Documentele justificative în contabilitate
| Comentarii |
|
documentele justificative în contabilitate, 1. Redactarea documentelor justificative 2. Înregistrarea documentelor justificative 3. Întocmirea situaţiilor contabile recapitulative 4. Întocmirea declaraţiilor fiscale
1. Redactarea documentelor justificative
Conform art. 6 alin. (1) din Legea nr. 82/1991, orice operaţiune econo-mico-financiară efectuată de contribuabil se consemnează la momentul întocmirii ei într-un document, care stă la baza înregistrărilor în contabilitate.
Prin raportare la dispoziţiile art. 6 alin. (2), acest document poartă denumirea de document justificativ. Conform O.M.E.F. nr. 3512/2008, documentul justificativ este înscrisul întocmit de către un contribuabil, pe baza unei operaţiuni economico-financiare, şi care trebuie să cuprindă: denumirea documentului; denumirea/numele şi prenumele şi sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmeşte documentul; numărul documentului şi data întocmirii acestuia; menţionarea părţilor operaţiunii economico-financiare; conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia; datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare; numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective; alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.
Documentele justificative se grupează pe categorii distincte în raport de obiectul operaţiunii economico-financiare, care a fost realizată de către contribuabil. Forma şi conţinutul documentelor justificative sunt stabilite prin dispoziţiile Codului fiscal, O.G. nr. 7/1995'1', H.G. nr. 581/1997'2’, OMEF nr. 3512/2008 şi OMFP nr. 2226/2006.
Documente justificative în cazul mijloacelor fixe sunt: Registrul numerelor de inventar, fişa mijlocului fix, bonul de mişcare a mijloacelor fixe şi procesul-verbal de recepţie. Acestea privesc mişcarea mijloacelor fixe, casarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completării, îmbunătăţirii, modernizării sau reevaluării lor.
Documentele justificative în cazul bunurilor de natura stocurilor sunt: avizul de însoţire a mărfii, nota de recepţie şi constatare de diferenţe, bonul de primire în consignaţie, bonul de predare, transfer, restituire, bonul de consum, dispoziţia de livrare, fişa de magazie, fişa de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă.
Factura este înscrisul emis de persoana impozabilă, care face livrarea de bunuri sau prestarea de servicii, pe baza căruia beneficiarul întocmeşte documentul de decontare a produselor şi mărfurilor livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate, îndeplinind şi funcţia de document de însoţire a mărfii pe timpul transportului şi de document de încărcare în gestiunea beneficiarului. Regimul juridic al facturii este reglementat de art. 155 C. fisc.
Documentele justificative în cazul mijloacelor băneşti şi decontărilor sunt: chitanţa, chitanţa pentru operaţiuni în valută, procesul-verbal de plăţi, dispoziţia de plată-încasare către casierie, borderoul documentelor achitate
cu cecuri de decontare, borderou de achiziţie.
Chitanţa este documentul justificativ pentru încasările şi plăţile efectuate în monedă naţională. Chitanta este documentul, care fundamentează înregistrarea în contabilitate şi în casă a unei sume de bani încasate de la clienţi.
Documentele justificative în cazul salariilor şi a altor drepturi de personal sunt: statul de salarii, lista de avans chenzinal, ordinul de deplasare şi decontul de cheltuieli.
Documentele justificative de contabilitate generală sunt: nota de cre-ditare-debitare, nota de contabilitate, extrasul de cont, fişa de cont analitic pentru cheltuieli efective de producţie, fişa de cont pentru operaţiuni diverse.
2. Înregistrarea documentelor justificative
Ulterior întocmirii unui document justificativ, contribuabilul are obligaţia de a proceda la înregistrarea documentului respectiv în registrele contabile. Aceasta presupune evidenţierea operaţiunii într-un sistem de registre, formulare şi documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate a operaţiunilor econo-mico-financiare efectuate pe parcursul exerciţiului financiar. Principalele forme de înregistrate în contabilitatea în partidă dublă sunt: „pe jurnale”, „maestru-şah” sau „combinată”.
Principalele componente scriptice sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inven-tar, Cartea mare, Jurnale auxiliare.
