Anexa 1 - REGULILE SPECIFICE. - Ordinul MAI nr. 76/2015 - regulile de eligibilitate aplicabile cheltuielilor în cadrul Fondului pentru securitate internă şi Fondului pentru azil, migraţie şi integrare

Categorii de costuri eligibile (la nivel de proiect) în cadrul Fondului pentru securitate internă - componenta pentru frontiere externe și vize și componenta pentru cooperare polițienească, prevenirea și combaterea criminalității și gestionarea crizelor

Costuri eligibile directe

Costurile eligibile directe ale proiectului sunt acele costuri care, pe baza regulilor generale de eligibilitate stabilite la art. 3 din ordin, pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului.

Următoarele categorii de costuri directe sunt eligibile:

1. Costuri de personal

1.1. Costurile directe de personal sunt eligibile numai pentru persoanele care au un rol direct și esențial în cadrul proiectului, respectiv membrii echipei de proiect, proporțional cu timpul alocat proiectului.

1.2. Costurile de personal se detaliază în bugetul proiectului, indicând fiecare funcție, normă de lucru și valoarea unitară a muncii prestate.

1.3. Costurile pentru personalul alocat proiectului, respectiv salariile, contribuțiile la asigurările sociale și alte costuri statutare, sunt eligibile, cu condiția ca acestea să nu depășească ratele medii practicate în mod obișnuit de beneficiar în politica sa de remunerare.

1.4. Pentru a fi considerate costuri eligibile de personal, detașarea sau alocarea de personal pentru implementarea proiectului se face printr-o decizie scrisă a beneficiarului.

1.5. Costurile de personal suportate în legătură cu proiectul trebuie calculate și raportate pe baza costurilor efective suportate de beneficiar/partener. Costurile de personal trebuie calculate ca și combinație între unitățile de timp petrecute în cadrul proiectului (de exemplu, numărul de ore) și valoarea unitară (de exemplu, salariile orare). Costurile de personal raportate de beneficiar trebuie să folosească aceeași metodă de calcul pe toată durata proiectului.

1.6. Timpul petrecut în cadrul proiectului trebuie înregistrat în mod corespunzător și urmărit pe întreaga durată a acestuia. Fișele de pontaj vor fi ținute pentru toate persoanele implicate pentru a arăta timpul petrecut în fiecare zi în activitățile proiectului. Timpul de muncă alocat proiectului trebuie să fie revizuit și supus aprobării (semnat) periodic (lunar) de către managerii de proiect respectivi.

2. Costuri de deplasare și ședere

2.1. Costurile de deplasare și ședere sunt eligibile ca fiind costuri directe doar pentru:

a) personalul beneficiarului ale cărui costuri sunt eligibile astfel cum se menționează la pct. 1;

b) alte persoane, în afară de beneficiar, care participă la activitățile proiectului, pe baza documentelor justificative.

2.2. Costurile de deplasare sunt eligibile pe baza costurilor suportate efectiv. Decontarea cheltuielilor de deplasare este bazată pe cea mai ieftină formă de transport public și zborurile sunt acceptate doar pentru călătorii de peste 800 km (dus- întors) sau în cazul în care destinația geografică necesită călătoria cu avionul.

2.3. În cazul în care pentru deplasare se folosește o mașină personală, rambursarea cheltuielilor de deplasare se face în conformitate cu prevederile legale naționale aplicabile personalului autorităților și instituțiilor publice. În cazul în care se folosește o mașină a instituției sau a beneficiarului, rambursarea cheltuielilor de transport se face în conformitate cu prevederile legale în vigoare, pe baza foii de parcurs.

2.4. Costurile de ședere, în cazul entităților private, nu pot depăși plafoanele stabilite în acest sens la nivelul Uniunii Europene.

2.5. Cheltuielile de transport, inclusiv cu taxiul, diurna și cazare sunt eligibile pentru personalul instituțiilor publice cu respectarea prevederilor legale naționale aplicabile acestora.

