necesare pentru emiterea, utilizarea, procesarea și decontarea tranzacțiilor cu vouchere de vacanță, în condițiile Legii nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare;

g) obligația unităților emitente de a păstra în condiții de siguranță datele primite de la angajatori și de a nu le utiliza în alte scopuri decât cel pentru care au fost primite;

h) obligația angajatorilor de a instrui salariații să nu vândă și să folosească voucherele de vacanță doar cu scopul de a achiziționa serviciile prevăzute la art. 23, de la unitățile afiliate;

i) alte clauze considerate necesare de către părți.“

Angajatorii menționați la art. 1 din ordonanța de urgență, alții decât unitățile din domeniul bugetar, care acordă vouchere de vacanță beneficiarilor, vor cuprinde în bugetele de venituri și cheltuieli, aprobate potrivit legii, într-o poziție distinctă de cheltuieli, denumită «Vouchere de vacanță», sumele destinate acoperirii valorii nominale a voucherelor de vacanță.“

Pentru unitățile din domeniul bugetar, voucherele de vacanță se acordă în limita sumelor prevăzute distinct cu această destinație în bugetele de venituri și cheltuieli aprobate, potrivit legii, fiecărui ordonator de credite.“

Sumele reprezentând costul imprimatului reprezentând voucherul de vacanță pe suport hârtie, respectiv costul suportului electronic sau al înlocuirii acestuia, precum și costul emiterii voucherului de vacanță pe suport hârtie/electronic, după caz, contractate cu unitatea emitentă și primite de către angajator, se suportă de către angajatori din cheltuielile proprii. În cazul instituțiilor publice, acestea se suportă de la alineatul «Alte cheltuieli cu bunuri și servicii» al articolului bugetar «Alte cheltuieli».“

(1) Valoarea voucherelor de vacanță emise pe suport hârtie, respectiv valoarea voucherelor de vacanță alimentată pe suport electronic, nu poate depăși într-un an calendaristic valoarea stabilită potrivit art. 1 alin. (4) din ordonanța de urgență, pentru un beneficiar.

(2) Voucherul de vacanță are perioadă de valabilitate de un an de la data emiterii pe suport hârtie, respectiv de la data alimentării pentru voucherele emise pe suport electronic, fără a se înțelege că aceasta este perioada de valabilitate a suportului electronic.“

La determinarea sumelor totale destinate acoperirii valorii nominale a voucherelor de vacanță se iau în calcul: valoarea nominală a voucherului de vacanță, convenită de partenerii sociali, și numărul de beneficiari, care vor beneficia de vouchere de vacanță.“

(1) Comenzile de achiziție de vouchere de vacanță transmise unităților emitente de către angajatori conțin cel puțin următoarele informații: numele și prenumele beneficiarilor cărora li se atribuie voucherele, codul numeric personal al fiecărui beneficiar, în cazul voucherelor de vacanță pe suport hârtie, numărul voucherelor de vacanță acordat pentru fiecare beneficiar, valoarea nominală a voucherului de vacanță și valoarea nominală totală a voucherelor de vacanță acordate fiecărui beneficiar.

(2) Comenzile de achiziție de suporturi electronice pentru vouchere de vacanță transmise unităților emitente de către angajatori conțin cel puțin numele, prenumele și codul numeric personal corespunzător fiecărui beneficiar, valoarea nominală totală a voucherelor de vacanță acordate fiecărui beneficiar.

(3) Suportul electronic pe care sunt stocate voucherele de vacanță poate fi alimentat exclusiv cu valoarea nominală a voucherelor de vacanță acordate de către angajator.

(4) Este interzis ca suportul electronic pe care sunt stocate voucherele de vacanță să permită efectuarea de operațiuni de retragere de numerar sau plăți către alte unități ce nu sunt unități afiliate conform legii.“

(1) Angajatorii distribuie beneficiarilor vouchere de vacanță cu respectarea strictă a prevederilor legale.

(2) Voucherele de vacanță pe suport hârtie nu pot fi distribuite de angajatori, dacă aceștia la data stabilită pentru distribuire nu au achitat unității emitente, integral, contravaloarea nominală a voucherelor de vacanță pe suport hârtie achiziționate, inclusiv costul imprimatelor reprezentând voucherele de vacanță pe suport hârtie.

(3) În cazul voucherelor de vacanță pe suport electronic, unitatea emitentă transferă beneficiarilor valoarea nominală a voucherelor de vacanță pe suport electronic, cu respectarea strictă a prevederilor legale.