Registrul-jurnal se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative sau în note de contabilitate. Acesta se completează „zilnic sau lunar, după caz prin înregistrarea cronologică a documentelor în care se reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pas/V’i". Acesta se arhivează, la sediul contribuabilului, împreună cu documentele justificative, care au stat la baza înregistrărilor efectuate.
Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile sintetice debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate.
Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ şi de pasiv. Se deschide la începerea activităţii şi se completează în urma operaţiunilor de inventariere, pe baza informaţiilor din listele de inventar.
Registrul Cartea-mare se ţine pentru verificarea înregistrărilor contabile efectuate în Registrul-jurnal, prin evidenţierea rulajului debitor şi a rulajului creditor pentru fiecare cont din contabilitate. Se întocmeşte pe baza documentelor justificative şi a notelor de contabilitate, pentru fiecare lună, fiind posibilă completarea şi pe unităţi mai mari de timp - trimestru, semestru, an.
Jurnalele auxiliare sunt ţinute opţional de contribuabilii, care verifică un volum mare de activitate1'1.
Pe lângă aceste registre, în cadrul contabilităţii în partidă dublă mai pot fi folosite şi Registrul numerelor de inventar, Registrul stocurilor şi Registrul de casă.
3. Întocmirea situaţiilor contabile recapitulative
în baza informaţiilor din registrele contabile, contribuabilii au obligaţia de a întocmi situaţii contabile recapitulative, care oferă o imagine de ansamblu a activităţii agentului economic. Aceste documente sunt bilanţul contabil şi balanţa de verificare. Situaţiile recapitulative se întocmesc diferit în funcţie de dimensiunea contribuabilului.
Bilanţul contabil se întocmeşte de contribuabilii indicaţi de lege, anual sau la momentul fuziunii sau încetării activitătii. Acesta oferă informaţii cu privire la activul şi pasivul contribuabilului la finalul unui exerciţiu financiar ori la finalul activităţii, reflectând situaţia patrimoniului acestuia: bunuri, creanţe, rezerve etc.
Acesta permite o analiză a activităţii unei persoane juridice sub mai multe aspecte: analiza indicatorilor de performanţă; analiza indicatorilor de eficienţă; analiza indicatorilor de lichiditate; analiza indicatorilor de îndatorare (solvabilitate); analiza indicatorilor acţiunilor/părţilor sociale şi dividendelor/beneficiilor.
Balanţa de verificare se întocmeşte la sfârşitul fiecărui exerciţiu financiar sau în cursul acestuia la termene intermediare (lunar, trimestrial), pentru
a verifica exactitatea operaţiunilor din întreaga contabilitate. Balanţa de verificare cuprinde pentru toate conturile unităţii următoarele elemente: simbolul şi denumirea conturilor, în ordinea din planul de conturi aplicabil, soldurile iniţiale sau totalul sumelor debitoare şi creditoare ale lunii precedente, după caz, rulajele curente debitoare şi creditoare, totalul sumelor debitoare şi creditoare, soldurile finale debitoare sau creditoare.
Contabilitatea este organizată într-un sistem de conturi, pe capitole, cu denumiri stabilite prin OMEF nr. 3055/20091'1. Din aceste conturi, informaţiile sunt preluate în Bilanţ şi balanţă.
Sistemul de conturi. Contul este un procedeu specific, o convenţie utilizată în contabilitate, pentru a evidenţia existenţa şi mişcarea fiecărui element patrimonial, fiind organizate pe categorii şi subcategorii: 531 „Casa”, 5311 „Casa în lei”. în respectivul cont, se vor înregistra modificările elementului patrimonial, pe parcursul perioadei de gestiune. Perioada de gestiune este de 12 luni, de regulă, anul calendaristic.
Acest procedeu este conceput în aşa fel încât să preia elementele de activ şi pasiv din bilanţul de la începutul perioadei de gestiune, iar în cursul perioadei de gestiune înregistrează modificările în patrimoniu: Elemente iniţiale + Creşteri - Micşorări = Elemente finale.
