Ordinul MAI nr. 76/2015 - regulile de eligibilitate aplicabile cheltuielilor în cadrul Fondului pentru securitate internă şi Fondului pentru azil, migraţie şi integrare

Prezentul ordin are ca scop stabilirea regulilor de eligibilitate aplicabile cheltuielilor realizate în cadrul proiectelor, acțiunilor și componentelor de asistență tehnică finanțate integral sau parțial din programele naționale ale Fondului pentru securitate internă și Fondului pentru azil, migrație și integrare din Cadrul financiar multianual 2014-2020, domeniul Afaceri interne.

(1) Prezentul ordin utilizează termeni și expresii având semnificația prevăzută în cuprinsul art. 2 din Hotărârea Guvernului nr. 48/2015 privind stabilirea sistemului de management și control în vederea gestionării fondurilor acordate României prin Cadrul financiar multianual 2014-2020, domeniul Afaceri interne.

(2) Referirile din prezentul ordin la "Fond" se înțeleg ca referiri la Fondul pentru securitate internă și/sau Fondul pentru azil, migrație și integrare, în funcție de context.

(1) Pentru a fi considerate eligibile, cheltuielile trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții:

a) să se încadreze în domeniul de aplicare al Fondului, în obiectivul general și obiectivele specifice ale acestuia, astfel cum sunt definite în regulamentul specific aplicabil;

b) să se încadreze în acțiunile eligibile stabilite prin regulamentul specific aplicabil;

c) să fie necesare pentru desfășurarea activităților care fac obiectul proiectului, făcând parte din programul național aferent fiecărui Fond, aprobat de Comisia Europeană;

d) să fie rezonabile și să respecte principiile transparenței, bunei gestiuni financiare, în special raportul calitate/preț și cost/beneficiu;

e) să fie efectuate de către beneficiar sau de către partenerii din proiect. Normele aplicabile beneficiarului se aplică, în mod corespunzător și obligatoriu, partenerilor proiectului;

f) în cazul proiectelor finanțate prin Fondul pentru azil, migrație și integrare să fie legate de grupurile-țintă la care se face referire în cadrul regulamentului specific;

g) să fie indicate în bugetul general total estimat al proiectului sau al activității finanțate;

h) să fie efectuate în conformitate cu prevederile actului de finanțare;

i) să fie fundamentate prin documente justificative tehnice și financiare corespunzătoare, care să fie păstrate cel puțin 5 ani de la ultima plată/recuperare de către UE pentru exercițiul financiar anual din care a fost finanțat/ă proiectul/activitatea;

j) să fie realizate în perioada de eligibilitate, conform prevederilor art. 6;

k) să fie identificabile și verificabile, în special să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului în conformitate cu practicile și normele contabile aplicabile în țara în care este stabilit beneficiarul și să fie asigurată o pistă de audit corespunzătoare;

l) să respecte dispozițiile legislației aplicabile, inclusiv legislația privind protecția datelor cu caracter personal și confidențialitatea;

m) să nu fi făcut obiectul altor finanțări din bugetul UE.

(2) Pe lângă condițiile generale de la alin. (1), pentru a fi considerate eligibile cheltuielile trebuie să fie realizate în conformitate cu regulile specifice de eligibilitate prevăzute în anexele nr. 1-3.

(1) În vederea implementării proiectelor finanțate din programele naționale se definesc următoarele categorii de cheltuieli ca fiind eligibile:

A. Pentru Fondul pentru securitate internă:

a) costuri de personal;

b) costuri de deplasare și ședere;

c) costuri cu echipamente și alte bunuri mobile;

d) costuri cu bunurile imobile;

e) costuri cu consumabilele, furniturile și serviciile generale;

f) costuri aferente activităților subcontractate;

g) costuri care derivă în mod direct din cerințele finanțării UE;

h) costuri indirecte.

B. Pentru Fondul pentru azil, migrație și integrare:

a) costuri de personal;

b) costuri de deplasare și ședere;

c) costuri cu echipamente și alte bunuri mobile;

d) costuri cu bunurile imobile;

e) costuri cu consumabilele, furniturile și serviciile generale;

f) costuri aferente activităților subcontractate;

g) costuri care derivă în mod direct din cerințele legate de finanțarea UE;

h) costuri specifice grupurilor-țintă;

i) costuri indirecte.