(4) Valoarea nominală a voucherelor de vacanță pe suport electronic nu poate fi transferată de către unitățile emitente către beneficiari, dacă angajatorii nu au achitat unității emitente, la data stabilită pentru transfer, contravaloarea nominală totală a voucherelor de vacanță pe suport electronic achiziționate și costurile legate de emiterea voucherelor de vacanță pe suport electronic.

(5) Contravaloarea nominală a voucherelor de vacanță, precum și costurile aferente emiterii voucherelor de vacanță pe suport electronic și/sau costul imprimatelor reprezentând voucherele de vacanță pe suport hârtie nu pot fi transferate de către angajator beneficiarilor.“

Angajatorii sunt obligați să organizeze o evidență proprie, potrivit formularelor prevăzute ca model în anexele nr. 1, 3 și 5, pentru voucherele de vacanță pe suport hârtie, respectiv potrivit formularelor prevăzute ca model în anexele nr. 2, 4 și 6, pentru voucherele de vacanță pe suport electronic.“

Beneficiarul poate utiliza voucherele de vacanță pe baza actului de identitate numai pentru achiziționarea de servicii turistice de la unitățile afiliate.“

(1) La sfârșitul perioadei de valabilitate, la data stabilită de angajator sau la data încetării raporturilor de muncă, beneficiarul are obligația să restituie angajatorului voucherele de vacanță pe suport hârtie acordate pentru anul în curs și neutilizate ori necuvenite, potrivit prevederilor legale.

(2) Pentru voucherele de vacanță alimentate pe suport electronic și neutilizate în perioada de valabilitate, unitatea emitentă va restitui valorile nominale către angajator. În cazul voucherelor de vacanță alimentate pe suport electronic și necuvenite, precum și în cazul încetării raporturilor de muncă, angajatorul are obligația de a comunica în timp util informațiile relevante unității emitente, pentru ca aceasta să poată face restituirea valorilor către angajator.

(3) La sfârșitul perioadei de valabilitate a suportului electronic pe care au fost alimentate voucherele de vacanță sau la data încetării raporturilor de muncă, beneficiarul are obligația de a restitui angajatorului suportul electronic, iar acesta, la rândul lui, va restitui suportul electronic unității emitente.

(4) Utilizarea de către beneficiar de vouchere de vacanță pe suport hârtie sau pe suport electronic necuvenite îl va obliga pe acesta la plata contravalorii voucherelor către angajator.“

(1) În vederea desfășurării activității specializate, unitățile emitente încheie contracte cu unități afiliate, astfel cum sunt definite la art. 4 din ordonanța de urgență.

..........

(3) Unitățile emitente încheie contracte numai cu unitățile afiliate care dețin licență de turism sau certificat de clasificare, după caz, emise de Autoritatea Națională pentru Turism și care sunt valabile la data încheierii contractului.

(4) Lista unităților turistice autorizate va fi transmisă unităților emitente de către Autoritatea Națională pentru Turism prin publicarea pe site-ul oficial propriu.“

În scopul garantării accesului beneficiarilor de vouchere de vacanță pe suport electronic la un număr cât mai mare de unități afiliate, unitățile emitente pot folosi, în procesul de emitere, utilizare, circulație și administrare a voucherelor de vacanță pe suport electronic, aplicațiile și infrastructura deja existente și disponibile la unitățile afiliate sau pot dezvolta propriile platforme.“

(1) Unitățile emitente înscriu în factura de livrare a voucherelor de vacanță pe suport hârtie, în vederea decontării de către angajator, cel puțin următoarele:

a) numărul de ordine dintr-o serie continuă, care caracterizează cronologia emisiei de vouchere de vacanță a unității emitente;

b) numărul de vouchere de vacanță pe suport hârtie;

c) costul emiterii voucherelor de vacanță pe suport hârtie;

d) valoarea nominală a unui voucher de vacanță, imprimată pe acesta, din seria livrată;

e) valoarea totală corespunzătoare numărului de vouchere de vacanță livrat;

f) numărul contului bancar distinct și denumirea băncii la care își are deschis contul unitatea emitentă.

(2) Unitățile emitente înscriu în factura de livrare a voucherelor de vacanță pe suport electronic, în vederea decontării de către angajator, cel puțin următoarele:

a) valoarea totală corespunzătoare voucherelor de vacanță alimentate pe suport electronic;

b) costul emiterii voucherelor de vacanță pe suport electronic;

c) numărul contului bancar distinct și denumirea băncii la care își are deschis contul unitatea emitentă.

