Anexa 2 - REGULILE SPECIFICE. - Ordinul MAI nr. 76/2015 - regulile de eligibilitate aplicabile cheltuielilor în cadrul Fondului pentru securitate internă şi Fondului pentru azil, migraţie şi integrare

Categorii de costuri eligibile (la nivel de proiect) în cadrul Fondului pentru azil, migrație și integrare

Costuri directe

Costurile eligibile directe ale proiectului sunt acele costuri care, pe baza condițiilor generale de eligibilitate stabilite în partea generală a ordinului, pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului. Costurile directe sunt incluse în bugetul total estimativ al proiectului.

În categoria costurilor eligibile directe intră costurile menționate la pct. 1-9 din prezenta anexă.

Următoarele categorii de costuri directe sunt eligibile:

1. Costuri de personal

1.1. Costurile directe de personal sunt eligibile numai pentru persoanele care joacă un rol direct și esențial în cadrul proiectului, respectiv membrii echipei de proiect, indiferent că sunt angajați ai autorităților publice sau ai unor entități private, proporțional cu timpul alocat proiectului.

1.2. Costurile de personal se detaliază în bugetul proiectului, indicând fiecare funcție, normă de lucru și valoarea unitară a muncii prestate.

1.3. Costurile pentru personalul alocat proiectului, respectiv salariile, contribuțiile la asigurările sociale și alte costuri statutare, sunt eligibile, cu condiția ca acestea să nu depășească ratele medii practicate în mod obișnuit de beneficiar în politica sa de remunerare. Atunci când este cazul, această cifră poate include toate contribuțiile obișnuite plătite de către angajator, însă trebuie excluse orice bonusuri, plăți stimulative sau sisteme de împărțire a profitului. Impozitele ori taxele (în special, impozitele directe și contribuțiile la asigurările sociale plătite din salariu) rezultate din proiecte finanțate de Fond devin costuri eligibile doar dacă sunt suportate efectiv de către beneficiarul finanțării.

1.4. Pentru determinarea costurilor cu personalul beneficiarilor/partenerilor care nu sunt autorități publice, legate de punerea în aplicare a unui proiect, rata orară maximă aplicabilă se calculează prin împărțirea ultimelor costuri brute anuale cu salariile beneficiarului/partenerului, documentate, la 1.720 de ore.

1.5. Majorarea costurilor de personal, pe parcursul implementării proiectului, este eligibilă în următoarele situații:

- prin majorarea normei de lucru, atunci când există o justificare temeinică în acest sens;

- prin majorarea unor costuri statutare din componența salariilor persoanelor, ca urmare a unor modificări legislative.

1.6. Pentru a fi considerate costuri eligibile de personal, detașarea sau alocarea pentru implementarea proiectului se face printr-o decizie scrisă a beneficiarului.

1.7. Costurile de personal suportate în legătură cu proiectul trebuie calculate și raportate pe baza costurilor efective suportate de beneficiar/partener. Sumele estimate în bugetul proiectului nu pot fi avute în vedere în scopul raportării costurilor către UE. Costurile de personal trebuie calculate ca o combinație între unitățile de timp petrecute în cadrul proiectului (de exemplu, numărul de ore) și valoarea unitară (de exemplu, salariile orare). Costurile de personal raportate de beneficiar trebuie să folosească aceeași metodă de calcul pe toată durata proiectului.

1.8. Timpul petrecut în cadrul proiectului trebuie înregistrat în mod corespunzător și urmărit pe întreaga durată a acestuia. Fișele de pontaj vor fi ținute pentru toate persoanele implicate pentru a arăta timpul petrecut în fiecare zi în activitățile proiectului. Timpul de muncă alocat proiectului trebuie să fie revizuit și supus aprobării (semnat) periodic (lunar) de către managerii de proiect respectivi.

2. Costuri de deplasare și ședere

2.1. Costurile de deplasare și ședere sunt eligibile ca fiind costuri directe doar pentru:

a) personalul beneficiarului ale cărui costuri sunt eligibile astfel cum se menționează la pct. 1;

b) alte persoane, în afară de beneficiar, care participă la activitățile proiectului, pe baza documentelor justificative.

