FIŞA EVALUATORULUI - HG 1062 2011 Norme metodologice pentru evaluarea şi clasificarea în vederea certificării a unităţilor şi instituţiilor din sistemul naţional de cercetare-dezvoltare

ANEXA Nr. 2

la normele metodologice

FIŞA EVALUATORULUI

Procesul de evaluare şi clasificare are următoarele componente:

1.autoevaluarea unităţilor şi instituţiilor, precum şi obligaţia de a elabora un plan de dezvoltare, care vor determina unităţile şi instituţiile să adopte şi să utilizeze metode moderne de planificare strategică şi management orientat pe rezultate;

2.vizita experţilor internaţionali care va furniza informaţii, sugestii şi comentarii utile şi constructive, dintr-un punct de vedere obiectiv, extern, şi care prin discuţiile şi şedinţele cu conducerea unităţii sau instituţiei, precum şi cu membrii acesteia va genera oportunităţi de înnoire a abordărilor administrative şi manageriale la nivelul fiecărei unităţi şi instituţii;

3.raportul de evaluare, prin care echipa de experţi va înainta o analiză detaliată asupra direcţiilor optime de dezvoltare şi ameliorare continuă a fiecărei unităţi şi instituţii şi care va furniza o informaţie esenţială către Autoritatea Naţională pentru Cercetare Ştiinţifică sau organul ori instituţia de tutelă în vederea deciziilor referitoare la cel mai adecvat mod de a susţine şi ghida dezvoltarea fiecărei unităţi sau instituţii şi de a o acompania pe calea către excelenţă prin intermediul unei susţineri administrative şi financiare adecvate.

În cele ce urmează se detaliază criteriile de evaluare ce se vor avea în vedere la acordarea notelor. Pentru fiecare unitate sau instituţie, aceste criterii iau în considerare aspectele specifice fiecărui domeniu ştiinţific, în scopul de a furniza o analiză relevantă şi de a sprijini dezvoltarea optimală a unităţii sau instituţiei evaluate.

1.Calitatea activităţii de cercetare-dezvoltare şi a rezultatelor acestei activităţi

– Se vor lua în considerare numărul, şi în special calitatea publicaţiilor şi brevetelor realizate de personalul instituţiei în ultimii 4 ani, inclusiv cele prezentate la conferinţe sau la congrese internaţionale. Se poate folosi scorul relativ de influenţă sau analiza citărilor pentru a se estima nivelul de prestigiu al publicaţiilor. În instituţiile active în unele domenii ale ştiinţelor sociale şi umaniste, indicatori ai vizibilităţii şi prestigiului naţional şi internaţional sunt, pe lângă articolele ştiinţifice publicate în reviste internaţionale prestigioase, şi publicarea de cărţi de cercetare, editarea de volume colective şi publicarea de studii ştiinţifice în volume colective, precum şi publicarea de ediţii critice, dicţionare şi enciclopedii la edituri naţionale sau internaţionale de prestigiu, precum şi realizarea de studii prospective şi/sau strategice în domeniul ştiinţific corespunzător, în serviciul organului public central coordonator.

– În contextul strategiei europene pentru anul 2020, capacitatea de a atrage fonduri din surse private sau internaţionale, în special din programele de cercetare şi inovare ale Uniunii Europene, constituie un element esenţial al unei activităţi de anvergură şi vizibilitate naţională şi internaţională, în special în vederea angajamentului României de a atrage 1% din PIB din domeniul privat către activitatea de cercetare-dezvoltare până în anul 2020.

– Pentru domeniile aplicative, numărul de brevete internaţionale obţinute este un indicator cu dublă importanţă: pentru deschiderea şi relevanţa internaţională dar şi pentru vizibilitatea şi deschiderea către mediul industrial. Relevanţa brevetelor este dată de aplicarea acestora şi de veniturile generate din exploatarea acestora.

– În ţări cu o puternică tradiţie de cercetare aplicativă, în domeniile ştiinţelor vieţii şi ale naturii, în special cele inginereşti, principalul mijloc de transfer tehnologic către mediul economic este lansarea de societăţi comerciale (de tip „start-up“ sau „spin-off“) în vederea introducerii pe piaţă şi a valorificării unor tehnologii, metode, produse sau servicii inovatoare. Preocuparea şi implicarea activă a conducerii unităţii sau instituţiei pentru a încuraja şi susţine lansarea de societăţi comerciale inovatoare constituie indicatori esenţiali referitori la conectarea instituţiei la mediul economic. În cazul institutelor naţionale de cercetaredezvoltare se vor lua în considerare în special furnizarea către administraţia publică centrală, regională sau locală a unor tehnologii, servicii ori studii strategice sau prospective în domeniile de răspundere strategică şi politică respective.