(3) Unitățile emitente facturează distinct către angajator costul suportului electronic pe care se alimentează voucherele de vacanță sau al înlocuirii acestuia.

(4) Unitățile emitente înscriu într-o anexă la factura fiscală numărul unic de identificare a suportului electronic, în conformitate cu standardele de securitate aplicabile respectivului suport electronic pe care sunt alimentate voucherele de vacanță, corespunzător fiecărui beneficiar, potrivit comenzii de achiziție primite de la angajator, și valoarea nominală totală a voucherelor de vacanță acordate fiecărui beneficiar.“

Unitățile emitente sunt obligate:

a) să deschidă conturi sau subconturi de plăți distincte la societăți bancare ori unități teritoriale ale Trezoreriei Statului, prin care se vor derula sumele reprezentând încasările și plățile aferente valorii nominale a voucherelor de vacanță pe suport hârtie, respectiv încasarea de la angajatori a contravalorii nominale a voucherelor de vacanță pe suport hârtie achiziționate în baza contractelor încheiate cu aceștia și rambursarea de sume către unitățile afiliate, în exclusivitate pentru decontarea valorii nominale a voucherelor de vacanță pe suport hârtie prezentate în baza contractelor încheiate între unitatea emitentă și unitățile afiliate respective. Închiderea acestor conturi sau subconturi de plăți se face numai după ce unitatea emitentă face dovada către instituțiile financiare autorizate că valoarea nominală a voucherelor de vacanță pe suport hârtie emise și încasate de unitatea emitentă a fost decontată integral unităților afiliate;

b) să deschidă conturi sau subconturi de plăți distincte la societăți bancare ori unități teritoriale ale Trezoreriei Statului, prin care se vor derula sumele reprezentând încasările și plățile aferente valorii nominale a voucherelor de vacanță pe suport electronic, respectiv încasarea de la angajatori a contravalorii nominale a voucherelor de vacanță pe suport electronic achiziționate în baza contractelor încheiate cu aceștia și rambursarea de sume către unitățile afiliate, fie direct de către unitățile emitente autorizate de Ministerul Finanțelor Publice, fie indirect, prin intermediul organizațiilor specializate/schemelor de plăți naționale ori internaționale, în exclusivitate pentru decontarea valorii nominale a voucherelor de vacanță pe suport electronic prezentate în baza contractelor încheiate între unitatea emitentă și unitățile afiliate respective. Decontarea valorii nominale a voucherelor de vacanță pe suport electronic se face între unitățile afiliate și unitățile emitente, prin intermediul instituțiilor financiare autorizate, cu sprijinul organizațiilor care administrează scheme/aranjamente de plată ori al altor organizații care dezvoltă sisteme de acceptare proprii sau cu ajutorul propriilor platforme; închiderea acestor conturi sau subconturi de plăți se face numai după ce unitatea emitentă face dovada către instituțiile financiare autorizate că valoarea nominală a voucherelor de vacanță pe suport electronic emise și încasate de unitatea emitentă a fost decontată integral unităților afiliate;

c) să organizeze o evidență operativă proprie, potrivit formularelor prevăzute ca model în anexele nr. 7, 9 și 11, pentru voucherele de vacanță pe suport hârtie, și, respectiv, potrivit formularelor prevăzute ca model în anexele nr. 8, 10 și 12, pentru voucherele de vacanță pe suport electronic, și să transmită date centralizatoare Ministerului Finanțelor Publice;

d) să asigure securitatea livrării voucherelor de vacanță la angajator și a celor returnate de la unitățile afiliate;

e) să asigure elemente de securitate ale voucherului;

f) să asigure transparența și managementul circuitului financiar;

g) să nu utilizeze sumele aferente voucherelor de vacanță pentru reinvestirea în alte scopuri decât cele prevăzute de ordonanța de urgență;

h) să implementeze sisteme și procese organizaționale care să permită autorizarea tranzacțiilor cu vouchere de vacanță pe suport electronic, exclusiv la și doar în măsura în care unitatea afiliată are un contract valabil încheiat cu unitatea emitentă pentru prestarea serviciilor specifice sectorului, în conformitate cu ordonanța de urgență și cu prezentele norme metodologice și în măsura în care identitatea unității afiliate poate să fie stabilită cu exactitate la momentul autorizării tranzacției, în baza unuia sau mai multor elemente de identificare ale acesteia.“

(1) Voucherele de vacanță pe suport electronic care sunt transferate primele către beneficiari de către unitățile emitente vor fi considerate utilizate cu prioritate, în baza principiului «primul intrat primul ieșit» («first-in-first-out»), demonstrat prin evoluția soldului voucherelor de vacanță pe suport electronic.