2.2. Costurile de deplasare sunt eligibile pe baza costurilor reale suportate. Decontarea cheltuielilor de deplasare este bazată pe cea mai ieftină formă de transport public și zborurile sunt acceptate doar pentru călătorii de peste 800 km (dus- întors) sau în cazul în care destinația geografică necesită călătoria cu avionul.

2.3. În cazul în care pentru deplasare se folosește o mașină personală, rambursarea cheltuielilor de deplasare se face în conformitate cu prevederile legale naționale aplicabile personalului autorităților și instituțiilor publice. În cazul în care se folosește o mașină a instituției sau a beneficiarului, rambursarea cheltuielilor de transport se face în conformitate cu prevederile legale în vigoare, pe baza foii de parcurs.

2.4. Costurile de ședere nu pot depăși plafoanele stabilite în acest sens la nivelul Uniunii Europene.

2.5. Cheltuielile de transport, inclusiv cu taxiul, diurna și cazare sunt eligibile pentru personalul instituțiilor publice cu respectarea prevederilor legale naționale aplicabile acestora.

2.6. Cheltuielile de ședere în cazul beneficiarilor proiectelor de grant, care nu sunt instituții și autorități publice, sunt eligibile pe baza costurilor reale sau a unei diurne. În cazul în care o organizație și-a stabilit propriile diurne, acestea se vor aplica în limitele stabilite în actul/decizia/procedura intern(ă) a acesteia, dar nu mai mult decât diurna stabilită la nivelul UE.

2.7. Cheltuielile realizate în legătură cu deplasarea și șederea persoanelor din grupurile-țintă (solicitanți de azil, persoane cu o formă de protecție în România etc.) sunt eligibile și se încadrează la categoria de costuri directe privind grupurile- țintă.

2.8. Cheltuielile realizate în legătură cu deplasarea și șederea personalului care efectuează misiuni de escortare a străinilor care fac obiectul unei decizii de returnare sunt eligibile și se încadrează la categoria de costuri directe privind grupurile- țintă.

2.9. Transportul cu taxiul în cazul beneficiarilor proiectelor de grant, care nu sunt instituții și autorități publice, este acceptat doar în situații justificate de lipsa mijloacelor de transport în comun sau de urgența unor intervenții.

2.10. Cheltuielile realizate în legătură cu deplasarea și șederea personalului subcontractat sunt eligibile și se încadrează la categoria de costuri directe de subcontractare. Aceste cheltuieli trebuie prevăzute în contractele de servicii pe care beneficiarul/partenerii le încheie cu personalul subcontractat.

3. Costuri cu echipamente și alte bunuri mobile

3.1. Costurile legate de achiziționarea sau închirierea echipamentelor și a oricăror bunuri mobile sunt eligibile doar dacă bunurile respective sunt esențiale pentru punerea în aplicare a proiectului, au calitățile tehnice necesare pentru proiect și respectă normele și standardele aplicabile.

3.2. Se încadrează la această categorie și este eligibilă achiziția de echipamente care nu se încadrează la prevederile pct. 5, aplicațiile software, precum și alte bunuri mobile necesare în legătură directă cu realizarea obiectivelor proiectului.

3.3. Cheltuielile legate de achiziționarea de echipamente (sisteme, IT, mijloace de transport) sunt eligibile pe baza costului total sau parțial al achiziției dacă:

a) sunt direct legate de realizarea proiectului;

b) sunt efectuate în conformitate cu normele naționale privind achizițiile publice;

c) echipamentul are caracteristicile tehnice necesare pentru proiect.

3.4. Costurile legate de un bun achiziționat pe durata proiectului sunt eligibile integral sau pe baza amortizării, cu condiția ca în bugetul previzionat al proiectului să se menționeze dacă sunt incluse costurile integrale ori doar partea de amortizare a bunului corespunzătoare duratei de folosință în scopul proiectului și ratei de folosire reală în scopul proiectului. Amortizarea se calculează în conformitate cu prevederile naționale aplicabile.

