HG nr. 678/2015 - închiderea programelor operaţionale finanţate în perioada 2007–2013 prin Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European, Fondul de Coeziune şi Fondul European pentru Pescuit

(1) Obiectul prezentei hotărâri îl constituie stabilirea cadrului legal național privind principalele activități și termene care trebuie respectate de către toate structurile implicate în închiderea programelor operaționale finanțate în perioada 2007-2013 din Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European, Fondul de Coeziune și Fondul European pentru Pescuit.

(2) Prevederile prezentei hotărâri se aplică și Programului de cooperare transfrontalieră România-Bulgaria 2007-2013, finanțat din Fondul European de Dezvoltare Regională în cadrul obiectivului Cooperare teritorială europeană.

(3) Termenii Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European, Fondul de Coeziune și Fondul European pentru Pescuit, denumite în continuare fonduri, program, axă prioritară, autoritate de management, autoritate de certificare, organism intermediar, beneficiar, operațiune, proiect major, proiect generator de venituri, instrumente de inginerie financiară, ajutor de stat au înțelesul prevăzut în regulamentele Uniunii Europene aplicabile.

(4) Potrivit orientărilor Comisiei referitoare la închiderea programelor operaționale aprobate prin Decizia C (2015) 2771 final din 30 aprilie 2015, pentru aplicarea prezentei hotărâri, expresiile de mai jos semnifică după cum urmează:

a)data finală de eligibilitate a cheltuielilor achitate de beneficiari - 31 decembrie 2015 - se referă la data până la care cheltuielile efectiv plătite de beneficiari pentru punerea în aplicare a operațiunilor finanțate din fonduri, realizate cu aplicarea prevederilor legale naționale și europene în vigoare, sunt eligibile și pot fi rambursate de Comisie; excepție fac cheltuielile efectuate în cadrul instrumentelor de inginerie financiară, pentru care se aplică reguli specifice de eligibilitate;

b)proiecte fazate - se referă la proiecte majore sau proiecte cu un buget total de cel puțin 5 milioane euro, care au două faze identificabile în mod clar din punct de vedere fizic și financiar, care pot fi eșalonate pentru a fi implementate pe două perioade de programare consecutive, 2007-2013 și 2014-2020, cu condiția ca cea de-a doua fază a proiectului să fie eligibilă pentru finanțare din fonduri în perioada 2014-2020; fazarea proiectelor majore implică modificarea deciziilor Comisiei prin care au fost aprobate acele proiecte;

c)proiecte nefuncționale - proiecte care până la data de 1 noiembrie 2016 nu sunt finalizate și în uz; pot fi considerate eligibile, în mod excepțional, pe baza unei justificări temeinice, dacă bugetul total al unui proiect este de cel puțin 5 milioane euro, iar contribuția fondurilor pentru aceste proiecte nu este mai mare de 10% din alocarea totală pentru programul în cadrul căruia au fost finanțate;

d)operațiuni care fac obiectul unei proceduri judiciare/unui recurs administrativ cu efect suspensiv - sume suspendate de la procedura de declarare/certificare, în baza prevederilor legale ale Uniunii Europene și naționale, pentru care au fost formulate suspiciuni de fraudă și/sau care se află în investigare la Departamentul pentru Luptă Antifraudă/Oficiul European de Luptă Antifraudă/Direcția Națională Anticorupție, precum și cele pentru care s-a pus în mișcare acțiunea penală, până la emiterea unei hotărâri judecătorești definitive;

e)debite nerecuperabile - debite constituite în conformitate cu prevederile legislației în vigoare, care nu se mai pot recupera deși statul membru a întreprins toate măsurile necesare pentru recuperare;

f)declarația de închidere - documentul elaborat de Autoritatea de audit prin care se evaluează corectitudinea aplicației de plată a soldului final, precum și legalitatea și regularitatea tranzacțiilor cuprinse în declarația finală de cheltuieli;

g)documentele de închidere - pachetul de documente ce trebuie transmise Comisiei până la 31 martie 2017 pentru fiecare program operațional, care conține:

I. aplicația de plată a soldului final și o declarație de cheltuieli, conform prevederilor regulamentelor europene aplicabile;