(2) Sistemul voucherelor de vacanță pe suport electronic organizat de către unitățile emitente în colaborare cu angajatorii trebuie să permită beneficiarilor voucherelor de vacanță pe suport electronic accesul la informațiile privind utilizarea și soldul valorii nominale a voucherelor de vacanță transferate beneficiarilor.

(3) Angajatorii sunt obligați să înștiințeze beneficiarii cu privire la data alimentării și valoarea voucherelor de vacanță transferate pe suportul electronic.

(1) Unitățile afiliate care au încheiat contracte de servicii cu unitățile emitente, în conformitate cu prevederile prezentelor norme metodologice, sunt identificate conform art. 18 lit. h), la nivel de platformă sau de schemă/aranjament de plată, după caz, pentru a permite unităților emitente cu care au încheiat contracte de servicii, în conformitate cu prevederile prezentelor norme metodologice, să autorizeze on-line tranzacțiile cu vouchere de vacanță pe suport electronic efectuate de către beneficiari, exclusiv la acea unitate afiliată care are un contract de servicii valabil încheiat cu o unitate emitentă în baza legii.

(2) Elementele de identificare prevăzute la art. 18 lit. h) și solicitate de unitățile emitente se menționează în contractul încheiat între unitatea afiliată și unitatea emitentă. În cazul schimbării oricărui element de identificare menționat la art. 18 lit. h), unitatea afiliată este obligată să informeze unitatea emitentă cu privire la respectiva modificare.

(3) Unitățile afiliate care au încheiat contracte de servicii cu unitățile emitente trebuie să afișeze la intrarea în unitățile lor turistice autocolantele speciale furnizate de către unitățile emitente.

(1) Entitățile procesatoare și alte organizații specializate utilizate de unitățile emitente pentru a realiza tranzacțiile cu vouchere de vacanță sunt îndreptățite să primească și să utilizeze oricare din informațiile menționate la art. 20, iar unitățile emitente trebuie să furnizeze aceste informații la solicitarea entităților procesatoare sau a organizațiilor specializate implicate în realizarea tranzacțiilor cu vouchere de vacanță.

(2) Informațiile pot fi utilizate numai în scopul îndeplinirii obligațiilor contractuale care rezultă din contractele specifice sectorului de vouchere de vacanță.“

(1) Unitățile afiliate, definite potrivit art. 4 din ordonanța de urgență, pot încheia contracte de prestări de servicii cu unitățile emitente dacă dețin licență de turism valabilă în cazul agențiilor de turism și, respectiv, certificat de clasificare valabil în cazul structurilor de primire turistice, conform prevederilor legale în vigoare.

(2) Unitățile afiliate vor încheia contracte de prestări de servicii cu unitățile emitente. În acest contract va fi prevăzut costul decontării voucherelor de vacanță. Orice altă activitate prestată de emitenți, cu excepția decontării voucherelor, la cererea expresă a unității afiliate va fi negociată de aceștia și facturată în mod separat. În baza contractelor de prestări de servicii încheiate cu unitățile emitente, unitățile afiliate au următoarele obligații:

a) să respecte interdicțiile prevăzute pentru beneficiari la art. 13;

b) să primească voucherele de vacanță doar pentru prestațiile prevăzute în art. 23;

c) să completeze în spațiul destinat fiecărui voucher de vacanță pe suport hârtie utilizat locația, data primirii voucherului de vacanță și să aplice ștampila;

d) să prezinte unității emitente la termenele stabilite prin contract și după prestarea serviciilor voucherele de vacanță pe suport hârtie primite, datate și ștampilate, în vederea decontării;

e) în cazul voucherelor de vacanță pe suport electronic, să debiteze valoarea exactă a serviciilor turistice achiziționate de beneficiar și să îi înmâneze acestuia o dovadă imprimată care conține suma debitată;

f) să implementeze proceduri și procese organizaționale care să permită verificarea eligibilității pachetelor de servicii achiziționate de beneficiari;

g) alte obligații stabilite în baza contractelor de prestări de servicii încheiate cu unitățile emitente.

(3) Unitățile afiliate nu primesc vouchere de vacanță cu termenul de valabilitate expirat; în caz contrar acestea nu se vor deconta de unitatea emitentă.“

Anexele nr. 1-12 fac parte integrantă din prezentele norme metodologice.“