3.5. Pentru bunurile individuale achiziționate la un preț mai mic de 1.000 euro, este eligibil costul integral de achiziționare, cu condiția ca bunul să fie cumpărat înainte de ultimele 3 luni de implementare a proiectului. Pentru bunurile individuale achiziționate a căror valoare este mai mare de 1.000 euro este eligibilă doar cheltuiala cu amortizarea.

3.6. Se exceptează de la prevederile pct. 3.5 achizițiile de bunuri în cadrul proiectelor care au ca obiectiv dezvoltarea sau dotarea unei infrastructuri. În cazul acestor proiecte este eligibil costul integral al bunurilor, indiferent de momentul achiziției, având valoarea unitară de maximum 250.000 euro și o durată minimă de folosință în același scop pentru care au fost achiziționate în cadrul proiectului, chiar și după finalizarea proiectului, după cum urmează:

a) 4 ani pentru echipamentele din domeniul tehnologiei informațiilor și comunicației;

b) 6 ani pentru mijloacele de transport.

3.7. Costurile realizate în legătură cu achiziția de bunuri pentru persoanele din grupurile-țintă (solicitanți de azil, persoane cu o formă de protecție în România etc.) sunt eligibile ca și costuri directe sub formă de asistență materială și se încadrează la costuri privind grupurile-țintă.

3.8. Bunul achiziționat înainte de perioada de implementare a proiectului, dar care este folosit pentru desfășurarea proiectului, este eligibil pe baza amortizării. Totuși, aceste cheltuieli nu sunt eligibile în cazul în care echipamentul a fost achiziționat și achitat din fonduri UE.

4. Costuri cu bunurile imobile

4.1. Costurile privind achiziționarea, construcția, renovarea sau închirierea de imobile sunt eligibile dacă imobilele în cauză au calitățile tehnice necesare pentru proiect și respectă normele și standardele aplicabile.

4.2. Sunt eligibile costurile cu achiziționarea, construcția, modernizarea sau renovarea imobilelor, doar în cadrul proiectelor care au ca obiectiv dezvoltarea unei infrastructuri. Pentru proiectele care au ca obiectiv acordarea de asistență grupurilor-țintă ale fondului sau îmbunătățirea capacității resurselor umane sunt eligibile ca și costuri directe doar costurile de efectuare a unor mici reparații și igienizări asupra imobilelor destinate activităților specifice.

4.3. În cazul în care achiziționarea de imobile este esențială pentru punerea în aplicare a proiectului și are o legătură clară cu îndeplinirea obiectivelor acestuia, achiziționarea bunurilor imobile, respectiv a clădirilor deja construite, sau construirea de bunuri imobile este eligibilă pentru cofinanțare în condițiile următoare:

a) să se obțină un certificat din partea unui evaluator calificat independent sau a unui organism oficial autorizat, care să stabilească faptul că prețul nu depășește valoarea de piață și care fie să ateste că bunul imobil este conform cu prevederile legale naționale, fie să specifice aspectele care nu sunt conforme legislației, pe care beneficiarul intenționează să le rectifice în cadrul proiectului;

b) imobilul să nu fi fost cumpărat prin altă sursă de finanțare de la Uniunea Europeană;

c) imobilul să fie folosit numai în scopul menționat în proiect pentru o perioadă de cel puțin 10 ani de la data încheierii proiectului. În cazul cofinanțării pe baza amortizării, această perioadă se reduce la 5 ani;

d) achiziția imobilului respectă principiile raportului calitate/preț și cost/beneficiu și este proporțională cu scopul achiziționării pe parcursul implementării proiectului;

e) în cazul amortizării este eligibilă doar partea de amortizare a activelor ce corespunde duratei de folosință pentru proiect și doar ratei de folosire efectivă în scopul proiectului; amortizarea se calculează conform prevederilor naționale aplicabile.

4.4. Cheltuielile pentru renovare, amenajare și modernizare a imobilelor sunt eligibile pe baza costului total sau parțial ori pe baza amortizării. În cazul costurilor aferente renovării se aplică doar condițiile de la pct. 4.3 lit. c) și e).

4.5. Cheltuielile de amortizare a valorii unui imobil sunt eligibile dacă se îndeplinesc în mod corespunzător condițiile menționate la pct. 3.4.