– Diseminarea şi popularizarea rezultatelor activităţii de cercetare-dezvoltare sunt părţi componente din aceasta.

2.Calitatea resursei umane.

– Criteriul resursei umane este parţial corelat cu cel precedent, cu o distincţie esenţială: gradul de uniformitate sau neuniformitate al nivelului de vizibilitate şi performanţă între diferitele echipe conform criteriilor enumerate la pct. 1. O dezvoltare instituţională optimă trebuie să se asigure că fiecare echipă are o strategie şi o zonă de performanţă bine definită, în interiorul căreia este competitivă la nivel internaţional. Existenţa unor echipe cu o performanţă net inferioară este un indicator al unei viziuni şi culturi manageriale deficitare.

– Printre indicatorii utili în acest sens se regăsesc vârsta medie (sub 45 de ani) a personalului, capacitatea de a atrage tineri cu studii superioare (în principal doctorale) obţinute în alte instituţii decât cea evaluată, în special în străinătate, sau cu stagii de pregătire ori de cercetare efectuate în străinătate, în special în cadrul unor instituţii prestigioase pe plan mondial, precum şi mobilitatea personalului între mediul public şi cel privat.

– Experţii vor estima adecvarea raportului numeric între personalul de cercetare-dezvoltare şi personalul auxiliar şi administrativ; un raport disproporţionat, în special în favoarea personalului administrativ, este un indicator al unei politici de personal neadecvată obiectivelor statutare ale unităţii sau instituţiei.

3.Calitatea infrastructurii şi gradul de exploatare al acesteia

– Calitatea infrastructurii, în special a echipamentelor mari – în domeniile unde acestea sunt relevante – este un indicator extrem de util pentru evaluarea calităţii managementului instituţional deoarece necesită un efort coerent, un grad înalt de coeziune al colectivelor de cercetare la nivel instituţional şi o viziune strategică la nivelul conducerii unităţii sau instituţiei. Capacitatea de a atrage fonduri şi de a le canaliza în mod eficient pentru o dezvoltare strategică a unităţii sau instituţiei constituie un aspect esenţial al unui management de calitate.

– Gradul de exploatare al infrastructurilor furnizează de asemenea o informaţie esenţială, deşi indirectă: aceasta subliniază o convergenţă şi o sinergie extrem de preţioase ale capacităţii administrative cu o masă critică la nivel ştiinţific. Infrastructurile majore vor fi semnalate în raportul de evaluare pe 4 categorii, conform nivelului de utilizare/exploatare: sub 25%, între 25% şi 50%, între 50% şi 75%, sau peste 75%.

4.Eficienţa managementului şi calitatea mediului de cercetare

Birocraţia redusă şi preocuparea pentru creşterea eficienţei reprezintă principalele atracţii şi factori de motivare pentru creşterea performanţei resurselor umane. De aceea, printre sarcinile esenţiale ale expertului se numără evaluarea calităţii mediului de cercetare, care include aspecte cum ar fi:

– existenţa unor mecanisme transparente de evaluare a personalului şi de promovare şi stimulare financiară a personalului performant, focalizate pe merit şi pe performanţele profesionale reale;

– eficienţa procedurilor administrative implementate în cadrul instituţiei;

– gradul de satisfacţie a personalului de cercetaredezvoltare referitoare la sprijinul oferit de aparatul administrativ, auxiliar şi tehnic;

– eficienţa administrativă a mediului de cercetare – în limita constrângerilor prevăzute de legislaţia în vigoare şi de contractele de finanţare – inclusiv aspecte precum plata la timp a drepturilor salariale; achiziţia de materiale şi consumabile în termen rezonabil (de regulă sub 30 de zile) de la depunerea referatului de necesitate (în limitele fondurilor disponibile); decontarea cheltuielilor în interes de serviciu în termen rezonabil (de regulă sub 15 zile) de la depunerea documentelor justificative; angajarea de personal pe termen determinat, plătit din bugetul unui proiect, în termen rezonabil (de regulă sub 30 de zile) de la solicitarea directorului de proiect; asigurarea, pentru fiecare proiect contractat, a unei persoane de contact cu autorităţile contractante pentru realizarea sarcinilor administrative aferente proiectelor contractate; investiţia de timp, în medie, pentru a obţine aprobările necesare depunerii unei cereri de finanţare la competiţii naţionale sau internaţionale; eficienţa procedurilor necesare aprobării unor cheltuieli din fonduri din proiecte de cercetare sau din fonduri instituţionale; existenţa unui serviciu de documentare funcţional;