C. Pentru componentele de asistență tehnică: costurile sunt prevăzute în anexa nr. 3.

(2) Bugetul unui proiect se prezintă sub forma bugetului detaliat de cheltuieli și a bugetului de venituri.

(3) Bugetul detaliat de cheltuieli se compune din costurile directe, detaliate pe linii și sublinii (costuri specifice) bugetare și costurile indirecte, care se prevăd ca sumă forfetară din costurile directe, într-o limită maximă procentuală, stabilită conform anexelor nr. 1 și 2, valabile pentru fiecare Fond în parte.

(4) Costurile eligibile directe ale proiectului sunt acele costuri care, pe baza condițiilor generale de eligibilitate, pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului. Costurile directe sunt incluse în bugetul total estimativ al proiectului.

(5) Liniile bugetare ale costurilor directe sunt prevăzute în anexele la prezentul ordin pentru fiecare Fond în parte.

(6) Bugetul de venituri se compune din cofinanțarea Fondului și cofinanțarea națională, în următoarele proporții:

- pentru proiectele finanțate din Fondul pentru azil, migrație și integrare se asigură cofinanțarea Fondului de 75% și cofinanțarea națională de 25% din valoarea totală a bugetului; cofinanțarea Fondului poate fi majorată până la 90% în condițiile stabilite prin regulamentul specific aplicabil.

- pentru proiectele finanțate din Fondul pentru securitate internă se asigură cofinanțarea Fondului între 75% și 90%, în acord cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 514/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 aprilie 2014 de stabilire a dispozițiilor generale privind Fondul pentru azil, migrație și integrare, precum și instrumentul de sprijin financiar pentru cooperarea polițienească, prevenirea și combaterea criminalității și gestionarea crizelor și a Listei priorităților strategice ale Uniunii menționate în anexa 1 la Regulamentul (UE) nr. 513/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 aprilie 2014 de instituire, în cadrul Fondului pentru securitate internă, a instrumentului de sprijin financiar pentru cooperarea polițienească, prevenirea și combaterea criminalității și gestionarea crizelor și de abrogare a Deciziei 2007/125/JAI a Consiliului și cofinanțarea națională între 10% și 25% din valoarea totală a bugetului;

(7) Contribuția de la bugetul Uniunii poate fi majorată la 90% în circumstanțe excepționale justificate în mod corespunzător, altele decât cele menționate mai sus, care sunt prevăzute în regulamentele UE specifice, după aprobarea prealabilă de către Comisia Europeană.

(8) Veniturile proiectului provin din toate contribuțiile financiare acordate acestuia de către Fond, din surse publice sau private, inclusiv propria contribuție a beneficiarului, precum și din orice încasări generate de proiect.

(9) În cazul proiectelor de monopol de drept atribuite direct din programul național unor autorități publice, cofinanțarea națională se asigură integral de la bugetul de stat.

(10) În cazul proiectelor atribuite prin proceduri de evaluare și selecție a proiectelor de grant, cofinanțarea națională se asigură de la bugetul de stat în proporție de maximum 20%. Diferența până la procentajul de 25% din valoarea totală a proiectului reprezentând cofinanțarea națională se asigură din sursele beneficiarului/partenerilor.

(11) În funcție de importanța proiectului de grant pentru politica de azil și migrație, contribuția beneficiarului/partenerilor poate fi diminuată, în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (8) din Hotărârea Guvernului nr. 48/2015.

(1) Proiectele finanțate din Fond trebuie să aibă caracter nonprofit.

(2) Veniturile nete generate direct de un proiect în cursul implementării se deduc din cheltuielile eligibile ale proiectului.

(1) Pentru a fi eligibile, cheltuielile aferente asistenței tehnice trebuie să fie efectuate între 1 ianuarie 2014 și 30 iunie 2023 sau până la orice altă dată ulterioară compatibilă cu termenul-limită pentru înaintarea raportului final cu privire la implementarea programului național.

(2) Pentru a fi eligibile, cheltuielile aferente proiectelor trebuie să fie efectuate de beneficiar în perioada de eligibilitate stabilită prin actul de finanțare, între 1 ianuarie 2014 și 31 decembrie 2022.