4.6. Costurile legate de închirierea unui imobil sunt eligibile dacă există o legătură clară între respectiva închiriere și obiectivele proiectului în cauză, în următoarele condiții:

a) imobilul nu a fost achiziționat prin altă sursă de finanțare de la Uniunea Europeană;

b) imobilul este folosit doar pentru implementarea proiectului; altfel, doar partea din costuri corespunzătoare folosirii în scopul proiectului este eligibilă.

4.7. Costurile pentru cumpărarea, construcția, renovarea sau închirierea de spațiu de birou pentru activitățile obișnuite ale beneficiarului final sunt eligibile, dar nu se încadrează la categoria de costuri directe, ci la categoria costurilor indirecte decontate conform plafonului stabilit pentru aceste costuri.

4.8. Cheltuielile privind serviciile de închiriere a imobilelor pentru persoanele din grupurile-țintă (solicitanți de azil, persoane cu o formă de protecție în România etc.) sunt eligibile și se încadrează la categoria costurilor specifice grupurilor-țintă.

5. Costuri cu consumabile, furnituri și serviciile generale

5.1. Cheltuielile cu achiziția consumabilelor, furniturilor și serviciilor generale sunt eligibile și se încadrează în categoria de costuri directe la acest capitol, cu condiția ca acestea să poată fi identificate și să fie necesare în mod direct pentru punerea în aplicare a proiectului.

5.2. Orice tip de cheltuieli administrative pentru consumabile, furnituri, protocol și servicii generale (cum ar fi cele de telefonie, internet, poștă, curățenie în birouri, utilități, asigurări, formarea personalului, recrutare etc.) pentru care nu se poate face o legătură directă cu aplicarea proiectului nu se iau în calcul drept costuri eligibile directe, ci se suportă din costurile indirecte ale proiectului.

5.3. Cheltuielile cu serviciile generale, cum ar fi paza, utilitățile, curățenia, comunicațiile etc., pentru a fi încadrate la costurile directe, trebuie să fie necesare asigurării funcționării unui imobil destinat activităților care contribuie în mod direct la atingerea obiectivelor proiectului.

5.4. Costurile realizate în legătură cu achiziția de consumabile pentru persoanele din grupurile-țintă (solicitanți de azil, persoane cu o formă de protecție în România etc.) sunt eligibile și se încadrează la categoria costurilor specifice grupurilor-țintă.

6. Costuri aferente activităților subcontractate

6.1. Cheltuielile legate de următoarele subcontractări nu sunt eligibile:

subcontractarea sarcinilor legate de administrarea proiectului;

subcontractarea care mărește costul proiectului, fără a-i aduce și o valoare adăugată proporțională;

subcontractarea serviciilor unor intermediari sau consultanți a căror plată este stabilită ca procent din costul total al proiectului.

Subcontractanții au obligația de a furniza beneficiarului, iar acesta are obligația de a prezenta tuturor organismelor de audit și control toate informațiile necesare referitoare la activitățile prestate, inclusiv documente justificative. În acest sens, contractele de finanțare nerambursabilă vor prevedea dreptul instituțiilor naționale și ale Uniunii Europene cu atribuții de control/audit de a-și exercita dreptul de control, pe baza documentelor și la fața locului, asupra tuturor beneficiarilor, partenerilor și subcontractanților.

6.3. Pentru toate subcontractările, beneficiarii se obligă să furnizeze tuturor organismelor de audit și control toate informațiile necesare referitoare la activitățile subcontractate, inclusiv documente justificative.

6.4. Serviciile subcontractate se prestează în baza unui contract încheiat cu respectarea regulilor aplicabile achizițiilor în cadrul proiectelor, stabilite prin contractele de finanțare nerambursabilă.

7. Costuri care derivă în mod direct din cerințele legate de finanțarea UE

Costurile necesare pentru a îndeplini cerințele legate de finanțarea din Fond, cum ar fi vizibilitatea, publicitatea, transparența, evaluarea proiectului, auditul extern, garanțiile bancare, costurile de traducere etc., sunt costuri directe eligibile.