2.6. Nu sunt eligibile cheltuielile realizate în legătură cu transportul și șederea personalului subcontractat.

3. Costuri cu echipamente și alte bunuri mobile

3.1. Costurile legate de achiziționarea de echipamente și de alte bunuri mobile sunt eligibile ca și costuri directe doar dacă sunt prevăzute în bugetul proiectului, sunt utilizate în scopul proiectului și, în cazul echipamentelor IT, au avizul direcției de specialitate din cadrul structurii beneficiare.

3.2. Costurile pentru echipamentul administrativ de uz curent (de exemplu, imprimantă, laptop, fax, copiator, telefon, cabluri etc.) sunt eligibile în categoria costurilor directe.

3.3. Închiriere

Cheltuielile de închiriere a echipamentelor IT sau a mijloacelor de transport sunt eligibile doar pentru perioade care nu depășesc 14 zile calendaristice.

3.4. Cumpărarea

Cheltuielile legate de achiziționarea de echipamente (sisteme, echipamente de operare, mijloace de transport) sunt eligibile pe baza costului total al achiziției dacă:

a) sunt direct legate de realizarea proiectului;

b) sunt efectuate în conformitate cu normele naționale privind achizițiile publice;

c) echipamentul are caracteristicile tehnice necesare pentru proiect;

d) echipamentul va continua să fie utilizat în scopul pentru care a fost achiziționat și după finalizarea proiectului, astfel încât cumulat să totalizeze o perioadă de utilizare minimă de:

• 4 ani pentru echipamentele din domeniul tehnologiei informației și comunicațiilor (IC&T) conform Catalogului privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 2.139/2004, cu modificările ulterioare;

• 6 ani pentru alte tipuri de echipamente, cum ar fi echipamentele de operare și mijloacele de transport, conform Catalogului privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 2.139/2004, cu modificările ulterioare;

• 24 de ani pentru elicoptere, nave și aeronave, conform Catalogului privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 2.139/2004, cu modificările ulterioare.

3.5. Amortizarea

Amortizarea se calculează în conformitate cu prevederile naționale aplicabile.

Cheltuielile cu amortizarea pot fi considerate eligibile dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

a) valoarea cheltuielilor respective este dovedită corespunzător prin documente justificative cu valoare doveditoare echivalentă cu a facturilor pentru costurile eligibile, în cazul rambursării costurilor eligibile suportate și plătite efectiv de beneficiar;

b) cheltuielile se referă exclusiv la perioada de implementare a proiectului respectiv;

c) bunurile nu au fost achiziționate din bugetul UE.

4. Costuri cu bunurile imobile

4.1. Norme generale

În cazul achiziționării, construcției, renovării sau închirierii de bunuri imobile, acestea au calitățile tehnice necesare pentru proiect și respectă normele și standardele naționale aplicabile în domeniu.

4.2. Achiziționarea de imobile

În cazul în care achiziționarea de bunuri imobile este esențială pentru punerea în aplicare a proiectului și are o legătură directă cu îndeplinirea obiectivelor acestuia, achiziționarea de bunuri imobile, adică clădiri deja construite, este eligibilă pe baza costului total sau parțial ori pe baza amortizării, fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte, în următoarele condiții:

a) să obțină un certificat din partea unui evaluator calificat independent sau a unui organism oficial cu autorizarea corespunzătoare, care să confirme că prețul nu depășește valoarea de piață;

b) bunul imobil nu a fost cumpărat prin finanțare comunitară la o dată anterioară aprobării proiectului;

c) bunul imobil este folosit numai în scopul menționat în proiect pentru o perioadă de cel puțin 10 ani de la data încheierii proiectului, cu excepția cazului în care Comisia Europeană dispune altfel;

d) achiziționarea de bunuri imobile respectă principiile raportului calitate/preț și cost/beneficiu și este considerată ca fiind proporțională cu scopul stabilit prin proiect;

e) în cazul amortizării, sunt eligibile doar partea de amortizare a acestor active corespunzătoare duratei de folosință în scopul proiectului și doar rata de folosire efectivă în scopul proiectului. Amortizarea va fi calculată conform normelor contabile de drept intern.

