ANEXĂ - NORME. - HOTĂRÂRE nr. 68/2015 - aprobarea Normelor privind instituirea de auditorii financiari a măsurilor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului

Auditorii financiari activi, persoane fizice și firme de audit, adoptă și aplică, în conformitate cu dispozițiile Legii nr. 656/2002 și ale Hotărârii Guvernului nr. 594/2008, politici și proceduri proprii de cunoaștere a clienților pentru prevenirea spălării banilor sau finanțării terorismului, de control intern, de evaluare și gestionare a riscurilor, de păstrare a evidențelor și de raportare, precum și de monitorizare a conformității cu aceste politici și proceduri, pentru a preveni și împiedica implicarea auditorilor financiari în tranzacții suspecte de spălare de bani și finanțare a terorismului, asigurând instruirea corespunzătoare a angajaților. Asemenea politici și proceduri, specifice activității desfășurate în calitate de membri ai Camerei, trebuie incluse în sistemul de control intern al calității, implementat de auditorii financiari în conformitate cu Standardul Internațional de Control al Calității (ISQC) 1.

(1) Auditorii financiari, persoane fizice și firme de audit, stabilesc, prin politicile și procedurile de cunoaștere a clientului, mecanisme și măsuri ce trebuie implementate pentru respectarea Legii nr. 656/2002, a Hotărârii Guvernului nr. 594/2008 și a prezentelor norme.

(2) Politicile și procedurile de cunoaștere a clientului trebuie să fie adoptate și supuse revizuirii ori de câte ori apar modificări ale reglementărilor referitoare la prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, precum și atunci când auditorul financiar consideră că este necesar.

Auditorii financiari, persoane fizice și firme de audit, au obligația să identifice, să verifice și să înregistreze identitatea clienților și a beneficiarilor reali înainte de a iniția orice relație de afaceri cu aceștia.

Firmele de audit sunt obligate să informeze toți angajații asupra politicilor și procedurilor emise în baza Legii nr. 656/2002 și trebuie să asigure instruirea corespunzătoare a angajaților cu privire la prevenirea și combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului, inclusiv prin programe speciale de instruire, la care pot participa și reprezentanți din cadrul Oficiului, la solicitarea acestora.

Politicile și procedurile proprii de cunoaștere a clientului trebuie să corespundă naturii, volumului, complexității și întinderii activității acestuia și să fie adaptate la gradul de risc asociat categoriilor de clienți pentru care membrii Camerei prestează servicii, în calitate de auditori financiari, și la gradul de risc al serviciilor oferite.

Principalele elemente privind cunoașterea clientului în materia prevenirii și combaterii spălării banilor, precum și a finanțării terorismului sunt următoarele:

a) politica de acceptare a clienților, prin care să se stabilească categoriile de clienți, în funcție de risc, precum și de monitorizare pe parcursul relațiilor profesionale;

b) conținutul măsurilor-standard și măsurile suplimentare de cunoaștere a clientului pentru fiecare categorie de clientelă;

c) verificarea operațiunilor neobișnuite ale clienților pentru identificarea tranzacțiilor suspecte;

d) modalități de întocmire și păstrare a evidențelor, precum și stabilirea accesului la acestea.

(1) Auditorii financiari trebuie să elaboreze și să aplice proceduri adecvate de identificare a clienților, atunci când acceptă o misiune ce urmează a fi derulată în calitate de membri ai Camerei.

(2) Auditorii financiari au obligația de a aplica principiul "cunoaște-ți clientul“, principiu care începe chiar de la inițierea relației prin preluarea și înregistrarea informațiilor necesare identificării acestuia și continuă prin monitorizare pe parcursul relațiilor profesionale. Aceste politici au ca rezultat întocmirea evidențelor corespunzătoare privind cunoașterea clientului și stabilirea atitudinii ce trebuie adoptată de către auditorul financiar în cazul unor tranzacții suspecte de spălare a banilor și/sau de finanțare a terorismului.

(3) Volumul informațiilor obținute despre client și verificarea identității acestuia vor depinde de evaluarea riscurilor și încadrarea în categoriile de clienți, în funcție de risc.

Auditorii financiari au obligația ca în desfășurarea activității lor să adopte măsuri adecvate de prevenire a spălării banilor și finanțării terorismului și în acest scop, în funcție de risc, aplică măsuri-standard, măsuri simplificate sau măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei, care să le permită identificarea, după caz, și a beneficiarului real.

Auditorii financiari au obligația de a aplica măsurile-standard de cunoaștere a clientului în situațiile prevăzute la art. 13 din Legea nr. 656/2002.