8. Costuri specifice grupurilor-țintă

8.1. Costurile specifice grupurilor-țintă intră în categoria costurilor directe eligibile, în conformitate cu acțiunile enumerate la cap. II-IV din Regulamentul nr. 516/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 aprilie 2014 de instituire a Fondului pentru azil, migrație și integrare, de modificare a Deciziei 2008/381/CE a Consiliului și de abrogare a Deciziilor nr. 573/2007/CE și nr. 575/2007/CE ale Parlamentului European și ale Consiliului și a Deciziei 2007/435/CE a Consiliului, și vor consta în sprijin total sau parțial sub formă de:

a) costuri suportate de beneficiar în beneficiul direct al grupurilor-țintă;

b) costuri suportate de grupurile-țintă care sunt rambursate de către beneficiarul final;

c) sume forfetare nerambursabile, de exemplu, sprijin limitat pentru ajutorarea unor persoane cu nevoi speciale, stimulente financiare sau inițierea unor activități economice de către persoanele returnate.

8.2. Costurile specifice grupurilor-țintă sunt eligibile în următoarele condiții:

a) beneficiarul păstrează informațiile și documentele justificative necesare care dovedesc că persoanele corespund grupurilor-țintă specifice și situațiilor definite în Regulamentul (UE) nr. 516/2014, ceea ce le face eligibile pentru o astfel de asistență;

b) beneficiarul păstrează informațiile necesare privind persoanele returnate care sunt asistate pentru a permite identificarea lor corespunzătoare, data returnării acestor persoane în țara de origine și documente justificative care dovedesc că acestea au primit asistența respectivă;

c) beneficiarul păstrează documentele justificative privind sprijinul acordat (de exemplu, facturi și chitanțe), precum și documente justificative care dovedesc că persoanele în cauză au primit acest sprijin.

8.3. Păstrarea și prelucrarea informațiilor menționate la pct. 9.2 trebuie să respecte legislația națională privind protecția datelor cu caracter personal, precum și să asigure confidențialitatea acestora.

8.4. Asistența oferită grupurilor-țintă trebuie să fie rezonabilă, proporțională și necesară, în raport cu natura activităților și situația categoriei de persoane vizate pentru a se încadra în categoria costurilor directe eligibile.

8.5. Pentru sprijinirea persoanelor cu nevoi speciale, în cadrul proiectelor finanțate de Fond, pot fi acordate ajutoare în natură sau ajutoare financiare. Ajutoarele financiare trebuie să nu depășească echivalentul a 100 euro pentru o persoană asistată în cadrul unui proiect.

Costuri indirecte

9. Costuri indirecte

9.1. Costurile indirecte sunt cheltuieli care nu pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de proiect.

9.2. În bugetul de cheltuieli al unui proiect se pot prevedea costuri indirecte, sub formă de finanțare forfetară, în proporție de cel mult 7% din valoarea totală a costurilor eligibile directe, dacă beneficiarul nu beneficiază de o subvenție de funcționare din partea bugetului UE și/sau din partea statelor membre.

9.3. Costurile indirecte nu trebuie justificate cu documente contabile sau alte documente justificative ori prin calcule specifice.

9.4. Costurile pentru personalul din cadrul structurii beneficiarului/partenerilor, care îndeplinește doar un rol de sprijin (cum ar fi directorul, personalul care acordă asistență în materie de resurse umane și de tehnologia informației, asistentul administrativ, personalul de întreținere etc.), nu sunt eligibile sub formă de costuri directe, fiind considerate costuri indirecte eligibile.

9.5. Taxele și comisioanele bancare sunt costuri eligibile indirecte.

10. Sume forfetare pentru relocare și transfer intra-UE

10.1. Sumele forfetare acordate României pentru relocarea sau transferul intra-UE al persoanelor aflate în nevoie de protecție internațională se utilizează prin intermediul proiectelor cu finanțare nerambursabilă, pentru derularea de activități referitoare la aceste categorii de persoane, cu respectarea prevederile art. 17 și 18 din Regulamentul nr. 516/2014.

10.2. Modalitatea de atribuire a proiectelor menționate la pct. 10.1 se aprobă de către autoritatea responsabilă pe baza unei solicitări justificate a autorității delegate.