(3) În sensul prevederilor prezentului ordin, data efectuării unei cheltuieli se consideră data recepției bunului, serviciului sau lucrării care a condus la realizarea acelei cheltuieli.

(4) Plățile aferente unui proiect se realizează după data aprobării finanțării nerambursabile a proiectului respectiv și până la transmiterea raportului final al acestuia, dar nu mai târziu de 3 luni de la finalizarea proiectului.

(1) Cheltuielile eligibile directe pot fi rambursate prin următoarele moduri:

a) rambursarea costurilor suportate și plătite efectiv, împreună cu amortizarea, după caz;

b) finanțare forfetară;

c) combinație între modurile menționate la literele a)-b).

(2) Cheltuielile eligibile indirecte sunt acele costuri care nu pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului.

(3) Cheltuielile eligibile indirecte se rambursează prin finanțare forfetară, stabilită prin aplicarea unui procent la cheltuielile directe eligibile.

(1) Următoarele cheltuieli nu sunt eligibile:

a) achiziționarea de terenuri virane;

b) achiziționarea unui teren construit, în cazul în care terenul este necesar pentru implementarea proiectului, la nivelul unei sume care depășește 10% din cheltuielile eligibile totale pentru proiectul în cauză;

c) costurile care sunt în legătură cu nerespectarea condițiilor contractuale sau legale (amenzi, penalități financiare, costurile soluționării litigiilor etc.);

d) pierderile generate de operațiuni contabile (provizioane pentru pierdere, datorii incerte, provizioane pentru obligații viitoare);

e) taxa pe valoarea adăugată (TVA), cu excepția cazului în care aceasta nu se recuperează în temeiul legislației naționale în materie de TVA;

f) rentabilitatea capitalului, costuri aferente datoriei și serviciului datoriei, dobânzi debitoare, comisioane la schimbul valutar și pierderi la schimbul valutar, provizioane pentru pierderi sau potențiale pasive viitoare, dobânzi datorate, creanțe îndoielnice, amenzi, penalități financiare, costuri de judecată;

g) costuri de reprezentare, exclusiv pentru personalul proiectului, cu excepția cheltuielilor de protocol pentru evenimentele sociale justificate de proiect, cum ar fi evenimente organizate la anumite momente semnificative din implementarea proiectului, la începutul și sfârșitul proiectului și reuniunile echipei de coordonare a proiectului, acestea fiind considerate cheltuieli eligibile directe;

h) costuri declarate de către beneficiar și acoperite de către un alt proiect sau program care primește finanțare din partea Uniunii Europene;

i) contribuții în natură;

j) cheltuielile nerezonabile, respectiv cheltuiala care fie nu are legătură cu obiectul proiectului, fie este excesivă;

k) cheltuielile legate de operațiunile de leasing.

(2) TVA nerecuperabilă este eligibilă în următoarele cazuri:

a) pentru beneficiarii și partenerii acestora care furnizează un certificat fiscal în care se specifică faptul că entitatea respectivă nu poate recupera TVA direct sau indirect;

b) atunci când TVA plătită este datorată autorităților fiscale ale statului unde este înregistrat furnizorul sau prestatorul, altul decât statul beneficiarului finanțării.

(1) Regulile specifice de eligibilitate a cheltuielilor în cadrul proiectelor finanțate prin Fondul pentru securitate internă, componenta pentru frontiere externe și vize și componenta pentru cooperare polițienească, prevenirea și combaterea criminalității și gestionarea crizelor sunt stabilite în anexa nr. 1.

(2) Regulile specifice de eligibilitate a cheltuielilor în cadrul proiectelor finanțate prin Fondul pentru azil, migrație și integrare sunt stabilite în anexa nr. 2.

(3) Regulile specifice de eligibilitate a cheltuielilor în cadrul activităților/proiectelor de asistență tehnică finanțate din Fondul pentru securitate internă și Fondul pentru azil, migrație și integrare sunt stabilite în anexa nr. 3.

(4) Autoritățile delegate pot emite instrucțiuni privind aplicarea regulilor stabilite prin prezentul ordin, cu caracter obligatoriu pentru beneficiari, cu aprobarea prealabilă a autorității responsabile.

(1) Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezentul ordin.

(2) Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.