4.3. Construcția, renovarea sau reabilitarea de imobile

4.3.1. Cheltuielile pentru renovarea bunurilor imobile sunt eligibile pe baza costului total sau parțial ori pe baza amortizării. În cazul cheltuielilor pentru renovare, se aplică doar condițiile de la pct. 4.2 lit. c)-e).

4.3.2. Construcția sau renovarea de bunuri imobile este eligibilă atunci când este esențială pentru punerea în aplicare a proiectului și are o legătură directă cu îndeplinirea obiectivelor acestuia.

4.3.3. Sunt eligibile cheltuielile pentru achiziția terenului, amenajarea acestuia și amenajări pentru protecția mediului.

4.3.4. Cheltuielile efectuate pentru achiziția de terenuri și/sau expropriere sunt considerate eligibile în limita a 10% din valoarea totală eligibilă a proiectului.

4.3.5. Pentru amenajarea terenului sunt considerate eligibile:

a) cheltuielile efectuate la începutul lucrărilor pentru pregătirea amplasamentului, care constau în demolări, demontări, defrișări, dezafectări, evacuări de materiale rezultate, devieri de rețele de utilități din amplasament, sistematizare pe verticală, drenaje, epuismente;

b) cheltuielile efectuate pentru decontaminarea terenurilor sau siturilor industriale poluate, inclusiv preluarea și depozitarea substanțelor toxice și periculoase și îmbunătățirea calității terenurilor, planarea terenului, inclusiv ambalarea și transportul deșeurilor și al materialelor refolosibile.

4.3.6. În cazul amenajărilor pentru protecția mediului sunt considerate eligibile cheltuielile efectuate pentru lucrări și acțiuni de protecție a mediului, inclusiv cheltuielile pentru aducerea la starea inițială, pentru refacerea cadrului natural după terminarea lucrărilor, precum plantarea de arbori, arbuști, plante perene.

4.3.7. În situația efectuării de lucrări asupra unor clădiri aparținând categoriei imobilelor protejate ca monumente istorice, orice intervenție asupra acestora se va face cu respectarea condițiilor stabilite în legislația națională aplicabilă.

4.3.8. Sunt considerate eligibile cheltuielile aferente racordării la rețelele de utilități.

4.3.9. Sunt considerate eligibile cheltuielile legate de proiectare și asistență tehnică, cuprinzând cheltuielile privind studiile de teren, obținerea de avize, acorduri și autorizații, proiectarea și ingineria, consultanța și asistența tehnică.

4.3.10. Pentru efectuarea studiilor de teren sunt eligibile cheltuielile pentru studii geotehnice, geologice, hidrologice, hidrogeotehnice, fotogrammetrice, topografice și de stabilitate a terenului pe care se amplasează obiectivul de investiție.

4.3.11. Pentru obținerea de avize, acorduri și autorizații, cheltuielile considerate eligibile sunt cele efectuate pentru:

a) obținerea/prelungirea valabilității certificatului de urbanism;

b) obținerea/prelungirea valabilității autorizației de construire/desființare, conform legii;

c) obținerea avizelor și a acordurilor pentru racorduri și branșamente la rețele publice de apă, canalizare, gaze, termoficare, energie electrică și telefonie;

d) obținerea acordului de mediu;

e) obținerea avizului PSI;

f) alte avize, acorduri, autorizații.