II. raportul final de implementare a programului operațional, conform prevederilor regulamentelor europene aplicabile;

III. declarația de închidere însoțită de raportul final de control al Autorității de audit.

Autoritățile de management (AM) au obligația realizării în principal a următoarelor activități și respectării următoarelor termene:

a)30 septembrie 2015: cereri de modificare a deciziilor Comisiei

1. depunerea la Comisia Europeană a cererii de modificare a unei decizii pentru un program operațional, inclusiv modificarea planului de finanțare pentru transferul de fonduri între prioritățile aceluiași program în cadrul aceluiași obiectiv și al componentelor obiectivului și în cadrul aceluiași fond. Nu implică un transfer între fondurile structurale;

2. depunerea la Comisia Europeană a cererii de modificare a unei decizii pentru un proiect major, inclusiv pentru proiectele majore care urmează a fi eșalonate;

b)ianuarie-16 mai 2016: verificări cereri de rambursare

1. urmărirea respectării de către beneficiari a termenelor contractuale/legale pentru depunerea cererilor de rambursare pentru cheltuielile plătite de aceștia până la 31 decembrie 2015;

2. analiza cererilor de rambursare primite de la beneficiari, aferente cheltuielilor plătite până la sfârșitul anului 2015;

3. realizarea verificărilor de management, conform regulamentelor europene aplicabile;

c)16 mai 2016: declarația de cheltuieli pentru ultima aplicație de plată intermediară

- transmiterea la Autoritatea de certificare și plată (ACP) a declarației de cheltuieli pentru ultima aplicație de plată intermediară;

d)30 iunie 2016: raportări instrumente de inginerie financiară

- transmiterea la Comisie, după caz, a datelor privind instrumentele de inginerie financiară, conform regulamentelor europene aplicabile;

e)mai-august 2016: analize și verificări de management pentru declarația finală de cheltuieli

1. realizarea verificărilor de management, în conformitate cu regulamentele europene aplicabile, pentru cheltuielile solicitate de beneficiari neincluse, în mod excepțional, în declarația de cheltuieli pentru ultima aplicație de plată intermediară;

2. asigurarea că declarația finală de cheltuieli aferentă programului a fost și poate fi reconciliată cu înregistrările din sistemul contabil aferent programului, respectiv cu cele din Sistemul unic de management al informației/Sistemul de management al informației pentru programele de cooperare teritorială europeană/Sistemul informațional de monitorizare a Programului operațional pentru pescuit;

3. asigurarea că există o pistă de audit adecvată până la nivelul beneficiarului final, pentru fondurile Uniunii Europene și pentru fondurile naționale aferente acestora;

4. reflectarea în declarația finală de cheltuieli pentru program a sumei aferente contribuției publice plătite efectiv beneficiarilor, în conformitate cu reglementările europene aplicabile;

5. asigurarea întrunirii condițiilor stabilite în regulamentele europene aplicabile cu privire la avansurile plătite beneficiarilor, în ceea ce privește ajutoarele de stat, potrivit prevederilor art. 107 alin. (1) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene și în contul instrumentelor de inginerie financiară;

6. finalizarea investigațiilor, prin emiterea titlurilor de creanță și luarea măsurilor de recuperare a debitelor, după caz, pentru toate suspiciunile de neregulă rezultate din verificările de management, verificările efectuate de ACP, auditurile de sistem și de operațiuni ale Autorității de audit, auditurile efectuate de către alte organisme naționale și auditurile Comisiei și Curții Europene de Conturi;

7. stabilirea sumelor care reprezintă dobânda bonificată pentru prefinanțare și care a fost alocată în cadrul programelor, conform prevederilor regulamentelor europene aplicabile;

8. calcularea deducerilor noi/suplimentare de venituri nete aferente proiectelor generatoare de venituri și reflectarea corespunzătoare a acestora în declarația finală de cheltuieli;

9. verificarea stadiului implementării proiectelor din lista proiectelor nefinalizate în perioada de eligibilitate, a căror finalizare trebuia asigurată de beneficiari din resurse proprii;