– gradul de transparenţă în luarea deciziilor şi alocarea fondurilor în interiorul instituţiei;

– nivelul de implicare a personalului unităţii sau instituţiei în procesul de luare a deciziilor;

– eventualele probleme sesizate în domeniul eticii şi a bunei conduite profesionale: plagiat, coautorat nejustificat, falsificare de date în publicaţii sau rapoarte, conflicte de interese ori nepotism în interiorul unităţii sau instituţiei;

– eficienţa şi disponibilitatea personalului auxiliar şi administrativ pentru a asista şi susţine personalul de cercetaredezvoltare;

– aderarea la bunele practici în domeniul managementului instituţional în cercetare la nivel european şi internaţional, prin adoptarea şi implementarea la nivelul regulamentelor interne de funcţionare a unor practici precum cele recomandate în următoarele documente:

• Codul european al cercetătorilor şi Codul de conduită pentru recrutarea cercetătorilor

http://ec.europa.eu/euraxess/index.cfm/rights/index

• Strategia resurselor umane pentru cercetători, C (2005)576 final, COM (2008)317 final

http://ec.europa.eu/euraxess/index.cfm/rights/strategy4Researcher

http://ec.europa.eu/euraxess/index.cfm/rights/strategy4ResearcherOrgs

• Ghidul Institutului de Tehnologie din Massachusetts de gestiune a datelor de cercetare.

http://libraries.mit.edu/guides/subjects/data-management/

• Manualul Oslo – Linii directoare în colectarea şi interpretarea datelor privind inovarea, ediţia a III-a, OECD, Paris

http://www.oecd.org/document/33/0,3343, en_2649_34273_35595607_1_1_1_37417,00.html

• Standardul de management al calităţii ISO 9001: 2008.

5.Calitatea şi credibilitatea planului de dezvoltare instituţională

Expertul va evalua adecvarea şi realismul planului de cercetare al unităţii ori instituţiei, în special în lumina performanţelor actuale ale unităţii sau instituţiei, a calităţii resurselor umane, a infrastructurii şi a capacităţii manageriale şi administrative demonstrate până la data evaluării. Raportul va comenta asupra următoarelor aspecte ale planului de dezvoltare:

– adecvarea principalelor direcţii de cercetare cu experienţa existentă;

– mecanismele de stimulare a apariţiei de noi idei, direcţii şi domenii;

– adecvarea politicii de recrutare prevăzute cu obiectivele propuse;

– stimularea şi susţinerea colaborărilor şi parteneriatelor cu alte instituţii de prestigiu, atât cu instituţii publice din ţară, dar în special din străinătate, cât şi din mediul privat;

– creşterea vizibilităţii prin implicarea în activităţi de comunicare ştiinţifică şi în proiecte majore la nivel naţional şi internaţional;

– susţinerea apariţiei masei critice în domeniile-cheie pentru dezvoltarea instituţiei.

6.Realizarea obiectivelor stabilite în precedentul raport de evaluare, numai pentru unităţile sau instituţiile ce se evaluează şi se clasifică în vederea recertificării

– realizarea obiectivelor de rezultate ale activităţii de cercetare-dezvoltare;

– realizarea obiectivelor de îmbunătăţire a resursei umane;

– realizarea obiectivelor de îmbunătăţire a infrastructurii;

– realizarea obiectivelor de îmbunătăţire a mediului de cercetare.

Raportul de evaluare va include note informale pe fiecare din indicatorii enumeraţi mai sus pentru fiecare din cele 5 sau 6 criterii, după caz. Criteriile vor fi notate în mod formal, conform prevederilor art. 15 din normele metodologice. Notarea pentru fiecare criteriu şi indicator se va face de la 1 la 5, după cum urmează:

1– „Absent“ sau „Neglijabil“. Schimbări în profunzime sunt necesare în această zonă.

2– „Marginal“. Eforturi în această direcţie există, dar au produs rezultate nesatisfăcătoare până în prezent.

3– „Mediocru“. Calitatea există dar este departe de a fi atins un nivel satisfăcător la nivel de instituţie. Strategia nu este neapărat adecvată pentru ameliorarea situaţiei pe termen scurt şi o schimbare urgentă de direcţie este necesară.

4– „Bine“. Instituţia a dedicat eforturi semnificative în această direcţie, cu rezultate solide. Zone de îmbunătăţire semnificativă rămân, dar planul de dezvoltare le abordează în mod coerent şi plauzibil.

5– „Excelent“. Acest criteriu este compatibil cu o instituţie performantă la nivel mondial.