4.3.12. În categoria cheltuielilor eligibile privind proiectarea și ingineria se includ cheltuielile efectuate pentru:

a) elaborarea tuturor fazelor de proiectare, studiu de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuție;

b) plata verificării tehnice a proiectării și a elaborării certificatului de performanță energetică a clădirii;

c) elaborarea documentațiilor necesare obținerii acordurilor, avizelor și autorizațiilor aferente obiectivului de investiție, documentații ce stau la baza emiterii avizelor și acordurilor impuse prin certificatul de urbanism, documentații urbanistice, studii de impact, studii de trafic, studii/expertize de amplasament, studii dendrologice, alte studii necesare în vederea execuției obiectivului;

d) expertizarea tehnică în cazul lucrărilor de modernizare sau consolidare la construcții existente ori pentru continuarea lucrărilor de construcții începute și neterminate;

e) efectuarea auditului energetic pentru lucrări de creștere a performanței energetice a clădirilor ca urmare a modernizării/reabilitării.

4.3.13. În categoria cheltuielilor eligibile privind asistența tehnică în cadrul proiectelor de lucrări se includ cheltuielile efectuate, după caz, pentru:

a) proiectare și asistență tehnică;

b) asigurarea supravegherii execuției prin diriginți de șantier desemnați de beneficiar, autorizați conform prevederilor legale pentru verificarea execuției lucrărilor de construcții și instalații.

4.3.14. Pentru investiția de bază sunt eligibile următoarele categorii de cheltuieli:

a) cheltuielile pentru construcții și instalații aferente execuției obiectivului investiției;

b) cheltuieli pentru montajul utilajelor tehnologice;

c) cheltuieli pentru utilaje și echipamente tehnologice și funcționale cu montaj;

d) cheltuieli pentru utilaje fără montaj și echipamente de transport;

e) cheltuieli pentru dotări de specialitate.

4.3.15. Sunt eligibile cheltuielile privind organizarea de șantier, lucrările de construcții și instalații aferente organizării de șantier, activitățile conexe organizării de șantier și cotele legale.

4.3.16. Pentru realizarea lucrărilor de construcții și instalații aferente organizării de șantier, cheltuielile considerate eligibile sunt cele aferente construirii provizorii sau amenajării la construcțiile existente de vestiare pentru muncitori, grupuri sanitare, rampe pentru spălare auto, depozite pentru materiale, fundații pentru macarale, rețele electrice de iluminat și forță, căi de acces auto, branșamente/racorduri la utilități, împrejmuiri, pânze de protecție a fațadelor, panouri de prezentare, pichete de incendiu.

4.3.17. Cheltuielile eligibile aferente activităților conexe organizării de șantier includ cheltuieli pentru:

a) obținerea autorizației de execuție a lucrărilor de organizare de șantier;

b) taxe de amplasament;

c) închirieri de semne de circulație;

d) întreruperea temporară a rețelelor de transport sau distribuție de apă, canalizare, agent termic, energie electrică, gaze naturale;

e) contractele temporare cu furnizorii de utilități și cu unitățile de salubrizare.

4.3.18. Cheltuielile considerate eligibile pentru cotele legale cuprind, după caz:

a) cota aferentă inspecției pentru controlul calității lucrărilor de construcții;

b) cota pentru controlul statului în amenajarea teritoriului, urbanism și pentru autorizarea lucrărilor de construcții;

c) cota aferentă Casei Sociale a Constructorilor.

4.3.19. Cheltuielile diverse și neprevăzute se consideră eligibile în funcție de natura și de complexitatea lucrărilor, doar dacă sunt evidențiate în documente justificative, fără să depășească 10% din valoarea totală a lucrărilor.

Prin cheltuielile diverse și neprevăzute se acoperă, după caz, cheltuielile rezultate în urma modificărilor de soluții tehnice, cantitățile suplimentare pentru realizarea lucrărilor, utilajele sau dotările ce se impun pe parcursul derulării investiției, precum și cheltuielile de conservare pe parcursul întreruperii execuției din cauze independente.

4.4. Închirierea de imobile

Cheltuielile cu închirierea de bunuri imobile sunt eligibile în cazul în care există o legătură directă între închiriere și obiectivele proiectului, iar bunul imobil în cauză nu a fost cumpărat prin fonduri externe nerambursabile.