10. asigurarea că toate proiectele incluse în declarația finală de cheltuieli sunt funcționale sau vor fi incluse în lista proiectelor nefuncționale, atașată declarației;

11. stabilirea listei proiectelor nefuncționale;

12. stabilirea listei cu proiecte nemajore fazate;

13. stabilirea listei proiectelor majore și a informațiilor care vor fi incluse în anexa I a raportului final de implementare;

14. analiza operațiunilor care fac obiectul unei proceduri judiciare/unui recurs administrativ cu efect suspensiv și stabilirea listei cu aceste operațiuni, în funcție de decizia de retragere integrală sau parțială din program, de înlocuire cu altă operațiune eligibilă ori de menținere în program;

15. luarea deciziei cu privire la solicitarea suportării de la bugetul general al Uniunii Europene a sumelor declarate conform prevederilor regulamentelor europene aplicabile drept "Sume care nu pot fi recuperate“;

16. elaborarea raportului cu privire la utilizarea sumelor suplimentare (top-up) acordate României conform prevederilor regulamentelor europene aplicabile și detalierea măsurilor complementare adoptate pentru a asigura că aceste sume au fost orientate în special către proiectele care promovează competitivitatea, creșterea economică și ocuparea forței de muncă;

f) 1 septembrie 2016: transmiterea la ACP a declarației finale de cheltuieli pentru program;

g)august-octombrie 2016: elaborarea raportului final de implementare

- elaborarea raportului final de implementare, consultarea ACP și a Ministerului Fondurilor Europene și corelarea informațiilor financiare cu cele incluse în declarația finală de cheltuieli;

h)1 noiembrie 2016: transmiterea raportului final de implementare la Autoritatea de audit, mai puțin informațiile privind instrumentele de inginerie financiară, pentru care termenul de transmitere la Autoritatea de audit este 31 ianuarie 2017;

i)31 decembrie 2016: decizii ale statului membru

1. supunerea spre aprobarea Guvernului a listei proiectelor nefuncționale și a angajamentului de finalizare a lor în termen de 2 ani de la depunerea documentelor de închidere; instituirea unui mecanism de monitorizare a stadiului proiectelor nefuncționale;

2. supunerea spre aprobarea Guvernului a sumelor declarate conform prevederilor regulamentelor europene aplicabile drept "Sume care nu pot fi recuperate“, dacă nu se solicită suportarea acestora de la bugetul general al Uniunii Europene;

3. supunerea spre aprobarea Guvernului a angajamentelor juridice și financiare pentru finalizarea proiectelor fazate.

În cazul Programului de cooperare teritorială europeană România-Bulgaria se vor avea în vedere și prevederile regulamentelor aplicabile referitoare la aprobarea Comitetului comun de monitorizare;

j)15 ianuarie 2017: transmiterea la ACP a declarației anuale privind sumele retrase, recuperate, în curs de recuperare și care nu mai pot fi recuperate;

k)februarie 2017: aprobarea raportului final de implementare

1. definitivarea raportului final de implementare, pe baza constatărilor/recomandărilor preliminare de audit ale Autorității de audit și a comentariilor rezultate din consultarea tuturor părților interesate, respectiv Ministerul Fondurilor Europene, ACP, membrii CM;

2. aprobarea de către Comitetul de monitorizare a programului a raportului final de implementare, conform prevederilor regulamentelor europene aplicabile;

l)31 martie 2017: transmiterea la Comisie, prin sistemul electronic de schimb de date, denumit în continuare SFC 2007, a raportului final de implementare;

m)aprilie 2017-31 martie 2019: raportarea privind proiectele nefuncționale

- raportarea semestrială către Comisie cu privire la aspectul operațional al proiectelor finalizate și la măsurile luate pentru finalizarea proiectelor din listă;

n)aprilie 2017 - notificarea închiderii programului: raportarea privind proiectele suspendate

- informarea permanentă a Comisiei cu privire la rezultatul procedurilor judiciare/administrative privind proiectele suspendate.