Auditorii financiari au obligația de a revizui măsurile-standard de identificare a clientului în momentul în care apar suspiciuni asupra acestuia în cursul desfășurării misiunii. De asemenea, auditorii financiari vor efectua monitorizarea relației de afaceri, pentru a se asigura că informațiile deținute despre client sunt actualizate.

Principalele măsuri-standard de cunoaștere a clientului cuprind:

a) identificarea clientului pe bază de documente și, după caz, de informații obținute din surse independente;

b) identificarea, dacă este cazul, a beneficiarului real și verificarea, pe bază de documente și, după caz, de informații obținute din surse independente, în funcție de risc, a identității acestuia;

c) obținerea de informații despre scopul și natura relației de afaceri;

d) monitorizarea relației de afaceri, pentru a se asigura că acestea sunt concordante cu informațiile privind identitatea clientului, precum și cu profilul de risc.

(1) Identificarea clienților persoane juridice are în vedere obținerea cel puțin a datelor menționate în documentele de înmatriculare prevăzute de lege, precum și dovada că persoana fizică care semnează contractul reprezintă legal persoana juridică, respectiv:

a) numărul, seria și data certificatului/documentului de înregistrare la Oficiul Național al Registrului Comerțului sau la alte autorități;

b) denumirea;

c) codul unic de înregistrare (CUI) sau echivalentul acestuia pentru persoanele străine;

d) instituția de credit și codul IBAN;

e) adresa completă a sediului social/sediului central sau, după caz, a sucursalei;

f) numărul de telefon, fax și, după caz, e-mailul, adresa paginii de internet;

g) tipul și natura activității desfășurate;

h) scopul și natura tranzacțiilor/operațiunilor derulate cu entitatea reglementată;

i) identitatea persoanelor care, potrivit actelor constitutive și/sau hotărârii organelor statutare, sunt învestite cu competența de a conduce și a reprezenta entitatea, precum și puterile acestora de angajare a entității;

j) numele beneficiarului real, dacă este cazul;

k) identitatea persoanei care acționează în numele clientului, precum și informații pentru a se stabili că aceasta este autorizată/împuternicită în acest sens.

(2) Auditorii financiari vor lua măsurile de identificare a persoanelor fizice care acționează în numele clientului persoană juridică, potrivit politicilor și procedurilor referitoare la identificarea persoanelor fizice și vor analiza documentele în baza cărora sunt mandatate să acționeze în numele persoanei juridice.

(1) Identificarea persoanelor fizice care acționează în numele clientului persoană juridică are în vedere obținerea cel puțin a următoarelor informații:

a) numele și prenumele;

b) data și locul nașterii;

c) codul numeric personal sau, dacă este cazul, un alt element unic de identificare similar;

d) domiciliul și, dacă este cazul, reședința;

e) numărul de telefon, fax, adresa de poștă electronică, după caz;

f) cetățenia;

g) calitatea de rezident/nerezident;

h) funcția publică importantă deținută, în cazul clienților care sunt rezidenți în străinătate, dacă este cazul.

(2) Auditorii financiari au obligația de a păstra, pe o perioadă de 5 ani începând cu data la care se încheie relația cu clientul, copii ale documentelor care atestă informațiile de la alin. (1), referitoare la persoana fizică ce acționează în numele clientului persoană juridică. Auditorii financiari au obligația de a verifica informațiile primite de la client, prin informații disponibile din surse independente.

Auditorii financiari pot aplica măsuri simplificate de cunoaștere a clientelei în situațiile prevăzute la art. 17 din Legea nr. 656/2002, acestea indicând cazuri și condiții care prezintă risc scăzut în privința spălării banilor și a finanțării terorismului. Auditorii financiari vor efectua o monitorizare a relației de afaceri, pentru a se asigura că informațiile deținute despre client sunt actualizate și încadrarea unui client în categoria de risc scăzut se poate menține.

(1) Auditorii financiari sunt obligați să aplice, pe lângă măsurile-standard de cunoaștere a clientelei, în funcție de risc, măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei, așa cum sunt prevăzute la art. 12 alin. (2) din Regulamentul de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea și sancționarea spălării banilor, precum și pentru instituirea unor măsuri de prevenire și combatere a finanțării terorismului, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 594/2008, cu modificările ulterioare, în toate situațiile care, prin natura lor, pot prezenta un risc sporit de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului.

(2) Auditorii financiari vor acorda o atenție sporită clienților care sunt implicați în relații de afaceri cu firme și persoane din jurisdicții care nu beneficiază de sisteme adecvate de prevenire și combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, precum și tuturor tranzacțiilor complexe, neobișnuit de mari sau care nu se circumscriu tipologiei obișnuite, inclusiv tranzacțiilor care nu par să aibă un sens economic, comercial ori legal.