4.5. Spațiu de birou pentru beneficiar

Costurile pentru achiziționarea, construcția, renovarea sau închirierea de spațiu de birou pentru activitățile obișnuite ale beneficiarului nu sunt eligibile în categoria costurilor directe. Aceste costuri sunt considerate ca fiind costuri indirecte, în plafonul stabilit pentru costurile indirecte.

5. Costuri privind consumabile, furniturile și serviciile generale

5.1. Costurile consumabilelor, ale furniturilor și ale serviciilor generale sunt eligibile în categoria cheltuielilor eligibile directe, cu condiția ca acestea să poată fi identificate și să fie necesare în mod direct pentru punerea în aplicare a proiectului.

5.2. Cu toate acestea, orice tip de mici cheltuieli administrative pentru consumabile, furnituri, protocol și servicii generale (cum ar fi cele de telefonie, internet, poștă, curățenie în birouri, utilități, asigurări, formarea personalului, recrutare etc.) intră în categoria costurilor indirecte definite la pct. 8, cu excepția formării specializate a personalului, care este considerată cheltuială directă, dacă respectiva formare este prevăzută în proiect.

6. Costuri aferente activităților subcontractate

6.1. Ca regulă generală, beneficiarii trebuie să aibă capacitatea de a îndeplini ei înșiși activitățile legate de proiect. Cu toate acestea, subcontractarea este posibilă în situația în care acest fapt a fost justificat în mod corespunzător și aprobat în prealabil de către autoritatea responsabilă.

6.2. Cheltuielile legate de subcontractarea sarcinilor de gestionarea generală a proiectului nu sunt eligibile.

6.3. Pentru toate subcontractările, beneficiarii se obligă să furnizeze tuturor organismelor de audit și control toate informațiile necesare referitoare la activitățile subcontractate, inclusiv documente justificative.

6.4. Serviciile subcontractate se prestează în baza unui contract încheiat, cu respectarea regulilor aplicabile achizițiilor în cadrul proiectelor, stabilite prin contractele de finanțare nerambursabilă.

6.5. Cheltuielile pentru consultanță, asistență juridică, cheltuielile notariale și cele pentru plata experților judiciari, tehnici, financiari, fiscali etc. sunt eligibile drept costuri directe, conform legislației naționale aplicabile.

7. Costuri care derivă în mod direct din cerințele legate de finanțarea UE

Costurile necesare pentru a îndeplini cerințele legate de cofinanțarea din Fond, cum ar fi vizibilitatea, publicitatea, transparența, evaluarea proiectului, auditul extern, garanțiile bancare, costurile de traducere etc., sunt eligibile drept costuri directe.

Costuri indirecte

8. Costuri indirecte

8.1. Costurile indirecte se referă la categoriile de cheltuieli care nu pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului. Un procentaj fix din suma totală a costurilor eligibile directe poate fi eligibil sub formă de costuri indirecte, în următoarele condiții îndeplinite cumulativ:

a) costurile indirecte sunt menținute la un nivel care să nu depășească 7% din valoarea totală a cheltuielilor eligibile directe ale proiectului;

b) costurile indirecte sunt prevăzute în bugetul proiectului;

c) costurile indirecte nu includ costuri care țin de un alt capitol din bugetul proiectului;

d) costurile indirecte nu sunt finanțate din alte surse.

8.2. Finanțarea forfetară alocată costurilor indirecte acoperă în special următoarele costuri:

a) costurile de personal care nu sunt eligibile sub formă de costuri directe (cum ar fi personalul-suport, expert juridic, tehnic, în domeniul achizițiilor etc.);

b) cheltuielile de administrare și gestionare, precum costurile menționate la pct. 5.2;

c) taxe și comisioane bancare;

d) costurile bunurilor imobile și costurile de întreținere legate de operațiunile administrative curente;

e) alte costuri legate de proiect, excluse din categoria

"Costuri eligibile directe".

8.3. Costurile indirecte nu trebuie justificate cu documente contabile sau alte documente justificative ori prin calcule specifice.