ACP are obligația realizării, în principal, a următoarelor activități și respectării următoarelor termene:

a)30 iunie 2016: ultima aplicație de plată intermediară

- transmiterea la Comisie și la Autoritatea de audit a ultimei aplicații de plată intermediară;

b)1 septembrie-31 octombrie 2016: verificări pentru întocmirea declarației finale de cheltuieli și a aplicației de plată a soldului final

1. asigurarea că există suficiente informații de la AM-uri pentru certificarea eligibilității, legalității și regularității sumelor declarate;

2. asigurarea că sumele recuperate până la data de 31 august 2016 sunt luate în considerare în declarația finală de cheltuieli;

3. solicitarea de informații suplimentare și efectuarea de verificări proprii, dacă este necesar;

4. deducerea din cheltuielile declarate Comisiei a veniturilor nete calculate pentru proiectele generatoare de venituri, în baza informațiilor primite de la AM;

5. elaborarea anexei la declarația de cheltuieli referitoare la instrumentele de inginerie financiară și ajutoarele de stat, în baza informațiilor primite de la AM;

6. asigurarea că informațiile financiare cuprinse în declarația finală de cheltuieli și aplicația de plată a soldului final sunt aliniate cu cele din SFC 2007;

c)1 noiembrie 2016: declarația finală de cheltuieli și aplicația de plată a soldului final;

- transmiterea la Autoritatea de audit a declarației finale de cheltuieli și a aplicației de plată a soldului final;

d)ianuarie-martie 2017: declarația anuală privind sumele retrase și recuperate

1.31 ianuarie - transmiterea la Autoritatea de audit a declarației anuale privind sumele retrase, recuperate, în curs de recuperare și care nu mai pot fi recuperate, cu luarea în considerare a informațiilor din evidențele ACP până la data de 31 decembrie 2016;

2.15 martie - transmiterea prin SFC 2007 a declarației anuale privind sumele retrase, recuperate, în curs de recuperare și care nu mai pot fi recuperate, revizuită, după caz, ca urmare a constatărilor/recomandărilor de audit ale Autorității de audit;

3. transmiterea la Autoritatea de audit a declarației finale de cheltuieli și a aplicației de plată a soldului final, revizuite ca urmare a constatărilor/recomandărilor finale de audit ale Autorității de audit, în termen de două săptămâni de la primirea acestora;

e)31 martie 2017: transmiterea la Comisie, prin SFC 2007, a aplicației de plată a soldului final și a declarației finale de cheltuieli

(1) Autoritatea de audit efectuează auditul de închidere, elaborează Raportul final de control și Declarația de închidere a programului în conformitate cu prevederile regulamentelor europene aplicabile.

(2) Corelativ termenelor asumate de AM și de ACP, în acord cu recomandările Comisiei din orientările referitoare la închiderea programelor operaționale, Autoritatea de audit va realiza activitățile necesare elaborării documentelor pentru care este responsabilă din pachetul de închidere, cu luarea în considerare și a următoarelor termene:

a)noiembrie 2016-martie 2017: verificarea documentelor din pachetul de închidere

1. solicitarea de completări și clarificări AM și ACP;

2. comunicarea către ACP a eventualelor corecții/observații care vor fi avute în vedere la transmiterea prin SFC a declarației anuale privind sumele retrase, recuperate, în curs de recuperare;

3. comunicarea către ACP a rezultatelor finale ale misiunilor de audit aferente documentelor de închidere;

b)31 martie 2017: transmiterea la Comisie, prin SFC 2007, a raportului final de control și a declarației de închidere pentru fiecare program operațional

(1) În termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, Ministerul Fondurilor Europene va aproba, prin ordin al conducătorului instituției, înființarea unui grup de lucru interinstituțional, format din organele de conducere ale structurilor/instituțiilor implicate în procesul de închidere a programelor operaționale prevăzute la art. 1, autorități de management, organisme intermediare, ACP și Autoritatea de audit, care va analiza periodic stadiul realizării calendarului de închidere și va propune măsuri corective în scopul evitării blocajelor și al recuperării eventualelor întârzieri.

(2) Ministerul Fondurilor Europene va informa periodic Guvernul cu privire la stadiul îndeplinirii activităților și respectării termenelor prevăzute în prezenta hotărâre.