Pentru fiecare tip sau grupă de mijloace sau surse se deschide câte un cont distinct în contabilitatea curentă, cu ajutorul căruia se înregistrează, pe baza documentelor justificative, modificările determinate de operaţiile economice. Modificările au exclusiv două sensuri: creşteri şi micşorări.
Elementele contului. Titlul contului defineşte elementul de activ sau de pasiv pentru care s-a deschis contul respectiv şi a cărei evidenţă o ţine. Titlurile conturilor sunt însoţite de simbolurile corespunzătoare stabilite prin cadrul general al planului de conturi. De exemplu: contul 2111 “Terenuri”, 2812 „Amortizarea construcţiilor”, 301 „Materii prime”, 401 „Furnizori”, 411 „Clienţi”, 431 „Asigurări sociale”, 441 „Impozitul pe profit/venit”, 601 „Cheltuieli cu materiile prime”, 611 „Cheltuieli cu întreţinerea şi reparaţiile”, 641 „Cheltuieli cu salariile personalului”, 701 „Venituri din vânzarea produselor finite”, 704 „Venituri din servicii prestate”.
Data operaţiei se menţionează pentru fiecare act sau fapt juridic care modifică respectivul cont.
Explicaţia descriptivă constă în descrierea operaţiunii şi indicarea documentului justificativ doveditor. Explicaţia contabilă constă în indicarea
denumirii sau simbolului contului corespondent în care se înregistrează operaţia1''.
Debitul şi creditul sunt denumirile celor două părţi opuse ale contului, care permit separarea celor două sensuri de modificări, pe care le determină operaţiile economice. Partea stângă a contului se numeşte debit, partea dreaptă credit.
Rulajul contului reprezintă totalul sumelor înregistrate în debitul sau creditul unui cont în cursul unui exerciţiu financiar. Rulajul contului este de două feluri: rulaj debitor care reprezintă totalitatea înregistrărilor făcute pe partea de debit a unui cont şi rulaj creditor care reprezintă totalitatea înregistrărilor făcute pe partea de credit.
Soldul contului exprimă existentul valoric la un moment dat al elementului patrimonial care se evidenţiază cu ajutorul contului respectiv. Soldul se determină ca diferenţă dintre totalul sumelor debitoare şi totalul sumelor creditoare. La începutul perioadei de gestiune, avem sold iniţial, la sfârşitul perioadei de gestiune, avem soldul final.
Prima regulă de funcţionare a conturilor. Conturile de activ îşi încep funcţiunea prin debitare şi se debitează cu existenţele iniţiale preluate din activul bilanţului, care devin pentru conturi solduri iniţiale debitoare. Conturile de pasiv îşi încep funcţiunea prin creditare şi se creditează cu existenţele iniţiale preluate din pasivul bilanţului, care devin pentru solduri iniţiale creditoare.
A doua regulă de funcţionare a conturilor. Conturile de activ se debitează cu creşterile, majorările, intrările elementelor de activ. Conturile de pasiv se creditează cu creşterile, majorările elementelor de pasiv.
A treia regulă de funcţionare a conturilor. Conturile de activ se creditează cu micşorările, diminuările elementelor de activ. Conturile de pasiv se debitează cu micşorările, diminuările elementelor de pasiv.
Orice operaţie economică produce o dublă modificare în bilanţ, deci în contabilitate aceasta se va concretiza printr-o dublă înregistrare în conturi, concomitent şi cu aceeaşi sumă. înregistrarea concomitentă şi cu aceeaşi sumă a unei operaţii economice în două conturi, în debitul unui cont şi creditul altui cont poartă denumirea de dublă înregistrare, de unde şi denumirea contabilitate în partidă dublă.
Reiese că formula contabilă este reprezentarea grafică a operaţiei economico-financiare, prin care, potrivit dublei înregistrări, un cont se
debitează şi altul se creditează concomitent şi cu aceeaşi sumă. Spre exemplu, un contract de cumpărare de materie primă se înregistrează, cu aceeaşi sumă, dar sensuri diferite, în contul Mărfuri şi în contul Furnizori.
4. Întocmirea declaraţiilor fiscale
în raport de informaţiile din situaţiile financiare, anuale sau intermediare, contribuabilul are obligaţia de a depune declaraţiile fiscale.
